Come creare un programma per il ristorante (+ Suggerimenti per massimizzare la produttività del team)

Creare un programma per il tuo ristorante può essere impegnativo, poiché ci sono molti fattori diversi e priorità contrastanti di cui devi tenere conto e cercare di bilanciare.

I dipendenti potrebbero voler lavorare in orari diversi, alcuni potrebbero richiedere giorni di ferie e altri potrebbero richiedere più o meno ore. Mentre gestisci tutto ciò, devi assicurarti che ogni turno sia pieno e che il tuo personale possa essere il più produttivo possibile.

La buona notizia è che creare l'orario del ristorante perfetto non deve essere una seccatura. Seguendo alcuni suggerimenti e trucchi, vedrai che il processo è abbastanza semplice. In questa guida, copriamo tutto ciò che devi sapere su come creare un programma per un ristorante e offriamo i nostri migliori consigli per il successo.

Perché la programmazione del ristorante è così importante?

La programmazione è fondamentale per il buon funzionamento di qualsiasi ristorante. Diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni dei modi principali in cui una corretta pianificazione può aiutare la tua azienda a prosperare.

Assicurati che ogni turno sia coperto

Ci sono poche cose peggiori nel settore della ristorazione che essere a corto di personale durante un turno intenso. Gli ordini richiedono più tempo, il morale dei dipendenti ne risente e i clienti hanno maggiori probabilità di avere un'esperienza negativa.

Uno dei principali vantaggi della pianificazione è che garantisce che ogni ruolo sia coperto durante ogni turno . Puoi decidere di quanti chef di linea, personale degli autobus e camerieri hai bisogno per un determinato turno, quindi assegnare i dipendenti giusti a lavorare per ogni turno.

Se crei programmi per un'intera settimana alla volta, puoi stare tranquillo sapendo che il tuo ristorante sarà completamente attrezzato per i giorni a venire.

Massimizza la produttività dei dipendenti

I dipendenti del ristorante devono lavorare in squadra per essere il più produttivi possibile. Hai bisogno di camerieri che si sostituiscano a vicenda e chef i cui stili di lavoro siano allineati.

La pianificazione ti dà l'opportunità di decidere quali dipendenti lavoreranno insieme e con quale frequenza. I dipendenti che lavorano bene insieme tendono ad essere più felici e più produttivi, il che può portare a una migliore esperienza del cliente e a maggiori entrate.

Distribuire il lavoro in modo uniforme tra i dipendenti

È risaputo nel settore della ristorazione che alcuni turni sono migliori per i camerieri rispetto ad altri. Ad esempio, è molto più probabile che un ristorante di lusso sia pieno durante le sere del fine settimana che nei giorni feriali durante il pranzo. I turni più impegnativi significano più mance, quindi i dipendenti in genere desiderano il maggior numero possibile di questi turni redditizi.

È possibile tenerne conto quando si creano programmi per garantire che ogni dipendente abbia un'equa distribuzione dei turni . In questo modo, i dipendenti hanno all'incirca le stesse possibilità di guadagnare mance per tutta la settimana. I dipendenti che si sentono trattati in modo equo in questo modo hanno molte più probabilità di divertirsi a lavorare nel tuo ristorante.

Risparmia sul costo del lavoro

Sebbene sia importante garantire che ogni turno sia coperto, non vuoi nemmeno pagare per manodopera di cui non hai bisogno. Ciò significa eliminare il personale in eccesso e ridurre il più possibile gli straordinari.

Con il software di pianificazione, puoi prevedere la copertura necessaria durante ogni turno e programmare il numero appropriato di dipendenti. Puoi anche monitorare quante ore sono programmate per ogni dipendente durante una settimana e apportare modifiche per ridurre le ore di straordinario.

Come funziona la pianificazione dei dipendenti del ristorante?

La pianificazione dei dipendenti del ristorante inizia con i manager che determinano le esigenze operative dell'azienda e i tempi di maggiore affluenza, nonché la disponibilità, le competenze e le preferenze di turno dei lavoratori. I manager creeranno quindi una pianificazione che tiene conto di questi fattori , di solito utilizzando carta e penna, un foglio di calcolo online o uno strumento di pianificazione del personale digitale.

Gli orari vengono quindi condivisi con i dipendenti, che possono richiedere modifiche se necessario. I manager aggiorneranno i turni come richiesto per evitare conflitti di programmazione e problemi come carenza o eccesso di personale. Sia i dirigenti che i dipendenti devono essere particolarmente flessibili e comunicativi per quanto riguarda le assenze che possono influire sugli orari.

Per la maggior parte dei ristoratori, il modo migliore per creare gli orari dei dipendenti è utilizzare un software di pianificazione del personale dedicato . Ciò ti consente di suddividere ogni giorno in turni e decidere quale dei tuoi dipendenti dovrebbe essere assegnato a quei turni.

Alcune piattaforme di pianificazione come Connecteam offrono un'interfaccia drag-and-drop per la creazione di programmi. Questo è utile perché puoi creare una pianificazione iniziale, quindi apportare modifiche semplicemente spostando turni e dipendenti nel tuo calendario. Puoi anche duplicare un programma da una settimana all'altra, il che consente di risparmiare tempo se le esigenze di personale del tuo ristorante sono relativamente coerenti.

Ovviamente, devi ancora sapere di quale copertura hai bisogno per ogni turno. Queste informazioni di solito si basano sulla tua esperienza, quindi pensa a quali giorni e orari sono più affollati nel tuo ristorante e parti da lì. È anche una buona idea prendere appunti sulla qualità del tuo personale ogni giorno in modo da poter apportare modifiche ai tuoi programmi futuri secondo necessità.

Come costruire un programma del personale

Ora che conosci le basi della programmazione del ristorante, esaminiamo come creare un programma del ristorante. Lo suddivideremo in 6 passaggi.

Passaggio 1: organizza i tuoi turni

Il primo passo nella creazione di un programma per i dipendenti del ristorante è anche il più complesso. Devi decidere di quali turni hai bisogno e le ore che ogni turno dovrebbe coprire .

Spiegheremo alcuni dei tipi più comuni di orari dei turni del ristorante nella prossima sezione. Molti ristoratori usano un mix di turni di 4 e 8 ore, alcuni usano turni di 12 ore e altri pianificano ora per ora.

Indipendentemente dalla struttura dei turni che utilizzi, in genere è utile mantenere lo stesso layout dei turni di settimana in settimana . Ciò riduce la confusione per i dipendenti e semplifica il processo di pianificazione.

Devi anche decidere di quanti dipendenti hai bisogno per ogni attività nel tuo ristorante. Cioè, di quante persone hai bisogno in cucina? Quanti camerieri? Quanti saluti e quanti addetti all'autobus?

Ottenere questo giusto richiede alcuni tentativi ed errori. Rivedi i tuoi programmi passati se ne hai e pensa a quanto è occupato il tuo ristorante in genere durante un determinato giorno e ora. Non dimenticare di considerare le vacanze, che possono attirare clienti extra.

Passaggio 2: decidi la durata del tuo programma

Quando ti siedi per fare un programma, probabilmente programmerai i turni per più di un giorno alla volta. Altrimenti, dovrai dedicare del tempo alla creazione di pianificazioni ogni singolo giorno, il che non è molto efficiente.

Ma per quanti giorni dovresti programmare?

Per molti ristoranti, la risposta è 2 settimane alla volta . La pubblicazione di turni di 2 settimane consente ai dipendenti di pianificare in anticipo, ma non si protende troppo nel futuro. Con una pianificazione bisettimanale, dovrai creare e pubblicare 26 pianificazioni ogni anno.

Alcuni ristoratori scelgono di creare programmi mensili. Ciò riduce a 12 il numero di pianificazioni da eseguire ogni anno. Tuttavia, i dipendenti potrebbero avere difficoltà a pianificare un mese o più nel futuro. Ciò può comportare più richieste di ferie dell'ultimo minuto o addirittura mancate presentazioni.

Anche gli orari settimanali sono un'opzione. Poiché i turni in un programma settimanale sono proprio dietro l'angolo, è meno probabile che i dipendenti abbiano un periodo di ferie imprevisto o altri problemi che impediscono loro di presentarsi al lavoro.

Tuttavia, può essere difficile per i dipendenti pianificare la propria vita in base a un programma settimanale, il che può tradursi in un abbassamento del morale. In qualità di direttore di un ristorante, può anche essere stressante pianificare i turni solo una settimana prima.

Passaggio 3: crea una bozza di programma

Dopo aver definito i turni per l'intera durata del programma, puoi iniziare ad aggiungere dipendenti ai turni. Stai creando una bozza approssimativa in questa fase, quindi non preoccuparti troppo di ridurre al minimo gli straordinari o di bilanciare le ore per ciascun dipendente. L'obiettivo è riempire semplicemente tutti i tuoi turni.

Se disponi di un programma di un periodo di 2 settimane precedente, puoi duplicarlo per creare la tua bozza di programma.

Passaggio 4: perfeziona il tuo programma

Ora che hai compilato tutti i tuoi turni, è il momento di fare un po' di messa a punto.

Innanzitutto, ricontrolla che tutti i turni siano fattibili. Ogni dipendente che hai assegnato a un turno dovrebbe essere qualificato per svolgere il ruolo assegnato. Dovresti anche verificare che i turni che hai programmato non siano in conflitto con l'orario richiesto dai dipendenti.

Successivamente, conta le ore assegnate a ciascun dipendente. Ciascuno dovrebbe avere all'incirca il numero di ore che in genere prevede di lavorare. Se un dipendente è programmato per gli straordinari, potresti sostituirli a turni per ridurre al minimo i costi degli straordinari.

Infine, controlla che i turni che hai assegnato a ciascun dipendente siano bilanciati. Cioè, a ciascun dipendente dovrebbe essere assegnato all'incirca lo stesso numero di turni redditizi (come le serate del fine settimana). Se ciò non è possibile all'interno di un singolo programma, assicurati di variare i dipendenti che ricevono un programma più favorevole ogni volta che crei un programma.

Passaggio 5: pubblica il tuo programma

Una volta che il tuo programma è pronto, puoi pubblicarlo e condividerlo con i dipendenti.

È una buona idea pubblicare in anticipo il programma almeno per la durata del programma. In altre parole, se crei pianificazioni bisettimanali, pubblica ogni nuova pianificazione con 2 settimane di anticipo . Per le pianificazioni mensili, pubblicare con un mese di anticipo.

Passaggio 6: apportare le modifiche

Inevitabilmente, i dipendenti richiederanno modifiche una volta pubblicato il nuovo programma. Ci sono alcuni modi per accogliere i cambiamenti.

Innanzitutto, puoi consentire ai dipendenti di scambiarsi i turni tra loro con la tua approvazione. Lo scambio di turni è un'opzione relativamente semplice per gli aggiustamenti, in quanto può aiutare a garantire che ogni turno sia coperto e lascia ai dipendenti la decisione su quali modifiche funzionano per loro.

Un'altra opzione è rimuovere un dipendente da un turno e lasciarlo aperto. Qualsiasi dipendente qualificato può quindi richiedere il turno aperto con la tua approvazione. Questo offre un modo per i dipendenti che desiderano ore extra per ottenerle.

Per le modifiche all'orario dell'ultimo minuto, assicurati di chiamare o inviare messaggi ai dipendenti il ​​prima possibile dopo aver modificato l'orario per far loro sapere cosa è stato modificato.

Tipi di orari di lavoro del ristorante

Sebbene tu sia libero di creare il programma che funziona meglio per il tuo ristorante, la maggior parte dei ristoratori si è concentrata su alcune strutture di programma comuni.

Turni fissi

Con turni fissi, i dipendenti lavorano lo stesso programma ogni settimana. Questo può essere vantaggioso perché rende la programmazione semplice e i tuoi dipendenti lavorano in team coerenti.

Lo svantaggio dei turni fissi è che non sono molto flessibili. Possono rendere difficile far fronte a periodi di grande affluenza. Possono anche comportare orari sbilanciati in cui alcuni dipendenti lavorano ripetutamente turni più redditizi di altri.

Turni a rotazione

Con i turni a rotazione, il programma di un dipendente cambia di settimana in settimana. Di solito, i turni ruotano secondo uno schema prevedibile. Ecco 3 dei turni di rotazione più comuni:

Orari 5-2-2-5

Un programma 5-2-2-5 richiede ai dipendenti di lavorare 5 giorni, 2 giorni liberi, 2 giorni e poi 5 giorni liberi. I turni sono in genere di 12 ore, ma possono anche essere suddivisi in blocchi di 8 ore e 4 ore.

Orari 2-2-3

Gli orari dei turni 2-2-3 sono generalmente utilizzati dai ristoranti aperti 24 ore su 24, 7 giorni su 7. I dipendenti lavorano 2 giorni, 2 giorni liberi e poi 3 giorni. La settimana successiva lavorano 2 giorni di riposo, 2 giorni di riposo e poi 3 giorni di riposo. I turni sono tipicamente di 12 ore.

Orari 5-4-9

Gli orari 5-4-9 sono utilizzati da molti ristoranti aperti 5 giorni a settimana. I dipendenti lavorano 4 giorni di 9 ore e 1 giorno di 8 ore durante una settimana, quindi 4 giorni di 9 ore la settimana successiva, con 1 giorno libero.

Turni divisi

Tutti i turni divisi da una pausa prolungata sono noti come turni frazionati. Possono essere utilizzati per far lavorare i dipendenti durante l'ora di pranzo, quindi prendersi qualche ora libera e tornare per il servizio cena.

I turni frazionati riducono il tempo che i dipendenti trascorrono lavorando quando il traffico del ristorante è lento. Tuttavia, possono anche rendere più complicato per i dipendenti raggiungere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. In alcuni stati, inclusa la California, i dipendenti che lavorano su turni frazionati hanno diritto a un compenso extra.

Suggerimenti per la pianificazione del ristorante

Ecco 5 dei nostri migliori consigli per aiutarti a garantire che il tuo ristorante abbia sempre personale adeguato.

Imposta criteri di pianificazione

Crea un set base di politiche di pianificazione e rispettale. Ciò potrebbe includere l'anticipo con cui pubblicherai gli orari e l'anticipo necessario ai dipendenti per effettuare le richieste di permesso .

Le tue politiche di pianificazione potrebbero anche includere l'impostazione di ore minime per ciascun dipendente o la designazione di turni particolari come ad alto traffico (e quindi migliori per le mance).

Onorare le richieste di ferie

Se i dipendenti richiedono un permesso, fai tutto il possibile per onorare tali richieste. Anche se sei occupato, non vuoi che i dipendenti soffrano di esaurimento. I dipendenti che trovano respinta la loro richiesta di permesso sono anche più propensi a cercare lavoro altrove.

Invia promemoria di turno

I promemoria automatici del turno possono fare molto per ridurre le mancate presentazioni. Questi possono essere semplici come un messaggio di testo o una notifica push inviata ai dispositivi mobili dei dipendenti.

Addestrare i dipendenti

Un approccio per ridurre la carenza di personale consiste nel formare in modo incrociato i dipendenti. Ad esempio, potresti addestrare in modo incrociato un addetto all'accoglienza per servire i tavoli. In questo modo, potrebbero intervenire quando il tuo ristorante è particolarmente affollato o se uno dei tuoi camerieri non si presenta al lavoro.

Più i tuoi dipendenti sono formati in modo incrociato per ricoprire più posizioni, maggiore è la ridondanza incorporata in ogni programma che crei .

Raccogliere dati

Alla fine di ogni giornata, prendi appunti su come il tuo personale è confrontato con la quantità di copertura di cui hai effettivamente bisogno. Se sei costantemente a corto o in eccesso di personale durante un turno specifico, questo verrà visualizzato nei tuoi dati. È quindi possibile utilizzare questi dati per modificare la pianificazione di conseguenza.

Best practice per la programmazione dei ristoranti

Seguire alcune best practice può aiutarti a creare programmi migliori, mantenere felici i tuoi dipendenti e massimizzare le entrate della tua azienda.

Usa un software di pianificazione

Sebbene sia possibile utilizzare carta e penna o fogli di calcolo digitali come Fogli Google o Microsoft Excel per creare gli orari dei ristoranti, queste opzioni richiedono molto tempo e sono molto soggette a errori.

D'altra parte, software di pianificazione come Connecteam possono ridurre drasticamente il tempo necessario per creare pianificazioni. Ti aiuta anche a eliminare i conflitti di programmazione e gli errori che possono portare a carenza o eccesso di personale.

Le migliori opzioni offriranno un'intuitiva interfaccia drag-and-drop per la creazione di programmi rapida e semplice, la possibilità di creare turni aperti e l'opzione per programmare i dipendenti in base a qualifiche, preferenze e altro.

Pianificare in anticipo

Crea e pubblica il tuo programma con largo anticipo rispetto al primo turno di quel programma. Ciò offre ai dipendenti il ​​tempo di pianificare il nuovo programma. Se i dipendenti hanno bisogno di trovare qualcuno che li copra per un turno, possono essere necessari alcuni giorni prima che trovino un sostituto.

Crea un sistema di backup

Gli errori e le emergenze accadono ed è importante essere preparati quando accadono. Forse un dipendente non si presenta per un turno, o forse il tuo ristorante ha una serata molto più affollata di quanto ti aspettassi. Qualunque sia la causa, è importante disporre di un sistema per ottenere il backup dai dipendenti che attualmente non lavorano.

Un modo per raggiungere questo obiettivo è pagare ai dipendenti una tariffa ridotta per essere reperibili , ovvero pronti a entrare in servizio in un attimo.

In alternativa, puoi offrire tempo e mezzo ai dipendenti che accettano di entrare in servizio con breve preavviso. Ciò significa che li paghi a 1,5 volte la loro normale tariffa oraria.

Comunicare con i dipendenti

Più comunichi con i tuoi dipendenti sulla pianificazione, meno problemi di pianificazione incontrerai. Parla regolarmente con loro di persona o via e-mail o SMS sui loro orari, disponibilità e preferenze di turno.

Inoltre, ricorda ai dipendenti di inviare eventuali richieste di ferie prima di creare una nuova pianificazione. Dovresti anche far sapere ai dipendenti quando aspettarsi un nuovo programma e come affrontare eventuali problemi che si presentano dopo la pubblicazione di un programma.

Conclusione

Il programma del tuo ristorante deve garantire che il tuo ristorante sia sempre dotato di personale adeguato, mantenendo al contempo felici i tuoi dipendenti. La creazione di un programma comporta la definizione dei turni, la distribuzione uniforme del lavoro tra i dipendenti e le modifiche necessarie.

Sebbene all'inizio possa sembrare scoraggiante creare un programma, il processo diventa più semplice con la pratica. Seguendo i migliori suggerimenti che abbiamo condiviso in questo articolo e utilizzando un software di pianificazione dedicato, scoprirai che creare un ottimo programma del ristorante è un gioco da ragazzi.

Per ulteriori informazioni, consulta la nostra guida al miglior software di pianificazione dei ristoranti per trovare lo strumento giusto per la tua attività.

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Domande frequenti

Posso usare Excel per creare un programma del ristorante?

Sebbene sia possibile utilizzare Excel per creare un programma per i dipendenti del ristorante, non è una buona idea. È facile perdere traccia dei turni in Excel e creare conflitti di programmazione che possono danneggiare la tua attività in seguito. Ti consigliamo invece di utilizzare un software di pianificazione dedicato come Connecteam.

Come fai a sapere come programmare il personale del ristorante?

Decidere di quanti dipendenti hai bisogno per lavorare nel tuo ristorante durante il giorno può essere complicato. È una buona idea prendere appunti su come la tua copertura programmata si confronta con quanto è affollato il tuo ristorante. Nel tempo, avrai molti dati da utilizzare per decidere come programmare i turni.

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