5 modelli di monitoraggio del tempo di Fogli Google e 1 opzione molto migliore

Il monitoraggio accurato del tempo aiuta a garantire che i dipendenti vengano pagati correttamente, che i turni si svolgano in modo regolare ed efficiente e che l'orario di lavoro effettivo sia in linea con i programmi settimanali. Aiuta anche le aziende a rimanere conformi e promuovere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Molte aziende si affidano ancora a Fogli Google per creare e gestire schede attività. Tuttavia, il monitoraggio manuale del tempo aumenta il rischio di costosi errori. Gli errori nelle schede attività dei dipendenti possono portare a pagamenti insufficienti o eccessivi, problemi con gli straordinari e le ferie retribuite e altro ancora.

Errori come questi possono causare insoddisfazione tra i dipendenti, danneggiare la reputazione di un'azienda, impegnare il tempo dell'amministrazione e persino comportare costose spese legali.

Per fortuna, c'è un'opzione migliore là fuori. Il software di monitoraggio del tempo dedicato offre maggiore precisione, funzionalità migliori e più supporto rispetto a un modello di monitoraggio del tempo.

In questo articolo, discutiamo i vantaggi del software di monitoraggio del tempo dedicato. E per coloro che sono ancora interessati al monitoraggio manuale del tempo, condividiamo di seguito 5 modelli di monitoraggio del tempo libero.

Che cos'è il monitoraggio manuale del tempo?

Il monitoraggio manuale del tempo prevede l'utilizzo di un foglio di calcolo, come Fogli Google o Excel, per registrare gli orari di ingresso e uscita. Gli orari vengono inseriti manualmente e il foglio di calcolo calcola il numero totale di ore lavorate.

Ad esempio, un dipendente o il suo responsabile potrebbe inserire l'ora di inizio come 9:30 e l'ora di fine come 16:15. Una formula nel foglio di calcolo calcola questo a 6,75 ore (6 ore e 45 minuti).

È inoltre possibile preparare in anticipo fogli presenze manuali con l'orario di lavoro previsto, in modo molto simile a un programma, e quindi modificare l'orario se i dipendenti sono in ritardo o iniziano in anticipo.

Tenere traccia del tempo dei tuoi dipendenti è fondamentale per gestire la tua forza lavoro e garantire l'accuratezza delle buste paga. Tuttavia, il monitoraggio manuale del tempo richiede tempo ed è soggetto a errori .

Gli svantaggi di tenere traccia del tempo manualmente

Sfortunatamente, ci sono alcuni aspetti negativi nel monitoraggio manuale del tempo. Questi includono:

• Tempo perso. L'inserimento manuale delle ore in una scheda attività è un processo che richiede tempo. Il tuo tempo potrebbe essere speso meglio per altre attività, soprattutto quando sul mercato è disponibile un software di monitoraggio del tempo dedicato. L'automazione di questa attività libererà il tempo del tuo team in modo che possa svolgere un lavoro più significativo.
• Errori aumentati. La creazione e l'aggiornamento manuale delle schede attività dei dipendenti aumenta la probabilità di errori umani. Manager e dipendenti faranno del loro meglio per mantenere il 100% di accuratezza, ma gli errori si verificano e possono essere difficili da correggere. C'è anche la possibilità che tu o i tuoi dipendenti non rileviate gli errori in tempo, con conseguenti errori sui salari.
• Aumento del rischio di problemi di conformità. Per quanto innocente o genuino possa essere un errore, gli errori sulla scheda attività di un dipendente possono comportare una violazione del diritto del lavoro. Ciò potrebbe derivare da un errore di battitura, dal mancato monitoraggio corretto delle interruzioni o dalla mancata contabilizzazione degli straordinari dei dipendenti. Certo, gli errori possono capitare. Ma è fondamentale essere consapevoli delle conseguenze. Tali violazioni possono comportare gravi sanzioni.

Fortunatamente, esiste un'opzione di gran lunga migliore per evitare queste difficoltà.

Come scegliere un segnatempo digitale

Un time tracker digitale è un enorme vantaggio per le aziende che desiderano semplificare e automatizzare il monitoraggio del tempo, la pianificazione, le buste paga e altro ancora.

Ti consigliamo di cercare un software di monitoraggio del tempo digitale che abbia le seguenti caratteristiche:

• Orologio con un solo tocco. Cerca un software con un orologio integrato che i tuoi dipendenti possano avviare e interrompere con un solo tocco. Ciò trasformerà i dispositivi mobili dei tuoi dipendenti in un orologio e consentirà loro di timbrare da qualsiasi luogo.
• Tracciamento del tempo automatizzato e accurato. Dai la priorità ai sistemi che tracciano automaticamente il tempo che i dipendenti dedicano a varie attività, progetti o clienti. Questo ti dà una visione chiara di ciò su cui stanno lavorando i dipendenti e garantisce che vengano pagati in modo appropriato per il tempo in cui sono operativi. Il miglior software avrà un orologio preciso al secondo.
• Creazione automatica della scheda attività. Raccogli facilmente le ore cronometrate dei tuoi dipendenti in schede attività accurate e pronte per la revisione.
• Integrazioni buste paga. Cerca un software di tracciamento del tempo digitale che si integri direttamente con il tuo attuale software per le buste paga o semplifichi l'esportazione delle schede attività da importare successivamente nel tuo fornitore di buste paga preferito. Questo aiuta a eliminare il mal di testa dall'elaborazione delle buste paga.
• GPS e geofencing . Il tracciamento GPS ti consente di dare la priorità alla sicurezza dei dipendenti e garantire che i lavoratori entrino e escano dai luoghi di lavoro giusti. Il geofencing ti consente di limitare da dove i dipendenti possono timbrare, aiutando a limitare gli errori e il furto di tempo.
• Chiosco sicuro . La funzionalità Kiosk ti consente di trasformare qualsiasi dispositivo in un orologio centrale da cui i dipendenti possono effettuare il punch in o out. È ottimo per cantieri, negozi al dettaglio, magazzini e altro ancora. Avrai anche bisogno di un time tracker che ti permetta di scattare selfie, per eliminare la possibilità di pugni tra amici.
• Gestione delle pause, degli straordinari e dei permessi retribuiti (PTO) . Regolamenti e calcoli per pause, straordinari e PTO possono essere complicati e difficili da gestire manualmente. Un time tracker digitale che fa tutto questo per te aiuta a garantire la conformità e promuovere il benessere dei dipendenti.
• Rapporti personalizzati che puoi personalizzare in base alle esigenze specifiche della tua azienda. Visualizza e analizza i dati su tutto, dalle ore fatturabili e l'avanzamento del progetto alla produttività dei dipendenti e i costi degli straordinari. Avere accesso a report dettagliati ti aiuta a prendere decisioni basate sui dati.
• Strumenti di pianificazione dei dipendenti. Funzionalità come la pianificazione automatica dei turni, la pianificazione dei turni con trascinamento della selezione e l'approvazione dello scambio di turni con un clic semplificano il processo di pianificazione dei dipendenti e consentono a te e al tuo team di concentrarsi su attività più importanti.
• Un'app mobile completa in modo che i dipendenti possano tenere traccia del tempo in movimento, scambiare turni con i colleghi, richiedere ferie, comunicare con i membri del proprio team e con te e altro ancora.

Connecteam come Time Tracker (l'opzione migliore)

Connecteam è il miglior tracker digitale all-in-one disponibile. Offre funzionalità potenti e altamente personalizzabili per tutto ciò di cui hai bisogno per gestire un'attività efficiente, produttiva e conveniente.

Analizziamo le funzionalità che rendono Connecteam l'opzione migliore per le tue esigenze di monitoraggio del tempo e molto altro ancora.

Schede presenze digitali e integrazioni per un'elaborazione senza interruzioni delle buste paga

Connecteam converte automaticamente i dati di monitoraggio del tempo dei dipendenti in schede presenze digitali che puoi rivedere facilmente prima di eseguire il libro paga. Per ogni dipendente, puoi visualizzare il numero totale di ore lavorate al giorno e il periodo di retribuzione, eventuali permessi e straordinari e la retribuzione complessiva dei dipendenti. La dashboard di amministrazione segnala anche le irregolarità, in modo da poter facilmente individuare e correggere errori potenzialmente costosi.

I dipendenti possono accedere alle loro schede attività, richiedere modifiche e inviare la loro approvazione direttamente dall'app mobile. Ciò consente di risparmiare tempo, limitare gli errori e aiuta a garantire che il libro paga sia sempre accurato.

Con Connecteam, puoi facilmente esportare le schede attività per utilizzarle con il tuo fornitore di buste paga preferito. Meglio ancora, Connecteam offre integrazioni dirette delle buste paga con QuickBooks Online e Gusto e altre integrazioni sono in arrivo.

Orologio con un solo tocco per un monitoraggio del tempo estremamente accurato

Con Connecteam, i tuoi dipendenti possono timbrare l'entrata e l'uscita con facilità e sicurezza. Possono avviare e arrestare l'orologio con un solo tocco e sentirsi sicuri che il software di Connecteam sta registrando il loro tempo al secondo.

Connecteam fornisce anche un'app kiosk in modo che più dipendenti possano timbrare l'ingresso e l'uscita da un'unica postazione su un dispositivo condiviso.

Un'altra caratteristica utile per timbrare entrata e uscita è lo strumento di riconoscimento facciale. Esegue la scansione dei volti dei dipendenti quando timbrano, assicurandosi che siano davvero loro a iniziare il turno. Questo aiuta a prevenire il furto di tempo attraverso il buddy punching, assicurando che il tuo libro paga sia sempre accurato.

Tecnologia GPS e geofencing per verificare la posizione dei dipendenti

Connecteam trasforma qualsiasi dispositivo mobile in un orologio abilitato al GPS . Le posizioni esatte dei dipendenti vengono acquisite quando entrano ed escono e puoi anche utilizzare il rilevamento della posizione in tempo reale per verificare le posizioni dei lavoratori. Ciò può garantire la sicurezza dei lavoratori isolati in caso di emergenza.

Inoltre, lo strumento di geofencing di Connecteam consente di creare un "recinto" virtuale intorno ai cantieri oa un ufficio e di richiedere ai dipendenti di trovarsi all'interno dell'area per timbrare l'entrata e l'uscita.

Le pause e gli straordinari automatizzati ti mantengono conforme

Connecteam ti permette di creare break personalizzati E regole sugli straordinari appropriate per la tua attività, settore e posizione. Questo non solo ti aiuta a mantenere la conformità e a limitare i costi dovuti agli straordinari, ma garantisce anche che i lavoratori abbiano i tempi di inattività di cui hanno bisogno e siano pagati adeguatamente.

La dashboard di amministrazione fornisce una visione chiara delle pause e degli straordinari correnti, imminenti, settimanali e mensili. Puoi anche optare per le notifiche quando i dipendenti si avvicinano agli straordinari e impostare promemoria per i dipendenti per fare delle pause o uscire.

Crea e distribuisci pianificazioni in pochi minuti

Le funzionalità di pianificazione automatica dei turni di Connecteam rendono la pianificazione del programma perfetto un gioco da ragazzi. Puoi assegnare i dipendenti ai turni in base alle loro qualifiche, preferenze di turno e disponibilità oppure impostare turni aperti che qualsiasi dipendente può svolgere.

Inoltre, puoi aggiungere liste di controllo e moduli , file, descrizioni e altro ancora ai turni in modo che i dipendenti sappiano cosa fare quando timbrano. I dipendenti possono anche documentare informazioni importanti sui loro turni, ad esempio quanti chilometri hanno percorso con un veicolo aziendale, quali attrezzature hanno utilizzato o quanti progressi hanno fatto su un progetto .

Per aiutarti a gestire i tuoi costi di manodopera, i controlli automatici dei conflitti di Connecteam ti avviseranno di qualsiasi sovrapposizione tra il PTO di un dipendente e i turni programmati. Ciò garantisce che nessun turno venga duplicato o con personale in eccesso.

PTO senza problemi e richieste di ferie e approvazioni

Connecteam semplifica il monitoraggio delle richieste di ferie e delle indennità PTO del tuo team direttamente dall'app.

Il tuo team può richiedere PTO da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento e riceverai una notifica direttamente sul tuo dispositivo. Una volta approvata una richiesta, Connecteam inserirà automaticamente il PTO nel programma del tuo dipendente. È così semplice!

App mobile completa e facile da usare

L'app mobile sicura di Connecteam consente ai tuoi dipendenti di gestire la propria giornata lavorativa da qualsiasi luogo. Possono timbrare entrata e uscita, visualizzare i loro programmi, aggiornare la loro disponibilità, chattare con manager e colleghi e altro ancora.

Allo stesso modo, puoi inviare ai dipendenti promemoria sui loro turni in modo che abbiano meno probabilità di perdere il lavoro e informarli di importanti aggiornamenti aziendali in modo che siano sempre aggiornati.

Inoltre, l'app mobile di Connecteam è basata su cloud, il che significa che tutte le modifiche a orari, turni, disponibilità e altro vengono aggiornate in tempo reale.

Inizia oggi la tua prova gratuita di 14 giorni di Connecteam per semplificare la pianificazione dei tuoi dipendenti

5 contatori del tempo di Fogli Google

Modello di scheda attività settimanale di Toggl (Fogli Google)

Toggl offre un modello di monitoraggio del tempo di Fogli Google che consente di monitorare l'ora di inizio del turno, l'ora di inizio e di fine della pausa, l'ora di fine del turno e gli straordinari aggiuntivi che i dipendenti svolgono. Questo tracker della scheda attività elabora quindi la differenza tra le ore lavorate di un dipendente e le ore programmate (tenendo conto delle pause e degli straordinari) e fornisce un totale settimanale. Elenca anche l'importo che il dipendente dovrebbe essere pagato.

Tutti i calcoli sono automatizzati e le tariffe orarie dei dipendenti possono essere modificate in fondo alla pagina.

Scarica qui il modello.

Modello di scheda attività settimanale (Fogli Google) di Smartsheets

Smartsheets è un modello di monitoraggio del tempo di Fogli Google che calcola automaticamente la retribuzione dovuta ai dipendenti. Con questo modello di scheda attività, imposta la tariffa degli straordinari dei dipendenti e tieni traccia delle ore di malattia e di ferie dei dipendenti.

Scarica qui il modello.

Modello di scheda attività settimanale di Clockit (Fogli Google)

Clockit offre diversi modelli di monitoraggio del tempo dei dipendenti, inclusi tracker settimanali, schede attività di progetto, tracker bisettimanali e un modello di scheda attività mensile. Ciò consente personalizzazioni in base a come vengono pagati i dipendenti.

Scarica qui il modello.

Modello di scheda attività settimanale (Fogli Google) di Quidlo

Il modello di scheda attività di Quidlo per Fogli Google consente ai manager di registrare il tempo totale dedicato a ciascun progetto per ciascun dipendente. Lo svantaggio principale di questo modello è che non è possibile includere interruzioni o pagamenti straordinari. Per questo motivo, è meglio utilizzato per la gestione dei progetti o per tenere traccia delle ore fatturabili dei clienti rispetto alle ore lavorate dei dipendenti.

Scarica qui il modello.

Modello gratuito di scheda attività di Everhour (Fogli Google)

Questo modello di foglio presenze di Google consente ai manager di registrare i contributi per gli straordinari, le assenze per malattia, il PTO, le pause e le ore lavorate dei dipendenti. Imposta le tariffe salariali e gli straordinari dei dipendenti e tieni traccia del tempo in decimali. Il modello gratuito di Everhour include anche un cheatsheet tempo/decimale.

Scarica qui il modello.

Modelli di monitoraggio del tempo rispetto al software di monitoraggio del tempo

Non sei ancora sicuro che un modello di foglio di calcolo di Google o un software di monitoraggio del tempo dedicato sia adatto a te? Dai un'occhiata alla nostra tabella di confronto qui sotto per aiutarti a decidere.

Riepilogo

Il monitoraggio del tempo è un aspetto essenziale della gestione dei dipendenti e del lavoro. Puoi utilizzare Fogli Google o Excel per tenere traccia del tempo dei lavoratori e creare e gestire le schede attività dei dipendenti. Tuttavia, l'utilizzo di time tracker manuali come questi richiede molto tempo e lascia la tua azienda aperta a errori di buste paga e problemi di conformità.

Potresti utilizzare uno dei 5 modelli di scheda attività gratuiti per Fogli Google menzionati in questo articolo, ma utilizzare un software dedicato come Connecteam è un'opzione molto migliore .

Connecteam offre funzionalità potenti e flessibili come un orologio abilitato per GPS, pianificazione automatica dei turni, modelli di turni, PTO e strumenti di gestione delle ferie e molto altro ancora. Ha un piano gratuito per le piccole imprese con un massimo di 10 utenti e i suoi piani a pagamento partono da soli $ 29 al mese per un massimo di 30 utenti.

Nel complesso, sebbene i modelli gratuiti di scheda attività di Fogli Google possano essere utili, potrebbero non soddisfare le esigenze di ogni team o progetto. Per una gestione più solida ed efficiente delle schede attività, ti consigliamo di utilizzare Connecteam.

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