Come calcolare le ore di busta paga e diversi strumenti da utilizzare

Il calcolo del libro paga per i tuoi dipendenti orari inizia con il tenere traccia di quante ore lavorano. Puoi tenere traccia delle ore manualmente, ma le schede attività scritte a mano e gli orologi manuali sono soggetti a errori umani che possono essere costosi.

Per fortuna, ora ci sono molte piattaforme di orologi digitali che possono aiutarti a tenere traccia del tempo e calcolare con precisione le ore per il libro paga. In questa guida, spieghiamo come calcolare le ore di busta paga e mettiamo in evidenza 3 delle migliori app di monitoraggio del tempo che la tua azienda può utilizzare oggi.

Diversi metodi per tenere traccia delle ore lavorate

Per calcolare quante ore ha lavorato un dipendente, devi prima tenere traccia delle sue ore durante la settimana. Esistono diversi approcci che puoi adottare.

Timecard scritti a mano

I cartellini scritti a mano sono il modo più semplice per tenere traccia del tempo, ma anche il più soggetto a errori. Con i cartellini scritti a mano, spetta ai dipendenti o ai dirigenti annotare semplicemente le ore lavorate ogni giorno su un pezzo di carta.

Questo metodo è problematico perché è facile per i dipendenti dimenticare di annotare le proprie ore . Se dimenticano, è difficile tornare indietro e compilare a memoria gli orari di entrata e uscita.

Anche se i tuoi dipendenti registrano le loro ore con una precisione del 100%, i cartellini scritti a mano pongono ancora problemi. Dovrai contare manualmente le ore di ciascun dipendente, il che può causare errori durante il calcolo delle ore per il libro paga.

Dovrai inoltre conservare questi cartellini fisici per un minimo di 3 anni per rispettare le normative fiscali federali. Ciò occupa spazio nel tuo ufficio che potrebbe essere utilizzato meglio.

Cronometri manuali

Gli orologi manuali manuali utilizzano schede perforate, schede magnetiche o letture biometriche (come le scansioni delle impronte digitali) per timbrare i dipendenti dentro e fuori dal lavoro. Questi orologi si trovano in genere in un'area centrale dove i dipendenti devono passarci accanto, rendendo più difficile per i dipendenti dimenticare di tenere traccia delle proprie ore.

Vantaggi

Un vantaggio degli orologi manuali è che i dipendenti devono essere fisicamente presenti all'orologio per entrare o uscire. Questo può aiutare a ridurre il furto di tempo, che si verifica quando un dipendente timbra tempo extra prima di arrivare al lavoro o dopo essere uscito.

Svantaggi

Uno dei principali svantaggi degli orologi manuali è che non funzionano bene per i dipendenti che trascorrono la maggior parte del loro tempo sul campo . Se un dipendente non entra in ufficio o in un posto di lavoro centrale, potrebbe non avere modo di timbrare l'entrata o l'uscita.

Un altro svantaggio degli orologi manuali è che in genere producono cartellini cartacei. Come i cartellini scritti a mano, questi richiedono di sommare manualmente le ore dei dipendenti e devono essere archiviati nel tuo ufficio.

Fogli di calcolo

Un foglio di calcolo offre un'alternativa digitale di base ai cartellini fisici. Puoi creare fogli di calcolo utilizzando piattaforme come Microsoft Excel o Fogli Google.

Vantaggi

Passare al digitale ha numerosi vantaggi. Innanzitutto, è facile accedere ai cartellini digitali dal tuo computer o dispositivo mobile. Non c'è il rischio che un cartellino digitale si perda nella confusione delle scartoffie.

Tu e i tuoi dipendenti potete anche condividere l'accesso a un cartellino digitale, consentendo al vostro team di lasciare appunti o commenti l'uno per l'altro.

Inoltre, i fogli di calcolo consentono anche ai dipendenti di tenere traccia di informazioni diverse dai loro orari di entrata e uscita. Ad esempio, potrebbero fornire note su quale attività stavano lavorando. Questo può essere molto utile per capire quanto sono produttivi i tuoi dipendenti e quanto tempo ci vuole per completare un particolare progetto.

Un altro vantaggio del monitoraggio digitale del tempo è la possibilità di sommare automaticamente le ore . La maggior parte dei software per fogli di calcolo offre una funzione di somma che aiuta a eliminare gli errori durante il calcolo delle ore di busta paga.
Infine, le schede attività digitali sono facili da archiviare . Possono vivere su un disco rigido o nel cloud storage della tua azienda invece di occupare spazio prezioso nel tuo ufficio. Ciò è vantaggioso anche per la conformità ai requisiti di tenuta dei registri poiché ci sono meno possibilità che le schede attività digitali vengano perse rispetto alle schede attività fisiche.

Svantaggi

Sebbene i fogli di calcolo offrano grandi vantaggi rispetto agli orologi manuali e alle note scritte a mano, presentano comunque degli svantaggi.  

Innanzitutto, è facile inserire in modo errato le informazioni sull'ora in un foglio di calcolo, il che può portare a errori nel libro paga.

I dipendenti devono anche ricordarsi di inserire le proprie ore manualmente, proprio come con i cartellini scritti a mano.

Inoltre , non esiste un modo integrato per verificare le ore che un dipendente inserisce in un foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo. Ciò può aumentare l'incidenza del furto di tempo presso la tua azienda, con un costo in denaro.

Software orologio digitale

Il software dell'orologio digitale è la soluzione migliore per tenere traccia del tempo dei dipendenti e calcolare le ore per il libro paga.

Vantaggi

Questo software offre tutti i vantaggi del monitoraggio digitale del tempo, oltre a risolvere alcune delle principali carenze dei fogli di calcolo.

Le app di monitoraggio del tempo possono avviare e interrompere automaticamente il monitoraggio del tempo in base a ciò che sta facendo un dipendente. Ad esempio, un'app di monitoraggio del tempo può iniziare a monitorare il tempo quando un dipendente apre la propria e-mail. Alcune opzioni, come Connecteam, invieranno anche promemoria ai dipendenti per avviare il loro orologio quando arrivano in un luogo di lavoro.

Un altro vantaggio del software dell'orologio digitale è che in genere include funzionalità per prevenire il furto di tempo. Ad esempio, ai dipendenti può essere richiesto di scattare un selfie, che impedisce a qualcun altro di timbrare per loro conto.

È inoltre possibile distribuire il software dell'orologio su un chiosco centrale , a cui i dipendenti devono essere fisicamente presenti per timbrare l'entrata o l'uscita. Questo replica uno dei principali vantaggi degli orologi manuali.

Inoltre, molte app di cronometraggio calcolano automaticamente le ore di busta paga , eliminando del tutto la necessità di sommare le ore dei dipendenti.

Possono anche integrarsi direttamente con il tuo software paghe. Quindi, puoi eseguire il libro paga in pochi clic invece di passare un'intera giornata a contare le ore e ricontrollare la tua matematica.

Come calcolare le ore di busta paga

Una volta che hai il cartellino orario di un dipendente, puoi calcolare le ore totali lavorate per il libro paga. Il modo in cui procedi dipende dal fatto che tu stia monitorando il tempo manualmente o utilizzando un software di monitoraggio del tempo.

Metodo 1: calcola le ore lavorate manualmente

Se stai monitorando il tempo con cartellini fisici o un foglio di calcolo, dovrai calcolare manualmente le ore lavorate.

Inizia convertendo tutte le ore dal formato am/pm al formato 24 ore . Ad esempio, le 15:00 diventano le 15:00. In questo modo è molto più semplice sottrarre l'ora di inizio di un dipendente dall'ora di fine.

Successivamente, converti i minuti in formato decimale . Puoi farlo dividendo per 60 i minuti di ciascuna voce di tempo. Ad esempio, 14:15 diventerebbe 14:25 (15/60 equivale a 0,25).

Ora puoi sottrarre l'ora di inizio del dipendente dall'ora di fine . Se un dipendente ha iniziato a lavorare alle 9:05 e ha terminato alle 17:15, questo diventa 17.25 – 9.08 = 8.17 ore lavorate.

Infine, ricorda di sottrarre eventuali pause che il dipendente ha preso durante la giornata. Ad esempio, se si prendessero una pausa pranzo di 45 minuti, calcoleresti 8,17 – 0,75 = 7,42 ore lavorate.

Metodo 2: calcola il tempo lavorato con un calcolatore del libro paga

Invece di calcolare manualmente le ore, puoi utilizzare un calcolatore di buste paga gratuito .

Questo calcolatore di cartellini ti consente di inserire l'ora di inizio e di fine di un dipendente ogni giorno e calcola automaticamente le loro ore giornaliere. Puoi calcolare le ore per 1 o 2 settimane alla volta.

Se inserisci la retribuzione di un dipendente e la soglia per gli straordinari, il calcolatore determinerà anche la sua retribuzione per il periodo di paga. Puoi stampare la scheda attività o scaricarla e trasferirla nel tuo software paghe.

Metodo 3: Calcola automaticamente le ore lavorate

Se monitori il tempo utilizzando un'app orologio, il tuo software calcolerà automaticamente le ore lavorate . Gestisce tutti i calcoli sopra dietro le quinte e visualizza le ore lavorate ogni giorno.

Utilmente, molte app di time clock evidenziano anche incongruenze nella scheda di presenza di un dipendente. Ad esempio, se un dipendente non ha inserito alcuna ora durante un giorno, il software potrebbe contrassegnarlo affinché tu possa esaminarlo. Questo ti dà l'opportunità di chiedere al dipendente se si è dimenticato di attivare il proprio orologio o di individuare altri problemi prima di eseguire il libro paga.

Utilizzo delle ore lavorate per calcolare il salario lordo

Una volta che conosci il numero totale di ore lavorate da un dipendente in una settimana, puoi calcolare il suo salario lordo.

Se un dipendente ha lavorato 40 ore o meno , moltiplica semplicemente le sue ore settimanali per il suo salario di base per determinare il suo salario lordo.

Se un dipendente ha lavorato più di 40 ore settimanali , devi pagargli gli straordinari. Ecco come farlo:

1. Moltiplica il salario base del dipendente per 40 e poi annota questo numero.
2. Moltiplica il numero di ore di straordinario che un dipendente ha lavorato per il salario di base, quindi per 1,5 per calcolare la retribuzione degli straordinari.
3. Somma il primo numero e la retribuzione degli straordinari per determinare la retribuzione lorda del dipendente.

Ad esempio, supponiamo che un dipendente abbia lavorato 46 ore con una retribuzione base di $ 10 l'ora. Dovresti calcolare: (40 x $ 10) + (6 x $ 10 x 1,5) = $ 490.

Miglior software per il monitoraggio delle ore dei dipendenti

Il software dell'orologio digitale è la soluzione migliore per tenere traccia delle ore dei dipendenti e calcolare le ore per il libro paga.

Diamo un'occhiata più da vicino a 3 delle migliori piattaforme di cronometraggio che la tua azienda può utilizzare oggi.

Connecteam è una soluzione all-in-one per la gestione del lavoro con un orologio digitale integrato e tantissime funzionalità per aiutarti a tenere traccia delle ore, gestire le buste paga e semplificare la tua attività.

L'orologio è automatico e preciso fino al secondo . Ma se i dipendenti dimenticano di timbrare l'entrata o l'uscita, possono anche aggiungere manualmente gli orari.

La nostra piattaforma è disponibile sul Web e per i dispositivi mobili, quindi i dipendenti possono facilmente tenere traccia delle loro ore in ufficio o in viaggio.

Connecteam offre anche un chiosco orario centralizzato . Puoi configurare Connecteam su un tablet o smartphone condiviso e richiedere ai dipendenti di timbrare l'entrata e l'uscita su questo dispositivo centrale.

Per ridurre il furto di tempo, puoi anche richiedere ai dipendenti di scattare un selfie quando timbrano.

Inoltre, puoi impostare geofence intorno al tuo ufficio o luogo di lavoro. (Non c'è limite al numero di geofence che puoi creare.) Connecteam utilizza il rilevamento della posizione GPS per garantire che i dipendenti possano timbrare solo dall'interno dell'area geofence. I dipendenti riceveranno un promemoria per timbrare quando arrivano in un luogo di lavoro.

La funzione di tracciamento della posizione GPS è utile anche per verificare le posizioni puntuali dei dipendenti.

Inoltre, se i dipendenti stanno per fare gli straordinari, riceverai un avviso. Questo può aiutarti a ridurre gli straordinari non necessari e risparmiare denaro sul libro paga.

A proposito, Connecteam semplifica il calcolo delle ore per il libro paga. Il nostro software calcola automaticamente le pause, le assenze, gli straordinari e le ferie retribuite e genera schede attività digitali automatizzate in pochi secondi. Contrassegna inoltre gli inserimenti orari errati e consente ai manager di approvare o rifiutare le schede attività da qualsiasi dispositivo.

Una volta che sei pronto per eseguire il libro paga, puoi esportare le tue schede attività in pochi clic. Connecteam offre integrazioni dirette con QuickBooks Online e Gusto per un libro paga ancora più veloce.

Tutti i dati orari raccolti da Connecteam sono disponibili per la visualizzazione tramite report automatici e una dashboard centralizzata. Tiene anche traccia dei saldi dei permessi dei dipendenti, semplificando la gestione delle richieste PTO dei dipendenti.

Connecteam è completamente gratuito per le aziende fino a 10 dipendenti . Per le aziende più grandi, i prezzi partono da soli $ 29 al mese per un massimo di 30 dipendenti.

Prova Connecteam gratuitamente per 14 giorni per vedere come può aiutarti a tenere traccia delle ore e gestire le buste paga con facilità.

Timely è un software di monitoraggio del tempo basato sull'intelligenza artificiale che acquisisce automaticamente quanto tempo i dipendenti trascorrono in diverse app di produttività. Impara quale lavoro è associato a quale progetto, diventando più preciso quanto più dipendenti utilizzano la piattaforma.

I dipendenti possono contrassegnare le voci di orario create da Timely come ore fatturabili o non fatturabili. Questo è utile per creare fatture cliente poiché i manager possono ottenere un rapporto di tutte le ore fatturabili trascorse su un progetto. I manager possono anche utilizzare questi dati per monitorare la produttività e vedere quali progetti potrebbero beneficiare di più manodopera.

Timely può creare schede attività automaticamente, ma non dispone di un sistema di approvazione integrato. I dipendenti devono inviare manualmente le proprie schede attività ai manager e qualsiasi domanda sulle voci di orario deve essere risolta al di fuori di Timely.

Timely parte da $ 9 per utente al mese.

Harvest è un software di monitoraggio del tempo progettato per liberi professionisti e piccoli team. Consente agli utenti di tenere traccia del tempo sul Web o sui dispositivi desktop o mobili. Gli utenti possono anche creare promemoria personalizzati per assicurarsi di non dimenticare mai di avviare e interrompere il time tracker.

Harvest consente agli utenti di organizzare le voci di tempo nei progetti e contrassegnare le ore come fatturabili o non fatturabili. Il software può creare automaticamente le fatture dei clienti e si integra con PayPal e Stripe per consentire ai clienti di pagare online. Harvest si integra anche con QuickBooks Online e Xero.

In particolare, Harvest non genera schede attività per i dipendenti. Supporta report personalizzabili che includono le ore totali dei dipendenti, ma i manager dovranno inserire manualmente queste ore nel proprio software di gestione stipendi.

Harvest è gratuito per un singolo utente con un massimo di 2 progetti. Harvest per i team parte da $ 10,80 per utente al mese.

Conclusione

Il monitoraggio accurato del tempo che i dipendenti trascorrono lavorando è la chiave per calcolare le ore del libro paga. Sebbene sia possibile tenere traccia del tempo e sommare manualmente le ore dei dipendenti, il software dell'orologio digitale è un approccio superiore che consente di risparmiare tempo ed eliminare costosi errori.

La migliore app per l'orologio digitale oggi è Connecteam. Offre un orologio mobile, un chiosco orario centrale, avvisi per i dipendenti sul campo, un dashboard di reporting centralizzato per i manager e molto altro ancora. È una soluzione completa per tutte le esigenze di gestione del lavoro.

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Domande frequenti

Come si calcolano le ore lavorate in Excel?

Se disponi dell'ora di entrata e di uscita di un dipendente in Excel, puoi semplicemente sottrarre l'ora di entrata dall'ora di uscita. Affinché il calcolo sia accurato, le voci di tempo devono essere formattate come dati di tempo in Excel, non come testo o numeri.

Qual è il modo migliore per calcolare le ore di busta paga?

Il modo migliore per calcolare le ore del libro paga è utilizzare il software di monitoraggio del tempo digitale , noto anche come app per l'orologio. Questi strumenti ti aiutano a monitorare con precisione le ore dei dipendenti e possono generare automaticamente schede attività per il libro paga.

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