Rotazione del lavoro: leggi e migliori pratiche del Regno Unito

Pubblicato: 2023-07-30

Garantire che la tua azienda abbia i dipendenti giusti programmati per lavorare al momento giusto può essere dispendioso in termini di tempo e frustrante. Stabilire una rotazione del lavoro può aiutare, ma devi tenere conto di qualcosa di più delle semplici esigenze della tua azienda. L'orario di lavoro dei dipendenti nel Regno Unito è soggetto a diverse normative legali che influenzano il modo in cui si imposta un turno di lavoro.

In questa guida, descriviamo i requisiti legali che devi conoscere per creare turni di lavoro conformi che consentano di risparmiare sui costi del lavoro. Esaminiamo anche i modi per semplificare la pianificazione in modo da poter rimuovere il mal di testa dalla creazione di turni di lavoro e mantenere la tua attività senza intoppi.

Che cos'è un turno di lavoro?

Un turno di lavoro è un programma di lavoro che:

Identifica il lavoro che i membri del team devono eseguire
Imposta un programma per il completamento del lavoro
Identifica chi eseguirà il lavoro

I datori di lavoro utilizzano i turni di lavoro per stabilire le aspettative su quando i loro dipendenti lavoreranno. Rotas garantisce inoltre che i dipendenti abbiano pause adeguate e che i membri del team completino le attività lavorative in tempo.

Leggi del Regno Unito che influiscono sul tuo lavoro Rota

I turni di lavoro dovrebbero tenere conto delle esigenze aziendali, ma sono anche tenuti a rispettare diverse leggi sull'occupazione del Regno Unito . I requisiti legali influiscono su quando è possibile programmare il lavoro dei dipendenti, quanto possono lavorare e quando hanno diritto alle pause.

Orario massimo di lavoro

Il regolamento sull'orario di lavoro del 1998 stabilisce l'orario massimo di lavoro nel Regno Unito. In base a queste normative, i dipendenti possono lavorare un massimo di 48 ore settimanali . I dipendenti possono rinunciare a questa restrizione, ma devono farlo volontariamente e per iscritto.

L'orario di lavoro include ogni volta che il dipendente svolge mansioni lavorative o agisce sotto la direzione del proprio datore di lavoro. Ciò include il tempo di viaggio durante la giornata lavorativa, il tempo di lavoro fuori casa e il tempo di guardia sul posto di lavoro.

L'orario di lavoro non include il tempo di riposo come le pause pranzo. Inoltre, non includono i tempi di riposo quando il dipendente è fuori casa durante la notte o di guardia mentre è lontano dal posto di lavoro e non svolge alcun lavoro.

È necessario tenere un registro accurato delle ore di lavoro dei dipendenti per evitare di programmare accidentalmente troppe ore di lavoro.

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Niente più scartoffie noiose, orari arrotondati, calcoli manuali o errori sui salari.

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Lavoro notturno

Oltre all'orario massimo di lavoro, il Regolamento sull'orario di lavoro del 1998 stabilisce regole per il lavoro svolto di notte. I lavoratori notturni non possono lavorare più di una media di 8 ore in un periodo di 24 ore .

Calcolare se un dipendente ha lavorato più di 8 ore come lavoratore notturno può essere complicato. Le 8 ore sono calcolate come media su 17 settimane. Quindi, è possibile per il dipendente lavorare turni più lunghi purché siano compensati con il tempo di riposo. Puoi estendere il periodo di 17 settimane fino a un massimo di 52 settimane se tu e il tuo dipendente siete d'accordo.

Qualsiasi dipendente che lavora regolarmente 3 o più ore notturne è considerato un lavoratore notturno. Le ore notturne in genere vanno dalle 23:00 alle 6:00. Detto questo, puoi definire diversamente le ore notturne in un contratto di lavoro.

I dipendenti di età inferiore ai 18 anni non possono più lavorare tra le 22:00 e le 6:00 . Esistono alcune eccezioni per settori specifici come l'agricoltura. C'è anche un'eccezione che consente ai datori di lavoro di assumere un sedicenne o diciassettenne quando possono dimostrare che nessun adulto è disponibile per svolgere il lavoro.

Lo sapevate?

L'orologio di Connecteam ha una funzionalità di resoconto dei turni che visualizza automaticamente le ore lavorate in base alla data in cui il lavoro è stato svolto. Ciò rende molto più semplice calcolare con precisione l'orario di lavoro settimanale di un dipendente quando un turno di notte cade su 2 settimane lavorative.

Col tempo

Non esiste alcun obbligo legale per i dipendenti nel Regno Unito di fare straordinari.

Allo stesso modo, non vi è alcun obbligo per un datore di lavoro del Regno Unito di offrire ore di straordinario o pagare salari più alti per il lavoro straordinario, a condizione che la retribuzione media del dipendente non scenda al di sotto del salario minimo nazionale.

In qualità di datore di lavoro, è necessario includere nel contratto di lavoro i dettagli relativi a eventuali pagamenti straordinari e metodi di calcolo. Ad esempio, "tempo e mezzo" è un metodo di calcolo degli straordinari spesso richiesto negli Stati Uniti e comunemente utilizzato nei contratti di lavoro del Regno Unito. Un dipendente con questo termine nel proprio contratto verrebbe pagato con la normale tariffa oraria più il 50% di tale tariffa per ogni ora di straordinario prestata.

Suggerimento professionale:

La pianificazione regolare dei dipendenti per gli straordinari avrà anche un impatto su quanto devi pagare quando quel dipendente prende le ferie retribuite per legge. L'importo che un dipendente ha diritto a guadagnare per le ferie retribuite previste dalla legge include la retribuzione media degli straordinari. È necessario monitorare correttamente gli straordinari per garantire che il libro paga sia accurato tutto l'anno.

Pause di riposo

In qualità di datore di lavoro nel Regno Unito, devi prevedere delle pause durante e tra i turni dei dipendenti. È inoltre necessario fornire periodi di riposo ininterrotti su base settimanale o quindicinale. I periodi di riposo sono in genere non retribuiti, ma è possibile modificarli nel contratto di lavoro.

Durante un turno di lavoro di 6 ore o più , il lavoratore ha diritto a 1 pausa di riposo di 20 minuti. Di solito, questa sarebbe la pausa pranzo del dipendente. I lavoratori dovrebbero fare questa pausa a metà turno piuttosto che vicino all'inizio o alla fine di un turno. Puoi impostare pause di riposo più lunghe in base alla politica.

I dipendenti hanno diritto a 11 ore di riposo tra i turni di lavoro . Ad esempio, un dipendente che termina il lavoro alle 23:00 di una notte non può lavorare di nuovo fino alle 10:00 del mattino seguente.

I dipendenti devono inoltre avere un periodo di riposo ininterrotto , tempo senza esigenze lavorative, pari ad almeno 24 ore settimanali o 48 ore ogni quindici giorni.

Dipendenti a tempo parziale

I Regolamenti 2000 sui lavoratori a tempo parziale (Prevenzione del trattamento meno favorevole) richiedono ai datori di lavoro di offrire ai dipendenti a tempo parziale gli stessi diritti sull'orario di lavoro e sui turni che avrebbero ai dipendenti a tempo pieno. Ciò include l'offerta delle stesse pause di riposo durante e tra i turni.

Avviso orario di lavoro

La legge del Regno Unito non stabilisce una scadenza rigida per la notifica ai dipendenti del turno di lavoro. Tuttavia, è richiesto un "ragionevole" preavviso.

Suggerimento professionale:

Una buona regola pratica è pubblicare il turno di lavoro 1 settimana prima dei turni programmati.

Modifiche all'orario di lavoro

Secondo la legge del Regno Unito, non esiste un periodo di tempo definito per modificare un turno di lavoro.

Detto questo, è necessario dare ai dipendenti un preavviso ragionevole delle modifiche al loro orario di lavoro. Effettuare una modifica temporanea una tantum è generalmente accettabile se si dà ai dipendenti un preavviso di 24 ore. Le modifiche permanenti e le modifiche apportate dalle grandi aziende richiedono spesso un periodo di preavviso più lungo.

Lo sapevate?

I dipendenti hanno il diritto legale di richiedere un lavoro flessibile, che può includere richieste per adeguare le loro specifiche ore di turno.

Requisiti di tenuta dei registri per i turni di lavoro

I turni di lavoro non devono essere eliminati dopo la conclusione dei turni programmati. Questi sono documenti legali e possono essere una prova in controversie di lavoro o altri procedimenti legali. La legge del Regno Unito richiede di conservare i registri dell'orario di lavoro per 2 anni dalla data in cui sono stati compilati.

Come impostare un turno di lavoro

Creare una rotazione efficace sembra semplice, ma può rapidamente diventare una sfida. Ecco alcune best practice da tenere a mente e modelli comuni per impostare un turno di lavoro.

Best practice per la gestione dei turni di lavoro

Quando crei e gestisci un turno di lavoro, assicurati di:

Rispettare i termini del contratto dei dipendenti. Dipendenti diversi possono essere assunti per orari di lavoro massimi e orari di lavoro diversi. Il software di pianificazione, come Connecteam, rende il monitoraggio di queste diverse regole più semplice e meno soggetto a errori.
Stabilisci regole chiare per chi può creare o modificare un turno di lavoro. Limita chi può modificare i turni di lavoro per evitare errori di programmazione accidentali o carenza di personale.
Creare un processo di approvazione per le richieste di orario dei dipendenti. Sebbene tu voglia rispondere rapidamente alle richieste dei dipendenti, dovresti trattare tutte le richieste in modo equo ed equo. Inoltre, dovresti considerare le esigenze aziendali prima dell'approvazione.
Bilanciare le esigenze di abilità per ogni turno. Ad esempio, non vorrai affidare al tuo ristorante solo camerieri lasciando fuori i cuochi. Assicurati che il tuo programma includa lavoratori con le giuste competenze richieste per ogni attività che deve essere completata.
Garantire un'adeguata supervisione. Non dovresti chiedere ai dipendenti di lavorare senza l'accesso a un responsabile di linea o supervisore. Ciò può portare a errori, ritardi e persino incidenti e infortuni.
Creare un piano di emergenza per le assenze. Malattie e altre assenze impreviste possono gettare la rotazione del personale fuori dalla finestra. Prendi in considerazione una rotazione su chiamata o altri piani di riserva per garantire personale adeguato.
Avere un piano per le preoccupazioni dei dipendenti. Assicurati che i dipendenti sappiano con chi possono parlare se hanno problemi con i loro turni.
Stabilire una politica sullo scambio di turni. Sii chiaro sulla frequenza con cui possono scambiare i turni e a chi dovrebbero inviare le richieste di scambio (se non a te).

Modelli di turni di lavoro tradizionali

La pianificazione della rotazione del lavoro prevede turni di durata variabile. Potresti voler sperimentare diversi modelli per trovare i modelli di turni che funzionano meglio per la tua attività.

I modelli di rotazione del lavoro più comuni includono:

2 turni. Questo modello suddivide la giornata lavorativa tra 2 turni dei dipendenti. Ad esempio, un datore di lavoro al dettaglio potrebbe avere un turno anticipato dall'apertura del negozio a mezzogiorno e un turno in ritardo da mezzogiorno alla chiusura del negozio. I dipendenti possono essere assegnati in modo permanente a turni anticipati o ritardati o ruotare regolarmente dall'uno all'altro.
3 turni. Questo modello suddivide la giornata lavorativa in 3 turni dei dipendenti. Questo modello è più comune per un'attività di 24 ore, come l'assistenza infermieristica. I turni sono spesso suddivisi per includere 2 turni diurni (come dalle 6:00 alle 14:00 e dalle 14:00 alle 22:00) e 1 turno notturno (come dalle 22:00 alle 6:00). I dipendenti possono essere assegnati in modo permanente a un turno o ruotare periodicamente tra i turni disponibili.
Sfalsato. Questo modello pianifica i turni per 5 giorni lavorativi ma li distribuisce su un periodo di 6 o 7 giorni per fornire copertura nel fine settimana. I dipendenti che lavorano un giorno del fine settimana ottengono invece un giorno feriale compensativo.

I modelli di rotazione del lavoro possono anche includere opzioni personalizzate come i turni al crepuscolo in prima serata, solo nel fine settimana o turni di 12 ore.

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Usa Connecteam per semplificare il tuo turno di lavoro

L'impostazione di turni di lavoro efficaci può richiedere molto tempo, ma puoi semplificare il processo con il software giusto.

Le potenti funzionalità di pianificazione dei dipendenti di Connecteam semplificano la creazione del tuo turno di lavoro e ti aiutano a evitare costosi errori. Ecco alcuni motivi per cui dovresti prendere in considerazione l'utilizzo di Connecteam:

Programmazione semplificata. Usa modelli, duplicazioni e turni ricorrenti dei dipendenti per risparmiare tempo prezioso e fatica durante la creazione di turni di lavoro per i tuoi dipendenti.
Conformità legale. Imposta regole personalizzate per straordinari, pause e permessi per garantire che i tuoi turni di lavoro siano conformi alle leggi e ai regolamenti sul lavoro.
Orari ottimizzati. L'app ti offre piena visibilità sulla disponibilità, le qualifiche, le richieste di permessi e le preferenze dei tuoi dipendenti. Questo aiuta a evitare conflitti o doppie prenotazioni.
Distribuzione rapida. Pubblica turni di lavoro con 1 tocco del tuo dispositivo e condividili con i dipendenti tramite l'app. Non è necessario condividere manualmente le copie cartacee.
Accesso mobile alle informazioni. L'app mobile di Connecteam fornisce ai membri del tuo team l'accesso in movimento a tutte le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo.
Comunicazione in tempo reale. La chat in-app e il feed degli aggiornamenti ti consentono di comunicare istantaneamente con i tuoi dipendenti, eliminando la necessità di chiamate o messaggi separati.
Promemoria e sostituzioni di turno. Automatizza i promemoria dei turni per garantire orari completi del personale ed evitare mancate presentazioni. Quando un dipendente si ammala, puoi trovare rapidamente i sostituti utilizzando l'app.
Monitoraggio e reportistica del tempo. L'app di Connecteam consente al personale di accedere dai propri telefoni, semplificando la registrazione precisa delle ore di lavoro e il calcolo di straordinari, pause e permessi. È possibile esportare direttamente le schede attività nel software del libro paga per un'elaborazione senza intoppi.
Ingresso dei dipendenti. I tuoi lavoratori possono controllare i propri orari, richiedere scambi e inviare richieste di ferie autonomamente tramite l'app. Ciò offre loro maggiore flessibilità, li rende responsabili e riduce la confusione sulle modifiche alla pianificazione.

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Crea una rotazione del lavoro legalmente conforme per la tua azienda

L'attuazione di una rotazione di lavoro efficace è essenziale per garantire operazioni senza intoppi. Tuttavia, normative complesse e termini contrattuali variabili possono trasformare la semplice programmazione in un compito enorme.

Implementando le migliori pratiche e rimanendo consapevoli dei requisiti legali, sarai sulla buona strada per creare turni di lavoro conformi e di successo.

Gli strumenti di pianificazione di Connecteam possono aiutarti a rimanere in pista: puoi facilmente evitare errori, rimanere conforme e tenere informati i tuoi dipendenti sui loro turni in tempo reale da qualsiasi luogo.