La guida completa all'arrotondamento dell'orologio

Tenere traccia dell'orario di lavoro dei dipendenti può essere un'attività impegnativa e dispendiosa in termini di tempo, soprattutto se entrano o escono con qualche minuto di anticipo o di ritardo. Per semplificare il processo, le aziende possono utilizzare l'arrotondamento dell'orologio. Ciò comporta l'arrotondamento delle timbrature in entrata e in uscita dei dipendenti per eccesso o per difetto all'intervallo di tempo più vicino.

Punti chiave

• L'arrotondamento dell'orologio è legale se il tempo viene arrotondato a un incremento massimo di 15 minuti e non comporta che i dipendenti siano costantemente sottopagati.
• Esistono diverse regole dell'orologio in base allo stato. Questi stati includono Washington, California, Texas e Michigan.
• Esistono tre metodi per arrotondare il tempo: incrementi di 5, 6 e 15 minuti.
• Le migliori pratiche per l'arrotondamento dell'orologio includono l'utilizzo di incrementi di arrotondamento equi, la comunicazione regolare con i dipendenti in merito all'arrotondamento e la revisione annuale dei criteri di arrotondamento.
• È necessario mantenere registri accurati delle ore dei dipendenti per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti sul lavoro.

L'arrotondamento dell'orologio non è così comune come una volta, grazie alla popolarità del software di monitoraggio del tempo digitale. Tuttavia, ci sono vantaggi nell'arrotondamento dell'orologio. Può aiutare a semplificare i processi di gestione stipendi, semplificare i calcoli salariali e prevenire il furto di tempo dei dipendenti. Ma può anche portare a controversie tra i dipendenti e persino problemi legali se non eseguito correttamente.

Di seguito, discutiamo le migliori pratiche di arrotondamento dell'orologio e come evitare arrotondamenti distorti. Copriamo anche tre metodi di arrotondamento e condividiamo diversi esempi di grafici di arrotondamento dell'orologio.

Cos'è l'arrotondamento dell'orologio?

L'arrotondamento dell'orologio prevede che un datore di lavoro arrotondi le ore di un dipendente per eccesso o per difetto. Le ore vengono arrotondate in base a incrementi di tempo preimpostati, in genere 5, 6 o 15 minuti.

I datori di lavoro usano spesso l'arrotondamento dell'orologio per rendere più facile capire quanto ha lavorato un dipendente, il che riduce il tempo necessario per il libro paga. È generalmente legale se fatto in modo coerente ed equo che non porti i dipendenti a essere costantemente sottopagati.

Ad esempio, supponiamo che il tuo dipendente venga pagato $ 20 l'ora e lavori 9 ore al giorno. Sono entrati alle 8:02 e sono usciti alle 17:01. Senza arrotondamento, dovresti calcolare la retribuzione del dipendente per l'ora esatta in cui ha lavorato. Sembrerebbe qualcosa del genere:

($20 x 9 ore) + (1/60) x $20) – ((2/60) x $20) = $179,67

Tuttavia, puoi facilmente arrotondare l'ora di inizio fino alle 8:00 e l'ora di fine fino alle 17:00. Il calcolo è molto più semplice:

$ 20 x 9 ore = $ 180

La differenza di 33 centesimi è trascurabile. Con l'arrotondamento dell'orologio, i calcoli salariali sono molto semplici.

Arrotondamento orario per dipendenti esenti vs. non esenti

Esistono diverse regole di cronometraggio per i dipendenti orari e per i dipendenti non orari o dipendenti. I dipendenti orari sono "non esenti" dall'arrotondamento dell'orologio, mentre i dipendenti non orari o stipendiati sono "esentati".

Ciò significa che è possibile arrotondare le ore di un dipendente non esente. Questo perché devono essere pagati per gli straordinari effettuati oltre le 40 ore. Inoltre devono ricevere il salario minimo federale.

D'altra parte, i dipendenti esenti non devono essere pagati per gli straordinari effettuati oltre le 40 ore. Tuttavia, è ancora necessario dimostrare al Fair Labor Standards Act (FLSA) che questi lavoratori non superano regolarmente le 40 ore settimanali. L'arrotondamento anche di pochi minuti qua e là può spingere gli inserimenti orari settimanali dei lavoratori oltre le 40 ore. Pertanto, non è consigliabile

Regole dell'orologio in base allo stato

Oltre alle leggi federali sull'orologio, alcuni stati hanno le proprie regole sull'orologio. Questi stati includono:

• Washington . La legge di Washington richiede ai datori di lavoro di pagare i dipendenti non esenti a 1,5 volte la loro normale retribuzione per qualsiasi tempo lavorato oltre le 40 ore.
• California . Il California Wage Order afferma che i cartellini orari dei dipendenti devono essere compilati in inglese e in un modo che non possa essere manomesso. La California richiede ai datori di lavoro di utilizzare cartellini cartacei scritti con inchiostro (non a matita) o cartellini digitali.
• Texas . La Texas Payday Law consente ai datori di lavoro di utilizzare orologi digitali e fogli presenze per registrare l'orario di lavoro. Stabilisce inoltre che i datori di lavoro devono creare e archiviare record di tempo per ogni periodo di paga per un massimo di 3 anni.
• Michigan . I datori di lavoro nel Michigan devono tenere un registro delle ore totali di lavoro giornaliero dei dipendenti, mostrando chiaramente gli orari di inizio e di fine. Il tempo dovrebbe essere registrato al decimo dell'ora più vicino (6 minuti) o meno.

Perché i datori di lavoro arrotondano il tempo dei dipendenti?

Ora che hai una buona idea di cosa sia l'arrotondamento dell'orologio, discutiamo alcuni dei motivi per cui i datori di lavoro arrotondano l'orario dei dipendenti. L'arrotondamento aiuta:

• Migliora l'equità. L'arrotondamento può aiutare a garantire che tutti i dipendenti siano trattati in modo equo ed equo quando si tratta di calcolare il numero di ore lavorate.
• Consenti flessibilità. L'arrotondamento delle ore dei dipendenti offre una certa flessibilità nella loro giornata lavorativa. Ad esempio, i dipendenti possono essere in ritardo di 5 minuti se sono bloccati nel traffico o uscire con 5 minuti di anticipo per recarsi a un appuntamento senza che il tempo perso influisca sulla loro retribuzione.
• Semplifica i calcoli delle buste paga. Calcolare la retribuzione sulla base di numeri interi e frazioni semplici è più facile che calcolare i pagamenti in base al tempo fino al secondo.
• Riduci i tempi amministrativi e aumenta la produttività. L'arrotondamento può far risparmiare tempo su attività come l'inserimento dei dati e il calcolo delle buste paga, in modo che tu e i tuoi dipendenti possiate concentrarvi su lavori più importanti.
• Minimizzare gli errori e ridurre i costi. Il tempo di arrotondamento per il libro paga riduce gli errori, prevenendo pagamenti in eccesso o in difetto ai dipendenti. Significa anche che i manager non dovranno perdere tempo a correggere gli errori, il che aiuta a risparmiare sui costi di manodopera.
• Garantire la conformità. Arrotondando il tempo per la busta paga e registrando il tempo dei dipendenti, i datori di lavoro possono essere sicuri di rispettare le leggi e le normative sul lavoro. Questi includono i regolamenti della FLSA e del Dipartimento del lavoro sui tempi di pausa, l'orario di lavoro, i pagamenti degli straordinari e altro ancora.

L'arrotondamento dell'orologio è legale?

Arrotondamento orario legale

Il Dipartimento del lavoro considera legale l'arrotondamento dell'orologio fintanto che i datori di lavoro seguono queste regole:

• L'arrotondamento dell'orologio dovrebbe essere equo per il dipendente. Non è possibile arrotondare le ore dei dipendenti semplicemente per risparmiare sui costi del personale. Come regola generale, dovresti arrotondare le ore dei tuoi dipendenti in modo da favorire il dipendente.
  
  Ad esempio, arrotondando le 8:03 alle 8:00, vengono pagati per quei 3 minuti. Ciò contribuirà a prevenire reclami e controversie salariali.

• I datori di lavoro non possono arrotondare con incrementi superiori a 15 minuti. Ciò significa che non puoi arrotondare per difetto in incrementi di mezz'ora o di un'ora. Oltre all'arrotondamento di 15 minuti, il DOL consente l'arrotondamento di 5 minuti e di 1/10 di ora (6 minuti).

• I datori di lavoro devono rispettare la regola dei 7 minuti. Questa regola si applica al segno di 7 minuti in una finestra di 15 minuti. Ad esempio, se un dipendente timbra l'ingresso prima delle 9:07, puoi arrotondare l'orario alle 9:00. Tuttavia, se un dipendente timbra le timbrature alle 9:08, dovresti arrotondare questo orario alle 9:15.
  
  Al di fuori di queste regole, l'arrotondamento dell'orologio potrebbe essere considerato illegale.

Arrotondamento illegale dell'orologio

Di seguito sono riportati due esempi di arrotondamento dell'orologio che potrebbero causare problemi legali.

1. Supponiamo che un dipendente entri alle 7:56 e esca alle 17:03. Dovresti arrotondare l'ora di inizio alle 7:55 e l'ora di fine alle 17:05. Ciò consente al dipendente di essere pagato per altri 3 minuti.
   
   Tuttavia, supponi di arrotondare l'ora di inizio fino alle 8:00 e l'ora di fine fino alle 17:00. In questo modo, hai arrotondato i loro orari di inizio e fine in un modo che favorisce la tua azienda, non il tuo dipendente.
   
   In questo esempio, il dipendente ha perso 7 minuti di tempo lavorato. Anche se questa non sembra una grande differenza, se viene svolto ogni giorno per un anno, si sommano fino a 30 ore di lavoro non retribuito. Questo ti mette a rischio di una richiesta di salario non pagato.

2. Supponi di arrotondare il tempo dei tuoi dipendenti alla mezz'ora più vicina, anziché all'intervallo di 5, 6 o 15 minuti più vicino consentito dal DOL.
   
   Ad esempio, immagina che un dipendente arrivi tardi alle 8:07. Dovresti seguire la regola dei 7 minuti e arrotondare l'orologio alle 8:15. Tuttavia, supponi di girare l'orologio alle 8:30.
   
   Ciò si tradurrebbe in 23 minuti di lavoro non retribuito per quel giorno, fino a 100 ore non retribuite all'anno se svolto regolarmente.

Diversi tipi di arrotondamento dell'orologio

5 minuti

Con l'arrotondamento di 5 minuti, ogni incremento di 5 minuti in un'ora ha una soglia di 2,5 minuti.

Se un dipendente entra o esce prima di questa soglia, il suo orario di clock viene arrotondato per difetto. Il loro orario di clock viene arrotondato per eccesso se timbrano in entrata o in uscita dopo questa soglia.

Per esempio:

6 minuti

L'arrotondamento di 6 minuti è anche noto come arrotondamento di 1/10 di ora. Con l'arrotondamento di 6 minuti, l'ora viene suddivisa in intervalli di 6 minuti con una soglia di 3 minuti.

Se un dipendente entra o esce prima della soglia di 3 minuti, l'ora dell'orologio viene arrotondata per difetto all'intervallo di 6 minuti più basso. Il loro orario di clock viene arrotondato all'intervallo di 6 minuti più vicino se timbrano in entrata o in uscita dopo la soglia di 3 minuti.

Per esempio:

15 minuti

L'arrotondamento di 15 minuti rispetta la regola dei 7 minuti. Questa regola indica se un datore di lavoro deve arrotondare il tempo dei dipendenti per eccesso o per difetto.

Se un dipendente entra o esce prima della soglia dei 7 minuti, l'orario viene arrotondato per difetto al quarto d'ora precedente. Il loro orario viene arrotondato per eccesso se timbrano in entrata o in uscita dopo la soglia dei 7 minuti.

Per esempio:

Le sfide dell'arrotondamento dell'orologio

Ci sono alcune insidie ​​di cui devi essere consapevole quando arrotondi il tempo dei dipendenti.

• Lavora fuori orario. Il lavoro fuori orario è una grave violazione FLSA. Ad esempio, se un dipendente entra alle 8:55 e arrotondi l'ora di inizio alle 9:00, avrà lavorato quei 5 minuti gratis.
  
  Nel corso di una settimana, questo si somma a quasi 25 minuti di tempo non retribuito. Il mancato pagamento dei dipendenti per il tempo lavorato potrebbe comportare un reclamo alla FLSA.

• Lavoro de minimis. De minimis si riferisce a qualsiasi quantità di tempo o attività troppo piccola per destare preoccupazione. Il DOL determina che una quantità di tempo de minimis è inferiore a 15 minuti.
  
  Pertanto, i datori di lavoro possono arrotondare il tempo per eccesso o per difetto entro 15 minuti. Tuttavia, questo è attualmente in fase di rivalutazione in California.

• Timesheet imprecisi . L'eccessivo arrotondamento delle schede attività dei dipendenti può eventualmente creare schede attività imprecise. I dipendenti potrebbero quindi richiedere una riduzione ingiusta o illegale dei salari ai sensi della FLSA.
  
  Per evitare ciò, è importante che l'arrotondamento della scheda attività sia coerente in tutta l'azienda. Dovresti anche includere informazioni sull'arrotondamento dell'orologio nel tuo manuale del dipendente per ridurre al minimo i malintesi.

• Controversie salariali. L'arrotondamento eccessivo del tempo dei dipendenti può portare a discrepanze salariali. A volte, i dipendenti possono aspettarsi di essere pagati più di quanto effettivamente fossero. Per evitare ciò, dovresti comunicare la tua politica di arrotondamento ai dipendenti e arrotondare sempre le ore dei dipendenti in modo equo.
• Monitoraggio dei dipendenti. L'arrotondamento delle ore dei dipendenti potrebbe far sentire il tuo team come se fosse microgestito. Ciò potrebbe finire per diminuire il morale, ridurre la produttività e persino aumentare il turnover dei dipendenti.

Best practice per l'arrotondamento dell'orologio

Valuta se è necessario arrotondare il tempo dei dipendenti

Le nuove tecnologie hanno reso semplice tenere traccia del tempo dei lavoratori fino al secondo. I lavoratori possono utilizzare le app digitali per timbrare l'entrata e l'uscita direttamente dai loro telefoni cellulari. I moderni sistemi di monitoraggio del tempo generano anche schede attività digitali automatiche e spesso si integrano con il software del libro paga. Ciò rende facile per i datori di lavoro pagare il personale esattamente quanto gli è dovuto.

In questo modo, potresti non aver bisogno, o volere, di utilizzare l'arrotondamento dell'orologio.

Creare e seguire una politica dell'orologio

Una solida politica di arrotondamento dell'orologio è il modo migliore per assicurarti di essere coerente ed equo con l'arrotondamento.

La tua politica dovrebbe stabilire quanto segue:

• Gli incrementi di arrotondamento che verranno utilizzati. Ad esempio, 5 minuti, 6 minuti o 15 minuti.
• A che punto l'ora verrà arrotondata per eccesso o per difetto. Ad esempio, al minuto 7 per un criterio di arrotondamento di 15 minuti.
• Una tabella di esempio per illustrare come l'ora dell'orologio influirà sulla retribuzione dei dipendenti.
• La data dell'ultima revisione della politica.

Potresti anche includere una breve spiegazione del motivo per cui hai deciso di arrotondare l'orologio in questo modo. Questo può aiutare a incoraggiare una cultura di onestà e trasparenza.

Una volta scritta la tua politica, comunicala direttamente ai dipendenti. Puoi farlo verbalmente durante una riunione o una telefonata. Oppure puoi inviare un promemoria o un'e-mail o pubblicare un messaggio nell'app di chat dei dipendenti per aggiornare il tuo team.

È inoltre essenziale includere la politica di arrotondamento nel manuale del dipendente. Chiedi ai tuoi dipendenti di firmare il manuale dopo averlo letto per assicurarsi di aver compreso la politica.

Quindi, assicurati di applicare la politica applicando il tuo metodo di arrotondamento a tutte le ore dei dipendenti. Questo deve essere fatto in modo coerente in tutti i team e in tutti i modelli di lavoro per garantire l'equità.

Infine, contatta il tuo fornitore di buste paga tramite e-mail, telefonata o riunione per aggiornarlo sulla tua politica di arrotondamento.

Usa incrementi di arrotondamento corretti

Gli incrementi di arrotondamento equo sono considerati 5, 6 o 15 minuti. Incrementi troppo piccoli (come 2 minuti) o troppo grandi (come 30 minuti) non sono legali o equi per i tuoi dipendenti. Possono sentirsi microgestiti, frustrati o sottopagati per il loro lavoro.

Evitare arrotondamenti distorti

In genere, l'arrotondamento distorto si verifica quando un datore di lavoro arrotonda il tempo per difetto in un modo che si traduce costantemente in un lavoro non retribuito. Ciò avvantaggia il datore di lavoro rispetto al dipendente e può creare sfiducia tra i lavoratori.

Ad esempio, una politica di arrotondamento di 15 minuti che arrotonda tutto il tempo al quarto d'ora più vicino sarebbe considerata distorta poiché favorisce il datore di lavoro.

Assicurati di arrotondare il tempo in modo giusto per tutti. Ad esempio, una politica di arrotondamento di 15 minuti che rispetta la regola dei 7 minuti avvantaggia allo stesso modo sia i datori di lavoro che i dipendenti.

Parla con i tuoi dipendenti dell'arrotondamento dell'orologio

L'arrotondamento della scheda attività può essere un argomento delicato da discutere con i dipendenti, poiché alcuni potrebbero ritenere che avvantaggi solo il datore di lavoro. Ad esempio, se i dipendenti arrotondano costantemente le timbrature in ingresso e in uscita, potrebbero avere la sensazione di perdere la retribuzione.

Comunicare con i dipendenti in merito alla politica di arrotondamento dell'orologio può aiutarli a sentirsi più positivi al riguardo. Ad esempio, i dipendenti che sanno che le loro timbrature saranno sempre arrotondate all'intervallo di 5 minuti più vicino si sentiranno più sicuri che le loro buste paga siano accurate.

Questo tipo di comunicazione aperta può anche contribuire a promuovere una cultura generale di fiducia e trasparenza all'interno dell'organizzazione.

Rivedi la tua politica di arrotondamento ogni anno

La revisione della tua politica di arrotondamento ogni anno ti assicura di rimanere aggiornato con le normative più recenti in modo che la tua attività rimanga conforme.

Mostra anche ai dipendenti che stai seguendo linee guida specifiche e che non stai arrotondando il loro tempo senza motivo. Questo può aiutarli a sentirsi più a loro agio nella tua decisione di arrotondare le loro ore.

Inoltre, la revisione della politica di arrotondamento può evidenziare problemi come il ritardo dei dipendenti o gli straordinari eccessivi. È quindi possibile prendere decisioni aziendali basate sui dati per affrontare questi problemi.

Mantenere registri accurati

Anche quando si utilizza l'arrotondamento dell'orologio, i datori di lavoro devono mantenere registri accurati delle ore di lavoro dei dipendenti. I datori di lavoro devono conservare le copie delle buste paga e di qualsiasi altro registro delle buste paga per un massimo di 3 anni.

I record dovrebbero includere le timbrature in entrata e in uscita e qualsiasi aggiustamento di arrotondamento effettuato. Dovrebbero inoltre essere prontamente disponibili per la revisione da parte di dipendenti, revisori e agenzie di regolamentazione.

Nel complesso, registri accurati aiutano a prevenire controversie e problemi legali.

Conclusione

Sebbene oggi sia meno comune, l'arrotondamento dell'orologio dei dipendenti può essere uno strumento prezioso per semplificare il cronometraggio e l'elaborazione delle buste paga. Tuttavia, è essenziale seguire le migliori pratiche durante l'arrotondamento dei tempi per evitare potenziali problemi legali e controversie tra i dipendenti.

Utilizzando una politica di arrotondamento coerente e incrementi di arrotondamento equi, evitando arrotondamenti distorti, mantenendo registri accurati e comunicando con i dipendenti, i datori di lavoro possono garantire che le loro pratiche di arrotondamento dell'orologio siano eque, efficienti e conformi ai requisiti legali.