Come creare manuali di policy e procedure (+ modello gratuito)

Buone politiche e procedure sono inefficaci se i tuoi dipendenti non sanno dove trovarle. Ecco perché è essenziale archiviarli in un manuale, dove i membri del team possano accedervi facilmente quando ne hanno bisogno.

Un manuale di politiche e procedure è un documento centrale e strutturato con tutte le tue politiche e procedure. Uno strumento essenziale per la gestione dei dipendenti, stabilisce procedure operative standard per aiutare a guidare il processo decisionale. Un migliore processo decisionale porta a una migliore conformità e produttività nella tua organizzazione. Avere un manuale centralizzato garantisce inoltre che i tuoi dipendenti sappiano sempre a chi rivolgersi per le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.

Questo articolo illustra come creare un manuale di criteri e procedure e fornisce un modello gratuito per aiutarti a iniziare.

Che cos'è un manuale di policy e procedure?

Un manuale di politiche e procedure è un documento aziendale chiave che guida i dipendenti sulle politiche più importanti dell'organizzazione e sui processi associati. Disponibile in formato digitale o cartaceo, questo manuale è un documento interno da utilizzare all'interno di un'organizzazione.

Le politiche sono le regole più ampie che guidano le attività aziendali chiave come le risorse umane (HR) o l'uso della tecnologia. Forniscono una guida essenziale per il processo decisionale e la condotta dei dipendenti.

Le procedure, invece, sono più specifiche. Forniscono istruzioni dettagliate che aiutano i dipendenti a completare compiti come richiedere un congedo o segnalare un incidente sul lavoro.

Un manuale di policy e procedure è, in sostanza, un regolamento per un'organizzazione. Guida sia i datori di lavoro che i dipendenti nel prendere decisioni importanti, stabilisce le migliori pratiche e gli standard di lavoro e spiega le aspettative dell'organizzazione nei confronti della sua forza lavoro.

Cosa dovrebbe coprire un manuale di politiche e procedure?

Manuali procedurali efficaci in genere coprono una vasta gamma di argomenti rilevanti per la tua attività.

Ad esempio, la maggior parte include una sezione sui diritti alle ferie che affronta:

• I tipi e gli importi dei congedi a cui hanno diritto i dipendenti, come il congedo retribuito (PTO) e il congedo per malattia
• Come i dipendenti maturano le ferie (giornaliere, mensili o annuali)
• Le condizioni per prendere il congedo
• La richiesta di congedo e il processo di approvazione, compresi i tempi
• Cosa succede ai ratei di ferie non godute

Altre sezioni che potresti voler includere sono:

• Un organigramma che definisce la struttura dei rapporti della tua organizzazione
• Una descrizione della cultura della tua organizzazione (compresi la sua missione e i valori fondamentali)
• Politiche di assunzione
• Politiche delle risorse umane come azioni disciplinari
• La tua politica sulla diversità, l'equità e l'inclusione (DEI).
• Politiche in materia di molestie e discriminazione
• Reclami interni
• Norme in materia di salute e sicurezza sul lavoro
• Procedure di emergenza
• Politiche per benefici ai dipendenti
• Politiche di congedo
• Codice di comportamento
• Procedure di pagamento
• Procedure bancarie
• Norme sull'utilizzo delle carte di credito aziendali
• Rimborsi spese e modulistica
• Codice di abbigliamento
• Uso della tecnologia
• Uso dei social
• Lavorare dalle politiche domestiche
• Regole di trasferimento
• Politiche e moduli di viaggio
• Manuali di formazione
• Politiche del servizio clienti
• Processi specifici rilevanti per il tuo posto di lavoro, ad esempio quelli necessari per approvare un nuovo progetto o richiedere una sovvenzione

Perché un manuale di policy e procedure è essenziale

La creazione di un manuale delle tue politiche e procedure offre una serie di vantaggi alla tua azienda e ai tuoi dipendenti.

Migliora la produttività

Un manuale di policy e procedure ben scritto diventa un'unica fonte attendibile di verità nella tua organizzazione. Con tutte le politiche e le procedure pertinenti archiviate in un unico posto, i dipendenti possono farvi riferimento quando necessario.

Garantire che le informazioni siano facilmente accessibili limita l'interruzione dell'attenzione di un dipendente, poiché non deve cercare tra molti documenti cartacei per trovare ciò di cui ha bisogno. I manuali digitali sono facilmente consultabili e i dipendenti possono accedervi da qualsiasi luogo. La tua forza lavoro può trovare le informazioni di cui ha bisogno in pochi minuti e andare avanti con il lavoro. Un manuale elimina anche la necessità di interrompere il lavoro di un altro dipendente per chiedere aiuto.

Il facile accesso alle politiche e alle procedure pertinenti relative alle operazioni aziendali consente inoltre di risparmiare tempo all'organizzazione riducendo il rischio di errori o incidenti. I dipendenti comprendono le best practice e possono applicarle nel proprio lavoro. Se si verifica un incidente, i dipendenti sanno come reagire per minimizzarne gli effetti e le interruzioni.

Ad esempio, se un dipendente si infortuna sul lavoro, sa che deve prima rivolgersi a un medico per assicurarsi di non peggiorare il proprio infortunio. Sanno anche di segnalare l'evento il prima possibile tramite un modulo di segnalazione dell'incidente. Ciò consente all'organizzazione di affrontare eventuali problemi di sicurezza più ampi, riducendo il rischio di incidenti futuri.

Stabilisce standard di comportamento e aspettative

Un manuale fornisce ai dipendenti una chiara comprensione di ciò che ci si aspetta da loro sia in termini di lavoro che di comportamento. L'utilizzo di un unico documento autorevole per stabilire obiettivi condivisi incoraggia un ambiente di lavoro positivo in cui tutti lavorano per gli stessi obiettivi.

Inoltre, un manuale è un altro modo per comunicare la missione ei valori della tua organizzazione in modo che tutti i dipendenti siano sulla stessa pagina. Questo aiuta i dipendenti a capire il contesto del loro lavoro e come contribuisce al quadro più ampio, creando un senso di lavoro di squadra.

La definizione delle politiche e delle procedure fornisce anche una base per qualsiasi azione disciplinare necessaria. Un manuale può delineare i passaggi da intraprendere per gestire le violazioni delle policy, consentendo ai manager di gestire situazioni potenzialmente difficili in modo più efficace.

Ad esempio, se un dipendente si presenta ripetutamente in ritardo al lavoro, un manager sa che deve prima discutere il problema con lui, piuttosto che intraprendere immediatamente un'azione disciplinare. Parlare con il dipendente può aiutare a identificare il motivo per cui ha difficoltà a essere puntuale. Il manager può quindi essere in grado di supportare il dipendente per affrontare il problema.

Migliora la conformità

Un manuale di politiche e procedure è il posto migliore per affrontare qualsiasi legge e regolamento che si applica alla tua attività. Questi possono includere la legislazione contro la discriminazione, i requisiti di tenuta dei registri e le normative sulla salute e sicurezza sul lavoro.

Nel tuo manuale, puoi creare politiche e procedure conformi a tutte le leggi pertinenti. Quando i dipendenti comprendono queste politiche e procedure, e il motivo per cui esistono, è più probabile che le seguano. Questo aiuta a migliorare la conformità organizzativa.

Una migliore conformità riduce il rischio di incidenti sul lavoro, garantendo la sicurezza dei tuoi dipendenti. Riduce inoltre il rischio di violazioni della conformità che possono comportare sanzioni come multe.

Semplifica l'onboarding e la formazione

Un manuale semplifica anche i processi di onboarding e formazione.

I nuovi dipendenti spesso sperimentano un sovraccarico di informazioni nelle prime settimane. Un manuale è una risorsa eccellente da includere nei loro materiali di onboarding per aiutarli a conoscere l'organizzazione. Puoi indirizzare il nuovo personale alle politiche e procedure prioritarie e loro possono documentarsi sul resto al proprio ritmo.

Fornire alla tua forza lavoro un manuale riduce anche i tempi di formazione dei dipendenti. Invece di fornire sessioni di formazione ripetitive sui dettagli di ogni politica e processo, i dipendenti possono fare riferimento al manuale quando ne hanno bisogno.

Come creare un manuale di policy e procedure di facile utilizzo

Fai la tua ricerca iniziale

La creazione di un manuale di procedura efficace è possibile solo con una solida ricerca. Avvia il processo valutando quali tipi di politiche e processi devi includere. Parla con ogni dipartimento per scoprire quali usano di più e per comprendere eventuali problemi riscontrati dai loro dipendenti. Questo ti aiuta anche a identificare eventuali lacune di conoscenza da colmare nel tuo manuale.

Non tutte le procedure minori devono essere nel tuo manuale. Il dipartimento o i team possono utilizzare processi informali quotidiani che si sono sviluppati naturalmente nel tempo, ad esempio, organizzare quando i membri del team si prendono la pausa.

Il tuo manuale dovrebbe trovare un equilibrio tra essere completo e non travolgente. Includere un processo se è essenziale, come quelli progettati per creare un ambiente di lavoro sicuro. Se metterlo per iscritto migliorerà significativamente un processo, includilo anche.

Ad esempio, le procedure complesse, di routine o aggiornate di recente di solito traggono vantaggio dall'essere scritte. È anche una buona idea inserire nel manuale tutti i processi fortemente basati su regole o che richiedono coerenza.

Forma una squadra

La creazione di un manuale è solitamente più di un lavoro per una sola persona. È utile creare un team che aiuti a creare ogni sezione del manuale. Coinvolgi i portavoce di ogni dipartimento e assicurati che sia rappresentata una gamma di esperienze e competenze.

È quindi possibile assegnare persone per aiutare con varie attività, tra cui ricercare e scrivere il contenuto, modificare il manuale e rivederlo regolarmente.

Ricerca il contenuto

È quindi necessario ricercare il contenuto delle politiche. Parla con i lavoratori che utilizzano ogni processo nelle loro attività quotidiane. Dovresti anche chiedere consiglio agli esperti in materia in merito a politiche e procedure altamente tecniche o legali.

Una parte importante di questo passaggio è comprendere le leggi e i regolamenti pertinenti che si applicano alla tua attività. Richiedere consulenza legale interna o esterna sui propri obblighi di conformità. Queste informazioni consentono di sviluppare politiche e procedure conformi.

Disegna il contenuto

Dopo la tua preparazione, ora puoi scrivere le politiche e le procedure per il tuo manuale. Quando scrivi queste sezioni, tieni a mente questi punti.

• Ogni politica o processo dovrebbe includere un titolo per facilità di riferimento. Ad esempio, "Politica di viaggio notturna".

• Includere una descrizione della politica. Per cosa è progettato? Ad esempio, "Questa politica stabilisce le procedure di sicurezza che tutti i dipendenti devono seguire quando lavorano con sostanze potenzialmente tossiche".

• All'inizio di ogni policy, spiegarne lo scopo . Ad esempio, lo scopo di una politica di salute e sicurezza potrebbe essere "fornire a tutti i dipendenti l'ambiente di lavoro più sicuro possibile". Quando i lavoratori comprendono lo scopo alla base di una politica, è più probabile che la sostengano.

• Identificare l'ambito della politica e a chi si applica. Si applica a tutti i dipendenti, a un reparto oa un gruppo di dipendenti con mansioni lavorative specifiche? È inoltre necessario stabilire eventuali esenzioni o esclusioni dalla politica o dal processo.

• Identifica chi è responsabile dell'applicazione della politica e dell'approvazione di eventuali esenzioni. Potrebbe trattarsi di un dipartimento, come le risorse umane, o di una persona specifica, come un vigile del fuoco. Ad esempio, quando si tratta di molestie sul posto di lavoro, il manuale dovrebbe identificare a chi un dipendente può rivolgersi per assistenza o per presentare un reclamo formale.

• Scrivi i passaggi procedurali uno per uno , nel modo più succinto possibile.

• Aggiungi collegamenti a documenti utili che aiuteranno i membri del tuo team a comprendere la politica o la procedura. Questi includono moduli, modelli, legislazione o politiche e procedure correlate. L'aggiunta di collegamenti interni all'interno di un manuale digitale aiuta i dipendenti a navigare facilmente tra le sezioni.

• Fornire ai dipendenti ulteriore supporto al termine di una politica, se necessario . Dove possono andare per saperne di più sulla politica o sulla procedura o se hanno una domanda? Questa potrebbe essere un'altra risorsa, una persona o un dipartimento.

Organizza il contenuto

Una volta che hai il tuo contenuto, devi quindi assemblarlo in un manuale. Guidare con le sezioni più ampie e più ampie è spesso un buon approccio.

La cultura organizzativa, la missione aziendale e la politica generale delle risorse umane sono tutti argomenti più ampi. Il manuale può affrontare politiche e procedure più specifiche, come quelle relative alle procedure di pagamento o ai codici di abbigliamento, in seguito.

Organizzando i tuoi contenuti, puoi creare un sommario strutturato in modo logico che aiuti gli utenti a navigare facilmente nel manuale.

Rivedere e finalizzare la bozza

Prima di finalizzare il manuale, è importante ottenere un feedback su di esso. Il team più ampio responsabile del manuale può fornire le proprie intuizioni iniziali, ma dovresti anche chiedere il contributo della direzione. È inoltre necessario consultare la persona o il dipartimento responsabile dell'attuazione della politica o della supervisione del processo.

Torna dai tuoi esperti in materia per confermare che le sezioni tecniche e legali sono accurate. Puoi anche chiedere feedback sulla leggibilità ad alcuni dipendenti per scoprire quanto sia facile da capire il tuo manuale.

Potresti anche voler testare alcune delle tue procedure, specialmente quelle nuove, prima di finalizzarle nel manuale. Chiedere al team o al dipartimento competente di eseguire le procedure e riferire su eventuali problemi. Ciò consente di apportare le modifiche necessarie prima di implementare il manuale a livello aziendale.

Dopo aver finalizzato il contenuto, ottenere l'approvazione dalla leadership per approvare la versione finale.

Distribuisci ai tuoi dipendenti

È importante quindi sensibilizzare i dipendenti sul manuale.

Assicurarsi che il manuale sia facilmente accessibile a tutti i membri del team. Aggiungi un link ad esso sulla tua intranet, rendilo disponibile tramite la tua knowledge base interna e incorporalo nei tuoi programmi di onboarding e formazione. Invia un'e-mail o una notifica a tutta l'azienda per far sapere ai dipendenti come possono accedere al manuale.

La creazione di un manuale digitale semplifica l'aggiornamento delle politiche e delle procedure. Puoi inviare notifiche per informare i lavoratori di una modifica al manuale, aiutando i dipendenti ad accedere alla versione più recente.

I dipendenti di solito possono anche accedere a un manuale digitale sui propri dispositivi mobili, ad esempio tramite l'intranet o la knowledge base dell'azienda. Questa è una funzione utile che consente ai dipendenti di farvi riferimento da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Best practice per la creazione di un manuale

Ecco alcune altre best practice da tenere a mente quando crei il tuo manuale.

Scrivi in ​​un linguaggio semplice e comprensibile

Più leggibile è il tuo manuale, più è probabile che la tua forza lavoro lo capisca e lo segua.

Puoi farlo tramite:

• Utilizzo della voce attiva per rendere la tua scrittura più coinvolgente, soprattutto quando fornisci istruzioni dettagliate. Ad esempio, invece di scrivere "il modulo deve essere inviato alle risorse umane" (voce passiva), scrivi "invia il modulo alle risorse umane" (voce attiva).

• Spiegare chiaramente eventuali acronimi o gergo specifico dell'azienda utilizzati nel manuale. Una sezione di definizioni o acronimi all'inizio è un buon modo per farlo.

• Formattare il documento in modo pulito e coerente. Usa brevi paragrafi e elenchi puntati e includi diagrammi o grafici dove appropriato.

Dai priorità alle sezioni

I manuali sono in genere documenti lunghi, contenenti un grande volume di informazioni. Sapere da dove iniziare può essere complicato, quindi decidi quali sezioni scrivere per prime.

Un buon punto di partenza sono le politiche o le procedure richieste dalla legge o utilizzate più spesso dai dipendenti. È anche utile affrontare politiche e processi complessi in una fase iniziale. Puoi quindi costruire il resto del tuo manuale nel tempo.

Rivedere e aggiornare regolarmente

Il tuo manuale dovrebbe essere un documento vivente. Devi aggiornarlo man mano che cambiano le leggi o le esigenze della tua azienda o dei tuoi lavoratori. Per questo motivo, il tuo team dovrebbe rivedere regolarmente il manuale e aggiornarne i contenuti secondo necessità.

Fornire formazione ai dipendenti

Offrire sessioni di formazione alla direzione e ai dipendenti per aiutarli a familiarizzare con il manuale e i suoi contenuti. Più i membri del team sono a loro agio nel navigare e comprendere il tuo manuale, più è probabile che lo utilizzino.

Le sessioni di formazione consentono inoltre ai dipendenti di porre qualsiasi domanda sul manuale. Puoi condurre queste sessioni di formazione di persona o online, ad esempio tramite moduli di formazione che il personale può completare al proprio ritmo.

Usa un modello

La creazione di modelli di policy e procedure per guidare la stesura del manuale assicura che ogni sezione sia coerente e contenga tutte le informazioni necessarie. Come punto di partenza, abbiamo preparato un pratico modello gratuito da utilizzare.

Crea il tuo manuale per i tuoi dipendenti

Un manuale di politiche e procedure conserva tutte le tue politiche e procedure in un unico posto, rendendo più facile per i dipendenti trovare le informazioni di cui hanno bisogno. È importante mantenere i membri del tuo team in prima linea nella tua mente quando scrivi la tua politica e il manuale delle procedure. Assicurati che sia chiaro e di facile lettura e includa tutte le informazioni essenziali relative al lavoro dei dipendenti.

Per creare un manuale efficace, è necessario investire tempo nella ricerca e nella stesura di esso. Diventerà un punto di riferimento importante per la tua forza lavoro che contribuirà a migliorare la loro produttività, quindi vuoi dedicargli il tempo e lo sforzo adeguati. Definendo gli standard di lavoro previsti, un manuale aumenta anche la conformità all'interno dell'organizzazione. Aiuta a creare un ambiente di lavoro sicuro e di supporto per i tuoi dipendenti in modo che possano dare il meglio di sé.