Che cos'è la formazione di aggiornamento e perché è importante?

Non importa quanto sia accurato il tuo processo di onboarding, la formazione di aggiornamento è fondamentale. I ricordi svaniscono e i processi e le tecnologie cambiano. Abilità, competenze e best practice rinfrescanti mantengono il tuo team affilato e pronto a dare il meglio al lavoro.

Tuttavia, decidere cosa coprire, come creare formazione e quali argomenti rivedere può essere scoraggiante.

In questo articolo, ti aiuteremo esaminando cos'è la formazione di aggiornamento, perché ne hai bisogno e come puoi assicurarti che i tuoi dipendenti ricevano la migliore formazione aggiuntiva. Dopo aver letto, saprai come offrire le migliori opportunità di apprendimento per la tua organizzazione.

Cos'è la formazione di aggiornamento?

La formazione di aggiornamento è qualsiasi apprendimento post-onboarding sul posto di lavoro su un argomento precedentemente studiato. Ad esempio, un team può seguire annualmente corsi di aggiornamento sulle procedure di sicurezza, anche se la formazione sulla sicurezza è inclusa durante l'onboarding.

La formazione di aggiornamento ha lo scopo di colmare le lacune nella conoscenza, mantenere aggiornata la formazione del team e, come suggerisce il nome, rinfrescare la memoria delle persone su ciò che hanno già imparato.

Questo tipo di formazione può assumere molte forme. Ad esempio, può includere brevi video che vengono aggiornati ogni 6 mesi. Oppure potrebbe significare una formazione formale, seduti in classe una volta all'anno. I responsabili delle decisioni della tua organizzazione possono decidere cosa funziona meglio per te in base alle esigenze del tuo team e al materiale che verrà insegnato.

Perché la formazione di aggiornamento è importante

La formazione di aggiornamento è fondamentale per le organizzazioni di ogni settore per una serie di motivi. Questi includono:

Aumentare l'efficienza e l'eccellenza del lavoro

Man mano che i dipendenti ricevono ulteriori corsi e informazioni sulle migliori pratiche per il loro lavoro, le loro competenze migliorano, il che può aumentare l'efficienza .

Ad esempio, un individuo che impara a utilizzare tutte le funzionalità di una nuova attrezzatura sul posto di lavoro potrebbe essere in grado di svolgere più lavoro in meno tempo.

Anche i lavoratori che si stanno formando regolarmente stanno sviluppando le proprie competenze . Il miglioramento delle competenze porta spesso a una maggiore eccellenza sul lavoro, poiché le capacità dei dipendenti migliorano costantemente.

Fare meno errori

I dipendenti che ricevono una formazione di aggiornamento hanno rafforzato le best practice , quindi è più probabile che ricordino i modi più efficaci per svolgere il proprio lavoro. È meno probabile che commettano errori perché l'allenamento rimane fresco nelle loro menti.

Migliorare la sicurezza sul lavoro

Nessuno vuole infortunarsi sul lavoro, ma un lavoratore si infortuna, in media, ogni 7 secondi negli Stati Uniti. I lavoratori addestrati a cui vengono regolarmente ricordate le linee guida sulla sicurezza sanno come stare al sicuro sul posto di lavoro .

A loro viene continuamente ricordato anche l'importanza della sicurezza sul posto di lavoro. Questo può creare una cultura sul posto di lavoro in cui tutti hanno la conoscenza e la consapevolezza per prendersi cura l'uno dell'altro.

Rimanere conformi alle normative statali e federali

Per legge federale, alcune aziende negli Stati Uniti devono fornire corsi di aggiornamento ai dipendenti. Ad esempio, gli impianti di produzione che producono prodotti molto pericolosi sono soggetti alla regola del programma di gestione del rischio (RMP) e devono offrire ai dipendenti una formazione di aggiornamento almeno ogni 3 anni. Sono richiesti corsi di aggiornamento conformi al RMP per riqualificare i dipendenti nelle procedure operative.

Inoltre, l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) richiede ai dipendenti della maggior parte dei settori di ricevere almeno una formazione annuale sulla sicurezza. Ciò può includere protezione dell'udito, rifiuti pericolosi e risposta alle emergenze e riqualificazione della protezione respiratoria. Potrebbero esserci anche altri requisiti, a seconda del settore.

Molti stati hanno le proprie leggi sulla formazione di aggiornamento dei dipendenti. In California, ad esempio, gli operatori sanitari necessitano di un aggiornamento annuale sulla violenza sul posto di lavoro.

Creare una cultura dell'apprendimento

Fornire una formazione continua invece di un evento una tantum aiuta a creare una cultura dell'apprendimento , in cui i team sono incoraggiati e premiati per la ricerca e la condivisione delle conoscenze.

I corsi di aggiornamento rendono l'apprendimento parte integrante della vita quotidiana sul posto di lavoro. Ciò può aumentare la curiosità e incoraggiare un impegno costante per l'apprendimento e la crescita.

Aumentare la fiducia e la felicità dei dipendenti

I dipendenti che imparano regolarmente affinano sempre le proprie capacità. Questo può farli sentire più sicuri della loro capacità di svolgere bene il proprio lavoro.

La formazione di aggiornamento offre alle persone gli strumenti di cui hanno bisogno per ottenere buoni risultati, il che può migliorare la loro felicità sul lavoro . Può anche far sentire i dipendenti visti e come se la tua organizzazione stesse investendo su di loro.

Questo a sua volta può incoraggiare i dipendenti a rimanere nella tua azienda a lungo termine. Infatti, gli studi dimostrano che la giusta formazione dei dipendenti può ridurre il turnover fino al 35%.

Identificare le lacune di apprendimento

Quando inizi a offrire corsi di aggiornamento, potresti renderti conto di aver fatto alcune supposizioni errate su ciò che sa il tuo team. In una lezione sulla tecnologia sul posto di lavoro, ad esempio, potresti identificare una mancanza di consapevolezza sulla sicurezza informatica.

Non è raro istituire una classe solo per scoprire che è necessario un ulteriore corso di aggiornamento per affrontare domande e lacune che emergono nella prima formazione.

È quindi possibile fornire classi o risorse aggiuntive. Questo crea un percorso di apprendimento, in cui i dipendenti possono migliorare continuamente. Può anche aiutarti a migliorare la sicurezza e la produttività prima che possano sorgere problemi a causa di un allenamento insufficiente.

Tenere il passo con le nuove informazioni sul posto di lavoro

L'onboarding consiste nell'aggiornare i dipendenti ai processi, alla tecnologia e alle informazioni attuali. Nel corso del tempo, tuttavia, emergeranno nuovi prodotti, le priorità della tua azienda cambieranno e nuove tendenze e informazioni sul mercato cambieranno il modo in cui fai le cose nella tua organizzazione.

La formazione di aggiornamento garantisce che tutti nella tua organizzazione siano al passo con le aspettative e i processi attuali . A sua volta, questo contribuisce a un senso di unione all'interno della tua azienda, il che rende l'ambiente di lavoro più positivo.

Segni che il tuo posto di lavoro ha bisogno di una formazione di aggiornamento

Quindi, quando è richiesta la formazione di aggiornamento?

Puoi decidere che alcuni tipi di formazione (come il servizio clienti o la formazione sulla sicurezza) vengano programmati sul calendario ogni 2 mesi, 6 mesi o 1 anno per mantenere aggiornate le competenze di tutti.

Tuttavia, potresti notare segni che il tuo team ha bisogno di alcuni materiali supplementari. In generale, è necessaria una formazione di aggiornamento quando si nota :

Errori e infortuni frequenti

Gli errori si verificano in ogni posto di lavoro, ma se accadono spesso, potrebbe essere un segno che i tuoi dipendenti hanno bisogno di più formazione.

Prestare particolare attenzione agli errori di sicurezza e ai quasi infortuni . Queste potrebbero essere indicazioni che hai bisogno di ulteriori classi di sicurezza.

Il tuo team non utilizza correttamente la tecnologia o le nuove procedure

Ogni volta che lanci una nuova tecnologia sul posto di lavoro, come un nuovo software o un nuovo macchinario, probabilmente stai offrendo una formazione iniziale. Potresti voler offrire anche lezioni aggiuntive, se noti che il tuo team non utilizza correttamente il software o ignora alcune delle funzionalità che gli sono state insegnate.

Lo stesso vale per policy, processi e procedure nuovi o aggiornati. I dipendenti che non stanno imparando un nuovo modo di fare le cose potrebbero aver bisogno di una formazione di follow-up.

Clienti scontenti

Stai notando meno clienti abituali o un aumento dei reclami dei clienti? Potrebbe essere un segno che i tuoi dipendenti hanno bisogno di un aggiornamento nel servizio clienti. Oppure potrebbero beneficiare di una maggiore formazione sulle procedure in modo da poter servire i clienti in modo più efficace e con meno errori.

La produttività diminuisce e il fatturato aumenta

Chiedi al tuo personale se ritiene di aver ricevuto abbastanza formazione e corsi di aggiornamento se noti un calo della produttività e più talenti lasciano la tua attività , soprattutto dopo che hai apportato una modifica.

Ad esempio, potresti notare che il personale della reception chiama gli ordini più lentamente ed esprime più insoddisfazione se non può utilizzare correttamente il sistema del punto vendita (POS). Alla fine, potresti notare che più lavoratori si dimettono.

Non appena noti un rallentamento della produttività, la formazione di follow-up può aiutare i membri del team a capire come svolgere le loro attività meglio e più velocemente. Questo può farli sentire più sicuri sul lavoro e più attrezzati per svolgere bene il proprio lavoro.

Argomenti tipici della formazione di aggiornamento

Non c'è limite agli argomenti che puoi trattare nella formazione di aggiornamento. Tutto ciò di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno per svolgere bene il proprio lavoro è un gioco leale.

Ecco alcuni argomenti che la maggior parte delle aziende trova utile rivedere regolarmente:

• Servizio clienti , inclusi i modi migliori per creare un'ottima impressione e modi per trattare con clienti difficili.
• Valutazione del rischio , inclusa l'identificazione dei pericoli più comuni sul posto di lavoro e la loro mitigazione.
• Formazione sulla sicurezza , compreso l'uso di attrezzature di sicurezza, evitare lesioni da sforzo ripetitivo, protocolli di sicurezza e altro ancora.
• Sicurezza informatica , comprese le migliori pratiche per le password e la corretta gestione delle informazioni sensibili.
• Requisiti di conformità , come le revisioni dell'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in ambito sanitario.
• Politiche e procedure specifiche dell'azienda , per garantire che tutti i dipendenti abbiano familiarità con le regole e le linee guida specifiche da seguire nell'organizzazione, in particolare quelle aggiunte o aggiornate di recente.

6 Metodi di formazione di aggiornamento

Esistono diversi modi per offrire opportunità di apprendimento al tuo team. Questi includono:

Apprendimento di persona

Il suo nome dice tutto: l'apprendimento di persona mette i dipendenti faccia a faccia con gli istruttori e tra di loro. È uno stile di apprendimento più formale, ma le persone possono sentirsi più coinvolte perché ci sono meno distrazioni.

L'apprendimento faccia a faccia è una buona opzione per i corsi di aggiornamento incentrati su argomenti importanti come la sicurezza. Questo perché c'è meno possibilità che i dipendenti si distraggano e non assorbano correttamente le informazioni.

Aule virtuali

Si tratta di ambienti di apprendimento digitale in cui studenti e docenti si impegnano in un apprendimento interattivo dal vivo, direttamente da casa o dal posto di lavoro. Possono anche comprendere esperienze in classe di realtà virtuale (VR), in cui le persone utilizzano cuffie VR per partecipare a sessioni di formazione.

Le aule virtuali sono un'opzione valida quando l'apprendimento dal vivo è il migliore ma non è possibile incontrarsi di persona. Questo stile di formazione è utile per introdurre politiche o procedure aggiornate, coprire gli aggiornamenti del software o qualsiasi argomento in cui la dimostrazione dal vivo è importante.

Inoltre, le aule virtuali possono migliorare i risultati dell'apprendimento . Secondo uno studio del 2021, le persone che hanno ricevuto una formazione personalizzata attraverso aule di realtà virtuale 3D hanno ricordato il 30% in più di informazioni e hanno ricevuto punteggi più alti del 20% nei test rispetto a un gruppo di controllo che utilizzava strumenti educativi tradizionali.

Corsi online

E-learning significa fornire formazione in formato digitale, con video, diapositive, file e altre risorse online. I corsi online di solito seguono una struttura prestabilita. Ad esempio, un dipendente potrebbe dover leggere un breve articolo e quindi completare un quiz.

L'apprendimento online offre inoltre ai dipendenti l'opportunità di accedere a risorse come liste di controllo, fogli di lavoro, documenti informativi e altri materiali di formazione che possono aiutarli a svolgere il proprio lavoro.

Questo stile di apprendimento è il migliore per il miglioramento delle competenze e per argomenti che richiedono un'immersione più profonda, come il servizio clienti. Questo perché puoi dedicare tutto il tempo necessario a spiegare un argomento.

Inoltre, quando si utilizza l'e-learning, è possibile includere più risorse di formazione, fornire più sessioni di formazione più facilmente e consentire ai dipendenti di completare la formazione al proprio ritmo.

Microapprendimento

Il microlearning si riferisce a sistemi di insegnamento brevi e mirati. Brevi video di formazione di 1-2 minuti, ad esempio, sono una forma di microlearning.

Con il microlearning, i dipendenti possono facilmente immergersi nella formazione quando hanno un minuto libero. Ciò rende l'apprendimento più accessibile, anche per i team impegnati.

Il microlearning è il migliore per argomenti molto specifici . Ad esempio, i lavoratori delle utility possono ricevere una breve sessione di formazione su come compilare un modulo di servizio d'ordine aggiornato.

Questo tipo di formazione è utile anche per gli aggiornamenti regolari . I dipendenti del settore della ristorazione, ad esempio, possono ricevere sessioni di microlearning riguardanti nuovi protocolli di sicurezza alimentare o tecniche di preparazione del cibo.

Inoltre, il microlearning aumenta l'efficienza del processo di apprendimento fino al 17%. Ciò può essere dovuto al fatto che è altamente mirato e si concentra solo su un'idea, quindi le persone non devono ricordare molte informazioni complesse. È anche facile rivedere spesso, il che può aiutare con la conservazione delle conoscenze.

Addestramento sul campo

L'apprendimento pratico può avvenire di persona o online. Implica chiedere ai dipendenti di provare personalmente un metodo o una tecnologia specifici in modo che possano imparare.

Ad esempio, potresti guidare i dipendenti passo dopo passo attraverso il processo di utilizzo di una nuova stampante, chiedendo loro di digitare i comandi o premere i pulsanti che indichi.

La formazione pratica è l'ideale per apprendere le funzionalità del software , la tecnologia e le procedure dettagliate , come indossare attrezzature di sicurezza o chiudere un ristorante per la notte. È efficace perché i dipendenti si esercitano con la guida, quindi possono provare da soli.

Apprendimento misto

Questo stile di apprendimento è noto anche come istruzione mediata dalla tecnologia o istruzione in modalità mista. È un tipo di formazione che combina lezioni online e di persona .

L'apprendimento misto è una buona opzione per la maggior parte degli argomenti. Offre ai partecipanti la possibilità di imparare gli uni dagli altri e assistere a dimostrazioni o provare l'apprendimento pratico. Consente inoltre agli studenti di studiare da soli con materiale online che può approfondire.

Come condurre corsi di aggiornamento online

Quindi, ora che sai perché hai bisogno di corsi di aggiornamento, diamo un'occhiata più da vicino a come creare corsi di aggiornamento.

Identifica le tue esigenze di formazione e determina la frequenza della formazione

Innanzitutto, identifica chi nella tua organizzazione ha bisogno di quale tipo di formazione. In generale, tutti i dipendenti avranno bisogno di una formazione di aggiornamento sulla sicurezza almeno una volta all'anno, ma ciò che devono imparare dipenderà dai loro ruoli lavorativi e dalle regole del tuo stato.

Un buon modo per determinare chi ha bisogno di formazione è esaminare le revisioni delle prestazioni per vedere chi ha avuto problemi con errori e produttività.

Un altro modo per scoprire di quale formazione hanno bisogno tutti è inviare un sondaggio , chiedendo informazioni su eventuali lacune di conoscenza che il tuo team ritiene di avere.

Successivamente, determina la frequenza con cui deve avvenire l'allenamento . Molte aziende effettuano aggiornamenti annuali alla formazione, ma potresti scoprire di aver bisogno di aggiornamenti più frequenti.

Considera questo se non sei sicuro di quanto spesso programmare l'allenamento: è stato dimostrato che la ripetizione frequente migliora il ricordo a lungo termine del 35%. Sessioni di formazione molto brevi, svolte mensilmente o più spesso, possono aiutare i team a ricordare ciò che hanno appreso senza sopraffarli.

Eseguire un controllo del materiale formativo esistente

La formazione di aggiornamento dovrebbe basarsi su ciò che esiste, quindi rivedi la formazione che il tuo team ha già ricevuto attraverso l'onboarding e i corsi di aggiornamento precedenti.

Cosa è più importante rinforzare attraverso la ripetizione? Cosa è stato aggiornato e necessita di nuova formazione? Cosa non è stato ancora trattato? È quindi possibile creare nuovi materiali di apprendimento per affrontare questi punti.

Creare nuovi materiali didattici

Una volta capito chi ha bisogno di una formazione di aggiornamento e cosa ha già imparato, è il momento di creare una nuova formazione.

Connecteam può aiutarti . La nostra piattaforma di gestione del lavoro all-in-one ti consente di creare brevi video di formazione da 1 a 2 minuti e moduli di formazione completamente personalizzabili. Puoi aggiungere testo, immagini, file, elementi HTML, note audio e altro ai tuoi corsi. Inoltre, puoi aggiungere quiz per testare le conoscenze dei dipendenti al termine della formazione.

I corsi e i materiali di formazione sono accessibili tramite le app mobili e desktop di Connecteam, in modo che i dipendenti possano completare le loro lezioni di aggiornamento in movimento ogni volta che lo desiderano.

Con Connecteam puoi vedere a colpo d'occhio quali dipendenti hanno iniziato o completato la loro formazione online. I membri del team possono anche chattare in modo sicuro con i manager direttamente nell'app se hanno domande su ciò che hanno appreso.

Suggerimenti professionali per una fantastica esperienza di apprendimento

Mentre crei nuovi materiali, tieni a mente questi suggerimenti per offrire ai tuoi dipendenti la migliore esperienza di apprendimento:

• Incoraggiare l'apprendimento attivo. Ciò comporta discussioni di gruppo, esercizi di lavoro, sessioni pratiche e qualsiasi altro metodo che coinvolga attivamente gli studenti con il materiale didattico. Gli studi dimostrano che l'apprendimento attivo incoraggia un migliore richiamo, anche un mese dopo l'allenamento.
• Includi elementi visivi e colori di grandi dimensioni. Gli studenti ricordano le immagini grandi 1,5 volte di più delle immagini più piccole. Nel frattempo, i colori vivaci possono rendere il tuo messaggio più memorabile del 39% rispetto a una tavolozza più neutra.
• Includere materiali a cui i dipendenti possono fare riferimento. La ripetizione rafforza l'apprendimento, quindi alla fine di qualsiasi materiale didattico, ricapitola rapidamente le informazioni più importanti verbalmente o in elenchi puntati. È anche utile fornire ai dipendenti liste di controllo e documenti informativi a cui possono fare riferimento in seguito.
• Rendi accessibile la tua formazione. I sottotitoli nei video, ad esempio, non solo aiutano coloro che hanno problemi di udito, ma aumentano anche la comprensione del 56% per tutti gli studenti. Includere versioni audio del testo scritto può anche aiutare a rafforzare l'apprendimento. Quando si creano materiali scritti, è importante utilizzare caratteri leggibili (ad es. dimensione 12, sans serif), evitare grandi blocchi di testo e garantire un buon contrasto tra testo e sfondo.
• Riduci il tuo allenamento. La ricerca ha dimostrato che la capacità media di attenzione di una persona è di soli 47 secondi. Mantenere la formazione il più breve e mirata possibile aiuta gli studenti a conservare le informazioni nel mondo distratto di oggi.

Parla con i tuoi dipendenti della formazione

Spiega perché stai offrendo corsi di aggiornamento, delinea le tue aspettative e rivedi perché le lezioni sono importanti. Questo aiuta ad aumentare l'entusiasmo , o almeno l'apprezzamento, per il ripasso.

Inoltre, parla con i tuoi dipendenti uno contro uno sull'apprendimento, se possibile. Può aiutarti a comprendere la motivazione all'apprendimento di ciascun dipendente, i suoi stili di apprendimento preferiti e i suoi obiettivi di formazione.

Questo può aiutarti a creare un apprendimento personalizzato per mantenere i dipendenti coinvolti. Ad esempio, potresti scoprire che un membro del team è interessato alla gestione. Potresti inviare loro la formazione online utilizzata dai tuoi manager, in modo che il dipendente possa apprendere le competenze di cui avrà bisogno.

Programmare e fornire la formazione

Una volta creata la formazione, invita i partecipanti a qualsiasi evento dal vivo e pianifica le sessioni di formazione.

Puoi utilizzare le funzionalità di pianificazione di Connecteam , ad esempio, per vedere facilmente quando i dipendenti sono disponibili e per prenotare sessioni di apprendimento.

Chiedi un feedback

Dopo che l'addestramento è stato completato, è importante conoscere le loro opinioni al riguardo.

I sondaggi e i sondaggi di Connecteam , ad esempio, semplificano la richiesta di feedback al tuo team. Puoi scoprire com'è stata l'esperienza di apprendimento complessiva, quali argomenti richiedono ulteriore formazione e se il tuo team vorrebbe vedere funzionalità aggiuntive nelle lezioni future.

Conclusione

La formazione di aggiornamento aiuta a mantenere le competenze e le conoscenze dei dipendenti aggiornate e pertinenti al lavoro che stanno svolgendo oggi. Tuttavia, capire cosa insegnare, quando insegnarlo e come il tuo team può imparare al meglio può essere complicato.

Questa guida può aiutarti a eliminare lo stress dal processo. Seguendo la guida che abbiamo condiviso, sarai in grado di creare corsi di aggiornamento significativi e coinvolgenti che renderanno i tuoi dipendenti più produttivi, manterranno la tua azienda conforme e miglioreranno l'efficienza complessiva della tua azienda.

Per rendere le cose ancora più semplici, ti consigliamo di prendere in considerazione l'utilizzo di una piattaforma di formazione dei dipendenti come Connecteam.

Domande frequenti

Quante lezioni o componenti dovrebbero essere in una classe di aggiornamento?

Il numero di lezioni può variare da una a decine, a seconda della complessità del materiale didattico. Una buona regola pratica è mantenere il numero il più basso possibile in modo da non sovraccaricare i dipendenti. Puoi suddividere classi più lunghe in unità autonome per rendere anche le informazioni più digeribili.

Devo creare lezioni di autoapprendimento o di aggiornamento dal vivo?

Entrambi hanno dei vantaggi. Con le sessioni dal vivo, puoi misurare visivamente il coinvolgimento e puoi confermare che tutti hanno completato la loro lezione entro una data specifica. Le lezioni di autoapprendimento sono ideali per i luoghi di lavoro frenetici. Offrono ai dipendenti la possibilità di dedicare qualche minuto alla formazione quando hanno una pausa.

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