8 consigli per formare in modo efficace i nuovi dipendenti (da un esperto delle risorse umane)

Un potente processo di onboarding non si ferma alla firma di una lettera di offerta. Le aziende devono fare tutto ciò che è in loro potere per supportare i dipendenti nella loro transizione verso una nuova società.

I giusti programmi di formazione possono aiutare i nuovi assunti a comprendere rapidamente i loro ruoli, allinearsi con la cultura e i valori aziendali e costruire buoni rapporti di lavoro con i colleghi. Questo aiuta i dipendenti a sentirsi a proprio agio in un nuovo ambiente. È importante sottolineare che fornisce anche ai dipendenti le competenze e la fiducia di cui hanno bisogno per iniziare a contribuire agli obiettivi aziendali il prima possibile.

Nonostante ciò, Gallup riferisce che solo il 12% dei nuovi dipendenti ritiene che la propria azienda abbia un onboarding efficace. La maggior parte delle nuove reclute è lasciata a se stessa, aprendo la strada al fallimento e alle uscite anticipate. Ciò è spesso dovuto al fatto che i leader aziendali non sanno come supportare i nuovi assunti o non danno la priorità.

In questo articolo, esaminiamo 8 suggerimenti efficaci per la formazione dei nuovi assunti in modo da poter creare un solido programma di onboarding e formazione per preparare i membri del tuo team più recenti al successo.

1. Identificare le esigenze di formazione e preparare le risorse per l'onboarding

Prima di creare un piano di formazione per nuove assunzioni, è necessario determinare quanto necessario affinché i dipendenti abbiano successo nei loro ruoli. Puoi farlo valutando i tuoi obiettivi aziendali, parlando con il responsabile delle assunzioni e rivedendo gli standard del settore.

Inoltre, cerca di comprendere i livelli di conoscenza dei dipendenti prima che entrino in azienda. Puoi identificare il nuovo esigenze di formazione dei dipendenti attraverso sondaggi online o valutazioni pratiche e condurre valutazioni pratiche di persona o tramite chat video.

Da lì, puoi personalizzare i materiali di formazione per colmare le lacune delle competenze chiave invece di perdere tempo a insegnare ai nuovi entranti ciò che già sanno. Infatti, il 91% degli intervistati in un recente sondaggio ha affermato che vorrebbe un piano di formazione personalizzato e pertinente.

Puoi anche considerare di offrire risorse pre-onboarding o materiali di lettura per i nuovi assunti da completare prima del loro primo giorno di lavoro. Questo è un buon modo per garantire che i lavoratori accedano ai loro nuovi ruoli con una conoscenza sufficiente.

Ad esempio, a un nuovo gestore di proprietà potrebbe essere chiesto di leggere rapporti sul mercato immobiliare locale prima di iniziare il nuovo lavoro. Ciò contribuirà a ridurre al minimo l'intervallo di tempo tra la loro adesione e il contributo attivo agli obiettivi dell'azienda .

Infine, dovresti disporre di un processo di onboarding completo a cui puoi fare riferimento prima, durante e dopo l'onboarding per assicurarti di aver coperto tutte le basi.

2. Creare e fornire SOP chiare

Una procedura operativa standard (SOP) è un documento scritto con istruzioni dettagliate su come eseguire una particolare attività o insieme di attività. Funziona efficacemente come un nuovo manuale per i formatori assunti.

Una solida SOP sarà chiara, concisa e di facile comprensione. Dovrebbe coprire tutte le informazioni di cui i nuovi entranti hanno bisogno per completare un'attività, comprese le eventuali precauzioni di sicurezza che devono prendere. Idealmente, esperti in materia (PMI), supervisori o dipendenti esperti esamineranno la SOP per assicurarsi che sia completa e accurata.

Fornisci ai nuovi dipendenti un facile accesso alle SOP di cui hanno bisogno. Ad esempio, archivia i documenti online , su un'unità condivisa o fornisci loro la propria copia cartacea.

Quindi, chiedi ai nuovi dipendenti di eseguire un'attività seguendo la SOP. In questo modo, puoi valutare i loro progressi e determinare se la tua SOP può essere utilizzata per formare i nuovi dipendenti in modo efficace.

Nel complesso, le SOP nel processo di formazione e onboarding dei dipendenti possono aiutare i nuovi assunti a svolgere le attività in modo rapido e coerente, ridurre gli errori e migliorare la produttività del team.

3. Fornire un facile accesso ai materiali didattici

Buoni programmi di formazione per neoassunti facilitano l'accesso dei dipendenti ai materiali di formazione. Tutti i programmi di formazione dei dipendenti dovrebbero essere accessibili da un'unica postazione centrale. Ciò rende semplice per i nuovi iscritti sapere dove andare per formazione, SOP, domande frequenti e altro, risparmiando a tutti un sacco di tempo.

Consente inoltre ai dipendenti esistenti di fare facilmente riferimento a qualsiasi materiale di cui hanno bisogno per rinfrescare la memoria su un particolare argomento. Tutti ricevono e utilizzano le stesse informazioni sul lavoro, stabilendo coerenza nel lavoro e riducendo errori e incomprensioni.

L'archiviazione centralizzata dei documenti di formazione e dei file multimediali ti aiuta anche a rimanere organizzato. Potrebbe trattarsi di un'unità condivisa o dell'intranet aziendale. Puoi classificare i materiali per argomento, mantenere i file aggiornati ed eliminare eventuali versioni obsolete.

I nuovi assunti dovrebbero anche avere la possibilità di accedere a tutti i loro corsi e materiali di formazione da qualsiasi luogo. La maggior parte della forza lavoro odierna comprende Millennials e dipendenti della Generazione Z. La ricerca afferma che il 90% dei Millennial e il 98% dei lavoratori della Generazione Z utilizzano gli smartphone, quindi la formazione dei nuovi dipendenti ottimizzata per i dispositivi mobili è essenziale.

Un software per la formazione dei dipendenti come Connecteam ti consente di creare e fornire facilmente materiali di formazione, inclusi video, quiz e documenti, nonché di monitorare i progressi dei dipendenti e automatizzare i flussi di lavoro di formazione per risparmiare tempo e aumentare la produttività.

Inoltre, Connecteam dispone di un'app mobile user-friendly e intuitiva che i dipendenti possono utilizzare per accedere ai contenuti ovunque si trovino.

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4. Costruisci un curriculum di formazione formale

Quando pensi a come formare un nuovo dipendente, devi prima stabilire su cosa vuoi formarlo. I buoni programmi di formazione dei dipendenti tengono conto sia degli obiettivi dell'organizzazione che dei ruoli e delle responsabilità del nuovo assunto.

Quando si forma un nuovo assunto, creare un curriculum che includa i seguenti argomenti:

• Formazione introduttiva: fornisce una panoramica della missione, della cultura, dei vantaggi e dei dipartimenti dell'azienda. Questa formazione stabilirà anche quali sono i ruoli e le responsabilità del dipendente, nonché le aspettative di lavoro per le prime settimane. In alcuni ruoli, ciò includerà anche offrire al dipendente un tour del proprio luogo di lavoro e presentarlo a colleghi e clienti.

• Formazione sulla conformità: descrive in dettaglio importanti requisiti legali e di conformità come la sicurezza sul posto di lavoro, la privacy dei dati, l'anti-molestie e la segnalazione di violazioni. Fare in modo che i nuovi assunti leggano il manuale del dipendente della tua organizzazione è un grande passo avanti nella formazione sulla conformità.

• Formazione delle competenze: aiuta i dipendenti a rispolverare le competenze di cui hanno bisogno per i loro ruoli specifici. Ciò può includere un buon servizio clienti, una comunicazione efficace o altre capacità tecniche.

• Formazione su prodotti o servizi: fornisce ai dipendenti una conoscenza chiave dei prodotti o dei servizi di un'azienda. Lo scopo è fornire ai lavoratori le conoscenze e le competenze di cui hanno bisogno per comprendere, utilizzare, promuovere e vendere prodotti o servizi in modo efficace.

• Formazione manageriale: per i nuovi assunti che si uniscono come manager o in un ruolo di leadership, prendi in considerazione la possibilità di fornire formazione su competenze come team building, gestione dei progetti e risoluzione dei conflitti. In effetti, potresti voler implementare questo in modo più esteso: uno studio recente ha dimostrato che il 60% dei Millennial desidera una formazione alla leadership.

La formazione di un nuovo assunto va oltre la semplice creazione di corsi. È inoltre necessario fornire ai dipendenti una struttura su quale ordine completare i corsi ed entro quando. Ciò aiuta a garantire un certo livello di coerenza nella formazione tra i nuovi dipendenti, rende l'apprendimento più efficiente ed efficace ed è associato a migliori risultati di apprendimento.

Inoltre, un programma di formazione per neoassunti può seguire un approccio di apprendimento misto. Ciò significa che hanno componenti di apprendimento online e offline. Nelle prossime due sezioni, diamo un'occhiata più da vicino a queste opzioni di apprendimento.

5. Usa la tecnologia per creare corsi, testare l'apprendimento e tenere traccia dei progressi

Quando crei un piano per la formazione di un nuovo dipendente, utilizzare la potenza della tecnologia e del software è un must. L'elenco seguente copre le cose principali che puoi fare con il software di formazione.

Creare e distribuire corsi

Il software per la formazione fornisce strumenti e funzionalità che semplificano il processo di creazione e pubblicazione di contenuti per la formazione .

Generalmente hanno un'interfaccia user-friendly, che rende facile anche per i manager non tecnici la creazione di corsi. Puoi anche utilizzare modelli predefiniti come punto di partenza e personalizzare da lì per risparmiare tempo e fatica.

Il miglior software per la formazione dei dipendenti ti consentirà di aggiungere contenuti multimediali come immagini, video e audio per rendere l'apprendimento più efficace e coinvolgente. Ad esempio, potresti fornire le SOP in un formato video aggiuntivo che consenta ai nuovi dipendenti di vedere come eseguire un'attività.

La formazione digitale consente ai nuovi dipendenti di accedere ai propri corsi da qualsiasi luogo utilizzando il proprio desktop o dispositivi mobili. Una recente statistica ha mostrato che il 44% degli intervistati ha utilizzato il proprio telefono cellulare per completare la formazione professionale. Questo crescerà solo con l'aumento dei dipendenti della Gen Z esperti di tecnologia, quindi le aziende devono adattarsi.

Connecteam è la migliore soluzione all-in-one per la formazione e il coinvolgimento dei dipendenti. Include la semplice creazione di corsi, opzioni per testare l'apprendimento, una dashboard completa per tenere traccia dei progressi della formazione dei dipendenti e una suite completa di strumenti di comunicazione in-app.

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Testare l'apprendimento

Le funzionalità interattive sono un ottimo modo per testare la comprensione dei contenuti della formazione da parte dei dipendenti.

I quiz durante i programmi di formazione possono aiutare a massimizzare la fidelizzazione, soprattutto se ai lavoratori viene richiesto di utilizzare le informazioni apprese in modi nuovi. La ludicizzazione (l'aggiunta di elementi di gioco alla formazione) è un altro ottimo modo per testare l'apprendimento in modo divertente e coinvolgente. È quanto di più vicino si possa ottenere a uno scenario di vita reale senza mettere a rischio nuove assunzioni o clienti.

Inoltre, puoi sempre utilizzare funzionalità più semplici come valutazioni online e quiz per testare le conoscenze dei nuovi assunti.

Tieni traccia dei progressi

Le app di formazione offrono un modo semplice per assegnare scadenze per il completamento dei corsi e tenere traccia dei progressi . I nuovi assunti in genere hanno molto da imparare in un breve lasso di tempo, quindi è importante disporre di un modo semplice e affidabile per verificare che siano sulla strada giusta e offrire loro supporto se hanno difficoltà a completare i loro programmi.

Comunicare efficacemente

Una comunicazione onesta e tempestiva è essenziale per ottenere risultati formativi di successo. Il software per la formazione dei dipendenti può includere funzionalità di comunicazione come chat in-app, gruppi di discussione e sondaggi di feedback. Queste funzionalità possono aiutare gli studenti a interagire con istruttori e colleghi, chiarire concetti e fornire feedback in tempo reale sui loro progressi.

6. Incoraggiare l'affiancamento e l'apprendimento sul posto di lavoro

Durante la formazione di nuovi dipendenti, offri uno sviluppo pratico e pratico delle competenze quando possibile.

Il job shadowing consente ai nuovi entranti di trascorrere del tempo con un collega più esperto e vedere le operazioni quotidiane del loro ruolo. I nuovi lavoratori possono apprendere osservando, prendendo appunti e ponendo domande per acquisire una comprensione più profonda di un ruolo.

Dovresti anche incoraggiare i tuoi dipendenti a interagire con colleghi di altri reparti o impegnarsi in attività di affiancamento interfunzionale . Questo è un ottimo modo per capire come lavorano i diversi team e saperne di più su come costruire la cultura aziendale e gli obiettivi generali della tua organizzazione.

Un altro potente strumento di apprendimento è apprendimento sul posto di lavoro. Le statistiche sulla formazione mostrano che l'82% dei dipendenti considera la formazione sul posto di lavoro il modo più efficace per apprendere . Puoi assegnare compiti della vita reale ai nuovi assunti e supportarli mentre completano ognuno di essi.

7. Assegna un mentore o un amico per ulteriore supporto

I nuovi assunti possono trarre grandi vantaggi dall'avere un mentore o un amico assegnato per fornire loro ulteriore supporto durante il processo di onboarding. Secondo un rapporto HCI, l'87% delle aziende con un programma mentor o buddy lo ha trovato efficace nella formazione di nuovi dipendenti.

Un mentore è un membro senior del personale che può aiutare un dipendente a orientarsi nel proprio ruolo . Possono anche offrire consigli su questioni delicate come i conflitti di squadra o se il dipendente sta lottando per ambientarsi nella nuova cultura aziendale.

Nel frattempo, un amico è più un collega amichevole che può offrire supporto peer-to-peer e job shadowing . Inoltre, possono rispondere a tutte le domande che il dipendente non si sente a suo agio nel porre al proprio manager o mentore.

Laddove i dipendenti sono sparsi in luoghi diversi, le chat di gruppo e le videochiamate facilitano la comunicazione rapida e semplice tra i nuovi assunti e i loro mentori o amici.

Dovresti anche pensare a come formare mentori e amici dei nuovi dipendenti in modo che sappiano cosa fare e cosa non fare durante le prime delicate e travolgenti settimane di lavoro dei nuovi assunti.

8. Fornire e ricevere feedback regolari

I nuovi dipendenti devono ricevere feedback regolari e tempestivi in ​​modo che possano migliorare le loro prestazioni sul lavoro il più rapidamente possibile. Il feedback può davvero aiutare i dipendenti a capire cosa stanno facendo di giusto e sbagliato in modo che possano adattarsi e migliorare in futuro.

Inoltre, è fondamentale che i manager comprendano l'importanza di essere di supporto e pazienti con i nuovi assunti. Ciò significa fornire loro le risorse necessarie, offrire incoraggiamento e feedback e fornire opportunità per la pratica e l'applicazione delle nuove abilità o conoscenze.

Check-in e i sondaggi di onboarding sono un buon modo per i nuovi assunti di condividere il loro feedback con te. Puoi rispondere a qualsiasi domanda o preoccupazione che hanno e anche perfezionare la tua strategia di formazione per incorporare nuove idee e suggerimenti.

Riepilogo

Le prime esperienze possono creare o distruggere i sentimenti, le prestazioni e il senso di appartenenza dei nuovi assunti in una nuova azienda. Un rapporto di Harvard ha rilevato che le aziende con un programma di onboarding formale potrebbero vedere il 50% in più di fidelizzazione e il 62% in più di produttività tra i nuovi assunti.

È essenziale creare un programma di formazione che funzioni per il tuo team e la tua azienda. Formare i nuovi dipendenti con un approccio misto di apprendimento online e sul posto di lavoro è un modo eccellente per aggiornarli sui loro ruoli e responsabilità. Inoltre, l'assegnazione di un mentore o di un amico per fornire loro ulteriore supporto può aiutarli a sentirsi più a loro agio con la cultura e ottenere preziose informazioni sulla navigazione nei loro nuovi lavori.

Inoltre, controlla regolarmente i nuovi dipendenti in modo da poter fornire loro un feedback sulle loro prestazioni. Dovresti anche raccogliere feedback e suggerimenti dai nuovi assunti in modo da poter ulteriormente adattare e migliorare l'esperienza di onboarding dei dipendenti nella tua azienda.

Il software per la formazione dei dipendenti di Connecteam fornisce una soluzione completa per le aziende per creare, fornire e gestire i propri programmi di formazione.

Con la possibilità di progettare contenuti di formazione personalizzati, inclusi video, quiz e documenti, le aziende possono garantire ai propri dipendenti la formazione specifica di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro in modo efficace.

Il software di Connecteam include anche funzionalità per il monitoraggio dei progressi e del coinvolgimento dei dipendenti, consentendo alle aziende di monitorare l'efficacia dei loro programmi di formazione e apportare le modifiche necessarie.

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