21 meme di promemoria della scheda attività: suggerimenti divertenti ed efficaci per la tua squadra

Tenere traccia delle ore dei dipendenti può essere un vero lavoro di routine, ma sappiamo tutti che è essenziale per un libro paga accurato e una fatturazione tempestiva. Sfortunatamente, convincere i dipendenti a inviare le proprie schede attività in tempo può sembrare una battaglia in salita, una vera sfida anche per i manager più organizzati.

Per fortuna, sono disponibili soluzioni automatizzate, come i promemoria delle schede attività, per semplificare il processo.

In questo articolo, spiegheremo perché i promemoria delle schede attività sono così utili e in che modo il software delle schede attività di Connecteam è un punto di svolta per le aziende. Includeremo anche alcuni utili suggerimenti e trucchi per assicurarti di sfruttarlo al massimo delle sue potenzialità.

Cosa sono i promemoria delle schede attività?

I promemoria delle schede attività sono uno strumento utile che i datori di lavoro e i dirigenti utilizzano per garantire che i dipendenti inviino le loro schede attività in tempo. Possono essere formattati come note scritte, promemoria verbali o notifiche automatiche inviate tramite software o strumenti.

Lo scopo principale dei promemoria delle schede attività è aiutare i dipendenti a tenere traccia delle loro ore lavorate e garantire che siano accuratamente compensati per il loro tempo.

Impostando promemoria e inviando "gentili solleciti", i datori di lavoro possono evitare il fastidio di inseguire invii tardivi ed evitare confusione o errori nel libro paga.

Tipi efficaci di promemoria delle schede attività

Dai meme di promemoria delle schede attività alle grida "Schede presenze in scadenza oggi!" In tutto l'ufficio, ci sono molti modi per ricordare ai dipendenti di inviare le loro schede attività in tempo.

Diamo un'occhiata ad alcuni tipi comuni di promemoria delle schede attività e discutiamo perché alcuni sono meno efficaci di altri.

E-mail

I datori di lavoro possono ricordare ai dipendenti di inviare le loro schede attività in tempo tramite e-mail.

Tuttavia, questo metodo può richiedere molto tempo per il datore di lavoro, soprattutto se deve inviare le e-mail manualmente. Anche le e-mail automatizzate possono perdere la loro efficacia nel tempo.

Dopotutto, sappiamo tutti che è fin troppo facile aprire un'e-mail solo per dimenticarsene qualche istante dopo.

Messaggi di testo

I datori di lavoro possono anche inviare messaggi di testo ai propri dipendenti come promemoria per inviare le proprie schede attività.

Questo metodo è semplice e veloce, ma, se non utilizzi la giusta piattaforma di messaggistica di testo, può essere difficile tenere traccia di chi ha ricevuto e chi non ha ricevuto il messaggio. E, come le e-mail, potrebbe essere difficile determinare se un testo viene letto o meno.

Promemoria di Google Calendar

Se la tua azienda utilizza Google Suite, l'invio di promemoria tramite Google Calendar è un'opzione. Utilizzando un calendario condiviso, i manager possono inviare una notifica del calendario seguita da una notifica via e-mail.

Se il tuo team utilizza Google Calendar per la maggior parte della tua pianificazione giornaliera, una semplice notifica del calendario non risalterà. Potrebbe persino perdersi nelle molte altre riunioni, chiamate e notifiche di compleanno sul calendario.

Promemoria lenti

Con Slack, puoi automatizzare i promemoria periodici per inviare le tue schede attività. E con 18 milioni di utenti attivi ogni giorno e 156.000 organizzazioni che utilizzano Slack, questa è una scelta popolare per molti. Ma è davvero la scelta migliore?

Sfortunatamente, Slack è piuttosto costoso, soprattutto se sei una grande organizzazione con molti dipendenti. Per fortuna, c'è un'alternativa più economica (e migliore) a Slack.

Promemoria automatici tramite Connecteam

Non tutti i promemoria delle schede attività sono uguali.

C'è un promemoria della scheda attività per dominarli tutti, un promemoria per trovarli. Un promemoria per portarli tutti e, con l'approvazione delle Risorse Umane, vincolarli.

La risposta sono i promemoria automatici tramite software come Connecteam. Progettato per semplificare la vita di datori di lavoro e dipendenti, Connecteam fa tutto. Dal monitoraggio accurato delle ore di lavoro con il GPS in tempo reale all'automazione delle schede attività per il libro paga in pochi secondi, Connecteam elimina il problema del libro paga.

Divertenti meme di promemoria della scheda attività

Solo perché i promemoria delle schede attività sono importanti, non significa che debbano essere seri. Mantieni il tuo team impegnato e motivato, anche quando si tratta di quelle fastidiose schede attività.

I nostri meme selezionati con cura sono garantiti per portare un sorriso sui volti dei tuoi dipendenti mentre navigano nel mondo delle scadenze e delle scartoffie.

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Perché i promemoria delle schede attività sono così importanti per le aziende

Quindi cosa succede se non ricevi le schede attività della tua squadra in tempo ? Se tutto ciò che conta è che un dipendente venga pagato, i promemoria delle schede attività sono davvero così necessari?

In una risposta: sì. Sì. E ci sono diversi motivi per cui.

Spesso, l'invio delle schede attività innesca la corsa dell'ultimo minuto per farli entrare nei tempi previsti. E, a volte, può essere fin troppo allettante (e facile) falsificare gli orari.

Uno sbalorditivo 43% dei lavoratori orari ammette di esagerare la quantità di tempo che lavorano durante i loro turni. Questa frode della scheda attività può significare buste paga errate e perdita di produttività. In effetti, schede attività mancanti e imprecise costano al settore dei servizi professionali statunitensi circa 7,5 miliardi di dollari al giorno!

I promemoria delle schede attività possono prevenire questi impatti negativi sui tuoi profitti ritenendo i dipendenti responsabili di schede attività oneste e accurate.

I dipartimenti del libro paga si affidano a dati accurati e tempestivi delle schede attività per calcolare gli stipendi ed elaborare i pagamenti. La ricezione di invii tardivi della scheda attività può interrompere il processo di gestione stipendi, causando pagamenti ritardati o errati, che portano a dipendenti scontenti.

Inviando promemoria delle schede attività e impostando scadenze chiare, i manager che devono approvare le schede attività possono assicurarsi che vengano inviate in tempo. Questo aiuta a mantenere un flusso di lavoro organizzato e previene ritardi in processi importanti come il libro paga e la gestione dei progetti.

Una ogni cinque ore fatturabili non viene registrata. In alcuni casi, questo non è un caso di frode della scheda attività, ma piuttosto di dimenticanza. Se i dipendenti non riescono a ricordare come hanno trascorso il loro orario di lavoro, possono "recuperare" le loro ore e inviare schede attività imprecise.

L'app Time Clock dei dipendenti di Connecteam è progettata proprio per questo motivo. In un'app intuitiva, i dipendenti possono timbrare facilmente l'entrata e l'uscita ovunque si trovino. Ciò significa un monitoraggio accurato del tempo per lavori, progetti, clienti, attrezzature, chilometraggio e altro ancora. Da lì, le schede attività online vengono create automaticamente ed esportate nel tuo software di gestione stipendi.

I dipendenti sarebbero d'accordo: non c'è niente di peggio che essere microgestiti.

E anche i manager e gli imprenditori hanno questioni molto più importanti e urgenti a cui potrebbero occuparsi, piuttosto che dover ricordare continuamente ai dipendenti di inviare le loro schede attività.

I promemoria delle schede attività rimuovono questo onere, il che significa che i manager hanno più tempo per concentrarsi sulle attività strategiche.

Il costante fastidio e il follow-up da parte dei superiori possono mettere a dura prova una relazione dipendente-manager, soprattutto se il fastidio si concentra su un dipendente in particolare. Un efficace promemoria della scheda attività sostituisce la necessità di continui follow-up con un semplice promemoria automatizzato.

Le schede attività forniscono dati preziosi per tenere traccia dell'avanzamento del progetto, ad esempio quanto tempo viene dedicato a diverse attività o progetti.

I promemoria delle schede attività assicurano che i project manager abbiano accesso a informazioni affidabili su come vengono utilizzate le risorse e sulla redditività di un progetto. Questo li aiuta a prendere decisioni informate, ad allocare le risorse in modo efficace e a tenere traccia dei progetti.

Molte industrie hanno normative sul lavoro che richiedono un'accurata registrazione dell'orario di lavoro dei dipendenti. La mancata presentazione delle schede attività in tempo può comportare il mancato rispetto di tali regolamenti, con potenziali conseguenze legali e sanzioni.

La conformità è particolarmente critica per le aziende che operano in settori con rigide leggi sul lavoro o soggette a controlli.

In alcuni settori dei servizi sul campo, l'invio delle schede attività è un requisito ai fini della conformità. Ricordando ai dipendenti di inviare le schede attività, la tua azienda può evitare conseguenze legali e sanzioni (e rimanere preparata per eventuali controlli).

Vantaggi delle schede attività per i dipendenti

Non è un segreto che la maggior parte dei dipendenti in genere odia l'invio di schede attività. Ma farlo è altrettanto buono per loro quanto lo è per te. Ecco alcuni motivi che dovrebbero incoraggiarli ad abbracciare e apprezzare l'uso delle schede attività:

Compilando diligentemente le proprie schede attività, i dipendenti contribuiscono alla regolare elaborazione delle buste paga. Quando annotano le loro ore con precisione, la loro busta paga riflette ogni minuto di duro lavoro che hanno svolto.

Con le schede attività, i dipendenti ricevono puntualmente la loro sudata retribuzione, senza discrepanze o ritardi.

Le schede attività fungono da registro personale della storia lavorativa di un dipendente. Mantenendo costantemente le schede attività, i dipendenti creano una registrazione affidabile dei loro sforzi nell'organizzazione.

Avere un record accurato può anche tornare utile in caso di controversie o discrepanze con un datore di lavoro.

Registrando accuratamente le loro ore e attività, i dipendenti hanno un modo tangibile per comunicare il proprio carico di lavoro e produttività. Ciò crea una migliore visibilità dei loro sforzi, aiutando i manager a comprendere l'ambito delle responsabilità di ciascun dipendente e il valore che apportano all'organizzazione.

Questo record accessibile delle ore lavorate è prezioso per riferimento futuro, ad esempio quando si fa domanda per promozioni. Dimostra un track record di dedizione e affidabilità, mostrando la crescita professionale del dipendente nel tempo.

La compilazione delle schede attività richiede ai dipendenti di riflettere su ciò che hanno ottenuto e quanto tempo hanno trascorso a completare le attività. Ciò incoraggia migliori pratiche di gestione del tempo, aiutando i dipendenti a dare la priorità al proprio carico di lavoro e a identificare le attività che fanno perdere tempo.

Le schede attività sono una risorsa preziosa durante le valutazioni delle prestazioni. Forniscono dati concreti che aiutano a rispondere a domande come le seguenti:

• Sei puntuale per il tuo lavoro?
• Timbri in entrata e in uscita?
• Sei onesto su come trascorri la tua giornata?
• Ti attieni al programma richiesto?
• Hai fatto gli straordinari?
• Fai pause prolungate?

Mantenendo schede attività accurate, i dipendenti hanno prove oggettive per mostrare la loro etica del lavoro, evidenziare i loro contributi e supportare le loro revisioni delle prestazioni. Questi dati tangibili aiutano anche i datori di lavoro a fare valutazioni corrette e a fornire feedback significativi.

Come fare in modo che i tuoi dipendenti inviino le loro schede attività in tempo

Insieme al promemoria per l'inserimento della scheda attività, devi adottare l'approccio giusto con i tuoi dipendenti per convincerli a inviare le loro schede attività entro la scadenza. Prova alcune delle seguenti strategie per vedere quali funzionerebbero meglio per il tuo team:

Usa l'umorismo

Ammettiamolo: l'invio delle schede attività può essere un processo noioso e noioso. A volte, un approccio spensierato può fare la differenza.

Invece di inviare promemoria formali, prova a inviare promemoria divertenti al tuo team che includano meme o e-mail "piccole". L'aggiunta di un po' di umorismo al processo può aiutare a creare un'atmosfera positiva e meno ansiosa intorno all'invio delle schede attività.

Spiega perché è importante inviare le schede attività in tempo

A molti dipendenti non piace compilare le schede attività. Ma aiutarli a capire perché è così importante può essere solo l'incoraggiamento di cui hanno bisogno per farlo.

Crea una politica per l'invio della scheda attività

Stabilire una politica di invio delle schede attività che delinei le aspettative per l'invio puntuale delle schede attività e le conseguenze del mancato rispetto.

Tali conseguenze possono includere avvertimenti verbali, avvertimenti scritti o persino la sospensione, a seconda della frequenza del ritardo. Assicurati che la politica e il processo per gli scioperi siano ben documentati e accessibili a tutti i dipendenti (come in un wiki interno!).

Usa l'automazione e la tecnologia a tuo vantaggio

Devi costantemente seguire i dipendenti per inviare le loro schede attività? Nessuno ha tempo per quello!

Il software e le funzionalità di automazione eliminano il problema dell'invio manuale dei promemoria delle schede attività. Connecteam calcola automaticamente le ore di lavoro dei tuoi dipendenti in modo da poter esportare le schede attività direttamente nel tuo software paghe.

Sii strategico con quando inviare promemoria

Il tempismo è tutto, anche quando si tratta di promemoria delle schede attività. Prendi in considerazione la possibilità di impostare i tuoi promemoria in momenti strategici, ad esempio alla fine della settimana o del mese.

Evita di bombardare i dipendenti con promemoria durante il fine settimana quando cercano di rilassarsi. Invece, pianifica di inviare promemoria in orari appropriati e aumenterai le possibilità che i tuoi dipendenti prestino effettivamente attenzione e agiscano.

Assicurarsi che i dipendenti comprendano il sistema

I dipendenti devono sapere come utilizzare in modo efficace il software di monitoraggio del tempo che hai installato. Se necessario, fornire formazione e risorse per guidarli attraverso il processo.

Quando i dipendenti si sentono sicuri del sistema, saranno più propensi a completare le loro schede attività in modo accurato e puntuale.

Non esagerare

Mentre i promemoria sono fondamentali, bombardare i dipendenti con promemoria quotidiani può ritorcersi contro. Se inondi le loro caselle di posta con promemoria costanti, potrebbero iniziare a ignorarli del tutto.

Trova il giusto equilibrio tra dolci richiami e travolgente persistenza. Ricorda, vuoi motivare e coinvolgere, non infastidire e frustrare.

Approva le schede attività in tempo

Le schede attività sono una strada a doppio senso. Proprio come i dipendenti devono presentare le proprie schede attività in tempo, anche i manager devono fare la loro parte. L'approvazione tempestiva delle schede attività mostra rispetto per gli sforzi dei dipendenti e rafforza l'importanza del processo.

Esaminando e approvando tempestivamente le schede attività, darai un esempio positivo al tuo team e li incoraggerai a dare la priorità anche ai loro invii.

Cosa succede se un dipendente dimentica di inviare una scheda attività?

Diciamo che, anche dopo più promemoria per inviare le proprie schede attività, un dipendente non riesce costantemente a ricevere le proprie schede attività in tempo.

Ecco alcune possibili soluzioni a cui puoi rivolgerti:

Fai una chiacchierata con loro

Invece di saltare alle conclusioni o presumere negligenza, avere una conversazione aperta con il dipendente.

Prenditi il ​​tempo per capire perché si sono dimenticati di inviare la loro scheda attività.

È dovuto a una mancanza di chiarezza sul processo? Dimenticanza? Altri problemi personali di fondo?

Sii aperto ad iniziare questa conversazione per saperne di più, affrontare eventuali dubbi, fornire chiarimenti e offrire supporto se necessario.

Garantire il rispetto delle leggi sul lavoro

Mentre potresti voler trattenere il pagamento se un dipendente non invia le proprie schede attività, legalmente, i datori di lavoro non possono pagare i dipendenti in ritardo o effettuare detrazioni dalle loro buste paga solo a causa della mancata presentazione di una scheda attività.

Secondo il Fair Labor Standards Act (FLSA), è in ultima analisi responsabilità del datore di lavoro tenere un registro delle ore lavorate dai dipendenti. Ed è per questo che avere il giusto software di monitoraggio del tempo è così importante.

Perché scegliere Connecteam per i tuoi promemoria delle schede attività?

Parlando di software di monitoraggio del tempo, l'app Timesheet di Connecteam ha tutta una serie di funzionalità e strumenti per rendere il processo di timesheet efficiente e indolore.

Alcune di queste funzionalità includono quanto segue:

• Il monitoraggio automatizzato del tempo di Connecteam elimina la necessità di inserimenti manuali del tempo, riducendo le possibilità di errori e risparmiando tempo. Ciò significa che i dipendenti possono facilmente tenere traccia delle loro ore di lavoro e inviare le loro schede attività in tempo.

• Con le schede attività personalizzabili , puoi applicare tariffe salariali diverse a dipendenti o lavori diversi, semplificando la gestione delle buste paga. Sia che tu abbia bisogno di monitorare le ore regolari o gli straordinari, regola l'app Timesheet per adattarla alle esigenze della tua azienda.

• Le schede attività inviate vengono automaticamente convertite in libro paga, risparmiando tempo e riducendo gli errori. Ciò garantisce che i dipendenti vengano pagati in modo puntuale e accurato, motivandoli a inviare le loro schede attività in tempo.

• Indipendentemente da dove si trovino, l'app mobile di Connecteam consente ai dipendenti di timbrare entrata e uscita dai propri smartphone, semplificando il monitoraggio del tempo e rendendo più accurate le schede attività. E con il tracciamento GPS, puoi verificare che i dipendenti timbrano l'entrata e l'uscita nei posti giusti e al momento giusto.

• Una volta che le schede attività sono state inviate, è facile importarle nel tuo software di gestione stipendi preferito.

Crea promemoria per le schede attività senza sforzo con Connecteam

Il monitoraggio delle ore dei dipendenti è fondamentale per l'accuratezza delle buste paga e della fatturazione, ma può essere un compito noioso per i manager. Con l'aiuto di promemoria automatici delle schede attività, il processo può essere semplificato, risparmiando tempo e aumentando l'efficienza.

Con la funzione Timesheet basata su cloud di Connecteam, puoi impostare promemoria automatici per spingere il tuo team a inviare le proprie ore entro la scadenza, liberando tempo e capacità intellettuali per altre attività importanti. Niente più invii in ritardo o calcoli salariali disordinati.

Inoltre, Connecteam è facile da usare e accessibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet, offrendoti visibilità in tempo reale sulle ore dei dipendenti. Dì addio al monitoraggio manuale del tempo e dai il benvenuto a processi di gestione stipendi accurati ed efficienti.

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