Come scrivere un dipendente + modulo di scrittura gratuito per i dipendenti

In qualità di manager, sei responsabile di garantire che i membri del tuo team soddisfino le aspettative stabilite per loro. Ma a volte, dovrai intraprendere un'azione disciplinare quando un dipendente non si comporta in modo appropriato sul posto di lavoro.

Un modo per farlo è scrivere il dipendente.

Le scritture dei dipendenti forniscono registrazioni formali del comportamento inaccettabile del lavoratore. È essenziale utilizzare una documentazione coerente quando si scrive un dipendente. Questo aiuta a mantenere una struttura equa in tutta la tua azienda e crea una registrazione scritta del comportamento dei dipendenti nel tempo.

Se fatto correttamente, la scrittura di un dipendente può aiutare a migliorare il suo comportamento e garantire che soddisfi le aspettative e gli standard.

In questo articolo, spieghiamo come scrivere un dipendente e cosa dovresti dire durante una riunione di scrittura. Forniamo anche un modello gratuito per un modulo di scrittura dei dipendenti .

Che cos'è un resoconto dei dipendenti?

Un resoconto di un dipendente è una registrazione formale e scritta della condotta, del comportamento o delle prestazioni inaccettabili di un lavoratore . Informa un dipendente che il suo comportamento non soddisfa le aspettative e fornisce loro un feedback su ciò che devono cambiare o migliorare. Descrive inoltre le conseguenze del mancato miglioramento.

Le annotazioni dei dipendenti vengono utilizzate per problemi minori che non giustificano una riunione disciplinare ma sono comunque inaccettabili. Ad esempio, frequenti ritardi, comportamenti dirompenti come maleducazione o violazioni minori del codice di abbigliamento.

Il resoconto di un dipendente in genere funge da prima fase del processo disciplinare. Tuttavia, puoi anche usarlo come metodo autonomo di disciplina dei dipendenti.

La differenza tra un resoconto e un incontro disciplinare

Le scritture e le riunioni disciplinari sono due metodi di disciplina dei dipendenti. Manager e supervisori li usano per affrontare il comportamento dei dipendenti che non soddisfa le aspettative. Sebbene i due metodi siano simili, hanno scopi diversi.

Un resoconto agisce come parte di una "traccia cartacea" per documentare il comportamento inaccettabile di un dipendente. Spesso è il primo passo in un processo disciplinare formale.

Una riunione disciplinare è un incontro formale che si svolge tra un dipendente e il suo manager o supervisore. Di solito accade quando il comportamento del dipendente è gravemente inappropriato . Ad esempio, discriminazione, molestie, furto, violazioni della sicurezza o grave insubordinazione.

Le riunioni disciplinari possono essere utilizzate anche quando la condotta di un lavoratore non è migliorata dopo aver ricevuto un resoconto del dipendente . Ad esempio, supponi di segnalare a un dipendente una violazione del codice di abbigliamento, ma continua a non indossare correttamente l'uniforme. In tal caso, puoi procedere con una riunione disciplinare.

Le riunioni disciplinari e le scritture ti offrono l'opportunità di tracciare una linea su un certo tipo di comportamento, correggerlo e andare avanti insieme. Il tono che assumi dovrebbe essere serio ma di supporto.

Quando dovresti scrivere un dipendente?

Di solito, un dipendente viene iscritto per questioni disciplinari minori. Ecco alcuni esempi dei tipi di comportamento che potrebbero giustificare una recensione :

• Ritardi persistenti.
• Comportamento dirompente o poco professionale che non equivale a insubordinazione. Ad esempio, imprecare durante una riunione o essere scortese con i colleghi.
• Problemi di frequenza o produttività. Ad esempio, utilizzare i social media durante l'orario di lavoro o impegnarsi in altre distrazioni che riducono la produttività.
• Mancato rispetto di politiche o procedure adeguate. Ad esempio, non completare correttamente i documenti richiesti.
• Minori violazioni del codice di abbigliamento.
• Non implementare feedback su piccoli problemi.

Puoi affrontare problemi di prestazioni o assenze frequenti utilizzando i commenti, ma in genere non sono lo strumento migliore per affrontare questi problemi. Invece, i problemi di prestazioni possono essere gestiti attraverso la politica di capacità della tua azienda. Le assenze frequenti possono essere gestite attraverso la tua politica di assenza.

Allo stesso modo, alcune questioni potrebbero essere troppo serie per giustificare un resoconto da parte di un dipendente . Questi possono includere:

• Furto.
• Violenza fisica nei confronti di un collega, manager o cliente.
• Molestie sessuali.
• Bullismo.
• Gravi violazioni della salute e della sicurezza.
• Grave insubordinazione.

La tua politica disciplinare dovrebbe indicare chiaramente quali tipi di comportamento saranno considerati una questione disciplinare e quali potrebbero comportare un resoconto.

Cosa includere in un resoconto di un dipendente

Sebbene non vi siano requisiti legali per ciò che dovresti includere in un resoconto di un dipendente, un modulo può aiutarti a creare una struttura nella tua attività.

Ecco alcuni esempi di cosa includere nel modulo:

• Il nome e il logo dell'azienda.
• La data della scrittura.
• Il nome e il titolo di lavoro del dipendente.
• Il nome e il titolo di lavoro del manager.
• Uno spazio per documentare i dettagli della cattiva condotta. Ciò include la descrizione di ciò che è accaduto, date, orari e testimoni rilevanti.
• Uno spazio per le note della discussione che hai avuto con il dipendente. Queste dovrebbero essere brevi note che riassumono la conversazione. Non sentirti sotto pressione per catturare la conversazione alla lettera.
• Uno spazio per scrivere un piano di miglioramento. Ciò dovrebbe includere l'azione correttiva che il dipendente deve intraprendere per migliorare e quali potrebbero essere le conseguenze se non migliorano il proprio comportamento.
• Uno spazio sia per il manager che per il dipendente per firmare il documento.

Dovresti completare una descrizione del dipendente poco dopo aver notato il comportamento inaccettabile.

Cosa fare dopo aver compilato il modulo di scrittura del dipendente

Pianifica un incontro informale con il tuo dipendente per presentare loro il modulo e spiegare le tue preoccupazioni. A questo punto, puoi raccogliere brevi appunti della discussione, concordare le azioni da intraprendere e quindi chiedere al tuo dipendente di firmare il modulo.

Un dipendente potrebbe rifiutarsi di firmare l'articolo se ritiene che sia ingiusto o impreciso. Ricorda loro che stanno firmando per riconoscere di aver ricevuto il resoconto, non per essere d'accordo con ciò che afferma sul loro comportamento.

Se si rifiutano ancora di firmare il modulo, annota il loro rifiuto nella casella della firma. Un semplice "impiegato ha rifiutato di firmare" coprirà questo. Un dipendente che si rifiuta di firmare il documento non invalida il documento né ne impedisce l'utilizzo in futuri procedimenti disciplinari.

Dovresti quindi creare una copia della scrittura firmata o non firmata. Dai una copia al tuo dipendente e conserva l'altra nella sua cartella personale. Se il dipendente si rifiuta di prendere la sua copia, conserva tu stesso entrambe le copie. Allega una nota in cui spieghi che il dipendente non ha portato con sé una copia.

Puoi anche caricare una copia digitale della recensione nella tua soluzione software di gestione delle risorse umane, se ne usi una. In questo modo avrai sempre una copia del modulo in caso di smarrimento o danneggiamento dell'originale.

Cosa dovresti fare quando scrivi un dipendente?

Ciò che dovresti dire durante un resoconto dipenderà dalla natura del comportamento del dipendente. Tuttavia, indipendentemente dal contenuto dell'articolo, esistono best practice comuni da seguire.

Sii chiaro e completo

Può essere difficile descrivere un dipendente, ma è essenziale essere chiari e approfonditi.

Nel commento, spiega chiaramente che il comportamento che hai notato non è accettabile e che stanno ricevendo un commento a causa di ciò. Dettaglia esattamente di quale comportamento stai parlando, quando si è verificato e perché non è accettabile. È possibile che il comportamento abbia un impatto su altri dipendenti o che sia contro il tuo codice di condotta. Potrebbe anche essere per qualsiasi altra ragione sostanziale.

Se il tuo dipendente solleva domande durante la riunione di redazione, annotale sul modulo e indirizzale alla fine. Non inventare una risposta se non sei sicuro di come rispondere alla domanda. Dì al dipendente che controllerai e tornerai da loro. Non aver paura di chiedere supporto a un altro manager se non sei sicuro.

Usa affermazioni in prima persona

Una dichiarazione in "io" è uno strumento di comunicazione che si concentra sulle convinzioni o sui sentimenti di chi parla . Come suggerisce il nome, queste affermazioni iniziano con "io" anziché con "tu".

L'uso di una dichiarazione in "io" è un leggero cambiamento di linguaggio che può rendere i dipendenti più ricettivi a ciò che stai dicendo loro. Ciò impedisce lo spostamento della colpa e aiuta a mantenere l'obiettivo della conversazione. L'uso di affermazioni in "io" aiuta anche a creare fiducia tra te e il tuo dipendente.

Per esempio:

• "Ho notato che hai fatto tardi alle tre questa settimana." Invece di "Sei arrivato molto in ritardo questa settimana".
• "Sono preoccupato che il tuo comportamento durante le riunioni del team sia stato dirompente." Al contrario di "Sei molto scortese nelle riunioni".
• "Sono deluso dal fatto che il mio feedback non sia stato messo in atto la scorsa settimana." Invece di "Non mi hai ascoltato la settimana scorsa".

Sii comprensivo

Un commento non riguarda la punizione del tuo dipendente. Si tratta di documentare e affrontare i comportamenti scorretti in modo equo e coerente. È un modo per aiutare i dipendenti a sapere che la loro condotta non soddisfa le aspettative e condividere indicazioni su come possono avere successo in futuro.

Il tono dell'incontro dovrebbe essere serio ma anche solidale e comprensivo . È importante concedere ai dipendenti il ​​beneficio del dubbio e supportarli nel modificare il loro comportamento.

Ecco alcuni modi per essere comprensivi quando scrivi un dipendente:

• Usa un linguaggio non giudicante. Ad esempio, non scrivere: "Sei stato del tutto poco professionale nel tuo comportamento durante la nostra ultima riunione di gruppo". Invece, scrivi: "Ho notato durante la nostra ultima riunione del team che hai parlato dei tuoi colleghi e hai interrotto i loro contributi. Questo comportamento è stato dirompente”.
• Fornisci un contesto nella tua spiegazione. Ad esempio, se il dipendente è stato spesso in ritardo, spiega sul modulo perché è importante essere puntuali al lavoro. Potresti notare che il ritardo influisce sulla produttività, sul morale del team o sulla reputazione dell'azienda con i clienti.
• Offri risorse e supporto. Ad esempio, se un dipendente sta lottando per soddisfare le aspettative di produttività, offrigli ulteriore supporto come ulteriore formazione o un aggiornamento del manuale del dipendente.

Preparati al conflitto

Mentre la scrittura di un dipendente è un'opportunità per migliorare il comportamento e le prestazioni di un dipendente, a nessuno piace sentirsi dire che non stanno facendo un buon lavoro.

Il conflitto è una parte naturale delle scritture dei dipendenti. Il dipendente può sentirsi emotivo, come se fosse stato punito o addirittura che la decisione fosse ingiusta. Ascolta e rispondi attivamente ai sentimenti del tuo dipendente.

Durante il processo di scrittura, il dipendente potrebbe:

• Nega qualsiasi illecito. Un dipendente può negare ciò che gli stai dicendo, affermare che le informazioni non sono vere o tentare di chiudere la conversazione. Ecco perché è importante venire all'incontro preparati con le prove. Non possono ragionevolmente negare il contenuto dell'articolo quando ci sono prove davanti a loro.
• Interrompi la riunione. Il dipendente può gridare, imprecare, piangere o lasciare la stanza. Se ciò accade, resta calmo e obiettivo. Porta loro un bicchiere d'acqua o lascia la stanza e aspetta che il dipendente si sia calmato.
• Scarica la colpa su un collega. Il tuo dipendente potrebbe tentare di affermare che il suo collega è davvero in colpa per il suo cattivo comportamento. Ad esempio, supponiamo che un dipendente abbia costantemente mancato le scadenze. Potrebbero affermare che il loro collega li distrae e rende difficile portare a termine il lavoro. Incoraggia il dipendente a concentrarsi sulle proprie azioni. Ad esempio, puoi dire: "Concentriamoci sullo sviluppo di strategie che ti aiuteranno a rimanere in pista e a raggiungere i tuoi obiettivi".
• Dai la colpa a te o all'azienda. Il dipendente può tentare di indirizzare la conversazione per attaccare te o l'azienda come motivo della sua condotta inaccettabile. Evita di metterti sulla difensiva o di impegnarti in una discussione. Mantieni la calma e reindirizza la conversazione sullo specifico problema comportamentale in questione.

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Rimani calmo e obiettivo

Sentirsi delusi, sconvolti o addirittura arrabbiati con il proprio dipendente è comprensibile quando è necessario scriverli. Tuttavia, non dovresti mai scriverli o tenere la riunione mentre sei arrabbiato o turbato. Questi sentimenti rendono difficile essere onesti e obiettivi.

Prenditi del tempo per calmarti. Fai una passeggiata o bevi dell'acqua. Oppure puoi esercitarti a riformulare affermazioni emotive, come "Sei sempre in ritardo!", in affermazioni in prima persona. Questo ti aiuterà a diffondere i tuoi sentimenti e ti preparerà ad iniziare il processo di scrittura con la testa lucida.

Una volta che ti senti calmo, compila il modulo di scrittura al tuo ritmo. Se le emozioni difficili riaffiorano di nuovo, fai una pausa di 10 minuti. Quindi, continua a scrivere. Ricorda che va bene compilare il modulo di registrazione il giorno dopo un incidente.

Documentare i problemi in dettaglio e tenere un registro

Includi quanti più dettagli possibili nella scrittura. Ciò include eventuali date, orari o ulteriori prove a supporto della descrizione. Essere preparati ti farà sentire sicuro di tenere la riunione e ti aiuterà a ottenere il miglior risultato possibile per te e il tuo dipendente.

Dopo aver compilato il modulo di riepilogo e tenuto l'incontro con il tuo dipendente, conserva la copia originale del riepilogo per riferimenti futuri. Questo documento potrebbe tornare utile se il dipendente solleva una controversia legale.

È anche importante tenere un registro della scrittura a:

• Creare una traccia cartacea per ulteriori azioni disciplinari
• Supporta eventuali decisioni future in merito a promozioni o modifiche laterali
• Mantenere un registro formale delle prestazioni lavorative.

Fare riferimento alla politica aziendale

La tua politica aziendale dovrebbe supportare la tua decisione di scrivere un dipendente.

Se scrivi un dipendente per motivi al di fuori della tua politica, i dipendenti potrebbero rivendicare un trattamento ingiusto o presentare un reclamo contro di te.

La politica dovrebbe delineare quale comportamento è accettabile, cosa può giustificare un resoconto e cosa può costituire cattiva condotta o colpa grave. Puoi farlo in un elenco o in una tabella.

Ecco alcuni esempi dei diversi modi in cui potresti formattarlo:

Modulo elenco

Scrivilo

• Ritardi persistenti
• Violazioni del codice di abbigliamento
• Comportamento irrispettoso
• Continua…

Cattiva condotta

• Insubordinazione
• Essere assente senza permesso (AWOL)
• Falsificare documenti
• Continua…

Condotta riprovevole

• Furto
• Gravi violazioni della salute e della sicurezza
• Molestie
• Continua…

Forma tabellare

Inoltre, la politica aziendale dovrebbe includere una clausola che copra tutte le basi nel caso in cui i dipendenti mostrino comportamenti inaccettabili non coperti dalla politica.

Ad esempio, una clausola che dichiari: “I seguenti comportamenti e azioni sono esempi di questioni che saranno normalmente considerate come cattiva condotta e saranno trattate secondo la nostra Procedura Disciplinare. Questo elenco è inteso come guida e non è esaustivo.

Parla con il tuo team delle risorse umane per includere questa clausola nella tua politica disciplinare.

Segui il tuo dipendente

Una volta completato il modulo di scrittura, avuto una conversazione con il tuo dipendente e archiviato i documenti per la custodia, è importante seguire il tuo dipendente.

Questo potrebbe essere un check-in casuale per vedere come stanno andando da quando sono stati scritti o per verificare se hanno raggiunto gli obiettivi nel modulo di scrittura.

Una riunione di follow-up non è un'opportunità per ricordare al dipendente la sua trasgressione. Invece, è un'opportunità per chiedere se hanno bisogno di ulteriore supporto o guida per migliorare il loro comportamento.

Un controllo dovrebbe essere sufficiente. Tuttavia, se durante la riunione vengono sollevati altri punti, potrebbe essere necessario programmare ulteriori riunioni per supportare il dipendente.

La linea di fondo sulle scritture dei dipendenti

I resoconti dei dipendenti sono uno strumento efficace per gestire il comportamento dei dipendenti, fornire feedback correttivi e comunicare le aspettative. Non sono un'opportunità per punire i dipendenti, ma sono invece un'opportunità per i lavoratori di capire come possono migliorare il loro comportamento.

Le scritture vengono solitamente utilizzate per cattiva condotta minore come comportamento irrispettoso, ritardo persistente o violazione minore del codice di abbigliamento. Possono far parte del processo disciplinare come ammonimento verbale o fungere da strumento autonomo.

Le scritture dovrebbero essere ancorate ai comportamenti stabiliti nella tua politica disciplinare. I moduli di riepilogo devono essere compilati con il maggior numero di dettagli possibile, presentati al dipendente durante una riunione informale, firmati e conservati in modo sicuro per riferimenti futuri.

Modello di resoconto dei dipendenti gratuito

Questo esempio di modulo di scrittura dei dipendenti è pronto per essere utilizzato dalla tua organizzazione. Personalizza il logo e il testo in modo che corrispondano alle tue informazioni pertinenti. Conservare una copia firmata come riferimento e consegnare l'altra versione al dipendente in fase di redazione.

Scarica il tuo modello di resoconto gratuito per i dipendenti

Esempio di resoconto

Se non sei sicuro di come dovrebbe essere formattato il modello, abbiamo preparato un testo di esempio da cui prendere ispirazione.

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