Modulo di richiesta di permesso: best practice e un modello gratuito

Offrire il tempo libero come vantaggio ha vantaggi sia per i dipendenti che per l'azienda. Aumenta la produttività, aumenta il benessere dei dipendenti e rende la tua forza lavoro più felice. Per raccogliere questi benefici, è fondamentale pianificare il tempo libero dei dipendenti.

Tuttavia, può essere complicato pianificare il tempo libero di tutti per garantire che la tua attività proceda senza problemi in loro assenza. I dipendenti di solito desiderano una pausa nello stesso periodo, ad esempio durante le vacanze e gli eventi sportivi più importanti. Come decidi chi lo riceve?

Continua a leggere per conoscere le richieste di ferie, come dare priorità alle richieste in modo equo e le best practice per il processo delle richieste di ferie.

Che cos'è un modulo di richiesta di permesso?

Un modulo di richiesta di ferie è un modo per richiedere ferie, oltre che verbalmente, via e-mail o tramite un sistema di richiesta di ferie come Connecteam.

I dipendenti inviano un modulo di richiesta di permesso quando richiedono il permesso, fisicamente con un modulo cartaceo o digitalmente tramite l'intranet aziendale. Il loro caposquadra o manager riceverà il modulo e potrà quindi decidere se il loro team ha la possibilità di assentarsi dal lavoro per quel dipendente.

Le richieste di permesso arrivano in molti formati diversi, dalle richieste formali alle conversazioni casuali. In alcune aziende di colletti bianchi in cui i dipendenti gestiscono il proprio tempo, le richieste di permesso sono più una notifica che una richiesta.

Tuttavia, in qualità di manager, dovresti tenere un registro di tutte le richieste e le notifiche in modo da poter scaglionare il numero di dipendenti che si prendono una volta il tempo libero.

Dovresti anche semplificare le vie attraverso le quali ricevi le richieste di permesso; in caso contrario, potresti trovarti sopraffatto dalle richieste. L'app di Connecteam aiuta a semplificare il processo riunendo tutte le richieste in un record centralizzato.

Scarica qui il modulo di richiesta di permesso stampabile gratuito

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Permessi retribuiti vs permessi non retribuiti

I dipendenti possono avere permessi retribuiti (PTO) o permessi non retribuiti (UTO).

In generale, non vi è alcun obbligo legale di fornire permessi retribuiti. Tuttavia, offrire ai tuoi dipendenti PTO li aiuta a trovare un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. Anche il tempo libero non retribuito può supportare questo; tuttavia, le implicazioni finanziarie possono dissuadere il dipendente dal prendersi quel tempo.

C'è un'istanza in cui è necessario fornire PTO. Se un dipendente ha lavorato per un minimo di 1.250 ore per te negli ultimi 12 mesi, ha diritto a un congedo retribuito ai sensi del Family and Medical Leave Act (FMLA) per prendersi cura di un familiare malato cronico. I dipendenti che richiedono questo tipo di PTO dovrebbero avere la priorità sugli altri.

Quali sono i vantaggi di concedere del tempo libero?

Offrire del tempo libero ai dipendenti può avere diversi vantaggi per la tua azienda, come ad esempio:

• Una forte cultura aziendale : Offrire tempo libero come beneficio ai tuoi dipendenti creerà una cultura di fiducia e proprietà. I dipendenti aspetteranno con impazienza il loro tempo libero quando è prenotato in anticipo e possono conciliare il loro lavoro e la vita personale. Ciò alla fine aumenterà il coinvolgimento e creerà fedeltà alla tua azienda.
• Turnover ridotto: Forbes afferma che il burnout dei dipendenti è la ragione principale dell'elevato turnover dei dipendenti. Fino al 50% dei dipendenti lascia il lavoro per questo motivo! Offrire tempo libero ai tuoi dipendenti impedirà loro di raggiungere l'esaurimento, concedendo loro il tempo di riposare e recuperare.
• Aumento della produttività: quando i dipendenti sanno di avere un periodo di ferie o di orario ridotto si avvicinano, saranno incentivati ​​a lavorare di più per raggiungere i propri obiettivi sul posto di lavoro. Ciò si traduce in una maggiore produttività, non solo perché i dipendenti lavorano di più, ma perché hanno tempo sufficiente per riposare tra un lavoro e l'altro.
• Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata: offrire tempo libero ai tuoi dipendenti consente loro di essere presenti per cose importanti nella loro vita personale, come matrimoni di famiglia, vacanze e lauree. Questo supporta i tuoi dipendenti nel raggiungere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata e aumenta il coinvolgimento quando sono al lavoro.

6 best practice per le richieste di permesso

Il primo passo che vorrai fare quando approvi le richieste di ferie è assicurarti di avere una solida politica di ferie. Ciò dovrebbe includere il modo in cui i dipendenti possono prenotare il tempo libero, chi approverà la loro richiesta e cosa possono fare se la loro richiesta viene rifiutata. Dovresti anche includere quanto tempo libero ottengono i dipendenti e specificare eventuali criteri per la loro richiesta. Ciò potrebbe includere quante persone possono avere del tempo libero durante le vacanze o gli eventi sportivi.

Scrivere una politica sul posto di lavoro su questo argomento può richiedere molto tempo. Tuttavia, a lungo termine ne varrà la pena poiché i dipendenti avranno sempre un punto di riferimento per qualsiasi domanda relativa al tempo libero.

Come accennato in precedenza, ci sono molte occasioni in cui più dipendenti desiderano prendersi una pausa. Questo può rappresentare una sfida per i manager poiché hai ancora bisogno di una forza lavoro sufficiente per gestire la tua attività, ma vuoi che anche tutti siano felici.

Il nostro primo consiglio per dare priorità alle richieste è incoraggiare la flessibilità all'interno del tuo team. Incoraggia i manager a supportare i dipendenti nel prendersi il tempo di cui hanno bisogno trovando soluzioni alternative per i periodi di punta. Potrebbe essere necessario facilitare le negoziazioni per ottenere il tempo libero per tutti.

Il nostro secondo consiglio è di delineare chiaramente come verranno decise le approvazioni dei permessi. Si baseranno in base all'ordine di arrivo, all'anzianità o a chi ha accumulato più permessi? Tutte queste opzioni sono valide, ma sta a te decidere cosa è giusto per il tuo business!

Supponiamo che la tua politica imponga che solo il 20% dei dipendenti possa prendere la presa di forza contemporaneamente durante le vacanze. Potresti considerare di estenderlo al 30 o 35% per garantire a tutti il ​​tempo libero di cui hanno bisogno. Dovresti considerare lo stesso anche per grandi eventi sportivi come il Superbowl se i tuoi dipendenti sono grandi appassionati di sport.

Dovresti considerare qualsiasi richiesta PTO per tempo personale o ferie separatamente dalle tue considerazioni per l'assenza dei dipendenti. Quando un dipendente è malato o visita un medico, queste assenze di solito non possono essere riprogrammate e, pertanto, devono essere approvate rispetto alle richieste di permessi personali.

Naturalmente, i dipendenti non possono aiutare quando si ammaleranno o avranno bisogno di cure mediche. Tuttavia, negare a un dipendente il PTO perché un altro dipendente è assente può creare tensioni tra la tua forza lavoro. Considera se puoi consentire a entrambi i dipendenti di essere fuori contemporaneamente per consentire al dipendente malato di riposare e all'altro di godersi il proprio tempo personale. Se stai lottando per il personale, prova a offrire gli straordinari a un dipendente disponibile o a incentivare il lavoro quel giorno per aumentare l'organico.

Una volta che il PTO di un dipendente è stato approvato, probabilmente avrà prenotato i voli e l'alloggio o fatto piani con amici o familiari. Di conseguenza, annullare la loro richiesta può essere deludente. Anche in caso di emergenza, dovresti esplorare ogni altra strada prima di negare la richiesta di permesso approvata. Altrimenti, potresti ritrovarti con molti dipendenti scontenti.

Esistono molti modi diversi per ricevere richieste di ferie, da una conversazione a una nota adesiva sulla scrivania. Sebbene i metodi manuali abbiano i loro vantaggi, possono anche avere degli svantaggi: cosa succede se dimentichi la discussione? O perdi la nota adesiva? In questo scenario, avrai le ferie approvate per i dipendenti, ma non ricorderai quando le richieste sono per e non puoi pianificarle!

Ecco dove un sistema come Connecteam è perfetto. Il sistema integrato di richiesta di ferie di Connecteam mantiene tutti i tuoi strumenti di gestione del personale in un unico posto.

Le schede attività online facili da usare ti aiutano a vedere chi è al lavoro, in orario di riposo e in malattia direttamente dal tuo telefono.

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