Come creare un programma di reperibilità efficace per l'intero team

Creare un programma di reperibilità efficace per il tuo team può essere impegnativo e richiedere molto tempo. Può essere difficile garantire che i carichi di lavoro dei dipendenti siano distribuiti equamente e che abbiano abbastanza tempo di riposo tra i turni regolari e quelli di guardia. Anche trovare un equilibrio tra la disponibilità, le competenze e l'anzianità dei membri del team è difficile.

Con un programma ben pianificato, il tuo team sarà pronto a gestire emergenze e problemi imprevisti al di fuori del normale orario lavorativo. Un programma efficace può anche aumentare il morale, prevenire il burnout e migliorare le relazioni con i clienti.

In questa guida, esaminiamo come funziona la pianificazione delle chiamate e condividiamo 11 suggerimenti principali per crearne una che soddisfi le esigenze della tua organizzazione.

Che cos'è la pianificazione su chiamata?

Un programma di guardia stabilisce quali dipendenti saranno disponibili per far fronte alle emergenze al di fuori dell'orario di lavoro.

Quando un lavoratore è di guardia, in genere deve rispondere a una richiesta di lavoro con breve preavviso. Questo potrebbe potenzialmente essere in qualsiasi momento del giorno o della notte.

Potresti aver bisogno di un programma di reperibilità se devi avere assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 a disposizione dei tuoi clienti o se la tua azienda fa affidamento sul mantenimento di determinate apparecchiature chiave in ogni momento.

I settori che spesso richiedono questo tipo di programma includono:

• Impianto idraulico
• Elettricisti
• Sicurezza domestica
• Servizi sanitari o di emergenza
• Industrie dei servizi: potrebbe essere necessario personale aggiuntivo durante i periodi di maggiore affluenza.

I lavoratori a chiamata normalmente devono essere disponibili al telefono o tramite app di messaggistica. Potrebbero anche dover rispondere entro un certo lasso di tempo.

In qualità di datore di lavoro, ti potrebbe essere richiesto di pagare ai tuoi dipendenti un compenso più elevato quando sono di guardia.

Scegliere il giusto modello di pianificazione

Esistono molti tipi diversi di programmi di lavoro che puoi utilizzare per creare il tuo programma di guardia. I tipi più comuni di programmi di chiamata includono:

Dipendenti programmati a rotazione

Con un programma di rotazione su chiamata, i tuoi lavoratori rispondono a turno alle emergenze. In questo modo si evita di affidare agli stessi dipendenti la responsabilità del lavoro a chiamata.

Ad esempio, potresti avere un gruppo di dipendenti in servizio per una settimana. Questi lavoratori torneranno quindi ai loro turni regolari la settimana successiva e un altro gruppo sarà di guardia. Un programma di rotazione può cambiare su base giornaliera, settimanale, bisettimanale o mensile.

Contatti primari/secondari

Il tipo di programmazione stabilisce un punto di contatto primario per le chiamate di emergenza. Un contatto secondario interverrà se il contatto principale non è disponibile o non è in grado di risolvere il problema. Questo modello è particolarmente utile se all'interno della tua attività si verificano spesso più emergenze contemporaneamente.

Puoi decidere di accoppiare due dipendenti e alternare i ruoli di punti di contatto primari e secondari. Ad esempio, un dipendente sarebbe il contatto principale una settimana e l'altro la settimana successiva.

Settimana/fine settimana

Con questo modello, dividi i tuoi dipendenti in due gruppi di guardia . Uno sarà di guardia durante la settimana e l'altro nei fine settimana.

Segui il sole

Il modello "segui il sole" imposta gli orari dei lavoratori in base alla loro posizione . I dipendenti sono generalmente reperibili durante le ore diurne nella loro regione. Questo sistema può essere appropriato per le aziende globali, con dipendenti con sede in diverse parti del mondo.

Supporto esperto

Questo tipo di programmazione consente di fornire un supporto specialistico in situazioni particolarmente difficili. Consente ai tuoi normali lavoratori di guardia di inoltrare un problema a un esperto designato quando non sono in grado di risolverlo da soli.

Gli esperti a chiamata sono spesso i tuoi lavoratori più esperti o quelli con qualifiche specialistiche. In genere gestiranno problemi che potrebbero essere troppo complicati da risolvere per altri lavoratori meno qualificati. Possono, ad esempio, lavorare con macchinari o strumenti che richiedono conoscenze specialistiche. Questo potrebbe includere qualcuno come un idraulico o un ingegnere di guardia.

11 suggerimenti per la creazione di un programma di reperibilità

Il miglior metodo di pianificazione per la tua azienda dipenderà dalle dimensioni del tuo team e dal settore in cui lavori. Tuttavia, ci sono alcuni suggerimenti che possono aiutare tutte le aziende a creare programmi di guardia che funzionino per dipendenti e clienti.

Quando stai elaborando un programma di guardia, il primo passo è decidere quando potresti aver bisogno di copertura e di quanto potresti aver bisogno.

Una volta che hai un'idea chiara delle tue esigenze, puoi stilare un programma e allocare un budget per il supporto su chiamata.

In qualità di imprenditore, vorrai fornire ai tuoi clienti o clienti il ​​meglio che la tua azienda può offrire. Tuttavia, è anche importante considerare il benessere dei tuoi dipendenti di guardia.

Concordare la definizione di una situazione di emergenza eviterà che i tuoi lavoratori vengano disturbati frequentemente in orari scomodi, come nel cuore della notte.

Lavorare con i tuoi dipendenti per determinare cosa significa esattamente per loro essere "di guardia" può aiutarti a evitare malintesi in futuro.

Ecco alcuni esempi di quali regole di base dovresti chiarire nella tua definizione.

• Quante volte i tuoi dipendenti devono essere di guardia.
• Gli orari di inizio e fine dei loro turni.
• I tipi di situazioni a cui potrebbero dover rispondere.
• I metodi di comunicazione che i dipendenti di guardia devono utilizzare, ad esempio essere disponibili per telefono o e-mail.
• Tempi di risposta previsti.
• Tariffa a chiamata.

Potrebbe anche essere utile ricordare ai dipendenti i motivi per cui devono essere reperibili di tanto in tanto.

Il lavoro a chiamata ha maggiori probabilità di successo quando tiene conto dei desideri e delle esigenze dei dipendenti.

Ad esempio, i lavoratori con bambini possono avere difficoltà a essere reperibili durante le vacanze scolastiche. Altri dipendenti possono avere convinzioni religiose che significano che non possono essere di guardia in determinati giorni. D'altra parte, alcuni membri del team potrebbero accogliere con favore l'opportunità di lavorare su turni di guardia quando possibile, in quanto può consentire loro di guadagnare denaro extra.

È anche importante onorare i tuoi dipendenti richieste di permesso durante la creazione del programma di reperibilità.

Questo tipo di flessibilità può giovare notevolmente alle relazioni tra datore di lavoro e dipendente. Dimostra che apprezzi i tuoi lavoratori come persone con una vita al di fuori del lavoro. In cambio, è più probabile che i tuoi dipendenti soddisfino le tue richieste affinché lavorino su turni diversi.

In qualità di manager del personale, hai una comprensione dei punti di forza e di debolezza dei tuoi dipendenti. Ad esempio, alcuni dei tuoi lavoratori potrebbero avere competenze tecniche di prim'ordine, mentre altri possono costruire un ottimo rapporto con i clienti.

L'utilizzo di questa conoscenza ti renderà un efficace pianificatore di chiamata. Considerare gli attributi unici dei tuoi dipendenti ti aiuterà a inviare i dipendenti più adatti ai tuoi lavori su chiamata.

Oltre a onorare le richieste di ferie dei tuoi dipendenti durante la creazione del tuo programma di guardia, assicurati che il programma consenta ai membri del tuo team di prendersi un tempo sufficiente e di avere ferie pagate.

Il software di pianificazione dei turni può darti una panoramica dei modelli di lavoro dei tuoi dipendenti. Avere queste informazioni disponibili a colpo d'occhio può consentire di individuare i dipendenti che lavorano con orari lunghi o difficili.

Allo stesso modo, puoi anche controllare l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti durante le normali conversazioni individuali e modificare il tuo programma secondo necessità per prevenire il sovraccarico e il potenziale esaurimento.

I dipendenti che sono esausti per ore di lavoro poco socievoli o per molti turni notturni di fila possono cercare lavoro altrove. Avere un'efficace strategia di reperibilità è fondamentale per la strategia di fidelizzazione della tua azienda .

Applicare lo stesso approccio alla programmazione di tutti i membri del team di guardia è essenziale per garantire un ambiente di lavoro felice e produttivo. Assicurati di non programmare regolarmente gli stessi dipendenti in servizio di guardia o di non assegnare determinati dipendenti a turni di guardia.

Mostrare favoritismi quando si assegnano lavori fuori orario potrebbe danneggiare il morale. Allo stesso modo, fare affidamento sugli stessi dipendenti per essere regolarmente reperibili può portare al burnout e influire anche sul benessere fisico dei dipendenti.

Essere aperti con i tuoi dipendenti su come hai creato il tuo programma è utile. Spiegare perché hai scelto determinati dipendenti per essere reperibili può aumentare la trasparenza all'interno del tuo team e aiutare a prevenire disaccordi in futuro.

Dare ai lavoratori un preavviso adeguato delle loro ore di guardia può essere fondamentale per la loro soddisfazione sul lavoro . Aiuterà i dipendenti a evitare conflitti con i loro impegni non lavorativi, come l'assistenza all'infanzia o gli appuntamenti medici.

I membri del tuo team potrebbero avere difficoltà a raggiungere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata se non ricevono un preavviso adeguato dei loro programmi. Lavorare regolarmente con breve preavviso potrebbe anche significare che mancano celebrazioni importanti o difficoltà a trascorrere del tempo con la famiglia. Questa situazione potrebbe portare a risentimento, danneggiare il morale e ridurre i livelli di coinvolgimento dei dipendenti.

Non importa quanto sia efficace il tuo sistema di pianificazione delle chiamate, possono sorgere difficoltà impreviste.

Ad esempio, i tuoi lavoratori a chiamata potrebbero subire le proprie emergenze e non essere in grado di lavorare. Ciò potrebbe accadere per diversi motivi, tra cui una malattia o un guasto al veicolo. In circostanze estreme, i tuoi dipendenti potrebbero trovarsi in una situazione pericolosa o minacciosa quando arrivano in un luogo di lavoro di guardia.

È importante disporre di un punto di contatto dedicato per il personale di guardia. Ciò potrebbe avvenire tramite un numero di telefono, un servizio di messaggistica di gruppo o un'app di chat integrata nella soluzione software di comunicazione dei dipendenti.

Affinché il tuo programma di guardia abbia successo, dovrai assicurarti che possa funzionare a lungo termine . Cercare feedback dai tuoi dipendenti e clienti o clienti può essere un modo efficace per farlo.

Chiedi ai tuoi lavoratori come stanno trovando l'esperienza di essere di guardia e considera se è necessario apportare modifiche al tuo programma. Ad esempio, potresti esaminare schemi di turni alternativi per un dipendente se le sue ore di guardia sono in conflitto con la sua vita al di fuori del lavoro.

La ricerca di feedback da clienti o clienti è altrettanto importante. Puoi farlo attraverso sondaggi, sondaggi, email o semplici telefonate. Quindi, rivedi il feedback e apporta le modifiche appropriate al tuo programma di guardia per affrontare eventuali problemi.

Ad esempio, puoi aggiungere membri del personale più esperti al tuo programma di guardia. Questo aiuta a garantire che il tuo team fornisca un supporto adeguato durante un'emergenza. Oppure puoi introdurre un sistema di pianificazione delle chiamate primario/secondario. In questo modo, la tua azienda può gestire più incidenti contemporaneamente e i clienti non aspetteranno troppo a lungo per una risposta.

Il software di pianificazione può semplificare il processo di pianificazione e automatizzare diverse attività come lo scambio di turni, le richieste di permesso e la comunicazione. Ciò ti farà risparmiare tempo e fatica, permettendoti di concentrarti su operazioni aziendali più critiche.

Connecteam è una soluzione all-in-one per la gestione dei dipendenti che include un'app di pianificazione intuitiva . L'app di pianificazione è progettata per aiutarti a creare e gestire in modo efficiente il tuo programma di guardia. Puoi facilmente creare un programma a rotazione, gestire la disponibilità dei dipendenti e tenere traccia delle presenze. Inoltre, Connecteam consente ai membri del tuo team di richiedere ferie e scambiare i turni con facilità, rendendo più semplice per tutti la gestione dei propri programmi.

L'utilizzo di un software di pianificazione come Connecteam garantisce che tutti i membri del tuo team siano a conoscenza della pianificazione, riduce la probabilità di conflitti di pianificazione e garantisce che il tuo team sia sempre preparato per le responsabilità su chiamata.

Con Connecteam puoi:

• Visualizza i turni dei dipendenti a colpo d'occhio.
• Tieni traccia degli straordinari e delle pause.
• Fornire al personale promemoria per i turni di guardia.
• Visualizza le richieste di permesso.
• Fornire una descrizione delle responsabilità dei dipendenti durante ogni turno.
• Aggiungi liste di controllo, moduli, file e altro ancora ai turni.
• Crea turni di guardia aperti, che i dipendenti possono assegnare autonomamente.
• Crea un programma di rotazione su chiamata.

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Capire la Legge

È essenziale che tu comprenda le leggi relative al lavoro a chiamata se richiedi ai tuoi dipendenti di lavorare in questo modo.

Negli Stati Uniti, il principale atto legislativo da prendere in considerazione è il Fair Labor Standards Act (FLSA ). Questo riguarda la retribuzione e le condizioni di lavoro per i dipendenti che sono coperti dalla legge. Sono noti come dipendenti non esenti.

I lavoratori coperti dalla legge tendono ad essere quelli che guadagnano meno di $ 35.568 all'anno. In molti casi, questo include i lavoratori edili o quelli del settore dei servizi.

Secondo i termini della FLSA, ogni volta che i tuoi lavoratori trascorrono di guardia ‌presso la tua sede verrà conteggiato per le loro ore lavorate . Normalmente dovrai pagarli per il loro tempo durante queste ore. Tuttavia, potresti non dover pagare i tuoi lavoratori a chiamata se sono liberi di lasciare i tuoi locali.

Potrebbe anche essere necessario pagare il personale quando è di guardia se ci sono restrizioni su ciò che può e non può fare durante questo periodo.

Il tempo di un dipendente può essere limitato se gli viene spesso richiesto di rispondere alle chiamate dalla tua azienda mentre è a casa. Inoltre, l'obbligo di rimanere vicino ai luoghi di lavoro o all'ufficio della tua azienda potrebbe essere considerato una limitazione del tempo dei tuoi dipendenti. I membri del personale che hanno bisogno di rimanere vicino alla tua attività potrebbero non essere in grado di utilizzare il loro tempo personale come farebbero altrimenti.

Dovrai anche considerare la questione degli straordinari se i tuoi lavoratori sono coperti dalla FLSA. La legge afferma che tutti i dipendenti non esenti devono essere pagati per gli straordinari se lavorano oltre la settimana lavorativa standard di 40 ore. Questo straordinario deve essere ad un tasso di almeno 1,5 volte il loro normale compenso.

Le leggi sul lavoro variano a seconda dello stato, quindi dovrai anche controllare le regole nella tua regione.

Riepilogo

Avere lavoratori a chiamata può essere necessario se la tua linea di lavoro può comportare emergenze a qualsiasi ora del giorno o della notte o se la tua azienda richiede personale aggiuntivo durante i periodi di punta.

Un sistema di guardia ben organizzato può assicurarti di fornire un servizio di alta qualità ai tuoi clienti o committenti. Migliora inoltre l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti, migliora il loro coinvolgimento e riduce il turnover.

Non esiste un approccio unico alla pianificazione. Per una pianificazione efficace delle chiamate, intrattenere una conversazione aperta con i membri del tuo team in modo da poter comprendere le loro esigenze e disponibilità specifiche e loro sapere cosa ti aspetti da loro.

Quando crei la pianificazione, considera diversi modelli di pianificazione come le rotazioni delle chiamate e assicurati che i tuoi dipendenti abbiano abbastanza tempo libero tra i turni. Tratta i membri del team allo stesso modo durante l'assegnazione dei turni e rivedi e modifica regolarmente il tuo programma in base al feedback.

Infine, utilizza un'app dedicata alla pianificazione dei dipendenti per assicurarti di avere sempre i lavoratori giusti per ogni lavoro.

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