Guida completa per comprendere l'interscambio elettronico di dati (EDI)

introduzione

Per le aziende di e-commerce e i fornitori di servizi logistici, lo scambio di documentazione commerciale è una realtà quotidiana. Electronic Data Interchange (EDI) è una tecnologia di comunicazione strumentale per le imprese. Sebbene EDI sia esistito in qualche modo dalla fine degli anni 1040, il suo avatar attuale è più adatto a migliorare le comunicazioni B2B.

Ogni fase della catena di fornitura richiede un ordine di acquisto, una polizza di carico, un'etichetta di spedizione , fatture o conferme d'ordine. È facile perdere tempo prezioso e precisione nella raffica di carte e nella pioggia di parole. Per ridurre l'onere per le aziende, EDI è la risorsa più affidabile. Impariamo di più su questa tecnologia versatile.

EDI: presagio della prossima generazione di comunicazione aziendale

Electronic Data Exchange, meglio noto come EDI, è una tecnologia che aiuta le aziende a dialogare tra loro digitalmente. È un mezzo che facilita lo scambio di documenti aziendali tra due sistemi informatici su un percorso di rete protetto.

Oggi EDI è diventata la principale fonte di comunicazione per la gestione di documenti come fatture e polizze di carico tra due o più aziende. Ma non è sempre stato così. Per comprendere e apprezzare completamente il valore di EDI, diamo un rapido sguardo alla sua storia di fondazione.

Storia dell'EDI

IDA nasce da un'idea del sergente maggiore dell'esercito americano, Ed Guilbert. All'inizio degli anni '60, Guilbert sviluppò uno standard di messaggistica elettronica per scambiare informazioni su spedizioni e merci. Ciò ha segnato l'avvento di EDI.

Ha guadagnato fama internazionale dopo che un piroscafo americano-olandese ha inviato manifesti di spedizione tramite telex, un sistema di scambio elettronico di messaggi scritti a mano su telescriventi. Questa è stata la prima volta che un manifesto di spedizione è stato inviato entro due minuti dalla sua trasmissione.

Da allora, EDI ha guadagnato la popolarità e la fiducia del settore della logistica, con molti eventi importanti che si sono susseguiti rapidamente nei decenni successivi. Uno di questi è la fondazione del TDCC (Transportation Data Coordination Committee), che ha standardizzato i formati EDI per il settore dei trasporti. Successivamente è stato cambiato in Electronic Data Interchange Association.

Altre furono lo sviluppo di VAN (Value Added Network) e la formulazione del protocollo HTTP che consentiva la trasmissione dei dati su Internet. Dall'inizio degli anni '90, EDI ha guadagnato la fiducia di molte imprese americane e la storia registra che circa 12000 aziende nel 1991 utilizzavano già ampiamente EDI.

I tipi di formati di documenti supportati dagli EDI

Una delle principali caratteristiche degli EDI è che elimina la necessità di interazione cartacea, escludendo anche l'uso delle e-mail per gli scambi commerciali. Ma come lo fa?

Gli EDI supportano i documenti in formati standard che vengono trasmessi elettronicamente a un sistema informatico tramite Internet. Puoi pensare a questi formati come a un modello di codici che i computer possono comprendere ed elaborare. EDI supporta oltre 1000 standard di documenti aziendali orientati a scopi aziendali specifici. Qui ci sono un paio di esempi:

• Il formato ANSI X12 è utilizzato da 300.000 aziende in Nord America. Ad esempio, EDI 856 per l'avviso di spedizione anticipato e EDI 250 per le spedizioni dell'ordine di acquisto.
• EDIFACT è uno standard EDI universale disciplinato dall'ONU contenente numerosi sottoinsiemi per il trasporto e il commercio. Ad esempio, DELFOR (previsioni di consegna) e INVOIC- fatture.
• Formato HIPAA specificamente progettato per il settore sanitario.
• Lo standard ODETTE è progettato principalmente per l'industria automobilistica europea e utilizza i codici EDI OFTP e OPTP2.

I diversi tipi di sistemi EDI:

I diversi tipi di EDI sono una testimonianza della versatilità dell'EDI nello scambio di informazioni strutturate tramite punti di contatto e sistemi elettronici. Ecco alcune delle modalità più comunemente prevalenti dei canali di comunicazione EDI:

1) EDI punto a punto

Questo è un canale di comunicazione diretto e sicuro tra due singole aziende. Questa connessione non può essere replicata o condivisa con altre aziende da nessuna delle parti coinvolte. Questo approccio EDI richiede che entrambe le società adottino lo stesso protocollo EDI. Impone inoltre che entrambe le parti utilizzino lo stesso pacchetto EDI, come AS2 o FTPS, per le transazioni EDI idonee.

2) EDI tramite VAN o un fornitore di servizi di rete

In questo metodo, un'azienda può avviare una comunicazione basata su EDI con altre parti su una rete a valore aggiunto (VAN) con una connessione Internet. Il fornitore di servizi di rete VAN creerà una casella di posta per il titolare dell'attività. La casella di posta diventa quindi un magazzino per le imprese per inviare e ricevere documenti.

L'EDI guidato da VAN consente alle aziende di condurre una rapida condivisione dei documenti con i formati EDI ed è più conveniente rispetto all'EDI point-to-point. Funge anche da sistema centralizzato che consente alle aziende di tenere traccia in tempo reale della posizione dei propri documenti.

3) EDI basato su Web o basato su cloud

Revisionando l'infrastruttura EDI tradizionale, un EDI basato su Web o cloud facilita lo scambio di dati B2B seguendo i protocolli HTTP, FTPS o AS2. Infatti, AS2 è il sistema EDI più utilizzato nell'ambiente digitale odierno grazie alla crittografia sicura e alla convenienza.

Le aziende possono implementare il software EDI cloud (ce ne sono molti sul mercato) per lo scambio di documenti. Il provider EDI cloud offre spesso un traduttore EDI, consentendo alle aziende di condividere file XML e flat.

4) EDI di terze parti

Questo approccio è comunemente indicato come outsourcing EDI. Qui, le aziende si integrano con un fornitore di servizi di terze parti e utilizzano la loro piattaforma senza configurare l'infrastruttura e sostenere costi di installazione.

Le soluzioni EDI di terze parti sono ora richieste principalmente perché le aziende preferiscono integrare il proprio EDI con software esistenti come ERP e WMS.

Il ruolo dell'EDI nell'e-commerce e nella logistica

Ecco un elenco delle principali aree in cui gli EDI svolgono un ruolo nell'e-commerce e nella logistica:

1) Tecnologia centrale nella conformità del fornitore

La conformità dei fornitori è una delle aree popolari nella logistica in cui l'EDI è ampiamente utilizzato. Prendiamo, ad esempio, i numerosi documenti aziendali supportati dalla tecnologia EDI, come gli ordini di acquisto e le fatture. In effetti, le principali catene di vendita al dettaglio come Walmart, Target e Costco impongono ai propri fornitori di comunicare con EDI.

Prendiamo il caso di Walmart. Emette anche 4 requisiti di conformità del fornitore EDI. Walmart cerca che i partner commerciali dispongano di una serie di 7 documenti EDI di base come 821 (reclamo) e 820 (rimessa). Cerca inoltre che i fornitori dimostrino con successo la loro connettività EDI entro 6 settimane per qualificarsi come partner commerciali di Walmart.

2) Elaborazione della polizza di carico e di altri documenti di spedizione

Gli EDI si sono assicurati uno status permanente nel settore del trasporto merci e delle spedizioni grazie alla loro diffusione automatizzata, più semplice e sicura delle informazioni. Gli EDI sono comunemente utilizzati per elaborare e trasmettere polizze di carico, liste di movimentazione merci e manifesti di carico.

Gli EDI aiutano a formulare un canale di comunicazione continuo tra le autorità portuali e le compagnie di navigazione. Rende più facile e veloce la ricerca di un permesso di sosta, scalo o ormeggio presso le autorità competenti. Allo stesso modo, gli spedizionieri possono presentare il proprio documento amministrativo semplice per la dichiarazione doganale utilizzando il formato CUSDEC di EDI.

3) Semplificare la gestione del magazzino e dell'inventario

EDI crea token di dati che possono creare una transizione senza soluzione di continuità delle transazioni commerciali. Esistono diversi documenti EDI che si sono dimostrati utili per la gestione del magazzino e dell'inventario . Questi includono:

• EDI 945 o avviso di spedizione in magazzino che consente ai 3PL di inviare rapidamente la conferma della spedizione insieme a dettagli come la data, il metodo di consegna e lo stato del pagamento ai fornitori.
• EDI 856, o preavviso di spedizione, consente ai fornitori di informare i 3PL dell'arrivo anticipato di un lotto di merci o merci.
• EDI 862, o programma di spedizione, trasmette informazioni su eventuali modifiche apportate a una spedizione, come un aumento o una diminuzione della quantità dell'ordine.

4) Ottimizzazione delle comunicazioni TMS ed ERP

Al giorno d'oggi, molte società di e-commerce e corrieri stanno cercando di integrare l'EDI con il software TMS (Transport Management System) e ERP (Enterprise Resource Planning). In tal modo, le aziende online possono migliorare la comunicazione commerciale con le compagnie di navigazione.

Esistono oltre 50 formati di documentazione standard EDI per consentire il trasporto elettronico di messaggi tra aziende. Prendiamo gli esempi di EDI 109 per i dettagli del contenuto della nave, EDI 212 per i manifesti dei rimorchi per la consegna di veicoli a motore e EDI 859 per le fatture di trasporto.

Allo stesso modo, se EDI è combinato con ERP, può ridurre drasticamente gli errori di immissione dei dati e creare un database centralizzato per l'archiviazione dei dati aziendali. Accelera anche i tempi di elaborazione degli ordini e aiuta a offrire un migliore servizio clienti.

5) Impone la sostenibilità nella logistica

Si può dedurre molto bene che l'utilizzo di EDI aiuta le aziende a ridurre la loro impronta di carbonio e introdurre la sostenibilità nelle loro pratiche commerciali. In primo luogo, elimina la necessità di utilizzare la carta, favorendo così la conservazione dell'albero.

Inoltre, EDI riduce le possibilità di errori negli ordini. In tal modo, riduce la possibilità di riordini e resi, risparmiando così tempo di transito, consumo di carburante ed emissioni di carbonio dei veicoli.

5 vantaggi dell'incorporazione della tecnologia EDI da parte delle aziende

Ora che comprendiamo il ruolo dell'EDI nel settore della vendita al dettaglio e della logistica, diamo un'occhiata più da vicino a quanto sia vantaggioso per le aziende:

1) Elabora i documenti a velocità 2x

Secondo un rapporto sul mercato dell'e-commerce B2B del 2019, l'EDI rappresentava circa il 78,4% di tutte le vendite B2B condotte elettronicamente. Il motivo principale era la velocità con cui la trasmissione EDI avviene in appena un paio di minuti. Ciò consente alle aziende di accelerare i propri processi aziendali e aumentare l'efficienza del ciclo economico di circa il 61%.

2) Ridurre i costi operativi di 1/20 in proporzione

Una delle caratteristiche principali dell'EDI è la riduzione dell'uso di transazioni cartacee. Ciò, a sua volta, riduce i costi di varie variabili, tra cui i costi di stampa, archiviazione, archiviazione, spedizione e recupero.

Poiché gli EDI sono tradotti automaticamente, riduce anche il costo dell'elaborazione manuale degli ordini. Nel complesso, consente alle aziende di risparmiare circa il 35% dei costi complessivi nella gestione di un'impresa.

3) Percentuale di errore inferiore del 30%, garantendo l'accuratezza dell'ordine

Non ci sono quasi errori tecnici associati agli EDI. Poiché i formati EDI sono vincolati da rigidi protocolli e norme di aderenza, ci sono meno possibilità che si verifichino errori. In effetti, la ricerca del settore suggerisce che l'EDI aiuta le aziende a ridurre del 30% gli errori e le incoerenze.

Questo aiuta le aziende online a garantire contratti commerciali con grandi rivenditori come Home Depot e Walmart. Già 160.000 aziende sono passate dall'elaborazione manuale degli ordini alle transazioni EDI.

4) Raddoppia l'efficienza aziendale

L'incorporazione degli EDI nelle imprese ha contribuito a migliorare i cicli di approvvigionamento e dall'ordine al contante. Aiuta anche a migliorare la visibilità nelle operazioni della supply chain, nell'adempimento e nei tempi di consegna.

EDI, inoltre, aiuta ad aumentare l'efficienza aziendale consentendo alle aziende di soddisfare i contratti SLA dei partner commerciali. In questo senso, gli EDI aiutano le aziende a eliminare situazioni di chargeback del servizio e multe per non conformità.

5) Rafforzare la sicurezza delle transazioni del 90%

Le transazioni EDI sono condotte su reti sicure e protette, principalmente su VAN e soluzioni basate su web/cloud. Queste soluzioni creano una pista di controllo completa in modo che le aziende siano a conoscenza dei dettagli delle loro transazioni.

La maggior parte, se non tutti, di questi servizi utilizza codici crittografati per garantire l'integrità e la sicurezza dei dati. Oltre a questo, i fornitori di servizi EDI introducono anche misure preventive contro il personale non autorizzato. Queste misure includono la verifica dell'autorizzazione, la firma digitale e le fasi di sicurezza informatica.

Come sarà il futuro dell'EDI?

Negli ultimi due anni, ci sono state alcune speculazioni sul fatto che la tecnologia EDI abbia superato i suoi anni migliori. Ma la verità è tutt'altro. Secondo le statistiche di mercato prevalenti, l'EDI dovrebbe raggiungere i 4,04 miliardi di dollari entro il 2029, mostrando un CAGR dell'11,6% nel periodo di previsione. Si stima che il 59% -80% delle aziende della catena di approvvigionamento abbia adottato l'EDI.

Uno dei tratti distintivi della tecnologia EDI è stata la sua adattabilità al cambiamento dell'infrastruttura IT e delle esigenze aziendali. Ci sono sforzi in corso per integrare EDI con API (Application Programming Interface). Ciò consentirebbe alle API di diffondere documenti standardizzati tra più partner commerciali e alla tecnologia EDI di raggiungere più aziende.

Inoltre, le mutevoli aspettative delle aziende B2B mentre si avventurano nell'eCommerce possono essere gestite con EDI. Gli EDI sono dimensionati per offrire un commercio "senza attriti" facendo affidamento sui poteri dell'automazione.

Inoltre, dati gli ecosistemi di sicurezza e la comodità della trasmissione dei documenti con EDI, è diventato un attore chiave negli appalti elettronici B2G (business to government).

Infatti, l'Unione Europea ha creato lo standard Peppol (Pan European Public Procurement Online) proprio per questo scopo. Ciò suggerisce che il futuro dell'EDI si sta espandendo oltre il regno del B2B.

Conclusione

EDI è una tecnologia di comunicazione business-to-business degna di nota che consente il trasferimento continuo di informazioni aziendali critiche. Ha una lunga storia di utilizzo negli affari e nella logistica sin dai primi anni dopo la seconda guerra mondiale.

EDI ha dimostrato di essere una soluzione affidabile, sicura e automatizzata che riduce i costi, gli errori e la bassa velocità nelle comunicazioni postali aziendali. Il futuro di EDI cerca di aumentare la sua utilità fondendosi con tecnologie più recenti come l'API. Integrando le funzionalità di entrambi per creare una soluzione ibrida, le aziende possono portare l'efficienza a un livello superiore.

Domande frequenti

1) Cos'è la conformità EDI?

La conformità EDI è un processo in base al quale un'azienda stabilisce di poter scambiare transazioni EDI in modo sicuro e accurato con i propri partner commerciali in base ai requisiti dei propri partner.

2) Quali sono alcuni buoni software EDI?

Alcuni buoni software EDI sul mercato includono IBM (per grandi rivenditori e società di e-commerce), Cleo (per integrazioni con più software), Truecommerce (per una gestione regolare dell'inventario e dropshipping) e SPS commerce (per il servizio clienti e la gestione delle operazioni).