Cos'è il tempo libero sostitutivo (TOIL)? Tutto quello che devi sapere

Il mondo del lavoro sta cambiando. Oltre al tradizionale orario di lavoro dalle 9 alle 17, i dipendenti hanno molte altre opzioni per lavorare, come part-time, orario flessibile, turni di guardia e accordi ibridi. Man mano che gli accordi di lavoro diventano più flessibili, è diventato altrettanto importante offrire opzioni di tempo libero flessibili anche ai dipendenti.

È qui che entra in gioco il tempo libero sostitutivo (TOIL). TOIL è uno strumento che i datori di lavoro possono utilizzare per bilanciare le esigenze dei dipendenti con le esigenze dell'azienda senza costi aggiuntivi.

In questo articolo, approfondiamo il TOIL, coprendo cos'è, in che modo differisce dagli straordinari pagati, i suoi vantaggi e svantaggi e come puoi calcolarlo per i tuoi dipendenti.

Cos'è il tempo libero sostitutivo (TOIL)?

I dipendenti che hanno lavorato oltre l'orario contrattuale dovrebbero essere compensati per quel tempo. Tuttavia, non è sempre possibile offrire loro la retribuzione degli straordinari a causa di vincoli di budget. È qui che entra in gioco il tempo libero.

Il TOIL è una pratica in cui i dipendenti che effettuano ore di straordinario ricevono permessi in alternativa alla remunerazione del tempo extra prestato .

Ad esempio, se un dipendente ha un contratto di 40 ore settimanali ma lavora 44 ore una settimana, può essere autorizzato a lavorare 36 ore un'altra settimana. In questo modo, il dipendente avrà lavorato 80 ore in 2 settimane e adempiuto al contratto. Non dovrebbero esserci modifiche alla loro retribuzione per queste 2 settimane.

Il TOIL di solito si applica solo ai lavoratori dipendenti . I dipendenti orari dovrebbero essere pagati per tutte le ore lavorate.

FATICA contro straordinari pagati

Straordinari retribuiti significa che i dipendenti ricevono una retribuzione extra per gli straordinari effettuati . A seconda di dove vivi o dei giorni in cui i tuoi dipendenti fanno gli straordinari, la tua azienda potrebbe sostenere costi aggiuntivi. Ad esempio, nel Regno Unito, i dipendenti che lavorano in orari poco socievoli o durante un giorno festivo possono avere diritto a una retribuzione e mezza o addirittura doppia. Consulta il sito Web del governo del Regno Unito per ulteriori informazioni sugli straordinari retribuiti.

TOIL, d'altra parte, significa che i dipendenti possono recuperare eventuali ore di straordinario lavorate come ferie in un secondo momento. Ad esempio, se un dipendente fa 4 ore di straordinario in una settimana, può lavorare 4 ore in meno nella settimana successiva. TOIL è spesso più vantaggioso dal punto di vista finanziario per le imprese poiché non comporta costi aggiuntivi per il personale.

FATICA contro tempo comp

Negli Stati Uniti, offrire la retribuzione degli straordinari è più comune che concedere ferie sostitutive a causa delle leggi e dei regolamenti sul lavoro. Alcune aziende statunitensi possono offrire un congedo compensativo, chiamato anche comp time, che funziona in modo molto simile a TOIL ma è soggetto a regole rigide delineate nel Fair Labor Standards Act (FLSA).

Come calcolare il TOIL

Quindi, come calcoli il TOIL per i tuoi dipendenti? Segui questi 3 passaggi per registrare, calcolare e implementare accuratamente le ore TOIL.

Passaggio 1: registra tutte le ore dei dipendenti

Innanzitutto, è importante investire in un sistema affidabile che registrerà accuratamente le ore dei dipendenti.

Si consiglia di utilizzare un software di monitoraggio del tempo digitale come l'orologio di Connecteam. Le opzioni migliori inizieranno automaticamente a registrare le ore dei dipendenti nel momento in cui timbrano e si fermano nel momento in cui timbrano. Affidarsi a opzioni di tracciamento manuale del tempo come sistemi di rotazione cartacei e fogli di calcolo, d'altra parte, ti lascia aperto a calcoli errati e costosi errori di busta paga.

I migliori sistemi digitali di monitoraggio del tempo, come Connecteam, prenderanno le voci del tempo dei dipendenti e creeranno schede attività automatizzate che tengono conto di assenze, pause e straordinari. Questo aiuta a semplificare ulteriormente i calcoli TOIL, in quanto puoi vedere esattamente quanti straordinari ha fatto ogni dipendente durante un periodo di paga.

Passaggio 2: controllare settimanalmente eventuali TOIL dovuti

Una volta stabilito un metodo per tenere traccia delle ore e degli straordinari dei dipendenti, dovresti entrare in una routine per verificare se i tuoi dipendenti devono TOIL. In questo modo puoi erogare il TOIL appena maturato e i lavoratori non si ritroveranno con un arretrato di ore di TOIL da svolgere.

Ti consigliamo di controllare i dati sull'orario ogni lunedì per vedere quante ore di straordinario sono state effettuate la settimana precedente. Quindi, parla con i tuoi dipendenti di quanto TOIL (se presente) sono dovuti e regola la tua rotazione di conseguenza.

Step 3: Calcola il TOIL dovuto

Calcolare TOIL è facile una volta che hai capito come funziona. Basta guardare il numero di ore di straordinario che un dipendente ha lavorato durante un determinato periodo di tempo e offrirgli quel numero esatto di ore in TOIL .

Ad esempio, supponiamo che uno dei tuoi dipendenti abbia un contratto per 40 ore settimanali. Tuttavia, la scorsa settimana hanno lavorato 46 ore per rispettare una scadenza. Ciò significa che sono dovute 6 ore di TOIL. Per risolvere questo problema, il dipendente può avere un giorno della settimana in cui lavora solo 2 ore invece delle solite 8, recuperando quelle 6 ore di straordinario.

Un altro buon esempio è quando un dipendente ha un contratto per lavorare solo il sabato e la domenica, ma accetta di lavorare un'intera giornata il lunedì a causa di un giorno festivo. Ciò significa che il tuo dipendente avrebbe diritto a un giorno in sostituzione. Potrebbero prendersi un giorno intero libero in un altro momento e ricevere la paga piena.

È importante notare che i dipendenti devono far approvare il loro tempo TOIL da un manager prima di prenderlo. In questo modo, puoi riempire il tuo programma dei dipendenti per assicurarti di avere tutto il personale mentre i membri del tuo team prendono il loro TOIL.

È obbligatorio fornire il TOIL o la retribuzione degli straordinari?

Nel Regno Unito, non è obbligatorio fornire il TOIL o la retribuzione degli straordinari. In effetti, gli straordinari non pagati sono legali fintanto che i dipendenti non sono costretti a fare straordinari contro la loro volontà e guadagnano almeno il salario minimo nazionale. Tuttavia, è ancora buona norma retribuire i dipendenti per il tempo impiegato, ed è qui che entrano in gioco la retribuzione degli straordinari e il TOIL.

Se hai intenzione di offrire straordinari pagati o TOIL ai tuoi dipendenti, è fondamentale che tu scriva una solida politica TOIL e straordinari . Ciò garantirà che la procedura per l'assunzione del TOIL sia giusta ed equa. È anche un buon modo per garantire che i dipendenti non superino regolarmente le ore programmate, poiché ciò può portare a stress e esaurimento.

Nel Regno Unito esiste una legislazione chiamata linea guida sui regolamenti sull'orario di lavoro. Si afferma che, per motivi di salute e sicurezza, i dipendenti non dovrebbero superare regolarmente una settimana lavorativa di 48 ore.

Detto questo, la tua politica sull'orario di lavoro e i contratti dei dipendenti dovrebbero indicare chiaramente che gli straordinari potrebbero essere necessari . Potresti prendere in considerazione l'aggiunta di una clausola ai contratti dei dipendenti in cui si afferma che firmando, i lavoratori riconoscono che a volte possono essere tenuti a lavorare più di 48 ore settimanali per soddisfare le esigenze dell'azienda.

TOIL è vantaggioso per i datori di lavoro? — Vantaggi del tempo libero sostitutivo

Mentre TOIL è un grande vantaggio per i dipendenti, poiché recuperano il tempo speso lavorando ore extra, è anche vantaggioso per i datori di lavoro. Ti può aiutare:

Rispettare le scadenze

L'offerta di TOIL ti consente di far fronte a scadenze urgenti ed esigenze aziendali urgenti offrendo ai dipendenti la flessibilità di fare gli straordinari e di essere compensati con un periodo di ferie successivo. È perfetto anche per quando sei in difficoltà, in quanto può essere offerto all'ultimo minuto.

Riduci i costi

Invece di pagare gli straordinari ai lavoratori a tempo e mezzo o addirittura a doppia tariffa, puoi offrire TOIL alle normali tariffe salariali dei dipendenti. Questo ti aiuterà a rispettare il budget del libro paga.

TOIL è anche vantaggioso se ‌utilizzi mai gli straordinari per generare vendite aggiuntive. Non vedrai i tuoi margini ridursi a causa del costo dei pagamenti degli straordinari.

Sostenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti

Offrire TOIL dimostra ai lavoratori che ti impegni a fornire loro un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Possono prendersi del tempo personale per le ore extra che lavorano (anche se dovrai comunque approvare quando i dipendenti possono utilizzare il loro tempo libero in sostituzione). Nel frattempo, risparmiano le indennità di congedo effettive per quando ne hanno bisogno, ad esempio per le vacanze.

Un buon equilibrio tra lavoro e vita privata ha i suoi vantaggi. Aiuta a migliorare il benessere dei dipendenti, aumenta la soddisfazione sul lavoro, aumenta il morale e contribuisce a una cultura di positività e benessere sul posto di lavoro.

Ridurre lo stress sul posto di lavoro

Offrendo ai dipendenti TOIL, sanno di poter recuperare gli straordinari che fanno. Ciò allevia lo stress che potrebbero provare quando lavorano oltre l'orario contrattuale.

Offre inoltre ai tuoi dipendenti flessibilità, che è stata trovata per ridurre lo stress sul posto di lavoro fino al 20%.

Fidelizzare i lavoratori e attrarre nuovi talenti

Consentire ai dipendenti di prendere TOIL può fare molto per mantenere felice la tua forza lavoro attuale e attirare l'attenzione di potenziali nuovi assunti.

I dipendenti esistenti apprezzeranno la flessibilità, il sano equilibrio tra lavoro e vita privata e il riconoscimento che TOIL offre loro. Questo sentimento positivo porta a una maggiore soddisfazione sul lavoro e al coinvolgimento dei dipendenti, che sono noti per aumentare i tassi di fidelizzazione. Soprattutto per i dipendenti con uno stipendio già alto, potrebbe essere più vantaggioso ottenere il TOIL piuttosto che farsi pagare gli straordinari per le ore aggiuntive lavorate.

Inoltre, TOIL mostra ai potenziali dipendenti che la tua azienda apprezza il benessere dei dipendenti e si impegna a mantenere un ambiente di lavoro positivo.

Svantaggi del tempo libero sostitutivo

Come con qualsiasi iniziativa sul posto di lavoro, ci sono svantaggi e limitazioni nell'offrire TOIL.

È difficile da implementare per tutti i dipendenti

Mentre il TOIL può essere uno strumento utile per promuovere l'equilibrio tra lavoro e vita privata e aiutarti a rispettare le scadenze, il TOIL potrebbe non essere un benefit adatto a tutti i dipendenti .

Ad esempio, i dipendenti in posizioni meno retribuite potrebbero non apprezzare il tempo libero aggiuntivo come remunerazione. Inoltre, i dipendenti part-time potrebbero non percepire i vantaggi del TOIL come farebbe un dipendente a tempo pieno.

È importante considerare le circostanze personali del tuo dipendente quando offri il TOIL come compenso per gli straordinari prestati. Discuti con i tuoi dipendenti su come funzionano le tue disposizioni attuali per loro. Prendi in considerazione l'idea di modificare la tua polizza se la stragrande maggioranza non beneficia del TOIL.

C'è il potenziale per lo sfruttamento

TOIL può aiutare ad aumentare la flessibilità e mantenere i costi sotto controllo, ma c'è sempre la possibilità che la politica possa essere abusata.

Ad esempio, potresti scoprire che i dipendenti iniziano a saltare le pause pranzo per accumulare ore TOIL extra. Possono anche iniziare a fare straordinari non necessari o non approvati per aumentare il tempo che possono riprendersi.

Per mitigare questo rischio è importante stabilire linee guida chiare e trasparenti per l'utilizzo del TOIL. Ciò comprende:

• Precisando che i dipendenti possono maturare TOIL solo attraverso ore di straordinario approvate
• Indicare quante ore di TOIL deve maturare un dipendente prima di poterne usufruire, ad esempio 4 ore
• Annotare la frequenza con cui i dipendenti possono utilizzare TOIL, ad esempio non più di 8 ore di TOIL in 1 periodo di paga per i dipendenti che lavorano regolarmente 40 ore settimanali
• Dettagliando il tipo di preavviso che i dipendenti devono dare per richiedere il TOIL, ad esempio un preavviso di 1 settimana al loro diretto superiore

È inoltre necessario monitorare regolarmente l'orario di lavoro e affrontare eventuali problemi e garantire un'accurata registrazione dell'orario di lavoro. Ciò ridurrà al minimo il rischio di sfruttamento e manterrà il TOIL equo per tutti.

Conclusione

Il tempo libero sostitutivo può essere vantaggioso sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. In qualità di datore di lavoro, il tempo libero sostitutivo può essere uno strumento prezioso per aiutarti a bilanciare i costi del personale, supportare l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei tuoi dipendenti e rispettare le scadenze in un attimo.

Tuttavia, può essere difficile implementare il TOIL in modo coerente ed equo e c'è sempre il rischio che i dipendenti possano sfruttare la politica.

Assicurati di comprendere i vantaggi e gli svantaggi di TOIL prima di offrirlo alla tua organizzazione. Quindi, segui i passaggi descritti in questo articolo per calcolare il TOIL per i tuoi dipendenti.

FAQ

Vengo pagato per il TOIL?

TOIL significa che ricevi il tempo libero per le ore di straordinario lavorate invece di ricevere una retribuzione aggiuntiva. Non ci dovrebbero essere differenze nella tua paga per prendere il TOIL.

Cosa significa TOIL in assenza?

Il TOIL è un congedo compensativo per lavoro straordinario riconosciuto e quindi non conta come assenza allo stesso modo delle ferie o del congedo per malattia.

Cosa significa TOIL nella retribuzione?

Non dovresti notare alcun cambiamento nella tua paga per aver preso il TOIL. Ad esempio, se fai 8 ore di straordinario non retribuito, il recupero di 8 ore di TOIL compenserà le tue ore lavorate non retribuite.

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