Come calcolare i costi generali in 4 semplici passaggi

Identificare e calcolare con precisione i costi generali è fondamentale per la redditività della tua azienda. In caso contrario, l'addebito dei tuoi prodotti o servizi potrebbe essere troppo basso, con un impatto diretto sui tuoi profitti. Oltre ad essere un requisito di contabilità di base ai fini fiscali, il monitoraggio e la misurazione delle spese generali ti aiuta anche a preventivare correttamente per loro.

Fortunatamente, una volta capito come classificare e calcolare i costi generali, è facile da fare. Per aiutarti, questo articolo spiega cosa sono le spese generali e come calcolarle in 4 passaggi.

Quali sono i costi generali?

I costi generali sono i costi indiretti della gestione di un'impresa . Includono tutti i costi che mantengono in funzione la tua attività ma non sono direttamente correlati alla creazione di un prodotto o alla fornitura di un servizio. Sebbene i costi generali non siano esplicitamente collegati alle vendite, supportano attività a scopo di lucro.

I costi generali includono spese come:

• Pagamento affitto o mutuo per uno spazio commerciale
• Bollette
• Piani di telefonia mobile per i dipendenti
• Assicurazione
• Viaggio
• Spese pubblicitarie e di marketing
• Forniture per ufficio
• Servizi professionali, come servizi contabili e legali
• Stipendi amministrativi o professionali
• Costi di trasporto, come il costo per mantenere e rifornire i veicoli aziendali
• Riparazioni e manutenzione
• Ammortamento
• Tasse governative e licenze
• Nome di dominio e web hosting
• Abbonamenti software
• Tasse di proprietà

Costi generali vs. costi diretti

Quando si valutano i costi complessivi della propria attività, è importante considerare sia i costi generali che quelli diretti. I costi diretti sono direttamente collegati all'output di un prodotto o servizio , come manodopera e materiali.

Ad esempio, se gestisci un panificio, i costi diretti possono includere il costo della farina, dello zucchero, del burro e delle uova per fare le torte. Ma questa è solo una parte del quadro. Devi anche affittare locali, pagare l'elettricità per far funzionare i forni, assumere un contabile che ti aiuti con le tasse ogni anno e altro ancora. Questi sono tutti esempi di spese generali o indirette.

Se smettessi di produrre torte oggi, i tuoi costi diretti si fermerebbero, ma dovresti comunque pagare le spese generali.

Ci sono alcuni costi che possono essere classificati sia come spese generali che come costi diretti , come stipendi e stipendi, a seconda della loro natura.

Ad esempio, gli stipendi del personale amministrativo in genere vengono conteggiati nelle spese generali. Sono gli stessi ogni mese e devono essere pagati, anche se smetti di produrre il tuo prodotto o servizio.

In confronto, le retribuzioni orarie o gli stipendi del personale direttamente coinvolto nella fabbricazione di un prodotto possono essere classificati come costi diretti.

Perché monitorare i costi generali?

Il monitoraggio dei costi generali ti aiuta a definire il tuo budget, stabilire il prezzo del tuo prodotto o servizio e aumentare la tua redditività . In genere è anche richiesto per la tenuta dei registri.

Ai fini del budget

Le spese generali devono essere pagate, indipendentemente dalle entrate mensili. È importante sapere quanto sono, in quanto si tratta della somma minima di denaro che devi guadagnare ogni mese per rimanere in attività.

Per impostare il prezzo del tuo prodotto o servizio

Devi capire il costo reale di produzione del tuo prodotto o servizio per valutarlo correttamente. Se non prendi in considerazione i costi generali, potresti sottovalutare il prezzo del tuo prodotto o servizio e avere difficoltà a realizzare un profitto.

Calcolando le spese generali totali, puoi allocare una parte delle tue spese generali a ciascuna unità che produci e tenerne conto nel prezzo che imposti.

Ad esempio, se il costo diretto di produzione di un'unità è di $ 10 e la tua tariffa generale rispetto ai costi diretti è del 25%, il costo totale è di $ 12,50. Puoi quindi valutare il tuo prodotto per tenerne conto.

Identificare modi per risparmiare denaro e aumentare la redditività

Se il tuo sovraccarico è troppo alto, può intaccare la tua redditività. Tenere traccia delle spese generali è un buon modo per identificare e affrontare le spese eccessive.

Ad esempio, il monitoraggio delle spese generali può rivelare costi amministrativi elevati. Riducendoli, puoi migliorare i tuoi margini di profitto.

Comprendere la tua tariffa generale può anche evidenziare quali dei tuoi prodotti o servizi sono redditizi e quali no. Mentre un prodotto può sembrare redditizio basandosi solo sui suoi costi diretti, l'assegnazione di un costo generale a ciascuna unità potrebbe rivelare un margine di profitto significativamente inferiore.

Per scopi di rendicontazione e contabilità

Le aziende devono tenere traccia dei propri conti finanziari a fini fiscali e di rendicontazione. Le società quotate in borsa devono anche fornire copie di questi registri ai loro azionisti.

Quando si preparano i conti di un'azienda, i costi generali devono in genere essere inclusi nei conti economici o nei bilanci (per le aziende manifatturiere).

Tipi di spese generali

I costi generali possono essere fissi, variabili o semi-variabili .

Sovraccarico fisso

Questi costi rimangono gli stessi di mese in mese. Non variano a seconda della quantità di prodotto o servizio che realizzi o fornisci.

La maggior parte delle spese generali sono costi fissi, ad esempio assicurazione, affitto, tasse sulla proprietà e web hosting.

Sovraccarico variabile

Queste spese generali cambiano in base al numero di prodotti fabbricati, ai servizi forniti o ad altre circostanze. Anche se sai che devi pagarli ogni mese o anno, il loro costo varia.

La consegna, la pubblicità, i costi di manutenzione del veicolo e le utenze sono generalmente spese generali variabili. Ad esempio, il costo della bolletta elettrica mensile può variare a causa di un aumento stagionale della produzione o di maggiori costi energetici.

Sovraccarico semi-variabile

Le spese generali semivariabili comportano un importo fisso ogni mese, con costi aggiuntivi a seconda dell'utilizzo.

Un piano di telefonia mobile per un dipendente è un esempio di spese generali semi-variabili. Mentre paghi una tariffa standard per il piano mensile, questa potrebbe aumentare quando il dipendente viaggia per lavoro e utilizza il roaming o supera la sua quota di dati.

Come calcolare i costi generali

Elenca tutte le spese

Per iniziare, fai un elenco di tutte le tue spese aziendali mensili, inclusi sia i costi diretti che i costi generali.

Identificare e classificare i costi generali

Successivamente, identifica quali spese sono spese generali e classificale. Ciò comporta la suddivisione dei ‌costi in categorie in base alla natura e/o allo scopo, ad esempio spese generali amministrative, marketing e pubblicità, affitto e utenze.

Può essere difficile identificare le spese che non sono ovviamente spese generali. Ciò che conta come spese generali può variare a seconda della natura della tua attività.

Fatte salve eventuali norme fiscali o contabili, puoi decidere in che modo la tua azienda classifica le spese generali . L'importante è utilizzare un approccio coerente in tutta l'azienda.

Somma le tue spese generali

Una volta che sai quali sono i tuoi costi generali, sommali insieme per calcolare il tuo sovraccarico totale.

Calcola il tasso di spese generali

La tariffa generale calcola i costi generali come percentuale di altre metriche come i costi diretti, le vendite o le ore di manodopera. Ti aiuta a capire in che modo i tuoi costi generali influiscono sulla tua attività. Più basso è il tasso di spese generali, più efficiente è l'utilizzo delle risorse da parte di un'azienda.

La formula del tasso di spese generali è:

Costi generali totali / Misura allocazione x 100

La misura di allocazione è l'altra metrica con cui si desidera confrontare i costi generali. Può trattarsi di costi diretti, ore di manodopera, ore macchina o vendite.

La metrica giusta da utilizzare dipende da ciò che è più utile per la tua attività. Per esempio:

• I costi diretti possono essere una metrica utile per le imprese edili per confrontare le loro spese generali con il costo delle materie prime e della manodopera diretta.

• Le ore macchina o manodopera possono essere la metrica più utile per le grandi aziende manifatturiere per capire quanto efficientemente usano queste risorse

• Confrontare i costi generali con le vendite aiuta la maggior parte delle aziende a valutare la redditività di un prodotto.

Le aziende utilizzano spesso una combinazione di diverse misure di allocazione per comprendere i propri costi generali.

È possibile misurare la tariffa dei costi generali per qualsiasi periodo, settimanale, mensile o annuale, purché si utilizzi lo stesso periodo per il totale dei costi generali e dell'altra metrica.

Immagina che i tuoi costi generali mensili totali siano di $ 15.000. Diciamo anche che i tuoi costi diretti mensili sono $ 75.000. La tua tariffa generale come percentuale dei costi diretti è:

15.000 / 75.000 x 100 = 20%

Ora, supponi che le tue vendite mensili totali siano $ 130.000. Il tuo tasso di spese generali come percentuale delle tue vendite è:

15.000 / 130.000 x 100 = 11,5%

Quando si calcolano le ore di manodopera o macchina, non convertire la cifra in percentuale. Quindi, se le ore di manodopera mensili della tua azienda ammontano a 600, la tua tariffa generale rispetto alle ore di manodopera è:

15.000 / 600 = 25

Ciò significa che ti costa $ 25 in spese generali per ogni ora di lavoro di un dipendente.

La tariffa generale accettabile per la tua azienda dipende dalla natura del tuo prodotto o servizio e dal tuo settore.

Come ridurre i costi generali

Per ridurre i costi generali, è necessario esaminare attentamente tutte le spese e decidere se è possibile eliminare determinate spese o adottare misure di risparmio sui costi.

Ad esempio, potresti:

• Rivolgiti a un commercialista professionista . Possono rivedere i tuoi costi e aiutarti a identificare le aree per ridurre le tue spese o massimizzare le tue detrazioni fiscali.
• Trova locali più convenienti. Per diminuire l'affitto, cerca un contratto di locazione più economico altrove. Oppure, considera di consentire ad alcuni dipendenti di lavorare da casa per ridurre la quantità di spazio in ufficio di cui hai bisogno.
• Automatizza le attività amministrative ripetitive . Un'app come Connecteam è un ottimo modo per automatizzare attività ripetitive come la pianificazione e la gestione delle attività. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro in modo da potersi concentrare su attività che generano profitto.
• Controlla la tua assicurazione. Cerca altri fornitori di assicurazioni aziendali. Alcuni possono offrire premi o sconti inferiori per i nuovi clienti.
• Esternalizzare . Alcuni compiti potrebbero essere adatti per essere affidati a consulenti o liberi professionisti, soprattutto se non si dispone del budget per uno stipendio a tempo pieno. I liberi professionisti possono colmare temporaneamente le lacune di competenze nella tua organizzazione, senza le spese continue di un dipendente a tempo indeterminato.

Conclusione

Il monitoraggio e il calcolo delle spese generali è una parte essenziale della gestione della tua attività, così come la determinazione della tariffa delle spese generali. Dividendo il costo generale totale per altre metriche come i costi diretti, le vendite e le ore di lavoro si ottiene la tariffa generale per la propria azienda.

Comprendendo come identificare le spese generali e calcolare la tariffa delle spese generali relative alle metriche chiave, puoi valutare se le tue spese generali stanno influenzando la tua redditività. Questa intuizione ti aiuta anche a prendere decisioni più informate e garantisce che la tua attività rimanga a galla.

Domande frequenti

Che cos'è un tasso di spese generali tipico?

Il tasso di spese generali tipico dipende dalla natura di un business. Ad esempio, si dice che un tipico rapporto di spese generali per un ristorante sia di circa il 35%, mentre è di circa il 50% per il settore dei servizi professionali.

Le spese generali sono uguali al profitto?

Le spese generali e il profitto sono due diversi concetti di contabilità aziendale. Le spese generali si riferiscono ai costi indiretti della gestione di un'attività come l'affitto, le spese legali e l'assicurazione aziendale. Il profitto è il denaro che un'azienda guadagna dopo aver detratto tutte le sue spese, comprese le spese generali, dalle sue entrate.

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