Come creare un ottimo programma a rotazione

Le aziende manifatturiere, alberghiere e di guardia 24 ore su 24, 7 giorni su 7 utilizzano spesso programmi a rotazione. In questo sistema, tutti lavorano a turno in orari diversi e giorni diversi.

I programmi a rotazione sono ottimi per quando non vuoi esaurire i dipendenti in turni indesiderati ma hai bisogno di una copertura costante per mantenere le porte aperte o la produzione in movimento. Garantiscono che qualcuno sia sempre all'erta mantenendo le cose giuste per la tua forza lavoro. Creare e lanciare nuove pianificazioni può essere scoraggiante, quindi siamo qui per aiutarti. Continua a leggere per scoprire se un programma a rotazione è adatto alla tua attività e come crearne uno che funzioni per l'intero team

Cos'è un programma a rotazione?

Un programma di lavoro a rotazione è un sistema di pianificazione per le aziende con più turni, come un turno diurno e uno notturno. In un programma a rotazione, i dipendenti non svolgono un turno coerente, come solo il turno diurno. Piuttosto, si alternano in tutti i turni disponibili.

Il programma si ripete ed è prevedibile. Tuttavia, non segue un intervallo di calendario regolare, come settimanale o mensile. Invece, si ripete su un ciclo o una rotazione . Ogni rotazione è un numero fisso di giorni e consente un turno su tutti i turni, con tempo libero tra di loro.

Questo viene confrontato con un programma fisso, in cui ai dipendenti vengono assegnate le stesse ore ogni giorno e hanno gli stessi giorni liberi ogni settimana.

Un esempio di programma a rotazione potrebbe essere un impianto di produzione con 2 turni di 12 ore. Invece di una squadra del turno diurno e una squadra del turno di notte, con un programma a rotazione, ogni dipendente dovrebbe:

• Fai turni notturni di 12 ore per una settimana.
• Avere qualche giorno libero.
• Lavoro su turni di 12 ore al giorno per una settimana.
• Avere qualche giorno libero.
• Ripeti il ​​ciclo.

Questo è solo un esempio di un programma a rotazione. Successivamente, discuteremo di altri tipi di turni a rotazione più complessi e specifici per le esigenze del settore e dell'azienda.

Chi utilizza i programmi a rotazione?

Gli orari a rotazione sono particolarmente utili per le attività aperte 24 ore su 24 e/o 7 giorni su 7. Alcuni esempi di settori in cui i programmi a rotazione sono la norma includono:

• Servizi di emergenza. I paramedici e i dipartimenti di polizia utilizzano spesso orari a rotazione per garantire l'assenza di interruzioni del servizio.
• Ospitalità e ristorazione. Gli hotel hanno bisogno di lavoratori 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per i check-in a tarda notte e per garantire la sicurezza degli ospiti. Molti dipendenti del ristorante lavorano anche durante la notte in hotel, trattorie o stabilimenti drive-through.
• Produzione . I programmi a rotazione sono comuni negli ambienti di produzione per mantenere la produzione in movimento.
• Vedere al dettaglio. Le stazioni di servizio e altri negozi utilizzano spesso orari a rotazione per i propri dipendenti.
• Assistenza sanitaria. Gli ospedali utilizzano principalmente orari a rotazione perché devono avere lavoratori disponibili in ogni momento. Anche altre organizzazioni sanitarie con orari prolungati, come le strutture di assistenza urgente, possono utilizzare orari a rotazione.
• Servizi a chiamata. Molti servizi su chiamata, come l'IT, che supportano le aziende 24 ore su 24, 7 giorni su 7, utilizzano un programma a rotazione.

Come funziona un programma a rotazione?

Gli orari a rotazione funzionano dando ai dipendenti la possibilità di svolgere tutti i turni durante un periodo di tempo designato.

Per un programma a rotazione, la giornata lavorativa è suddivisa in turni distinti. Potrebbero essere 8, 10 o 12 ore o qualsiasi altra cosa abbia senso per l'orario di apertura della tua attività. I dipendenti sono inoltre suddivisi in team per garantire una copertura continua.

Quindi, viene creato uno schema di rotazione che garantisce che tutti i dipendenti lavorino tutti i turni allo stesso modo durante un periodo specifico.

Ciò potrebbe significare che un dipendente lavora alcuni turni notturni, ha un giorno libero, lavora alcuni turni diurni, ha un giorno libero, quindi lavora alcuni turni notturni. Quindi il ciclo si ripete.

Le rotazioni includeranno sempre i giorni di riposo. Inoltre, la rotazione degli orari spesso offre ai dipendenti più giorni consecutivi di ferie rispetto a un orario fisso . Varia in base allo schema dei turni, ma i turni più lunghi fanno sì che i dipendenti raggiungano più velocemente le 40 ore settimanali.

Il programma ricomincia dopo che tutti hanno lavorato ogni turno e hanno avuto abbastanza tempo libero.

I programmi a rotazione assicurano che nessuno rimanga bloccato in turni che non gli piacciono a tempo indeterminato. Garantiscono inoltre che tutti abbiano una svolta nei turni migliori. I turni difficili sono più facili da coprire perché i lavoratori sanno che presto se ne andranno.

Un programma a rotazione può richiedere del lavoro per essere impostato, ma una volta che è in atto, offre ai dipendenti un programma coerente che si ripeterà sempre. Rende più facile per loro prepararsi al lavoro e pianificare giorni di ferie consecutivi.

Vantaggi di un programma di lavoro a rotazione

Ci sono molti vantaggi in un programma a rotazione sia per te che per i tuoi dipendenti.

Garantisce una copertura continua

Il vantaggio più ovvio della rotazione degli orari è che garantiscono alla tua azienda di mantenere una copertura 24 ore su 24 .

Può anche consentire alla tua attività di rimanere aperta più a lungo se non è già aperta 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Oppure, potrebbe consentirti di aggiungere un turno completamente nuovo alla giornata lavorativa.

Migliora l'equità e può aiutare a ridurre il turnover

Gli orari a rotazione promuovono un'equa distribuzione dei turni e un senso di equità nella tua azienda. Tutti si alternano a ogni turno , comprese le notti, il che significa che nessuno deve fare turni indesiderati tutto il tempo.

Questo ‌può aiutare a impedire che i tuoi lavoratori, in particolare quelli del turno di notte, smettano. Uno studio sui modelli di orario di lavoro ha rilevato che i dipendenti che hanno svolto i turni diurni sono rimasti in un'azienda per quasi 4,5 anni in più rispetto ai dipendenti esclusivamente nei turni notturni.

Presenta nuove opportunità e aumenta il coinvolgimento

Questo tipo di programma introduce varietà nella vita lavorativa dei dipendenti esponendoli a turni diversi , alcuni dei quali potrebbero non aver mai lavorato prima.

Con i turni a rotazione, i dipendenti possono anche conoscere meglio i membri del proprio team e vedere meglio l'attività. Pertanto, si sentiranno più legati ai loro colleghi e come se fossero una parte importante dell'organizzazione, fattori importanti per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.

Spesso, un programma a rotazione significa anche cambiare le mansioni lavorative. Ciò può offrire ai dipendenti nuove sfide e opportunità, il che li aiuta a sentirsi più coinvolti con la tua azienda.

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Aumenta la flessibilità

Per natura, gli orari di lavoro a rotazione offrono flessibilità ai dipendenti. I dipendenti lavorano su vari turni in orari diversi, consentendo loro di adattarsi alla propria vita personale in un modo che un tipico orario dalle 9 alle 17 potrebbe non avere.

Ad esempio, un lavoratore a rotazione può avere 2 giorni consecutivi liberi durante la settimana. Possono utilizzare questo tempo per occuparsi di attività personali o partecipare ad appuntamenti che i fine settimana o i giorni feriali non consentono.

Migliora il morale e la produttività

Uno degli elementi chiave di un programma a rotazione è che è incredibilmente equo . Ogni dipendente lavora ogni turno. L'equità percepita sul posto di lavoro offre numerosi vantaggi, tra cui il miglioramento del morale e della produttività dei dipendenti.

I dipendenti che percepiscono il proprio lavoro come equo sono dipendenti più felici. E i dipendenti più felici tendono a lavorare in modo più efficiente e a fornire un servizio clienti migliore. È anche più probabile che rimangano nella tua azienda, riducendo così il fatturato.

Sfide di un programma di lavoro a rotazione

Un programma a rotazione non sarà adatto a ogni azienda o team. Quando si considera questo tipo di programma, tenere presente che:

Può danneggiare l'equilibrio tra lavoro e vita privata

Sebbene questi programmi offrano flessibilità ai dipendenti, tale flessibilità a volte va solo così lontano.

La giornata lavorativa di 8 ore in un orario fisso offre ai dipendenti del tempo dedicato a casa ogni giorno, ma turni di 10-12 ore a rotazione potrebbero interferire con le routine o gli orari familiari .

Le ore di turno più lunghe significano che il dipendente ha un periodo di ferie consolidato, come 3 giorni interi a settimana dopo aver lavorato 4 giorni di 10 ore. Tuttavia, la sensazione di perdere le attività quotidiane può portare a uno squilibrio tra lavoro e vita privata o addirittura al burnout.

I frequenti cambiamenti nei tipi di turni rendono anche difficile avere routine giornaliere o settimanali. Inoltre, può essere difficile gestire l'assistenza all'infanzia e le responsabilità domestiche in base a un programma a rotazione.

Inoltre, lavorare al di fuori del tradizionale programma dal lunedì al venerdì può ostacolare la capacità del dipendente di partecipare a eventi sociali e attività importanti che si svolgono quando la maggior parte delle persone non lavora.

Può portare alla frustrazione

Alcuni programmi di lavoro a rotazione possono introdurre turni di 12 ore in cui i turni di 8 ore erano la norma. Altri possono scambiare i turni diurni e notturni. Ciò può frustrare i dipendenti che hanno stabilito routine e impegni difficili da adattare al programma.

Ad esempio, qualcuno che lavora di notte potrebbe essere felice di scambiare per un turno diurno, ma i turni serali o notturni possono essere rompicapo per i dipendenti che hanno impegni esterni o possono ricevere assistenza all'infanzia solo durante il normale orario feriale.

Può portare a problemi di salute

Il cambio tra turni notturni e diurni può devastare il programma del sonno di un dipendente. Ciò può avere un impatto negativo sulla salute immediata e generale dei dipendenti.

Di conseguenza, un programma a rotazione ha anche il potenziale per portare a più chiamate o mancate presentazioni a causa di problemi di salute.

Può richiedere ai dipendenti di lavorare turni più lunghi

Gli orari di rotazione possono richiedere turni di 12 o anche 24 ore, che possono essere una grande transizione se la tua forza lavoro è abituata a lavorare 8 ore al giorno.

Per alcuni dipendenti di alcuni settori, 12 ore al giorno possono essere fisicamente troppo faticose e, di conseguenza, la produttività potrebbe diminuire.

Può rendere più difficile la pianificazione del tempo libero

Vuoi che i dipendenti utilizzino i loro benefici per il tempo libero retribuito (PTO), ma la precisione di un programma a rotazione rende più difficile lo scambio di turni. In qualità di pianificatore, dovrai gestire le richieste senza sconvolgere le rotazioni. Piccoli cambiamenti potrebbero mettere qualcuno in straordinari o non dargli giorni liberi per troppi giorni lavorati di fila.

Può richiedere del tempo per implementare con successo

È probabile che ci sarà un periodo di transizione al lancio del nuovo programma. Il cambiamento spesso mette a dura prova i dipendenti e potresti persino perderne alcuni che non possono assolutamente adattarsi al nuovo programma.

Tuttavia, una volta sul posto, i dipendenti sapranno sempre cosa aspettarsi e può anche essere un modo per attirare nuovi candidati che preferiscono orari a rotazione.

Orari fissi vs Orari a rotazione

Dopo tutto questo parlare di programmi a rotazione, perché dovresti scegliere, o attenersi a, un programma fisso invece?

Un programma fisso è quello in cui tutti hanno orari prevedibili che rimangono gli stessi di settimana in settimana. Potrebbe essere meglio per la tua squadra se:

• Sei aperto solo durante 1 turno, ad esempio un turno diurno dalle 9:00 alle 17:00.
• Hai già giorni di ferie integrati per tutta la tua forza lavoro. Ad esempio, potresti essere chiuso nei fine settimana o in un determinato giorno della settimana.
• I membri del tuo team hanno una disponibilità rigorosa e non varrebbe la pena forzare il problema.

Un programma a rotazione è quello in cui i dipendenti cambiano turno e lavorano in un ciclo diverso rispetto a una settimana di calendario. Potrebbe essere meglio per la tua squadra se:

• Hai più turni in un giorno e alcuni turni sono universalmente considerati "peggiori" di altri.
• Operi 7 giorni su 7 o in un ambiente sempre disponibile.
• I tuoi potenziali dipendenti sono abituati al programma o vedrebbero giorni liberi consecutivi come vantaggio.

Tipi comuni di programmi a rotazione

Potresti creare un programma di turni personalizzato che funzioni meglio per la tua azienda e il tuo team, ma puoi anche utilizzare alcuni sistemi collaudati per iniziare.

Programma a rotazione 4-3

Questo è una rotazione di 4 giorni di attivazione e 3 di riposo . Invece di lavorare 8 ore al giorno in un periodo di 5 giorni, i dipendenti lavorano 10 ore al giorno in un periodo di 4 giorni. In sostanza, questo programma aumenta il carico di lavoro giornaliero dei dipendenti, ma offre loro una pausa di 3 giorni tra i blocchi di turni.

In un programma a rotazione, le rotazioni di 10 ore e 4 giorni scaglionano per garantire 7 giorni di copertura. Ciò significa, ad esempio, che avresti bisogno di 6 team per garantire una copertura completa se la tua attività è aperta 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

I turni di 10 ore significano anche che ci sono momenti in cui le squadre si sovrappongono se sei aperto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ciò potrebbe aumentare la produttività e il cameratismo, ma potrebbe anche lasciare le mani inattive se non ci sono abbastanza compiti da completare.

Esempio 4-3 modello di pianificazione rotante

Orario a rotazione 24-48

Questo è un programma di 24 ore e 48 ore di riposo . Può essere utile nei settori che si affidano a dipendenti di guardia, come i servizi di emergenza. Garantisce un'interruzione minima del servizio dovuta all'ingresso e all'uscita dei dipendenti al cambio di turno.

Questo tipo di programma può anche essere una vittoria per i dipendenti con impegni esterni o anche altri lavori, poiché non richiede mai loro di lavorare più di 1 giorno senza interruzioni.

Esempio 24-48 modello di pianificazione rotante

Pitman (2-2 3-2 2-3) programma a rotazione

Si tratta di una rotazione di 2 settimane di 2 giorni di attivazione e 2 giorni di riposo, 3 giorni di attivazione e 2 giorni di riposo e 2 giorni di attivazione e 3 giorni di riposo.

Ciò introduce molta varietà, soprattutto se i dipendenti cambiano turno di notte e di giorno a ogni turno. Offre anche un buon mix di fine settimana di 3 giorni e giorni liberi a metà settimana.

Esempio di modello di programma rotante Pitman

Programma di rotazione DuPont

Questo potrebbe essere il più complicato, ma è stato creato appositamente per le attività di 24 ore . Se usato correttamente, offre ai dipendenti un'intera settimana consecutiva di ferie ogni mese. Questo può essere un grande vantaggio per i dipendenti attuali e un modo per attirare nuovi candidati.

Il ciclo è impostato in turni di 12 ore e va così:

• 4 turni notturni
• 3 giorni di ferie
• 3 turni giornalieri
• 1 giorno libero
• 3 turni notturni
• 7 giorni di riposo

Ogni squadra ruota nel ciclo in momenti diversi, quindi c'è sempre la stessa copertura.

Esempio di modello di programma di rotazione DuPont

Altri tipi di turni a rotazione

I programmi di cui sopra sono considerati i programmi a rotazione più popolari, ma ci sono molte variazioni. Puoi persino crearne uno che si adatti perfettamente alla tua attività.

Alcuni altri tipi di pianificazione che potresti trovare utili includono:

• 4-4. Questo può funzionare con lavori a turno singolo, oppure i team possono scorrere 4 giorni nel turno diurno, 4 giorni liberi, 4 giorni nel turno notturno, 4 giorni liberi, ecc.
• Rotazione 6-4. Questo ciclo di 30 giorni suddivide i giorni lavorativi in ​​3 turni. Dà a tutti 6 giorni al mese in ogni turno, con 4 giorni liberi tra di loro.
• 5-3 5-4 5-3. Avrai bisogno di 5 squadre in questo ciclo di 25 giorni. I dipendenti lavoreranno 5 giorni nel primo turno, avranno 3 giorni liberi, lavoreranno 5 giorni nel secondo turno, avranno 4 giorni liberi, lavoreranno 5 giorni nel terzo turno e poi avranno 3 giorni liberi prima di ripetere la rotazione.
• Programma panamense . Questa è una variazione di 56 giorni di un programma 2-2-3 (2 giorni di lavoro, 2 giorni di riposo, 3 giorni di lavoro, 2 giorni di riposo, 2 giorni di lavoro, 3 giorni di riposo). Richiede 4 squadre su turni di 12 ore. È unico in quanto dura la rotazione e che i lavoratori fanno un turno (come il turno di notte) per 28 giorni e poi il turno opposto (come il turno diurno) per i successivi 28 giorni.

Cosa considerare quando si crea un programma a rotazione

Costruire un programma a rotazione può sembrare scoraggiante se hai utilizzato un sistema fisso o lo hai semplicemente modificato di settimana in settimana.

Ecco alcune cose a cui pensare per assicurarti che il tuo programma funzioni sia per te che per il tuo team:

Le tue ore di punta

Quando hai bisogno della massima copertura? C'è un momento in cui i turni dovrebbero sovrapporsi per assicurarti di avere più persone timbrate?

Turni popolari

Mentre un turno a rotazione dà a tutti una svolta, è tuo compito assicurarti che sia veramente uguale e che tutti abbiano la possibilità di fare i turni migliori.

Ad esempio, in alcuni ristoranti, il brunch domenicale è il turno più ambito. Ma in altri è il meno desiderabile, quindi un turno diurno di domenica potrebbe essere meno popolare di un turno diurno di venerdì.

Ruoli professionali e credenziali dei dipendenti

Forse stai attualmente programmando i dipendenti in base ai loro ruoli lavorativi. Ad esempio, puoi programmare i cassieri in modo che lavorino solo su turni diurni e le squadre di pulizia in modo che lavorino esclusivamente su turni notturni.

In questo caso, il passaggio a un orario a rotazione potrebbe non essere possibile immediatamente, poiché non tutti i dipendenti hanno le competenze necessarie per lavorare su tutti i turni. Questa sarebbe una grande opportunità per formare i dipendenti in modo che possano lavorare a qualsiasi turno

Dovresti anche considerare i tuoi dipendenti con competenze e credenziali specializzate. Potrebbero aver bisogno di orari fissi ed essere esclusi dalla rotazione. Ad esempio, supponi di aver bisogno di qualcuno su un carrello elevatore per fare lo stoccaggio notturno e di avere solo un operatore di carrello elevatore autorizzato. Quel dipendente potrebbe aver bisogno di rimanere solo per la notte.

Disponibilità e preferenze dei membri del team

Uno dei principali vantaggi di un programma fisso è la prevedibilità. È probabile che i membri del tuo team abbiano costruito la propria vita attorno al programma attuale e potrebbero avere problemi a passare a un programma a rotazione, soprattutto per i team che cambieranno turno, ad esempio lavorando sia di notte che di giorno.

A seconda dei tuoi dipendenti, potrebbero semplicemente non essere disponibili per i nuovi turni a cui viene chiesto di lavorare.

Allo stesso modo, è anche importante considerare le preferenze dei membri del tuo team . Invia un sondaggio ai tuoi dipendenti o fai una chiacchierata con loro per chiedere informazioni sui turni in cui preferiscono lavorare. A loro piacciono i turni diurni e sarebbero molto insoddisfatti se dovessero lavorare i turni di notte? A loro piace il programma in cui si trovano ora? Sono interessati a turni più flessibili?

In base alle loro risposte, un programma a rotazione può funzionare o meno per il tuo team.

Il tuo budget per le buste paga

Gli orari a rotazione spesso mettono i dipendenti in straordinari . Ciò potrebbe accadere quando un dipendente lavora più di 40 ore alla settimana o 8 ore al giorno se la tua azienda, settore o stato considera questo straordinario.

Gli orari a rotazione generalmente sono in media di circa 40 ore settimanali. Ma con programmi fluttuanti, le buste paga dei tuoi dipendenti potrebbero essere vicine a $ 0 per settimane di calendario con più giorni consecutivi di ferie o essere maggiori quando lavorano 6 turni di 12 ore in una settimana di calendario.

Prendi in considerazione i tuoi periodi di paga e le leggi del tuo stato quando crei il tuo programma di rotazione. Assicurati di avere una buona conoscenza di quali straordinari, se del caso, saranno richiesti e quando.

I tuoi dipendenti dovranno anche capire in che modo eventuali nuovi straordinari o permessi influiranno sulla loro retribuzione, soprattutto se sono abituati a un numero uguale di ore per ogni periodo di paga.

Passaggi per la creazione e l'implementazione di una pianificazione a rotazione

Passaggio 1: considera le domande e le informazioni di cui sopra, quindi seleziona un tipo di pianificazione che funzionerà per te

Ti consigliamo di iniziare con una pianificazione basata su modelli poiché sono un'opzione popolare e facile da usare. Conosci meglio il tuo team e la tua azienda, quindi sentiti libero di creare un programma personalizzato se hai un modello migliore per i tuoi turni e lavoratori specifici.

Per selezionare o creare un programma a rotazione, guarda le ore in cui hai bisogno di copertura . Hai già più turni (come primo, secondo e terzo) in atto? Hai bisogno che i dipendenti lavorino su turni più lunghi o i turni standard di 8 ore vanno bene?

Dovresti anche considerare le tue risorse disponibili . Ad esempio, supponi di essere un manager di un'azienda manifatturiera che opera su 3 turni, 7 giorni alla settimana. Dovresti considerare i passaggi per la produzione e i macchinari disponibili.

Un programma di rotazione 4-3 non avrebbe senso se non si dispone di macchinari sufficienti per i turni sovrapposti. Potresti considerare di passare a 2 turni di 12 ore o provare un 6-4 con turni di 8 ore. D'altra parte, il programma 4-3 potrebbe aumentare la produzione durante le ore sovrapposte se si dispone di risorse sufficienti per andare in giro.

Dovrai anche considerare le preferenze della tua squadra . Sarebbero entusiasti di un programma DuPont che consente un'intera settimana libera ogni mese o preferirebbero avere più giorni liberi ogni settimana?

Passaggio 2: determina di quante squadre avrai bisogno in base ai tempi di turno e alle rotazioni

Guarda il modello che hai selezionato o il programma di esempio che hai creato e conta il numero di team a rotazione necessari per garantire una copertura completa per le ore di apertura.

Forse avrai bisogno di 3 team per lavorare con un programma a rotazione 24-48 o 6 team per lavorare con un programma a rotazione 4-3 per garantire una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Inoltre, assicurati di raggruppare tutti i dipendenti che rimarranno con un programma fisso nella propria squadra. In questo modo, sono ancora rappresentati e contabilizzati.

Passaggio 3: dai un nome ai tuoi team e assegna loro i tuoi dipendenti

Il tuo programma deve mostrare chiaramente chi fa parte di quale squadra e quale rotazione. Ciò significa che avrai bisogno di nomi di squadra chiari . Invece di chiamare gruppi di dipendenti "Night Crew" o "First Shift", chiamali "Team A", "Team B" ecc. per indicare chi sta lavorando insieme in ogni rotazione.

Successivamente, assegna i tuoi dipendenti ai tuoi team. Le squadre dovrebbero essere più o meno uguali poiché a un certo punto tutti saranno presenti a ogni turno. Bilancia i livelli di esperienza e i tipi di dipendenti nel modo più uniforme possibile includendo un buon mix di tutti in ogni team di rotazione. Assicurati che tutti i team abbiano all'incirca lo stesso numero di lavoratori.

Quando si passa dagli orari fissi dell'equipaggio notturno e dell'equipaggio diurno, invece di convertire questi equipaggi in squadre di rotazione, suddividerli . Avere un mix di tutti in ogni squadra di rotazione. In questo modo, i dipendenti possono trarre vantaggio dalla reciproca esperienza e competenza.

Passaggio 4: comunicare con i dipendenti, spiegando e promuovendo il nuovo programma

Quando sei pronto per pubblicare o condividere il programma, assicurati che i tuoi dipendenti comprendano appieno come funziona e come ne trarranno beneficio. Ciò li aiuterà a coinvolgerli e ad essere entusiasti di lavorare con un programma a rotazione.

Puoi tenere una riunione di tutto il team, inviare un'e-mail a tutto il team, pubblicare un aggiornamento sul newsfeed della tua azienda, inviare messaggi istantanei per annunciare il cambiamento o condurre una sessione informativa sulla nuova pianificazione.

Passaggio 5: perfeziona il programma secondo necessità e continua a condividerlo

Dopo la prima rotazione completa nel tuo programma, potresti dover mettere a punto i team o i turni se hai notato problemi con la dinamica dei turni o i suoi effetti sulla tua attività.

Ad esempio, potresti voler dividere determinati dipendenti che hai appreso sarebbero più produttivi in ​​turni separati. (Forse non lavorano bene insieme, o forse si distraggono a vicenda durante le attività.)

Per quanto riguarda il programma stesso, forse hai notato che la tua attività è troppo occupata per un cambio di turno all'ora originariamente impostata. Pertanto, è possibile spostare indietro l'orario del cambio turno di 1-2 ore.

Evita di apportare troppe modifiche e sappi che potrebbero essere necessarie alcune rotazioni prima che tutti si abituino al nuovo programma.

Anche se i programmi di rotazione diventano prevedibili, dovrai comunque pubblicarli regolarmente in caso di modifiche con PTO o altre richieste. Puoi farlo nel tuo sistema attuale o utilizzando un'app come Connecteam che ha funzionalità di pianificazione e comunicazione in un unico posto.

Pianifica i tuoi programmi a rotazione con Connecteam

Connecteam è la soluzione perfetta per le tue esigenze di pianificazione , progettata per eliminare lo stress anche da pianificazioni complesse come queste.

Ecco come puoi utilizzare Connecteam per creare le tue pianificazioni a rotazione.

Creare i turni

I modelli pronti all'uso di Connecteam rendono la creazione del programma un gioco da ragazzi. Guarda i turni di cui hai bisogno e scegli il modello che funziona meglio. Puoi perfezionarli in base alle ore di cui hai bisogno e contrassegnare i turni con siti di lavoro o ruoli lavorativi specifici. Puoi persino codificarli a colori per aiutare a distinguere le squadre in rotazione.

Quindi, utilizzare la funzione di ripetizione per impostare la pianificazione in modo che si ripeta tutte le volte che è necessario.

Assegnazione di dipendenti e mansioni

Successivamente, utilizzerai lo strumento di pianificazione drag-and-drop di Connecteam per assegnare facilmente i dipendenti ai turni.

I dipendenti possono prendere nota della loro disponibilità direttamente all'interno dell'app. In questo modo, non incontrerai alcun conflitto durante la pianificazione. Connecteam inoltre segnalerà automaticamente eventuali problemi con la pianificazione, come sovrapposizioni di turni, in modo da poterli correggere prima della pubblicazione.

Puoi anche includere elenchi di attività in ogni turno affinché i dipendenti possano spuntare mentre lavorano. Questi elenchi possono essere particolarmente utili per qualcuno in un nuovo turno che potrebbe aver bisogno di alcuni promemoria delle lievi differenze nelle responsabilità del turno. Ad esempio, puoi aggiungere liste di controllo di chiusura a ogni turno di notte in modo che nessuno dimentichi la procedura corretta.

Condivisione del programma e comunicazione con i dipendenti

Connecteam invierà il programma direttamente ai dispositivi dei dipendenti quando lo pubblichi. Non dovrai aspettare per passare un programma fisico o semplicemente sperare che i tuoi dipendenti cerchino un programma appena pubblicato.

C'è anche una chat integrata , che consente conversazioni in tempo reale su richieste PTO o altri problemi di pianificazione. Puoi parlare uno a uno o in gruppo e condividere immagini, note audio, file e altro nei messaggi.

Inoltre, Connecteam è disponibile come app mobile su dispositivi iOS e Android. Ciò significa che i dipendenti possono accedere alla pianificazione e comunicare con te e i loro colleghi, indipendentemente da dove si trovino o quando stiano lavorando.

Altri vantaggi dell'utilizzo di Connecteam per il tuo programma di rotazione

Oltre ai suoi strumenti di pianificazione, Connecteam dispone di un orologio che registra accuratamente le ore dei dipendenti. Utilizzando questi dati su orari e presenze, puoi vedere quanto bene i lavoratori si stanno adeguando e rispettando il nuovo programma. Sono spesso in ritardo o mancano al lavoro perché non possono accettare i nuovi turni? Oppure perdono meno lavoro a causa dei giorni di ferie integrati nel nuovo programma?

Connecteam ha anche funzionalità di formazione che puoi utilizzare se il tuo programma di rotazione prevede la rotazione delle mansioni lavorative. Crea corsi personalizzati su qualsiasi argomento da zero o inizia in pochi secondi con un modello. I materiali di formazione sono disponibili direttamente dall'app mobile, garantendo a tutti l'accesso alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere bene il proprio lavoro.

Conclusione

Un programma a rotazione è un'ottima opzione per le aziende aperte 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e che devono garantire una copertura continua. Questi programmi presentano alcune sfide, come potenziali conflitti di programmazione e burnout dei dipendenti, ma offrono anche vantaggi.

Esistono vari tipi di pianificazione a rotazione tra cui scegliere, ma possono comunque essere difficili da creare. Con le istruzioni dettagliate che abbiamo delineato sopra, sarai sulla buona strada per creare un programma che funzioni per il tuo team.

Per semplificare ulteriormente il processo di pianificazione dei tuoi dipendenti, usa Connecteam. I suoi modelli e la funzionalità di trascinamento della selezione rendono la pianificazione un gioco da ragazzi!

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Domande frequenti

Qual è il miglior programma di rotazione?

Esistono molti tipi di orari dei turni a rotazione e quello migliore per la tua attività è quello che si allinea alle risorse di cui disponi e alle tue esigenze aziendali.

Qual è un esempio di programma a rotazione?

Un programma di turni a rotazione è un programma in cui un dipendente ruota in giorni diversi e orari di turno diversi. Non si ripetono su base regolare del calendario.

Ad esempio, invece di lavorare il turno diurno ogni lunedì-venerdì, un dipendente potrebbe lavorare 4 turni notturni, essere libero per 4 giorni, lavorare 4 turni diurni, essere libero per 4 giorni e poi ripetere quel ciclo. Un altro esempio potrebbe essere lo scaglionamento degli orari dei dipendenti per coprire 7 giorni di turni di 24 ore con 24 ore attive, 48 ore libere, 24 ore attive, ecc.

Molte industrie e aziende, come i servizi di emergenza e la produzione, utilizzano abitualmente turni a rotazione. Alcuni programmi di turni a rotazione, come i programmi Pitman e DuPont, sono diventati standard del settore.

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