Come organizzare i file del personale dei dipendenti

I file del personale dei dipendenti contengono informazioni importanti sui tuoi dipendenti come documenti fiscali, revisioni delle prestazioni, contratti di lavoro e altro ancora.

Senza una chiara struttura organizzativa per i file del personale, i dati importanti possono andare perduti o smarriti. Ciò rende più difficile per i lavoratori delle risorse umane (HR), gli amministratori delle buste paga e i manager trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Inoltre, la perdita di traccia dei dati dei dipendenti potrebbe impedire alla tua azienda di rispettare le leggi sul lavoro statali e federali. Inoltre, rende più difficile sapere quando i documenti devono essere aggiornati o sostituiti.

In questa guida, spiegheremo cosa è incluso in un file del personale dei dipendenti e offriremo cinque suggerimenti su come organizzare i file del personale dei dipendenti.

Che cos'è un fascicolo personale?

Un file del personale dipendente è una raccolta di documenti relativi al mandato di un dipendente presso la tua azienda. Serve come registrazione del loro impiego dal momento in cui fanno domanda per un lavoro fino al momento in cui se ne vanno.

I file del personale sono importanti per una varietà di scopi aziendali interni e requisiti legali. Fungono da punto di riferimento per tutte le questioni amministrative, gestionali, contrattuali e retributive, evolutive e disciplinari relative a un dipendente.

I file dei dipendenti sono importanti anche per la conformità alle normative e in genere contengono dati che i datori di lavoro sono tenuti per legge a conservare. Ciò include i documenti fiscali dei dipendenti come il modulo W-4, richiesto dall'IRS, e i registri delle retribuzioni, richiesti dal Fair Labor Standards Act (FLSA).

Inoltre, i file dei dipendenti forniscono una sede sicura per i documenti legali , come i contratti di lavoro e gli accordi di non concorrenza. È essenziale che la tua azienda abbia questi documenti facilmente accessibili in caso di controversia di lavoro.

Chi è responsabile dell'organizzazione dei file delle risorse umane?

Gli amministratori delle risorse umane sono in genere responsabili dell'organizzazione dei file delle risorse umane e della gestione quotidiana dei documenti nei file del personale. Sono inoltre responsabili di garantire che i documenti siano aggiornati e di fornire l'accesso ai file a coloro che ne hanno bisogno.

I manager possono anche essere incaricati di aggiungere documenti come le revisioni delle prestazioni ai file dei dipendenti. In tal caso, dovrebbero avere una conoscenza pratica del sistema di organizzazione dei file.

Cosa va in un fascicolo del personale dipendente?

Il primo passo per imparare a organizzare i file delle risorse umane è decidere quali moduli e dati dovrebbero essere inclusi in essi. Elencheremo alcuni dei documenti comuni che le risorse umane generalmente conservano negli archivi del personale.

Documenti di conformità

I documenti di conformità sono tutti i documenti relativi ai dipendenti che la tua azienda è tenuta a conservare dalla legge federale o statale. Questi includono:

• Tassa dell'IRS moduli di ritenuta d'acconto (come i moduli W-4 e W-9)
• Documenti di immigrazione (come i moduli I-9)
• Schede attività dei dipendenti, buste paga e altri registri delle buste paga
• Dati demografici (inclusi nome, codice fiscale, sesso e indirizzo)
• Descrizione del lavoro per la posizione di ciascun dipendente
• Moduli di iscrizione ai benefici per i dipendenti (come i moduli di iscrizione 401(k))
• Documenti di compensazione del lavoratore
• Dati di cessazione, tra cui l'assicurazione COBRA e i documenti di disoccupazione

Documenti aziendali

I documenti aziendali sono tutti i file utilizzati internamente dalla tua azienda o che forniscono una registrazione della storia di un dipendente con la tua azienda. Possono includere:

• Curriculum vitae e lettera di presentazione della domanda di lavoro
• Lettera di offerta di lavoro firmata
• Contratto di lavoro
• Documenti di revisione delle prestazioni
• Record di promozioni e rilanci
• Riconoscimento firmato delle politiche aziendali, incluso il manuale del dipendente
• Accordi di non concorrenza o di non divulgazione
• Atti disciplinari
• Lettera di dimissioni e documentazione del colloquio di uscita

File riservati dei dipendenti

È importante sottolineare che la tua azienda avrà probabilmente bisogno di conservare uno o più insiemi di registri riservati del personale separati dai file principali dei dipendenti .

I documenti in questi file riservati dovrebbero essere accessibili solo agli amministratori delle risorse umane che hanno la necessità di visualizzarli. Non dovrebbero essere accessibili ai manager e il processo per visualizzarli dovrebbe essere strettamente controllato.

I file che dovrebbero essere inseriti nel file riservato di un dipendente includono:

• Controlli in background
• Risultati del test antidroga
• Documenti di mantenimento dei figli
• Record di pignoramento salariale
• Informazione beneficiaria
• Eventuali registrazioni relative a contenziosi in corso

Dovrai anche considerare come archiviare i file dei dipendenti che includono informazioni mediche . I dati medici sono protetti dall'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Deve essere archiviato nella propria cartella medica riservata, separata da altri tipi di dati riservati.

Le cartelle cliniche possono includere:

• Moduli di iscrizione all'assicurazione sanitaria, dentale e della vista
• Moduli di iscrizione all'assicurazione sulla vita
• Sinistri assicurativi e note del medico
• Documentazione richiesta congedo medico
• Richieste di alloggio per disabili

File dei dipendenti cartacei vs. elettronici

Una grande decisione che dovrai prendere è se utilizzare file cartacei o elettronici.

Per decenni, i fascicoli dei dipendenti erano tutti documenti cartacei. La maggior parte delle aziende disponeva di schedari chiusi a chiave a cui avevano accesso solo gli amministratori delle risorse umane. Ogni dipendente aveva la propria busta manilla che nel tempo si sarebbe riempita gradualmente di documenti cartacei.

Di questi tempi, è raro vedere aziende che detengono documenti cartacei. Il modo migliore per organizzare i file dei dipendenti è elettronicamente. I file digitali dei dipendenti sono in genere più convenienti e offrono diversi importanti vantaggi.

In primo luogo, i documenti elettronici sono ricercabili. Puoi recuperare rapidamente l'ultima revisione delle prestazioni di un dipendente specifico semplicemente cercando il nome del dipendente nel tuo file manager o nel sistema di gestione dei documenti. Ciò consente di risparmiare molto tempo rispetto a scavare in uno schedario e cercare un pezzo di carta specifico.

È anche più economico e poco ingombrante conservare record elettronici . Non è necessario occupare immobili di valore con un enorme schedario nel tuo ufficio principale. Non ci sono nemmeno costi di stampa o distruzione.

Inoltre, i record elettronici possono essere più sicuri dei record cartacei . Gli amministratori delle risorse umane possono configurare le autorizzazioni di accesso in modo che i manager possano vedere solo i file dei dipendenti per i loro rapporti diretti. Queste autorizzazioni eliminano il rischio che i file dei dipendenti possano essere visti da qualcuno che non è autorizzato a visualizzarli.

Dal punto di vista normativo , documenti cartacei ed elettronici sono sostanzialmente equivalenti. La tua azienda può utilizzare il software per compilare e firmare moduli interamente online o scansionare moduli cartacei per creare copie digitali. Nella maggior parte dei casi, una volta creata una copia digitale di un documento, sei libero di disporre della copia cartacea originale. Esistono alcune eccezioni degne di nota, come le immagini a raggi X, come richiesto dalla Occupational Safety and Health Administration.

Sia che tu scelga di conservare i file cartacei o digitali dei dipendenti, è una buona idea conservare i backup . Per i registri cartacei, ciò significa archiviare copie di tutti i tuoi documenti fuori sede, ad esempio presso una struttura di archiviazione di documenti commerciali.

Per i record digitali, puoi salvare i backup su un disco rigido o archiviarli nel cloud utilizzando un servizio come Google Drive. Molti sistemi di gestione delle risorse umane che offrono l'archiviazione dei documenti, come Connecteam, eseguono automaticamente il backup dei file dei dipendenti nel cloud.

Leggi la nostra recensione approfondita dei migliori sistemi di gestione dei documenti del 2023

Come organizzare i file dei dipendenti: 5 suggerimenti

Ora che abbiamo risposto a cos'è un file del personale e sai cosa includere in uno, abbiamo 5 suggerimenti su come organizzare elettronicamente i file dei dipendenti.

Il nostro primo consiglio su come organizzare i file delle risorse umane riguarda la coerenza. Comunque tu decida di organizzare i tuoi file, fallo nell'intero sistema HR.

A livello di singoli file , utilizzare un approccio standardizzato alla denominazione dei documenti. Ad esempio, potresti denominare i documenti utilizzando la formula:

[Cognome dipendente] [Nome dipendente] – [Nome documento] – [Anno]

Questo schema di denominazione rende facile vedere a chi appartiene un documento, cos'è il documento e quanti anni ha.

A livello di cartelle dei dipendenti , puoi applicare una standardizzazione simile. Ad esempio, ogni dipendente può avere una cartella con il proprio nome o numero di dipendente. All'interno di quella cartella, puoi avere sottocartelle denominate "Onboarding", "Payroll", "Revisioni delle prestazioni" e così via. Quindi, inserire gli stessi tipi di documenti in ciascuna di queste sottocartelle per ciascun dipendente.

L'utilizzo di un'app dedicata per organizzare i documenti può semplificare notevolmente la gestione dei file dei dipendenti. I sistemi di gestione dei documenti ti consentono di trascinare e rilasciare i file tra le cartelle, cercare documenti per nome o contenuto e molto altro.

Alcuni sistemi di gestione dei documenti, come Connecteam , consentono anche ai dipendenti di caricare in modo sicuro i documenti delle risorse umane richiesti sul tuo sistema. Il software utilizza le automazioni per collocare ogni file e modulo del personale dipendente dove dovrebbe andare, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

Connecteam offre anche un portale self-service per manager e dipendenti per la visualizzazione dei documenti. Ad esempio, potresti voler consentire ai manager di visualizzare le revisioni delle prestazioni dei dipendenti e ai dipendenti di visualizzare le buste paga. Ciò consente al tuo team delle risorse umane di concentrarsi su attività più importanti rispetto alla risposta costante alle richieste di documenti.

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Una parte importante dell'apprendimento dell'organizzazione elettronica dei file dei dipendenti è l'impostazione delle autorizzazioni di accesso. Le autorizzazioni di accesso determinano chi nella tua azienda può vedere i file dei dipendenti. Sono essenziali per garantire che i dati sensibili dei dipendenti siano visibili solo a coloro che ne hanno bisogno. Le autorizzazioni aiutano anche a impedire che i file vengano spostati, modificati o eliminati accidentalmente.

Con un'app di gestione dei file per organizzare i documenti, dovrebbe essere semplice stabilire le autorizzazioni di accesso. Un buon punto di partenza è dare ai manager l'accesso a file non riservati solo per i loro dipendenti diretti. I dirigenti senior potrebbero aver bisogno di accedere ai file per i rapporti di due livelli inferiori.

Solo gli amministratori senior delle risorse umane e i responsabili dei benefici dovrebbero avere accesso alle informazioni sui benefici dei dipendenti e ad altri documenti riservati. Solo i membri del team legale della tua azienda dovrebbero avere accesso ai file relativi ai contenziosi in corso.

Un altro consiglio su come organizzare le cartelle del personale è quello di utilizzare moduli e liste di controllo , come quelli disponibili con Connecteam. Questi assicurano che i dipendenti compilino tutti i documenti a cui sono tenuti.

Sia i moduli che le liste di controllo sono particolarmente utili durante l'onboarding e all'inizio di ogni anno, quando i dipendenti hanno numerosi documenti da fornire. Sarà facile sia per i dipendenti che per i responsabili delle risorse umane vedere se manca un file o un modulo importante.

Uno degli aspetti più complicati della gestione dei file dei dipendenti è tenere sotto controllo i rinnovi dei moduli e le scadenze delle certificazioni . La domanda è come organizzare i file del personale dei dipendenti in modo tale da poter essere sicuri che i moduli dei dipendenti siano sempre aggiornati.

Ancora una volta, l'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti può aiutare. Quando un amministratore delle risorse umane carica un documento, può assegnargli una data di scadenza. Potrebbe trattarsi di un anno dal giorno in cui il modulo è stato caricato, dalla data di scadenza di una certificazione o dall'ultimo giorno dell'anno.

Connecteam, ad esempio, ti consente di impostare le date di scadenza per voce di documento o per tipo. L'assegnazione delle date di scadenza in base al tipo (ad esempio, un anno o 18 mesi) evita di doverla eseguire manualmente per ciascun documento.

Il tuo sistema di gestione dei documenti avviserà quindi automaticamente te o il dipendente quando si avvicina una data di scadenza. Ciò garantisce che i file e i moduli vengano rinnovati prima della scadenza, in modo che non vi siano perdite di conformità.

Riepilogo

Capire come organizzare i file dei dipendenti può fare un'enorme differenza nelle operazioni delle risorse umane della tua azienda. I file dei dipendenti ben organizzati rendono più facile per gli amministratori e i responsabili delle risorse umane trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Sono anche fondamentali per garantire che la tua azienda rimanga conforme alle leggi fiscali e del lavoro.

Il modo migliore per organizzare i file dei dipendenti è elettronicamente, idealmente utilizzando un sistema di gestione dei documenti delle risorse umane dedicato come Connecteam . Puoi creare un sistema di denominazione dei file standardizzato, controllare le autorizzazioni di accesso, tenere facilmente sotto controllo le scadenze dei documenti e altro ancora.

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Connecteam è la soluzione definitiva per la gestione delle pratiche del personale dei dipendenti. La nostra piattaforma di gestione delle risorse umane dedicata offre archiviazione sicura dei documenti, facile accesso e autorizzazioni avanzate per le informazioni riservate.

Dai contratti dei dipendenti e le revisioni delle prestazioni ai certificati di formazione e alle richieste di ferie, Connecteam aiuta a semplificare i processi delle risorse umane in modo che tu possa concentrarti su ciò che conta di più: il tuo business.

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