9 suggerimenti per creare la migliore rotazione del personale per la tua azienda

Creare una rotazione del personale è un delicato atto di equilibrio. Non solo devi tenere conto della disponibilità e delle competenze dei dipendenti, ma devi anche considerare le esigenze della tua azienda. Una programmazione scadente porta a carenza di personale, eccesso di personale e una scarsa esperienza del cliente. Ciò può influire sui profitti e sul morale dei dipendenti. I cambiamenti dell'ultimo minuto possono peggiorare le cose e lasciare sia i dipendenti che i manager stressati e confusi.

Una rotazione ben progettata è la chiave per evitare tutto questo. I manager sanno di avere abbastanza personale e i dipendenti ricevono i loro turni preferiti. Inoltre, una rotazione organizzata può aiutare a prevenire il burnout dei dipendenti e ridurre la probabilità di assenteismo. Ciò migliora la produttività e riduce i costi di manodopera.

In questo articolo, ti mostriamo come creare una rotazione del personale che mantenga la tua attività senza intoppi e i tuoi dipendenti felici.

Che cos'è una rotazione del personale?

Una rotazione del personale, nota anche come elenco o programma , stabilisce tutte le informazioni relative ai turni dei dipendenti . Ciò include gli orari di inizio e fine del turno, la posizione, le pause e qualsiasi attività specifica da completare.

Una serie di settori utilizza sistemi di rotazione, come l'ospitalità, l'edilizia, la vendita al dettaglio e i servizi sul campo. Esistono anche vari tipi di orari di lavoro flessibili che i datori di lavoro possono utilizzare. Questi includono turni compressi, a turni separati o su chiamata.

Una rotazione attentamente pianificata supporta le operazioni aziendali e il morale del personale. Oltre ad aiutarti a evitare la carenza o l'eccesso di personale, un programma ben organizzato ti garantisce di rispettare tutte le leggi sul lavoro pertinenti, come gli straordinari o le pause.

Ecco perché è fondamentale saper creare una buona rotazione.

Cosa fa girare un buon lavoro?

Conti per le esigenze aziendali

È necessario disporre di un numero sufficiente di dipendenti per soddisfare i requisiti di personale della propria azienda. Ciò include la contabilizzazione di cambiamenti stagionali o eventi speciali che richiedono più personale.

Non solo hai bisogno di abbastanza personale arruolato, ma hai anche bisogno di quelli giusti . Una buona rotazione bilancia le competenze dei dipendenti.

La carenza di personale in termini di numero o competenze mette a dura prova i dipendenti e può influire sulla qualità del loro lavoro. Allo stesso tempo, l'eccesso di personale è un modo rapido per spendere troppo per i costi del lavoro.

Molte piccole imprese utilizzano una combinazione di tipi di dipendenti, come lavoratori a tempo pieno e part-time, nel loro turno per soddisfare le loro esigenze aziendali.

Soddisfa le esigenze dei dipendenti

Soddisfare le esigenze dei tuoi dipendenti nella tua rotazione è fondamentale per una forza lavoro produttiva e di successo. Dovresti tenere conto della disponibilità, delle preferenze e degli impegni di ciascun dipendente al di fuori del lavoro. Ciò garantisce che i tuoi dipendenti possano conciliare il loro lavoro e la vita personale.

I dipendenti sono più soddisfatti quando hanno una rotazione che supporta il loro equilibrio tra lavoro e vita privata. Quando si sentono supportati nella loro vita personale, sono più felici nel loro lavoro. Un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata riduce anche il burnout e il turnover dei dipendenti, costruendo una forza lavoro più duratura.

Facile da creare e semplice da leggere

Un buon turno di lavoro è semplice da costruire e semplice da capire.

Non vuoi passare ore ogni settimana a creare un nuovo turno. Dovresti essere in grado di crearne e aggiornarne uno in modo rapido e semplice. Questo ti fa risparmiare tempo e denaro. Ti consente anche di vedere facilmente le ore di lavoro dei tuoi dipendenti e dove si trovano.

La rotazione dovrebbe essere altrettanto facile da leggere e comprendere per i dipendenti. Quando possono vedere a colpo d'occhio gli orari programmati, sanno dove devono essere e quando.

Giusto ed equilibrato

Una rotazione equilibrata distribuisce i turni equamente tra i dipendenti pur essendo inclusiva e accomodante.

L'assegnazione di turni popolari alle stesse persone può apparire come favoritismo. Ciò può favorire il risentimento tra gli altri dipendenti. Caricare uno o due dipendenti con la maggior parte dei turni può anche metterli a rischio di esaurimento.

Flessibile

I cambiamenti di programma dell'ultimo minuto sono inevitabili. Il tuo turno deve essere sufficientemente flessibile da accogliere i cambiamenti dovuti a malattia, infortunio o responsabilità dell'assistente.

Costruire una certa flessibilità nella tua rotazione consente anche di cambiare le esigenze aziendali. Se un nuovo progetto si presenta con breve preavviso, hai bisogno della flessibilità per aggiungere personale alla tua rotazione esistente.

L'impostazione di un piano di emergenza o di turni di guardia sono modi in cui puoi far fronte a cambiamenti imprevisti.

Aggiornato e facilmente accessibile

I dipendenti devono avere sempre accesso alla versione più aggiornata della rotazione ed essere informati di eventuali modifiche. Mantenere i dipendenti informati in tempo reale riduce il rischio di conflitti di programmazione o dipendenti che dimenticano un turno.

Rendi disponibili i turni ai dipendenti il ​​più in anticipo possibile per aiutarli a pianificare i loro turni. Possono anche sollevare eventuali problemi in una fase iniziale. È quindi possibile affrontarli prima dell'inizio di un turno.

Una buona comunicazione interna è fondamentale per questo, garantendo visibilità e trasparenza. Ma la comunicazione sui turni va in entrambe le direzioni. Assicurati che i dipendenti possano contattarti immediatamente quando non possono venire al lavoro.

Una soluzione di pianificazione mobile, come Connecteam, è l'ideale per condividere i turni e notificare ai dipendenti eventuali modifiche. Queste app consentono inoltre a te e ai tuoi dipendenti di comunicare facilmente su eventuali problemi di pianificazione.

9 Suggerimenti per la creazione di una rotazione efficace

La pianificazione è importante sia per la tua azienda che per i tuoi dipendenti. Dal punto di vista aziendale, ti consente di tenere conto dei periodi di punta, dei congedi dei dipendenti e di altri problemi di pianificazione noti.

È quindi possibile dare ai propri dipendenti il ​​maggior preavviso possibile sull'elenco . Ciò consente loro di pianificare i propri impegni personali in base ai propri turni. Possono anche sollevare e risolvere eventuali problemi di turni in una fase iniziale.

Tieni presente che potresti essere legalmente obbligato a dare ai tuoi dipendenti un certo preavviso del loro turno. Ad esempio, varie leggi statali sulla programmazione predittiva degli Stati Uniti stabiliscono l'avviso che i datori di lavoro devono dare ai propri dipendenti.

Nel Regno Unito, i datori di lavoro devono dare ai dipendenti un preavviso "anticipo" del loro programma. Questo è generalmente inteso come preavviso di almeno una settimana.

Chiedi ai tuoi dipendenti di registrare la loro disponibilità o modificare le preferenze con largo anticipo rispetto alla creazione della rotazione. Ciò include il tempo libero per le ferie annuali programmate, le responsabilità dell'assistente e altri impegni personali.

Queste informazioni ti consentono di creare una rotazione che rifletta la disponibilità dei tuoi dipendenti ed eviti conflitti di programmazione. Riduce anche il rischio che i dipendenti annullino i turni all'ultimo minuto o non si presentino affatto e ti lascino a corto di personale.

Quando crei una rotazione, assicurati di programmare il giusto mix di dipendenti con le competenze necessarie per coprire un turno. Questo dipenderà dalle tue specifiche esigenze aziendali. Ad esempio, alcuni turni potrebbero richiedere un certo numero di personale tecnico, amministrativo e di supporto per essere eseguiti in modo efficace e sicuro.

Inoltre, considera l'equilibrio del carico di lavoro tra i tuoi dipendenti. Garantire una distribuzione equa ed equa dei turni che rifletta i contratti e la disponibilità dei dipendenti.

Evita di assegnare troppe ore allo stesso personale. Ciò può provocare affaticamento dei dipendenti, che può influire sul loro benessere e sulla qualità del loro lavoro. Nel tempo, questo spesso porta al burnout. Può anche generare risentimento tra il resto del personale che perde ore.

Sorgono malattie, incidenti ed emergenze personali e il tuo turno deve prepararsi per affrontarli. Lo scambio di turni è un ottimo modo per gestire questa situazione.

Lo scambio di turni consente ai dipendenti di scambiare i propri turni con un collega. Quando i lavoratori trovano il loro sostituto in questo modo, ti fa risparmiare tempo. Ti impedisce anche di dover affannarti per trovare qualcuno che copra un turno all'ultimo minuto.

Offrire flessibilità ai tuoi dipendenti con il loro turno crea un ambiente di lavoro più positivo. Dà loro anche maggiore autonomia e li incoraggia ad assumersi la responsabilità della loro programmazione.

Quando si tratta di turni del personale, non riuscire a prepararsi significa prepararsi a fallire. Assicurati di disporre di un piano di riserva nel caso in cui più dipendenti si ammalino contemporaneamente o un membro del personale non riesca a trovare nessuno con cui scambiare un turno.

Questo ti fa risparmiare il tempo e lo stress di dover trovare una soluzione drastica in un breve lasso di tempo.

Ciò è particolarmente importante per alcuni settori come quello medico o tecnologico. Questi settori utilizzano spesso i turni di guardia per garantire che ci sia sempre personale di riserva disponibile se necessario.

I modelli sono un buon modo per automatizzare il tuo sistema di rotazione, risparmiando tempo e denaro. Con i modelli di rotazione del personale, puoi replicare rapidamente una rotazione e apportare le modifiche necessarie in pochi clic. Ciò evita di doverne creare uno da zero, il che può richiedere molto tempo.

Puoi personalizzare i modelli per adattarli alle esigenze del tuo dipartimento o team, rendendoli uno strumento ideale per la gestione di pianificazioni complesse. Ti aiutano a tenere traccia delle preferenze dei dipendenti e della disponibilità ricorrente.

L'utilizzo di modelli di rotazione può anche creare prevedibilità della pianificazione per i tuoi dipendenti . Sanno cosa aspettarsi in termini di orario di lavoro settimanale, quindicinale o mensile. Questo aiuta a ridurre lo stress che i tuoi dipendenti hanno sulla pianificazione e consente loro di fare piani personali in anticipo.

Sebbene i modelli siano un utile strumento di pianificazione, è anche importante rivedere regolarmente il tuo turno. Assicurati che continui a trovare un equilibrio tra le esigenze della tua azienda e le preferenze e la disponibilità dei tuoi dipendenti.

Fai il check-in con i tuoi dipendenti e ottieni il loro feedback per scoprire se la rotazione funziona per loro. Questo ti aiuta a mantenere la soddisfazione dei dipendenti riguardo alla pianificazione. I dipendenti hanno l'opportunità di esprimere eventuali dubbi e di sentirsi ascoltati dal proprio datore di lavoro.

Una rotazione del personale rende anche facile tenere traccia del congedo legale a cui i tuoi dipendenti hanno diritto, comprese le ferie retribuite (PTO), il congedo parentale e il congedo per malattia. Può anche aiutarti a tenere traccia di tutte le informazioni necessarie per finalità di compliance quali orari di lavoro, straordinari, pause e assenze del personale.

Ad esempio, nel Regno Unito, i dipendenti che lavorano 6 o più ore al giorno hanno diritto ad almeno una pausa di riposo di 20 minuti. I lavoratori devono inoltre avere 11 ore di riposo tra i giorni lavorativi.

Puoi anche assicurarti di avere tutti i dipendenti con qualifica obbligatoria, come personale con qualifiche di primo soccorso o vigili del fuoco. Questo approccio protegge i tuoi dipendenti e ti aiuta anche a evitare eventuali sanzioni per non conformità.

Investire nel software di pianificazione mobile è un punto di svolta quando si tratta di costruire un ottimo giro di personale.

Con un software di pianificazione dei dipendenti come Connecteam , puoi creare e gestire le pianificazioni in movimento da qualsiasi dispositivo, assicurandoti che tutti siano sulla stessa pagina. Puoi monitorare facilmente la disponibilità dei dipendenti, i cambi di turno, le richieste di ferie e altro ancora.

Quando utilizzi Connecteam come software di rotazione, puoi:

• Consenti ai dipendenti di aggiornare la loro disponibilità in tempo reale
• Memorizza le informazioni sui dipendenti, inclusi i dettagli di contatto e il tempo libero pianificato
• Condividi subito i turni e i cambi di turno con i dipendenti
• Invia promemoria ai dipendenti per i loro prossimi turni
• Contrassegna automaticamente eventuali problemi di conformità come interruzioni obbligatorie o straordinari
• Visualizza il numero totale di ore lavorate dai dipendenti
• Consenti ai dipendenti di effettuare richieste di ferie direttamente dall'app
• Semplifica la pianificazione dei turni segnalando automaticamente i problemi di pianificazione
• Include funzionalità di monitoraggio del tempo e delle presenze

Con il software di pianificazione di Connecteam, puoi dire addio ai fogli di calcolo e alla pianificazione manuale, che possono richiedere molto tempo e sono soggetti a errori.

L'interfaccia intuitiva di Connecteam semplifica la creazione, l'aggiornamento e la distribuzione dei programmi, assicurando che tutti i dipendenti abbiano accesso ai propri turni in ogni momento.

Inoltre, puoi semplificare i tuoi sforzi di comunicazione inviando aggiornamenti, notifiche push e avvisi ai tuoi dipendenti direttamente tramite l'app.

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Migliori pratiche per la creazione di Rota

Ottenere la giusta rotazione per il personale è importante. Una cattiva gestione dei turni può portare a conflitti di programmazione, dipendenti che perdono turni e carenza di personale. Ciò influisce sul morale dei dipendenti, sulla produttività e sui profitti.

Esistono diversi semplici passaggi che puoi eseguire per creare turni che funzionino meglio per te e per i tuoi dipendenti.

Raccogliere la disponibilità dei dipendenti e pianificare in anticipo ti aiuta a evitare alcuni di questi problemi fin dall'inizio.

Nel frattempo, i modelli e le opzioni di scambio di turni semplificano la pianificazione e la creazione dei turni. Inoltre, l'utilizzo di un'app mobile per gestire centralmente i tuoi turni ti fa risparmiare ancora più tempo, fatica e denaro.

Costruire la rotazione migliore per il personale riduce al minimo le interruzioni e garantisce che i turni si svolgano senza intoppi. Soprattutto, mantengono il tuo staff felice e soddisfatto.

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