La lista di controllo completa di fine anno del libro paga + Guida alla preparazione del libro paga

La preparazione del libro paga può richiedere molto tempo nel migliore dei casi, ma lo diventa ancora di più alla fine dell'anno. L'ultima busta paga dell'anno è la più complessa e richiede di rivedere le informazioni sulla busta paga dell'intero anno e presentare i documenti richiesti alle autorità fiscali.

È importante compilare questi moduli e pagare le tasse dovute in tempo. In caso contrario, potresti incorrere in sanzioni. È inoltre fondamentale che i tuoi moduli siano accurati per evitare ulteriori sanzioni, incluse multe.

In questo articolo, spieghiamo come puoi prepararti per il tuo ultimo libro paga dell'anno e i passaggi che puoi intraprendere per assicurarti che il libro paga del prossimo anno funzioni senza intoppi. Abbiamo anche incluso un elenco di controllo di fine anno del libro paga per aiutarti a completare il tuo libro paga finale in modo semplice e senza errori.

Cos'è il libro paga di fine anno?

Il libro paga di fine anno è il processo di revisione dei registri finanziari e del libro paga della tua azienda per calcolare gli stipendi dei dipendenti, altri compensi, le imposte sui salari e le detrazioni per l'anno, e quindi la segnalazione di questi registri alle autorità fiscali competenti.

Le aziende effettuano il libro paga di fine anno durante l'ultimo trimestre di un anno solare e l'inizio del primo trimestre del nuovo anno.

In generale, il libro paga di fine anno prevede compiti come:

• Controllo delle informazioni sui dipendenti e aggiornamento delle informazioni se necessario.
• Sommare la retribuzione dei dipendenti, le tasse e le detrazioni.
• Deposito dei moduli pertinenti presso l'Internal Revenue Service (IRS), la previdenza sociale. Amministrazione (SSA), così come gli uffici fiscali statali e locali.
• Pagare le tasse dovute dalla tua azienda.

Gli obblighi specifici in materia di buste paga di fine anno dipendono dalla natura, dal tipo e dalle dimensioni della tua attività.

Le leggi fiscali e sul lavoro federali, statali e locali si applicheranno alla tua azienda durante la busta paga di fine anno.

Assicurati di cercare una consulenza legale per comprendere appieno tutti i tuoi obblighi. Ciò contribuirà a garantire che la tua busta paga di fine anno sia accurata e che la tua attività rimanga conforme. Puoi incorrere in sanzioni, tra cui controlli e multe, per la mancata presentazione dei moduli in tempo o per la fornitura di informazioni errate alle autorità fiscali.

Quando termina l'anno salariale 2023?

La fine dell'anno del libro paga è un processo che si svolge per tutto il quarto trimestre dell'anno solare e fino all'inizio del primo trimestre dell'anno successivo.

Ad esempio, il libro paga finale nel 2023 si verifica a dicembre. La maggior parte dei moduli fiscali federali richiesti per la fine dell'anno del libro paga deve essere presentata nel gennaio 2024.

Di quali moduli fiscali hai bisogno?

C'è una serie di moduli che i datori di lavoro devono preparare e archiviare come parte del loro libro paga di fine anno.

• Modulo W-2 : depositato per conto di ciascun dipendente per dichiarare i salari dei dipendenti e le ritenute fiscali alla Social Security Administration (SSA). Le autorità utilizzano queste informazioni per calcolare le prestazioni di Social Security e Medicare. Devi anche consegnarne una copia ai dipendenti da utilizzare per le loro dichiarazioni dei redditi personali.
• Modulo W-3 : riassume le informazioni nel modulo W-2 ed è allegato al modulo W-2 da presentare alla SSA.
• Modulo 1099-NEC : riporta il reddito da contratto indipendente. I datori di lavoro devono presentare una copia di questo modulo per ogni appaltatore indipendente che pagano oltre $ 600 in un anno solare. I datori di lavoro devono inoltre fornire una copia all'appaltatore per i loro documenti fiscali personali.
• Modulo 1096: utilizzato per riepilogare e inviare il modulo 1099 all'Internal Revenue Service (IRS) se si utilizza una versione cartacea.
• Modulo 940: depositato da aziende con 1 o più dipendenti. Questo modulo descrive in dettaglio il libro paga annuale di un datore di lavoro per calcolare l'imposta federale sulla disoccupazione (FUTA) dell'azienda.
• Modulo 941 : un modulo trimestrale utilizzato per dichiarare le tasse, comprese le imposte federali sul reddito, la previdenza sociale e le tasse Medicare (FICA).
• Modulo 943: depositato da aziende che pagano stipendi ai lavoratori agricoli soggetti a imposte sul reddito, previdenza sociale o Medicare (FICA).
• Modulo 944: presentato da datori di lavoro con un debito fiscale annuale la cui imposta federale sul reddito trattenuta e FICA è pari o inferiore a $ 1.000. Ciò consente loro di pagare le tasse annualmente anziché trimestralmente.
• Moduli 1095-B e 1095-C: Fornisce all'IRS i dettagli sulla copertura assicurativa sanitaria offerta ai dipendenti. I datori di lavoro con meno di 50 dipendenti a tempo pieno utilizzano il modulo 1095-B. Il modulo 1095-C è per i datori di lavoro con più di 50 dipendenti a tempo pieno.

Come prepararsi per il libro paga di fine anno di quest'anno

Ecco i passaggi che puoi intraprendere per aiutare la tua azienda a prepararsi per l'ultimo libro paga di quest'anno.

Controlla i dati fiscali della tua azienda

Conferma i dettagli come i numeri di identificazione del datore di lavoro (EIN) statali e federali della tua azienda, il nome dell'azienda e l'indirizzo. Aggiornali se ci sono stati cambiamenti nell'ultimo anno.

Conferma le informazioni sui dipendenti

Assicurati che i dettagli del libro paga dei tuoi dipendenti siano corretti. Conferma i loro nomi legali completi, indirizzi di contatto, numeri di previdenza sociale e altre informazioni di contatto e aggiorna se necessario.

Questo è anche un buon momento per aggiornare eventuali modifiche alla tua forza lavoro, ad esempio se un dipendente è andato in congedo prolungato, ha avuto il rapporto di lavoro terminato o è deceduto durante l'anno.

In questo modo ti assicurerai di inviare le copie dei documenti fiscali dei dipendenti nella posizione corretta e di fornire informazioni aggiornate all'IRS. Potresti essere penalizzato se non lo fai. Ad esempio, potresti essere multato per aver inviato un nome dipendente errato o un numero di previdenza sociale su un modulo W-2.

Calcola i bonus di fine anno

Includere eventuali bonus annuali nelle buste paga finali dei dipendenti in modo che possano essere tassati in modo appropriato.

Come e quando detrarre i bonus dalle tasse della tua azienda dipende dal fatto che tu utilizzi un metodo di contabilità per cassa o per competenza .

Con il metodo di contabilità di cassa, puoi detrarre i bonus come spese aziendali durante l'anno fiscale in cui vengono pagati. Con il metodo basato sulla competenza‌, puoi detrarre i bonus nell'anno in cui sono stati guadagnati, indipendentemente dal fatto che siano stati pagati.

Esamina i periodi di paga per confermare salari, tasse e benefici

Sebbene non sia possibile eseguire rapporti di fine anno fino a quando non si emettono le buste paga finali, è utile controllare e preparare in anticipo i periodi di paga precedenti.

Innanzitutto, conferma che lo stato della busta paga di ciascun dipendente è corretto. Ad esempio, annota se erano attivi, in congedo, licenziati o deceduti nell'anno precedente.

Inoltre, controlla lo stato di archiviazione dei dipendenti per confermare se sono esenti o non esenti dall'imposta federale sul reddito. Queste informazioni sono solitamente disponibili sul modulo W-4 (certificato di ritenuta).

Successivamente, rivedi i precedenti periodi di gestione stipendi per assicurarti che ogni dipendente sia stato pagato correttamente durante tutto l'anno. Ad esempio, conferma che sono stati pagati gli stipendi, i bonus e gli straordinari corretti. Inoltre, assicurati che ai dipendenti sia stata rilasciata una busta paga per ogni periodo di paga, soprattutto se sei in uno stato che richiede buste paga obbligatorie.

Inoltre, ricontrolla i dettagli retributivi di altri dipendenti come aliquote fiscali, esenzioni, detrazioni, pagamenti di benefici e rimborsi spese.

Un modo per farlo è eseguire rapporti sulle buste paga pertinenti . Ad esempio, un rapporto di riepilogo delle buste paga offre una panoramica delle retribuzioni lorde e nette, delle ritenute fiscali, delle detrazioni e di altri dettagli sulle retribuzioni. I rapporti di riepilogo dei dipendenti forniscono informazioni più dettagliate su ciascun lavoratore.

Le aziende più grandi in genere utilizzano software per le buste paga o un servizio di buste paga per farlo. Le piccole imprese potrebbero dover eseguire manualmente questi processi di gestione stipendi. Ciò comporta innanzitutto la revisione delle buste paga per ogni dipendente e il periodo di paga dell'anno. Il passaggio successivo consiste nel sommare manualmente salari lordi e netti, trattenute e detrazioni per tutta la forza lavoro, nonché per ogni singolo dipendente.

Controlla i saldi delle ferie dei dipendenti

Se la tua azienda offre ai dipendenti permessi retribuiti (PTO), controlla i saldi delle ferie rimanenti. Quindi, trattali secondo la tua politica PTO.

Potresti voler inviare un promemoria ai dipendenti per utilizzare il loro congedo, soprattutto se la tua azienda applica una politica "usalo o perdilo" che impedisce ai dipendenti di utilizzare il congedo precedentemente maturato nel nuovo anno.

Se sei obbligato per legge o scegli di pagare l'OPA maturata dai dipendenti, fallo nel tuo libro paga finale in modo che questi importi possano essere dichiarati a fini fiscali.

Ordina tutti i moduli fiscali necessari

Se invii moduli cartacei all'IRS e alla SSA, è importante ottenere le versioni dell'anno in corso . Il tuo fornitore di buste paga potrebbe essere in grado di fornirti questi. Altrimenti, puoi richiederli all'IRS.

I moduli cartacei possono richiedere circa 10 giorni lavorativi per arrivare, quindi assicurati di richiederli con largo anticipo rispetto alle scadenze di deposito.

Invia i moduli W-2 e 1099

Dopo aver ricontrollato e preparato le informazioni sulla tua busta paga, puoi completare la tua busta paga di fine anno.

I moduli W-2 devono quindi essere inviati a tutti i dipendenti entro il 31 gennaio. I moduli 1099 devono essere inviati anche ai tuoi collaboratori indipendenti entro il 31 gennaio.

Puoi fornire questi documenti elettronicamente se i tuoi dipendenti sono d'accordo.

Compila i moduli pertinenti con le autorità fiscali e paga le tasse

Archivia tutti i moduli necessari con l'IRS e la SSA, nonché con le autorità fiscali statali e locali. Le scadenze per questi variano, quindi assicurati di confermarle in anticipo.

Molti moduli fiscali federali devono essere depositati entro il 31 gennaio dell'anno successivo. Questi includono:

• Modulo W-2.
• Modulo W-3.
• Modulo 1099-NEC.
• Modulo 1096.
• Modulo 940.
• Modulo 941.
• Modulo 944.

È anche importante controllare la scadenza per il pagamento di eventuali tasse in sospeso dovute a seguito della presentazione di questi moduli. È possibile trovare un elenco delle date di deposito per le piccole imprese sul sito web dell'IRS. Trova informazioni fiscali per ditte individuali, società di persone, società, società S, società a responsabilità limitata (LLC) e attività internazionali anche sul sito web dell'IRS.

Scadenze di deposito e pagamento diverse possono essere applicate alle dichiarazioni fiscali statali e locali. Controlla i siti web delle agenzie fiscali statali e locali per questi dettagli. Oppure, chiedi assistenza al tuo team finanziario o al tuo commercialista.

Lista di controllo di fine anno del libro paga

• Conferma le informazioni sull'attività
• Conferma le informazioni sui dipendenti
  • Aggiorna lo stato del dipendente secondo necessità
• Calcola i bonus di fine anno e includili nella busta paga finale
• Rivedi i periodi di paga
  • Lo stato del libro paga del dipendente è corretto?
  • I dipendenti sono correttamente classificati come esenti o non esenti?
  • I salari, le trattenute, le trattenute e i pagamenti dei benefici dei dipendenti sono corretti?
• Controlla i saldi PTO dei dipendenti
  • Includere la PTO maturata nella busta paga finale se è politica aziendale pagarla ai dipendenti
• Ordina i moduli necessari
• Invia i moduli W-2 e 1009 a dipendenti e appaltatori indipendenti
• Archiviare i moduli richiesti presso le autorità fiscali competenti
• Paga le tasse in sospeso

Come prepararsi per il libro paga del prossimo anno

Una volta completata la busta paga di fine anno, ci sono diversi passaggi che puoi eseguire per assicurarti che la busta paga dell'anno successivo funzioni senza intoppi.

Controlla eventuali aggiornamenti legali

La tassazione e le leggi sul lavoro cambiano costantemente. È essenziale rimanere aggiornati su eventuali cambiamenti imminenti che influenzeranno il libro paga del prossimo anno.

È importante sottolineare che cerca eventuali aumenti salariali minimi in modo da poter adeguare la retribuzione dei dipendenti secondo necessità. Questi aggiornamenti sono generalmente pubblicati sui siti Web del dipartimento del lavoro federale, statale e locale. Gli aumenti del salario minimo spesso iniziano il 1° gennaio di un nuovo anno, quindi è necessario essere consapevoli del cambiamento in anticipo.

Anche le aliquote fiscali e i requisiti di segnalazione cambiano, quindi tieni d'occhio anche questi.

Rivedi il compenso del prossimo anno

Identifica se ci sono modifiche ai salari dei dipendenti o aumenti salariali per alcuni dipendenti nel prossimo anno in modo da poter aggiornare il tuo libro paga di conseguenza.

Inoltre, assicurati che il libro paga del prossimo anno rifletta eventuali modifiche pianificate ai benefici per i dipendenti .

È anche un buon momento per reimpostare i ratei PTO , comprese eventuali ferie maturate che i dipendenti non possono riportare.

Esamina le politiche e i processi del libro paga

È importante rivedere le politiche sui salari e aggiornarle secondo necessità. Ciò può includere l'adeguamento dei periodi di paga, la riformattazione delle buste paga o il passaggio a un nuovo software di gestione stipendi.

Questa revisione è particolarmente importante per le aziende che sono cresciute in modo significativo. Ad esempio, potrebbe essere necessario aggiornare i periodi di paga, i metodi di pagamento, la formattazione della busta paga e i processi di gestione stipendi per accogliere una forza lavoro più ampia.

Controlla le date rilevanti per il nuovo anno

Per aiutarti a impostare il tuo programma di buste paga per il nuovo anno, controlla le date di chiusura trimestrali e le scadenze del periodo tramite i siti Web delle agenzie fiscali federali, statali e locali pertinenti.

Segnali nel tuo calendario in modo da poter dedicare del tempo alla preparazione dei documenti e degli archivi necessari. Inoltre, prendi in considerazione tutte le date che sono nei fine settimana o nei giorni festivi in ​​​​modo da poterle pianificare in anticipo. Questo ti aiuta a rimanere al passo con i tuoi obblighi salariali in corso e prepararti per la fine dell'anno.

Semplifica il tuo libro paga con un'app digitale

Uno dei modi migliori per semplificare i processi di elaborazione delle buste paga, inclusa l'ultima busta paga dell'anno, è utilizzare un'app come Connecteam.

Progettato per farti risparmiare tempo e denaro, Connecteam include una pratica funzione Time Clock che consente ai dipendenti di registrare le loro ore di lavoro fino al secondo. Ciò garantisce che le informazioni sui turni siano precise ai fini del libro paga.

Puoi anche utilizzare il Time Clock per impostare il periodo di pagamento prescelto . Ciò ti offre una rapida panoramica di qualsiasi periodo di paga, che è particolarmente utile quando prepari i rapporti per il tuo ultimo libro paga dell'anno.

Connecteam ti permette anche di generare timesheet digitali direttamente dal Time Clock. Puoi facilmente visualizzare, modificare e approvare queste schede attività tramite l'app, semplificando il processo di pre-pagamento.

Puoi quindi esportare le schede attività approvate direttamente nel tuo sistema di gestione stipendi, sapendo che contengono informazioni precise e affidabili sull'orario. Connecteam si integra con diversi fornitori di buste paga, tra cui QuickBooks Online e Gusto.

La cosa migliore è che Connecteam è un'app all-in-one. Oltre alle sue funzioni di libro paga, puoi utilizzare Connecteam per rimanere in contatto con i tuoi dipendenti, creare e condividere programmi di squadra in pochi minuti e tenere traccia della formazione dei tuoi dipendenti.

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Conclusione

È importante ottenere il libro paga di fine anno corretto e assicurarsi di fornire alle autorità fiscali informazioni accurate in tempo. Utilizzare la nostra lista di controllo delle buste paga di fine anno come guida è un buon punto di partenza. Un'app di gestione del lavoro come Connecteam ti aiuta anche a registrare le ore di lavoro, i benefit e il PTO dei dipendenti per garantire che i registri delle tue buste paga siano accurati.

Ma ricorda, le esigenze in materia di buste paga di ciascuna organizzazione sono uniche e variano a seconda del tipo e delle dimensioni della tua attività, dei livelli di fatturato, del settore, ecc. evitare qualsiasi sanzione.

Domande frequenti

Quali sono le responsabilità di fine anno del libro paga?

Come azienda, le tue principali responsabilità di fine anno per il libro paga includono:

• Conferma che le informazioni della tua azienda e dei dipendenti sono aggiornate.
• Predisposizione e deposito della modulistica fiscale necessaria per la denuncia di stipendi e ritenute d'acconto.
• Pagare eventuali debiti tributari.

Quali sono le trattenute in busta paga più comuni?

Le detrazioni specifiche che devi prelevare dal salario di un dipendente dipendono da diversi fattori. Tuttavia, alcune detrazioni obbligatorie comuni includono l'imposta sul reddito federale e statale, l'imposta sulla previdenza sociale e l'imposta Medicare.

Disclaimer

Le informazioni presentate su questo sito Web relative alle buste paga di fine anno sono da intendersi come un riepilogo a solo scopo informativo. Le leggi e le procedure in materia di buste paga e fiscali cambiano regolarmente e possono variare a seconda delle circostanze individuali. Sebbene abbiamo fatto ogni sforzo per garantire che le informazioni fornite siano aggiornate e affidabili, non possiamo garantirne la completezza, l'accuratezza o l'applicabilità alla tua situazione specifica. Pertanto, consigliamo vivamente ai lettori di chiedere consiglio al proprio dipartimento finanziario, contabile o consulente finanziario per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili. Si prega di notare che non possiamo essere ritenuti responsabili per eventuali azioni intraprese o non intraprese sulla base delle informazioni presentate su questo sito web.

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