Comunicazione trasparente sul posto di lavoro: come creare una cultura dell'apertura

La pandemia di COVID-19 ha determinato un cambiamento significativo nella cultura e nelle aspettative sul posto di lavoro. Con la ripresa del mondo, molti lavoratori hanno rivalutato il modo in cui vedono l'importanza dell'equilibrio tra lavoro e vita privata.

La ridefinizione delle priorità ha portato un numero record di persone a lasciare il proprio lavoro alla ricerca di aziende più in linea con i propri valori.

Nel clima attuale, i lavoratori si aspettano di essere trattati bene dai datori di lavoro e vogliono sentirsi una parte preziosa del team. Una comunicazione trasparente tra te e i tuoi dipendenti è la chiave per creare membri del team più felici che si sentano apprezzati e vogliano lavorare sodo per la tua azienda.

Con il giusto set di strumenti di comunicazione, puoi promuovere una comunicazione trasparente tra i dipendenti a tutti i livelli della tua azienda.

Come crei una cultura di comunicazione aperta e onesta sul posto di lavoro, chiedi?

In primo luogo, è necessaria una comprensione della comunicazione trasparente e degli strumenti necessari per implementare questa filosofia nella propria azienda.

Cos'è la comunicazione trasparente?

La comunicazione trasparente è la pratica in cui le informazioni, sia positive che negative, sono condivise in modo chiaro e aperto a tutti i livelli dell'azienda.

Con questo tipo di stile di comunicazione, condividi informazioni:

• Verso l'alto : i membri della tua forza lavoro possono comunicare apertamente con i loro manager.
• Verso il basso : i membri del tuo team di gestione hanno i canali, gli strumenti e la capacità adeguati per comunicare liberamente con i propri dipendenti.
• Comunicazione orizzontale : i dipendenti di ogni livello possono comunicare apertamente con i propri colleghi.

La comunicazione trasparente non deve essere complessa. Può essere semplice come un'azienda che pianifica riunioni settimanali, utilizza la messaggistica in chat o invia newsletter interne per spiegare le sue ultime strategie, notizie e decisioni.

La trasparenza avvantaggia allo stesso modo i datori di lavoro e i dipendenti e quando un'organizzazione dà priorità alla comunicazione, ne trae vantaggi tangibili.

Perché la comunicazione trasparente sul posto di lavoro è importante

Ci sono molte ragioni per adottare un'atmosfera di trasparenza nella tua azienda. Per prima cosa, migliora il morale.

In un recente sondaggio, il 68% dei dipendenti ha dichiarato di desiderare maggiore trasparenza dalla propria azienda.

Molti di questi intervistati ritenevano che il loro equilibrio tra lavoro e vita privata sarebbe migliorato di conseguenza.

Di seguito sono riportati cinque ulteriori vantaggi che la tua organizzazione può sperimentare adottando iniziative di comunicazione trasparenti.

Secondo la Society for Human Resource Management, per guidare l'innovazione è necessaria una comunicazione chiara e verso l'alto. In molte aziende, i dipendenti in posizioni non manageriali esitano a deviare dalle normali procedure per paura di comunicare i fallimenti alla direzione.

Per innovare, tuttavia, devi essere a tuo agio con il fallimento. I membri del tuo team dovrebbero sentirsi abbastanza supportati da condividere idee e contribuire al miglioramento dei processi. Può portare a grandi cose.

La leggenda dice che all'inizio del 1900, ad esempio, un operaio di una società di matchmaking si rivolse alla direzione con l'idea di applicare la carta vetrata solo su un lato delle sue scatole di fiammiferi.

Questa innovazione ha fatto risparmiare all'azienda centinaia di migliaia di dollari, tutto perché qualcuno in prima linea si è sentito obbligato a parlare.

I tuoi dipendenti a tutti i livelli sono pieni di idee. Creare una cultura in cui si sentano autorizzati a parlare e incoraggiare i dipendenti ad assumersi dei rischi. Alcune di queste idee potrebbero non avere successo, ma i tuoi dipendenti apprezzeranno l'opportunità.

La comunicazione trasparente è uno dei modi migliori per creare fiducia tra te e i tuoi dipendenti. Quando sei aperto e onesto riguardo alle tue procedure decisionali, il tuo gruppo dirigente sembra più accessibile e i tuoi dipendenti si sentono più apprezzati.

Offrire una cultura della fiducia contribuirà a ridurre il turnover, poiché i dipendenti che si fidano dei loro datori di lavoro hanno meno probabilità di lasciare il lavoro.

È più probabile che i dipendenti a tutti i livelli della tua azienda si impegnino se incoraggi la trasparenza. Questo perché si sentiranno più autorizzati ad avvicinarsi a te e discutere i modi in cui puoi aiutare a rendere il loro lavoro più significativo.

I migliori talenti spesso lasciano le organizzazioni quando le loro esigenze non vengono soddisfatte. Offrire linee di comunicazione aperte e discussioni sane e oneste su strategie e decisioni aiuta i tuoi dipendenti ad affrontare i problemi sul posto di lavoro prima che raggiungano questo punto.

Al giorno d'oggi, le aziende di tutti i settori competono per i migliori talenti, quindi il tuo marchio deve distinguersi per attirare le persone giuste. Eventi interni, programmi di riconoscimento dei dipendenti e un feed di comunicazione in stile social media favoriscono il coinvolgimento peer-to-peer.

I potenziali dipendenti sentiranno parlare di una forte cultura aziendale mentre esaminano la tua organizzazione su siti come Glassdoor, Indeed e LinkedIn.

Ponendo le basi per una comunicazione onesta e chiara con i tuoi attuali dipendenti, stai anche facendo della tua organizzazione un luogo ideale in cui lavorare e con cui fare affari.

Cosa può fare una mancanza di trasparenza in un posto di lavoro?

La fiducia prende un colpo:

La fiducia è il fondamento di qualsiasi squadra o organizzazione di successo. Senza trasparenza, la fiducia si erode, lasciando i dipendenti a dubitare delle reciproche motivazioni e intenzioni. La produttività ne risente quando le persone diventano guardinghe e riluttanti a collaborare.

Il pettegolezzo va in overdrive:

In assenza di una comunicazione chiara e aperta, speculazioni e voci si scatenano. I dipendenti iniziano a colmare le lacune con le proprie narrazioni, portando a disinformazione e ansia inutile. Invece di concentrarsi sui loro compiti, passano il tempo a decifrare la verità dalla finzione.

La motivazione diminuisce:

Quando i dipendenti si sentono lasciati all'oscuro o credono che le loro opinioni non contino, la loro motivazione diminuisce. La mancanza di trasparenza genera disimpegno e apatia. Le persone vengono disconnesse dagli obiettivi dell'organizzazione, con conseguente riduzione della produttività e opportunità mancate.

I conflitti aumentano:

I malintesi e le interpretazioni errate fioriscono quando manca la trasparenza. Senza chiari canali di comunicazione, i conflitti sorgono e peggiorano. I team si dividono, la produttività crolla e l'ambiente di lavoro diventa tossico.

Come promuovere una cultura della comunicazione trasparente

Se non hai già una cultura di condivisione aperta, adotta questi passaggi per essere più trasparente sul posto di lavoro.

Ai dipendenti piace lavorare per aziende in cui si sentono apprezzati. Promuovere le relazioni a tutti i livelli è uno dei modi più semplici per un'organizzazione per raggiungere questo obiettivo. Puoi coltivare le relazioni:

• Essere coerenti
• Evitare i pettegolezzi
• Fornire un'atmosfera di supporto
• Comunicare chiaramente le linee guida e le aspettative

Utilizza strumenti di comunicazione digitale come la funzione di pianificazione di Connecteam per organizzare riunioni regolari con membri del team e manager per fare il check-in e affrontare argomenti urgenti. Disegna regolarmente il tempo per il team building in modo che i tuoi dipendenti possano connettersi e condividere le cose che hanno in comune.

Una comunicazione trasparente è un fattore chiave per aiutare i dipendenti a superare le sfide sul posto di lavoro. Alcuni leader potrebbero essere tentati di proteggere i propri team da notizie difficili o crescenti preoccupazioni.

Tuttavia, l'autenticità e la sincerità (soprattutto di fronte alle avversità) aiutano le persone a fidarsi di te e la fiducia è fondamentale per qualsiasi relazione sana.

La trasparenza inizia dall'alto. Incoraggia i tuoi manager a utilizzare una comunicazione aperta e onesta con i propri dipendenti e tra di loro. Chiedi al tuo team di gestione di chiedere feedback ai tuoi dipendenti e utilizzare le loro intuizioni per apportare miglioramenti. Se i dipendenti pensano che non stai agendo in base al loro feedback, potrebbero smettere di offrirlo.

Alcuni dipendenti potrebbero non sentirsi a proprio agio nel sollevare argomenti delicati. In questo caso, considera di offrire loro la possibilità di rimanere anonimi. In questo modo, puoi mantenere un rapporto di fiducia con tutti i membri del tuo team mentre affronti questioni delicate sul posto di lavoro.

Quando crei una cultura della trasparenza, sii coerente e assicurati che tutti, a tutti i livelli, possano ricevere il feedback che funziona meglio per loro. Usa questi strumenti regolarmente per ottenere il miglior effetto:

• Newsletter aziendali
• Sessioni di feedback dei dipendenti
• Messaggistica istantanea
• Sondaggi anonimi

Usa una piattaforma di coinvolgimento come Connecteam per riconoscere il tuo team quando sta andando bene. Festeggia i successi e incentiva i lavoratori che condividono grandi idee utilizzando premi digitali.

Puoi persino creare gruppi di chat di comunità informali per incoraggiare il cameratismo e mantenere un registro delle pietre miliari importanti del team per far sapere alla tua forza lavoro che li apprezzi.

Stabilisci chiare linee di responsabilità per attività e processi. Quando ogni membro del team conosce le proprie responsabilità, può comprendere meglio le proprie aspettative ed essere ritenuto responsabile. La responsabilità è anche la chiave per incoraggiare i membri del tuo team a condividere le loro idee.

Essere responsabili non significa punire la tua squadra per ogni errore. Alcuni errori sono più costosi di altri e devono essere affrontati. Tuttavia, la maggior parte dei fallimenti offre al tuo team la possibilità di imparare e crescere. Quando si verificano errori, riunisci il tuo team per discutere la situazione e sviluppare soluzioni per evitare che si verifichino in futuro.

Invitare i dipendenti a tutti i livelli a partecipare al processo decisionale. Offri a ogni membro del team la possibilità di esprimere le proprie opinioni e ideare soluzioni a livello aziendale. Consentire a tutti di partecipare al processo decisionale aiuta a costruire relazioni di squadra più forti e può aiutarti a trovare soluzioni che il tuo team di gestione potrebbe non aver preso in considerazione.

Rendi la partecipazione facile per tutti utilizzando una terminologia che tutti possano comprendere, in particolare se stai invitando alla partecipazione persone che lavorano in diversi settori della tua azienda. Ogni team potrebbe avere gergo e acronimi diversi che usa quotidianamente, ma gli altri tuoi dipendenti non conosceranno questi termini e potrebbero sentirsi esclusi.

Ci saranno momenti in cui non potrai condividere informazioni con il tuo team. Se sei coinvolto in una causa legale, una fusione o un'altra questione legale, potresti essere vincolato dalla massima riservatezza. Qualunque sia il motivo per cui nascondi le informazioni, sii onesto con i tuoi dipendenti sul perché lo stai facendo.

Se non sei onesto, i tuoi dipendenti potrebbero pensare che stai nascondendo loro qualcosa, il che interrompe il rapporto di fiducia che hai costruito con tanto impegno.

Dopo aver implementato pratiche di comunicazione trasparenti in tutta la tua azienda, includile nel tuo marchio aziendale. Promuovi il tuo impegno per la trasparenza in:

• La tua mission e i tuoi valori
• Il tuo sito web aziendale
• Offerte di lavoro e descrizioni
• Account aziendali sui social media

Metti in evidenza i tuoi dipendenti e le loro idee sui social media per dimostrare che apprezzi il tuo team. Infine, usa una comunicazione trasparente nelle tue pratiche di reclutamento, assunzione e onboarding in modo che i nuovi membri del tuo team sappiano cosa aspettarsi dall'inizio.

Dedicarsi ai dipendenti e al loro sviluppo è un ottimo strumento per aiutarti ad attrarre e trattenere lavoratori di talento.

Utilizza strumenti di comunicazione moderni per migliorare la trasparenza

Dopo aver adottato le misure per creare trasparenza, mantenere una comunicazione aperta e regolare è il modo migliore per continuare a promuovere una cultura della fiducia. Il giusto set di strumenti e politiche ti aiuterà a mantenere vivo lo slancio.

Messaggistica istantanea

I sistemi di messaggistica istantanea come quelli disponibili tramite Connecteam consentono al tuo team di tenersi in contatto tra loro mentre sono in viaggio, in luoghi dispersi e con orari diversi, anche se non hanno salvato tutti i numeri di telefono dei colleghi.

La messaggistica istantanea consente ai membri del team sul campo di comunicare con i propri manager quando affrontano sfide o prendono decisioni in loco e consentono ai membri del team di connettersi tra loro per risolvere problemi e condividere idee in tempo reale. Lo strumento giusto fornisce chat sicure per gruppi o chat 1 a 1 e i manager dovrebbero essere in grado di controllare facilmente le autorizzazioni e ridurre al minimo la distrazione che può sorgere con troppe chat private.

Conversazioni peer-to-peer produttive possono avvenire facilmente in un'app di comunicazione. Quando i lavoratori incontrano problemi, possono chattare con altri membri del tuo team per chiedere se qualcun altro ha riscontrato lo stesso problema e, in caso affermativo, come lo ha risolto. Possono vedere se anche altri sono disponibili per aiutare o prestare idee. L'accesso regolare alla messaggistica aiuta i team a sentirsi connessi e supportati sia dai colleghi che dai manager.

Sondaggi anonimi

Alcuni feedback possono essere difficili da ascoltare e possono essere altrettanto difficili da condividere. I membri del team possono essere riluttanti a offrire feedback non sollecitati, ma un sondaggio può rompere il ghiaccio, sollecitando idee e input su argomenti specifici.

Consentire ai membri del tuo team di rimanere anonimi può farli sentire più a loro agio nel discutere questioni difficili, portando a informazioni e dati più aperti e onesti dal tuo team.

Puoi cronometrare i tuoi sondaggi in modo strategico per raccogliere feedback rapidi e in tempo reale dopo l'implementazione delle modifiche, oppure puoi mantenere una cadenza regolare per monitorare il sentiment dei dipendenti e i progressi su eventuali problemi noti.

Ad esempio, un lavoratore potrebbe avere un problema con un sistema di pianificazione che percepisce come ingiusto, ma potrebbe non volerne parlare direttamente con il proprio manager o di fronte ai colleghi per paura di sembrare piagnucoloso.

Un sondaggio anonimo consente a questo dipendente di esprimere la propria opinione senza preoccuparsi di essere penalizzato e, se più dipendenti condividono una preoccupazione simile, il loro manager potrebbe vedere l'opportunità di prendere in considerazione tale feedback e apportare modifiche.

Liste di controllo del lavoro

Quando crei una cultura della responsabilità, hai bisogno di un modo per aiutare tutti i membri del tuo team a comprendere le proprie responsabilità. Con le assegnazioni di attività e le note di lavoro di Connecteam, puoi creare liste di controllo per aiutare il tuo team a rimanere coerente.

Le liste di controllo ritengono inoltre ogni membro del team responsabile delle proprie attività quotidiane. Le liste di controllo del lavoro sono ottime anche durante l'onboarding, aiutando i nuovi dipendenti a stabilire una routine e acquisire familiarità con le loro attività quotidiane, promuovendo al contempo un senso di realizzazione mentre si spostano nell'elenco.

Altre funzionalità di responsabilità come i promemoria del programma possono aiutare a motivare il tuo team e promuovere la responsabilità.

Newsletter interne

Il tuo team di marketing potrebbe sviluppare newsletter per tenere i clienti al corrente. Le aziende possono utilizzare lo stesso approccio per rimanere in contatto con i dipendenti. Newsletter interne periodiche con aggiornamenti e annunci ti consentono di condividere informazioni importanti sull'azienda e contenuti preziosi con il tuo team, tutto in una volta.

Quando i membri del team ricevono la stessa comunicazione centrale nello stesso momento, sono tutti sulla stessa pagina e potrebbero persino trovare qualcosa di interessante di cui parlare durante una pausa o un periodo di inattività.

Usa le tue newsletter interne per essere aperto e onesto su ciò che sta accadendo nella tua azienda. Ad esempio, se possiedi una società di costruzioni, probabilmente hai a che fare con problemi di inflazione e catena di approvvigionamento. Offri informazioni su ciò che stai facendo come azienda per far fronte a questi aumenti dei costi e mostra al tuo team che sono sufficientemente apprezzati per essere inclusi in queste considerazioni.

Riconoscimenti e premi per i dipendenti

Offrire regolarmente ringraziamenti e complimenti per un lavoro ben fatto aiuta i team a costruire una cultura positiva. Cerca occasioni per celebrare la tua squadra, come augurare loro un buon compleanno e un anniversario di lavoro e congratularsi con loro per i loro successi, sia nella vita personale che sul lavoro.

Qualcuno potrebbe aver trovato un nuovo modo per risolvere un problema comune sul proprio posto di lavoro. Un dipendente avrebbe potuto fare di tutto per servire un cliente. Per incoraggiare una comunicazione trasparente, usa questo strumento per premiare i membri del team che parlano e contribuiscono con buone idee o feedback critici necessari.

Riconoscere e premiare questi contributi, sia attraverso elogi verbali di fronte al team, ricompense fisiche come una piccola carta regalo per un caffè gratuito, o entrambi, aiuta a incoraggiare gli altri a parlare, quando vedono che è apprezzato.

Blog di leadership

Scrivere un blog mensile o trimestrale è un modo eccellente per imprenditori e manager di entrare in contatto con i loro team e mostrare il loro lato umano. Se sei bravo con le parole, scrivere i tuoi pensieri da condividere con il tuo team è un ottimo modo per offrire scorci sulla tua personalità e su ciò che motiva te e l'attività che stai costruendo, entrambi i quali possono aiutare a creare una connessione più forte con i membri del tuo team.

Se stai scrivendo di notizie generali sull'azienda, aggiungi alcuni riferimenti al tuo programma televisivo preferito o alla tua squadra sportiva. La prossima volta che chatti con i dipendenti, chiedi se qualcun altro sta guardando. Non preoccuparti troppo di ottenere rispetto e ribadire i punti di discussione aziendali, ma cogli l'opportunità di condividere la tua prospettiva sui problemi che stai risolvendo.

Quanto meglio i tuoi dipendenti comprendono chi sei e da dove vieni come persona e dirigente d'azienda, tanto più è probabile che si sentano a proprio agio ad avvicinarti con problemi e idee.

Software di onboarding e formazione

Una comunicazione trasparente non solo semplifica la standardizzazione del processo di onboarding e formazione, ma è anche l'occasione perfetta per creare un precedente di comunicazione aperta, onesta e accessibile all'interno della tua azienda.

Cattura i tuoi processi con il software di onboarding e formazione. Connecteam ti consente di creare quiz, caricare materiali di formazione e generare liste di controllo per il tuo team di onboarding in modo che ogni nuovo dipendente sappia cosa ti aspetti da loro fin dal primo giorno. Un processo centralizzato garantisce che i nuovi assunti non ricevano informazioni contrastanti da diversi supervisori o perdano qualcosa che tutti i loro colleghi hanno imparato nella seconda settimana.

Non dimenticare di seguire anche durante e subito dopo l'onboarding. Con riunioni periodiche e feedback dei dipendenti, puoi scoprire cosa funziona bene durante la formazione e l'onboarding e cosa potrebbe richiedere qualche ritocco, in modo da poter ripetere e migliorare per la prossima volta e creare un approccio costantemente di successo.

L'ultima parola sulla comunicazione trasparente

Una comunicazione trasparente sul posto di lavoro è parte integrante del coinvolgimento, della felicità e della produttività dei dipendenti. Promuovere una comunicazione aperta e trasparente e costruire una cultura della fiducia nella tua azienda ti consente di consentire ai dipendenti a tutti i livelli di condividere le loro idee e contribuire al successo della tua azienda. Devi essere vulnerabile e aperto a feedback costruttivi per farlo bene. Servono anche i giusti strumenti di comunicazione.

Lo strumento di gestione dei dipendenti di Connecteam ti offre più risorse che puoi utilizzare per rimanere in contatto con i tuoi dipendenti e tenerli informati. Sfrutta funzionalità come la chat di gruppo, gli strumenti di pianificazione, le liste di controllo dei lavori, i materiali per l'onboarding e gli strumenti di riconoscimento per coinvolgere il tuo team e sollevarne il morale.

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