Che cos'è l'approvazione della carta del tempo + i migliori strumenti per il lavoro

L'approvazione della scheda orario consente alle aziende di rivedere le ore registrate dai dipendenti e assicurarsi che vengano pagate correttamente per il loro lavoro. È un processo importante che deve essere gestito correttamente. In caso contrario, il libro paga potrebbe essere ritardato oi dipendenti potrebbero essere pagati in eccesso o in difetto.

Pertanto, è essenziale capire esattamente come funziona l'approvazione del cartellino e quali passaggi sono coinvolti. In questo articolo, spieghiamo tutto ciò che devi sapere e mettiamo in evidenza 3 dei migliori strumenti di automazione per semplificare il processo di monitoraggio del tempo.

Che cos'è l'approvazione del cartellino?

L'approvazione del cartellino è quando i datori di lavoro controllano quante ore hanno lavorato i dipendenti durante il periodo di paga corrente.

I dipendenti registreranno le loro ore per ogni periodo di paga su un cartellino orario. Questo suddivide ogni giorno in un periodo di paga e mostra tutte le ore che i dipendenti hanno lavorato in ciascuno di quei giorni. Un periodo di paga è solitamente da 2 a 4 settimane. Tuttavia, nella maggior parte degli stati, i datori di lavoro sono liberi di decidere la frequenza con cui vogliono gestire le buste paga.

L'obiettivo del processo di approvazione della scheda orario è garantire che i dipendenti abbiano registrato correttamente le proprie ore e rilevare eventuali errori prima di eseguire il libro paga.

Cosa dovrebbe essere incluso in un cartellino

Un cartellino dovrebbe includere le ore lavorate, così come il tempo speso per le pause e il congedo retribuito. Deve inoltre fornire informazioni sulle attività o sui progetti su cui hanno lavorato i dipendenti, in particolare se i dipendenti ricevono retribuzioni diverse per compiti diversi.

Controllo dei cartellini per la precisione

I dipendenti devono rivedere i propri cartellini prima di inviarveli per l'approvazione. Una volta ricevuto il cartellino orario di un dipendente, puoi verificarne l'esattezza.

Questo controllo di precisione include in genere il riferimento incrociato delle ore registrate di un dipendente rispetto al suo programma di lavoro. Se la tua azienda utilizza il rilevamento della posizione GPS per verificare le posizioni dei dipendenti durante l'orario di lavoro, puoi anche confrontare i dati sulla posizione del dipendente con le ore elencate sul suo cartellino.

Calcolo della retribuzione degli straordinari

È inoltre necessario calcolare gli straordinari per ciascun dipendente e suddividerli sul cartellino. Gli straordinari devono essere pagati a 1,5 volte la retribuzione base di un dipendente e si applicano ogni volta che i dipendenti lavorano più di 40 ore a settimana. Se i dipendenti si qualificano per altri bonus tempo, puoi aggiungere anche questi al cartellino orario.

Approvare o rifiutare i cartellini

Se tutte le informazioni sul cartellino orario di un dipendente sono corrette, è possibile approvare il cartellino orario e trasmetterlo al team del libro paga della propria azienda.

Se ci sono informazioni errate, puoi rifiutare il cartellino e rispedirlo al dipendente per le revisioni. Una volta che il dipendente ha rivisto il suo cartellino orario, puoi rivederlo di nuovo.

Perché è importante approvare i cartellini?

La revisione dei cartellini aiuta a prevenire gli errori sui salari. Questi errori potrebbero comportare pagamenti errati ai dipendenti e persino portare a problemi legali.

Il rovescio della medaglia, se fatto correttamente, l'approvazione del cartellino ti aiuta a:

Evitare discrepanze salariali

La revisione e l'approvazione dei cartellini aiuta a evitare che la tua azienda paghi troppo o meno i tuoi dipendenti .

Pagare troppo i lavoratori può essere molto costoso nel tempo. Sottopagarli è illegale e potrebbe comportare pesanti sanzioni da parte delle agenzie di regolamentazione. Non pagare correttamente i tuoi dipendenti è anche dannoso per il loro morale e potrebbe portare membri del personale qualificato a lasciare la tua azienda.

I manager fungono da seconda serie di occhi sui cartellini dei dipendenti durante il processo di approvazione. Possono rilevare errori onesti e individuare potenziali casi di furto di tempo. Sono inoltre ritenuti responsabili dell'accuratezza dei record di tempo utilizzati per elaborare il libro paga.

Migliora l'accuratezza delle buste paga

Quando tutte le tessere presenze inviate per il libro paga sono corrette, è necessario inviare i pagamenti una sola volta per ogni periodo di paga. Tuttavia, quando i cartellini contengono errori, potrebbe essere necessario eseguire il libro paga più volte per risolvere gli errori di pagamento.

Questo costa tempo e denaro. È nell'interesse della tua azienda ridurre il numero di corse del libro paga che devi fare. La revisione e l'approvazione dei cartellini è la chiave per raggiungere questo obiettivo.

Rimani conforme

Il Fair Labor Standards Act (FLSA) richiede alle aziende di conservare i cartellini dei dipendenti per un minimo di 2 anni. Il processo di revisione del cartellino orario assicura che i manager raccolgano i record di tempo per ogni dipendente durante ogni periodo di paga.

Se la tua azienda deve mai affrontare un'indagine sulle tue pratiche di compensazione, puoi produrre i tuoi cartellini ed essere sicuro che siano corretti.

In che modo l'approvazione del cartellino aiuta i dipendenti?

Anche il processo di revisione e approvazione dei cartellini può essere vantaggioso per i dipendenti.

I dipendenti vogliono essere pagati con precisione per le ore di lavoro, ma occasionalmente possono commettere errori come dimenticare di includere un inserimento dell'orario. Puoi cogliere questi errori e assicurarti che i dipendenti siano pagati per tutte le loro ore .

La condivisione delle informazioni sul cartellino con i dipendenti consente inoltre loro di rivedere le ore lavorate. Questo può aiutare i dipendenti a capire meglio quanto stanno lavorando e quanto dovrebbero aspettarsi di essere pagati. Offre inoltre maggiore trasparenza nel processo di gestione stipendi, il che può essere ottimo per il morale dei dipendenti.

I datori di lavoro possono apportare modifiche ai cartellini?

Puoi fare 1 di 2 cose quando trovi un errore mentre rivedi il cartellino orario di un dipendente:

1. Rifiuta il cartellino e rispediscilo al dipendente per le revisioni.
2. Apportare revisioni al cartellino e approvarlo.

Per motivi legali, è importante che qualsiasi modifica apportata a un cartellino sia supportata da prove. I manager potrebbero apportare modifiche quando un dipendente dimentica di timbrare il cartellino in entrata o in uscita dal lavoro, ad esempio. Oppure, se PTO non viene aggiunto automaticamente alle schede orarie, i manager potrebbero aggiungere quelle ore per conto di un dipendente.

È sempre una buona idea far sapere ai dipendenti quando è stata apportata una modifica a un cartellino e documento che cambia per iscritto.

Cosa succede dopo aver approvato i cartellini?

Una volta che un cartellino è stato approvato, viene inviato al tuo team del libro paga .

In genere, i cartellini possono essere importati nel software del libro paga senza la necessità di inserire manualmente i dati. Alcune piattaforme di schede attività si integrano direttamente con le popolari piattaforme di buste paga. Puoi anche esportare i dati del cartellino in formato CSV e caricare il file nel tuo software per le buste paga. I dati del cartellino vengono quindi utilizzati per elaborare le buste paga.

Successivamente, i cartellini devono essere conservati in modo sicuro per un minimo di 2 anni per soddisfare i requisiti FLSA.

Utilizzo delle automazioni per tenere traccia del tempo dei dipendenti

In passato, le aziende utilizzavano macchine che timbravano il cartellino orario di un dipendente con i loro orari di entrata e uscita. Oggi, la maggior parte delle aziende ha eliminato i cartellini fisici e si affida invece al software per tenere traccia delle ore dei dipendenti.

Il software dell'orologio offre diverse funzionalità per aiutare la tua azienda ad automatizzare il monitoraggio del tempo , la generazione della scheda attività e l'approvazione della scheda orario . Queste funzionalità possono ridurre il tempo necessario per creare i cartellini. Possono anche aiutare a garantire che le registrazioni degli orari dei dipendenti siano accurate e che la comunicazione tra manager e dipendenti durante l'approvazione sia semplificata.

Per ulteriori informazioni, leggi il nostro riepilogo delle 6 migliori soluzioni software per segnatempo semplici per il 2023 .

Ecco alcuni esempi di funzionalità di automazione che possono migliorare il processo di approvazione dei cartellini.

Tracciamento del tempo abilitato per GPS

Un'app orologio abilitata per GPS può aiutarti a verificare le posizioni dei tuoi dipendenti mentre sono al lavoro. Puoi vedere dove si trovano i lavoratori quando timbrano il cartellino o vedere la loro posizione mentre sono in movimento.

Quindi, quando si esaminano i cartellini orari, è possibile incrociare la posizione di un dipendente con le voci del cartellino orario. Questo aiuta a eliminare il furto di tempo e ti consente di verificare che ogni volta che la voce sia assegnata al progetto corretto.

Inoltre, molti segnatempo abilitati per GPS ti consentono di impostare geofence intorno al tuo ufficio o in un luogo di lavoro. Quando un dipendente entra o esce da un'area georecintata, riceverà un promemoria per timbrare l'entrata o l'uscita dal lavoro. Ciò garantisce che i dipendenti non dimentichino mai di timbrare l'entrata o l'uscita.

Calcolo dei tempi supplementari e delle pause

Il software di approvazione della scheda attività può calcolare automaticamente gli straordinari e interrompere la retribuzione. Questo ti evita di dover fare questi calcoli da solo. Pertanto, riduce il tempo necessario per approvare i cartellini e garantisce che i dipendenti vengano pagati correttamente.

Timesheet

Il software di monitoraggio del tempo può anche raccogliere le voci degli orari dei dipendenti e generare schede attività digitali in pochi secondi. Ciò evita ai dipendenti di commettere errori non dovendo registrare manualmente le proprie ore in una scheda attività.

Notifiche cartellino orario

Alcune soluzioni software ti consentono di lasciare una nota direttamente sulla scheda attività se hai bisogno di ulteriori informazioni su un orario. I dipendenti riceveranno una notifica in modo che possano fornire informazioni o apportare revisioni rapidamente.

I migliori strumenti per l'approvazione del cartellino

Diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni dei migliori strumenti che la tua azienda può utilizzare per il monitoraggio del tempo e l'approvazione del cartellino.

Connecteam è un software di monitoraggio del tempo all-in-one che garantisce che i tuoi dipendenti vengano pagati in modo accurato e puntuale. Il nostro software dispone di funzionalità per ridurre gli inserimenti di orari persi, accelerare il processo di approvazione ed eliminare il furto di orari.

In primo luogo, Connecteam rende semplice per i dipendenti tenere traccia delle proprie ore. Un orologio abilitato al GPS ricorda ai dipendenti di timbrare quando arrivano in un luogo di lavoro e di timbrare quando se ne vanno. Possono timbrare entrata e uscita dal proprio smartphone con un semplice tocco e classificare ogni volta l'ingresso a un progetto o un'attività.

Puoi decidere se i dipendenti possono o meno modificare manualmente le loro voci di orario, il che può aiutare a eliminare il furto di tempo.

Connecteam raccoglierà automaticamente i dati sul tempo dei dipendenti, calcolerà gli straordinari e le ore di pausa e genererà schede attività digitali per ogni periodo di paga. Puoi vedere a colpo d'occhio quanto hanno lavorato i dipendenti, quando hanno fatto gli straordinari e quando erano in pausa.

Un altro vantaggio di Connecteam è che puoi tenere i dipendenti aggiornati durante il processo di approvazione . Puoi chattare con i dipendenti utilizzando le funzionalità di messaggistica di Connecteam per chiedere maggiori informazioni su un inserimento orario. Inoltre, i dipendenti vengono automaticamente informati di eventuali modifiche apportate alle loro schede attività. Una volta approvato un cartellino orario, è bloccato per qualsiasi ulteriore modifica.

Connecteam si integra con Quickbooks Online e Gusto per l'elaborazione delle buste paga. Puoi anche esportare facilmente le schede attività per utilizzarle con altri software di gestione stipendi.

Connecteam è gratuito per le aziende fino a 10 dipendenti . Per le aziende più grandi, Connecteam parte da soli $ 29 al mese per un massimo di 30 dipendenti. Puoi provare Connecteam gratuitamente per 14 giorni per vedere come può semplificare il processo di approvazione del tuo cartellino.

TimeCamp è un'app di monitoraggio del tempo che supporta l'approvazione giornaliera e settimanale dei cartellini. Il software consente inoltre ai manager di impostare promemoria in modo che le schede orarie arrivino per l'approvazione prima della scadenza del libro paga.

Inoltre, TimeCamp supporta i commenti all'interno delle schede attività. Ciò consente a manager e dipendenti di discutere gli inserimenti orari quando sono necessarie ulteriori informazioni.

TimeCamp si integra con diverse piattaforme di produttività che consentono ai dipendenti di monitorare automaticamente le proprie ore. Tuttavia, non offre alcuna funzionalità di tracciamento GPS, quindi potrebbe non essere la scelta migliore per le aziende che hanno dipendenti che lavorano sul campo.

TimeCamp offre un piano gratuito per utenti illimitati, ma supporta solo il monitoraggio del tempo. I piani che includono funzionalità di approvazione della scheda attività partono da $ 10,99 per utente al mese.

Toggl Track è un software di monitoraggio del tempo che si integra con oltre 100 piattaforme popolari. Queste integrazioni consentono a Toggl Track di registrare automaticamente le ore dei dipendenti e di classificare il lavoro in base a progetti specifici. I dipendenti possono anche avviare e interrompere gli inserimenti orari manualmente con un clic o un tocco dal proprio computer o smartphone.

Toggl Track assembla automaticamente le schede attività e suddivide le voci di tempo per progetto o attività. I manager possono assegnare diverse retribuzioni a diversi progetti e visualizzare il tempo dedicato alle pause e agli straordinari.

Toggl Track non offre integrazioni software per le buste paga, ma può esportare i dati della scheda attività come file CSV. Mancano inoltre strumenti di comunicazione integrati per risolvere i problemi durante il processo di approvazione. Manager e dipendenti dovranno comunicare al di fuori di Toggl per annotare eventuali modifiche ai cartellini.

Toggl Track offre un piano gratuito per le aziende con un massimo di 5 dipendenti. I piani a pagamento partono da $ 9 per utente al mese.

Riepilogo

L'approvazione del cartellino è quando i datori di lavoro controllano e approvano i cartellini dei dipendenti per assicurarsi che siano accurati. Il processo di approvazione aiuta a eliminare gli errori sui salari e garantisce che i dipendenti vengano pagati correttamente. È anche essenziale per rispettare i requisiti di segnalazione delle retribuzioni della FLSA.

L'utilizzo del software di approvazione delle schede orarie può semplificare la creazione di schede attività e ridurre il tempo necessario per eseguire il libro paga. Pensiamo che Connecteam sia lo strumento migliore per approvare i cartellini in aziende di tutte le dimensioni.

Prova Connecteam gratuitamente per 14 giorni per vedere come può semplificare l'approvazione dei tuoi cartellini e i processi di elaborazione delle buste paga.