Che cos'è un gestore della conoscenza? (Responsabilità e descrizione completa del lavoro)

Nella maggior parte delle organizzazioni, i lavoratori hanno bisogno di accedere alla conoscenza per svolgere il proprio lavoro. Organizzare opportunità di apprendimento e organizzare le informazioni in modo che i dipendenti possano recuperarle può essere una sfida, soprattutto quando è necessario condividere molte risorse complesse.

I gestori della conoscenza possono aiutare in questo. Creano sistemi e database di conoscenza per acquisire informazioni e condividerle e assicurano che le informazioni fluiscano in modo che tutti possano svolgere al meglio il proprio lavoro.

In questo articolo, diamo un'occhiata più da vicino al ruolo del knowledge manager in modo che tu possa decidere se la tua organizzazione ne ha bisogno. Copriamo quindi le qualità da ricercare quando si assume un knowledge manager e gli strumenti che possono aiutarlo nel suo ruolo.

Che cos'è un gestore della conoscenza?

Un knowledge manager è responsabile della gestione della conoscenza , che è il processo di gestione delle informazioni in un'organizzazione. Mentre tutti in un'azienda possono lavorare o contribuire ai dati, il knowledge manager è il responsabile di garantire il flusso di informazioni.

Questo professionista fa parte del team operativo di un'azienda e collabora con ogni leader e dipendente per assicurarsi che tutti dispongano delle risorse di cui hanno bisogno.

A volte noto come knowledge base manager, il knowledge manager ha anche il compito di supervisionare la tecnologia attraverso la quale i membri del team accedono alle informazioni. Un knowledge manager può:

• Creare e mantenere database di conoscenza
• Essere responsabile dell'archiviazione e dell'accesso alle conoscenze all'interno dell'azienda
• Crea processi in modo che i dipendenti possano accedere alla formazione, alle informazioni e alle risorse di cui hanno bisogno per il loro lavoro
• Crea processi per aiutare i dipendenti a condividere le loro conoscenze ed esperienze tra loro e con i futuri lavoratori

I knowledge manager contribuiscono alla crescita e al successo generale di un'organizzazione riducendo i colli di bottiglia delle informazioni. Invece di far capire a pochi dipendenti come svolgere un lavoro in modo efficace, i knowledge manager assicurano che tutti abbiano accesso a queste informazioni.

Responsabilità del Knowledge Manager

I knowledge manager potrebbero dover lavorare con diversi tipi di risorse documentate, inclusi feedback dei dipendenti, risorse create dai dipendenti, articoli pratici, documenti interni o politiche, programmi e video di formazione e altri materiali.

A seconda dell'organizzazione e delle sue esigenze, un knowledge manager può essere responsabile di quanto segue:

Creazione e implementazione di un quadro di conoscenza aziendale

"Corporate knowledge framework" è un termine generico utilizzato per descrivere i processi, la tecnologia e il pensiero utilizzati per creare, archiviare e distribuire risorse di conoscenza in un'organizzazione. Ciò include i processi e il pensiero che decidono come le informazioni saranno raccolte e condivise all'interno di un'azienda. Queste informazioni di solito non sono condivise esternamente.

I quadri di conoscenza aziendale incoraggiano anche la collaborazione definendo chi dovrebbe condividere le proprie esperienze e come. Ad esempio, un framework potrebbe includere la creazione di riunioni in cui i lavoratori sono incoraggiati a condividere ciò che hanno appreso su un particolare aspetto dei loro ruoli, ad esempio il servizio clienti.

Creare e mantenere una base di conoscenza

La knowledge base è un hub centrale in cui il personale interno può accedere a politiche, manuali, manuali dei dipendenti, formazione e altro ancora. Alcune basi consentono anche a utenti esterni come clienti e clienti di accedere a determinate informazioni. I knowledge manager sono responsabili della creazione e del mantenimento di queste basi.

Le basi di conoscenza sono generalmente self-service. Sono come una libreria, organizzano e memorizzano informazioni che gli utenti possono quindi cercare e accedere ovunque si trovino.

Creazione di un sistema di ricerca

I knowledge manager aiutano a garantire che i lavoratori abbiano accesso alle informazioni e capiscano come trovarle. Ciò significa che parte del ruolo del gestore della conoscenza comporta la creazione e il test di risorse ricercabili e la formazione dei lavoratori su come trovarle e utilizzarle.

Identificare le informazioni necessarie

Ciò può comportare la collaborazione con i leader e il personale per determinare quali risorse l'organizzazione ha bisogno, in quale formato dovrebbero essere queste informazioni e quali potrebbero essere i modi più accessibili e più semplici per condividere questi dati.

Collaborare con dirigenti e colleghi di lavoro

I gestori della conoscenza devono ottimizzare l'archiviazione e la distribuzione delle informazioni. Potrebbero aver bisogno di parlare con leader e colleghi per ottenere la loro visione al fine di creare e sviluppare risorse scritte e video informativi che possono essere condivisi.

Ad esempio, supponiamo che un'organizzazione di assistenza domiciliare abbia infermieri esperti che hanno aiutato centinaia di pazienti. Questi infermieri hanno molte informazioni sulle migliori pratiche nella loro area. I knowledge manager potrebbero voler lavorare con questi infermieri per creare video o incontri di formazione.

Inoltre, potrebbero volerli intervistare per sapere cosa sanno questi infermieri in modo che queste informazioni possano essere trasmesse ai nuovi assunti. I manager potrebbero anche voler collaborare con gli infermieri per creare programmi di mentoring.

Questo livello di collaborazione garantisce che le informazioni importanti non vengano comprese solo da poche persone all'interno dell'azienda. Invece, può essere condiviso per rendere più efficaci le nuove assunzioni e i lavoratori esistenti. Se un lavoratore esperto se ne va, questo processo garantisce che alcune delle sue intuizioni possano ancora essere utilizzate a vantaggio del team.

Garantire a tutti i dipendenti l'accesso a informazioni importanti

Ciò può comportare la condivisione e l'aggiornamento dei manuali dei dipendenti, delle procedure, delle domande frequenti e di tutti i moduli necessari. Può anche significare assicurarsi che i dipendenti sappiano come e dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro, ad esempio nella knowledge base.

Nell'ambito delle loro responsabilità, i knowledge manager devono anche aiutare a mantenere riservate le informazioni private. Imposteranno le autorizzazioni di accesso degli utenti nella knowledge base per garantire che terze parti non possano accedere a risorse sensibili.

Promuovere una cultura della condivisione della conoscenza

Ciò può significare creare nuove dichiarazioni di intenti o una visione aziendale che includa la condivisione delle conoscenze.

Può anche significare creare opportunità per i dipendenti di condividere le migliori pratiche e le loro esperienze, come ad esempio:

• Sessioni di formazione guidate da pari e domande e risposte che consentono ai lavoratori più esperti di supportare i membri del team più recenti
• Opportunità di collaborazione , in cui i dipendenti possono lavorare insieme su progetti
• Una politica della porta aperta che consente ai lavoratori di chiedere le risorse di cui hanno bisogno
• Chiedere ai dipendenti di condividere le proprie conoscenze creando risorse che possono essere utilizzate da altri
• Creazione di programmi di tutoraggio e programmi per consentire ai nuovi assunti di affiancare i lavoratori più esperti
• Programmi di ricompensa che forniscono incentivi ai lavoratori per condividere ciò che sanno

Educare i dipendenti sulle risorse dell'azienda

I gestori della conoscenza devono formare i team su come utilizzare i sistemi di gestione della conoscenza. Possono anche essere responsabili della creazione di opportunità di formazione professionale e miglioramento delle competenze dei dipendenti. Man mano che i processi e le best practice cambiano, ciò può significare verificare con i lavoratori per assicurarsi che comprendano le nuove conoscenze.

Mantenere pertinenti i sistemi di gestione della conoscenza

I gestori della conoscenza devono mantenere i sistemi efficaci nel tempo, il che può significare adattare i sistemi man mano che un'organizzazione cambia, nonché acquisire nuove conoscenze e integrarle nelle operazioni. Può anche significare rimuovere informazioni obsolete dai database e semplificare le informazioni in modo che siano facili da trovare.

Mantenimento di linee di comunicazione aperte

I gestori della conoscenza potrebbero voler cercare e agire in base alle informazioni dei leader e del personale in modo da poter adattare la base di conoscenza e il quadro di conoscenza aziendale per renderli più efficaci.

I sondaggi sui dipendenti sono un buon modo per scoprire di quali informazioni hanno bisogno i lavoratori e quali best practice dei dipendenti esperti sono più rilevanti per il team. Questo può essere un modo utile per valutare quali informazioni condividere.

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Esempio di descrizione del lavoro di Knowledge Manager

[Nome azienda] è un'azienda tecnologica in rapida crescita appena fuori [location]. Sviluppiamo prodotti tecnologici per lo spazio B2C e B2B, ma lavoriamo anche duramente per crescere ogni giorno e imparare gli uni dagli altri.

Attualmente stiamo cercando di aggiungere un Knowledge Manager a tempo pieno al nostro dipartimento operativo. In questo ruolo, lavorerai con tutti i membri del nostro team, dal CEO ai nuovi assunti, aiutandoci a condividere, trovare e archiviare le conoscenze di cui ogni dipendente ha bisogno per il proprio ruolo.

Cerchiamo qualcuno che sia curioso, intraprendente e un grande comunicatore. Dovresti essere ugualmente a tuo agio nella creazione di soluzioni tecnologiche e nello sviluppo di politiche o iniziative, lavorando da solo o in team.

La nostra azienda dispone attualmente di alcune risorse di conoscenza, inclusi video e manuali di formazione, ma miriamo a creare una cultura di condivisione delle conoscenze da zero. Cerchiamo qualcuno in grado di identificare le risorse di cui abbiamo bisogno, svilupparle e creare un sistema per garantire che le informazioni siano accessibili e sempre aggiornate.

Qualifiche lavorative:

• Esperienza precedente come knowledge base manager o knowledge manager
• Esperienza con basi di conoscenza e piattaforme online per l'organizzazione della conoscenza
• Ottime capacità di gestione del progetto e di comunicazione
• Esperienza nella conduzione di sessioni di formazione
• Pensiero creativo
• Capacità organizzative
• Capacità di creare, modificare e aggiornare materiali e risorse di formazione
• Capacità di redazione di report
• Abilità nel lavorare con i team
• La laurea in informatica, gestione aziendale o campo correlato è un vantaggio
• Il certificato nella gestione della conoscenza è un vantaggio

Le responsabilità includono:

• Creazione, organizzazione e aggiornamento della knowledge base aziendale
• Sviluppare iniziative per incoraggiare i membri del team a condividere le loro esperienze e le migliori pratiche
• Creazione di politiche e processi per lo sviluppo di nuove risorse
• Incontro con la leadership per spiegare i progressi nelle iniziative di condivisione delle conoscenze
• Formazione nuovi assunti
• Sviluppare tutoraggio, job shadowing e programmi simili

La paga è compresa tra $ 80.000 e $ 90.000 all'anno, a seconda dell'esperienza.

Perché un Knowledge Manager è un ruolo importante

Gli studi condotti dall'Harris Poll hanno rilevato che i lavoratori trascorrono in media un quarto della loro settimana lavorativa alla ricerca delle risorse di cui hanno bisogno per completare le loro attività lavorative. Circa il 43% trova il processo così frustrante che prenderebbe in considerazione l'idea di lasciare il lavoro se non trovasse un modo semplice per accedere a ciò di cui ha bisogno.

Un knowledge manager può ridurre la frustrazione e l'inefficienza dei dipendenti assicurando che le aziende dispongano delle informazioni giuste e lavorando per rendere queste risorse facilmente accessibili.

Per rimanere competitive, le organizzazioni devono anche essere in grado di condividere le conoscenze. Se un dipendente ha l'esperienza per svolgere un lavoro in modo più efficace, l'intera azienda può diventare più efficiente condividendo tali informazioni con altri lavoratori.

Nel complesso, i knowledge manager organizzano corsi di formazione e condivisione delle conoscenze nelle aziende. Si assicurano che i lavoratori dispongano delle conoscenze migliori e più recenti per essere migliori nel loro lavoro e per garantire un lavoro di alta qualità e la soddisfazione del cliente. Tutto ciò alla fine aiuta le organizzazioni a diventare più redditizie e mantenere una solida reputazione.

Quali qualità rendono un grande Knowledge Manager?

Curiosità compassionevole

I knowledge manager lavorano ogni giorno con informazioni e risorse, quindi dovrebbero essere curiosi e amare l'apprendimento. Devono anche prendersi cura di tutti i membri dell'organizzazione abbastanza da soddisfare le esigenze di ciascun lavoratore.

Forti capacità di definizione delle priorità

I bravi manager sanno su cosa concentrarsi in primo luogo in modo da poter iniziare a creare rapidamente un sistema di condivisione delle conoscenze.

Capacità di rafforzare la cultura aziendale positiva

Pensando fuori dagli schemi, i knowledge manager cercano modi per entusiasmare i dipendenti per l'apprendimento. Trovano modi per assicurarsi che la condivisione della conoscenza avvenga ogni giorno, costruendo una cultura della condivisione della conoscenza.

Forti capacità comunicative

Questi professionisti devono essere in grado di spiegare l'importanza delle risorse e della condivisione delle conoscenze a tutte le parti interessate.

Devono inoltre essere in grado di spiegare i database di conoscenza e altri sistemi in modo chiaro e semplificato, in modo che tutti i lavoratori possano capire come utilizzarli.

Capacità di fornire supporto

I knowledge manager devono essere disponibili a rispondere alle domande dei dipendenti e dei leader sulle risorse, i database della conoscenza e le altre parti di un processo di condivisione della conoscenza.

Ottime capacità di gestione dei progetti

Queste persone potrebbero dover implementare una nuova base di conoscenze o iniziative come la formazione dei dipendenti. Le capacità di gestione del progetto manterranno questi progetti su una tempistica e nel budget.

Capacità di acquisire nuove conoscenze

I buoni knowledge manager hanno un occhio attento per le informazioni e le risorse utili che possono aiutare la loro organizzazione. Fanno di tutto per portare nuove idee e nuovi tipi di conoscenza ai leader e ai membri del team.

La volontà di rimboccarsi le maniche

Infine, questi manager sanno come configurare e utilizzare la tecnologia per condividere la conoscenza. Sono disposti a immergersi, apportare aggiornamenti e utilizzare tutte le funzionalità delle piattaforme e dei sistemi di formazione.

Utilizzo del Knowledge Center di Connecteam per la gestione della conoscenza

Anche con il miglior knowledge manager nel personale, le organizzazioni necessitano comunque di strumenti affidabili per archiviare e condividere informazioni e risorse. Ecco dove il centro di conoscenza di Connecteam può aiutarti.

Il centro di conoscenza è una biblioteca digitale personalizzabile e facilmente consultabile . Anche se la tua organizzazione non dispone ancora di un gestore della conoscenza, puoi caricare file, manuali, istruzioni, video, moduli relativi al lavoro e molto altro ancora.

Cercare informazioni nel knowledge center di Connecteam è semplice come digitare le parole chiave nella barra di ricerca. Immediatamente, vengono visualizzati i file con quelle parole chiave. È facile da usare e anche i tuoi dipendenti meno esperti di tecnologia lo capiranno in pochi minuti.

Inoltre, con la crittografia end-to-end e senza limiti di archiviazione , Connecteam ti consente di caricare e archiviare in modo sicuro tutte le informazioni di cui hai bisogno.

Hai anche il pieno controllo su chi ha accesso ai file . Imposta autorizzazioni di accesso personalizzate in modo che i dipendenti visualizzino solo le informazioni rilevanti per loro e per i loro ruoli, senza sbirciare i file sensibili. Una volta concesse le autorizzazioni, il tuo team può accedere al centro di conoscenza da qualsiasi dispositivo mobile, indipendentemente da dove si trovi.

Inoltre, il centro di conoscenza di Connecteam sincronizza automaticamente i file , quindi quando carichi un nuovo manuale, documento di formazione o file, tutti ricevono l'ultima versione. Puoi dire addio alle informazioni obsolete.

Inoltre, il centro di conoscenza è solo l'inizio. Connecteam semplifica la creazione di una cultura della condivisione della conoscenza con funzionalità che ti aiutano a:

• Condividi newsletter e aggiornamenti
• Assumere e formare i dipendenti
• Crea sondaggi tra i dipendenti per scoprire dove possono essere le lacune di conoscenza

Il knowledge center di Connecteam può essere un potente strumento per i knowledge manager . Possono usarlo per rendere facilmente disponibili file e risorse e aggiungere nuove informazioni quando necessario. Invece di dover reinventare la ruota con un nuovo sistema, avranno una tecnologia che consente loro di comunicare con il team, creare allenamenti personalizzati, condividere informazioni e altro ancora.

Conclusione

I knowledge manager sono gli archivisti e i traduttori della tua organizzazione, contribuendo a garantire che le informazioni e le risorse fluiscano dove necessario e che siano comprese da tutti.

I giusti knowledge manager sono curiosi, appassionati di apprendimento e lavorano con strumenti di knowledge base online per assicurarsi che le risorse rimangano pertinenti e accessibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Sono una risorsa preziosa per qualsiasi team, garantendo che tutti possano rimanere produttivi e aumentare i profitti dell'azienda.

Sei curioso di saperne di più sulla gestione della conoscenza e su cosa può fare per la tua organizzazione?

Dai un'occhiata alla nostra guida alla gestione della conoscenza e alla nostra guida iniziale al knowledge center di Connecteam.

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Domande frequenti

Quali qualifiche dovrebbe avere un knowledge manager?

I migliori knowledge manager generalmente hanno conseguito almeno una laurea in economia, informatica o campi simili. Alcuni cercano certificazioni o lezioni online in gestione o gestione della conoscenza.

Quando un'azienda dovrebbe assumere un knowledge manager?

È diverso per ogni organizzazione. In generale, una volta che i dipendenti segnalano di non riuscire a trovare ciò di cui hanno bisogno per lavoro o avanzamento, potresti voler iniziare a utilizzare un centro di conoscenza (come quello fornito da Connecteam) e persino assumere un knowledge manager dedicato per organizzarlo.

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