Spedizione EDI: una guida completa per le attività di e-commerce

Le soluzioni di spedizione EDI esistono da decenni, ma i vantaggi che ne derivano sono spesso sconosciuti agli imprenditori del commercio elettronico.

Innumerevoli organizzazioni di e-commerce utilizzano la spedizione EDI. Non prendersi il tempo per capire come può migliorare la propria strategia di spedizione significa perdere un vantaggio competitivo inestimabile.

In questo corso intensivo sui processi di trasporto e logistica EDI, approfondiremo questi flussi di lavoro e tecnologie ampiamente utilizzati in modo che tu possa sfruttarli nelle tue operazioni di spedizione e-commerce.

Cos'è la spedizione EDI?

La spedizione EDI e l'adempimento EDI consentono il trasferimento dei dati tra i partner in modo rapido, efficiente e privo di errori.

EDI (interscambio elettronico di dati) si riferisce ad un sistema tecnologico progettato per scambiare documenti aziendali in un formato elettronico standardizzato.

Ecco solo alcuni dei documenti che EDI può gestire e condividere nel settore delle spedizioni e della logistica:

• Fatture e avvisi di spedizione anticipati
• Documenti di pagamento
• Documenti di spedizione
• Documenti di inventario
• Documenti doganali
• Dettagli di spedizione
• Dettagli del magazzino
• Polizze di carico
• Ordini d'acquisto

Quando un'entità invia un ordine o effettua una richiesta, la tecnologia EDI crea e carica istantaneamente i documenti necessari nel sistema del destinatario.

Comprendere l'EDI nella spedizione e-commerce

L'efficacia della spedizione EDI deriva dai formati elettronici standardizzati adottati da tutti gli utenti.

Quando tutti i fornitori, spedizionieri, rivenditori e fornitori di servizi logistici utilizzano lo stesso sistema operativo, le informazioni vengono trasferite senza problemi dal sistema di un'entità al database di un'altra.

Il flusso di lavoro EDI può essere suddiviso in tre semplici passaggi:

1. Preparazione dei dati: le aziende utilizzano un formato standardizzato per preparare i documenti elettronici (ad esempio, ordini di acquisto, fatture) per lo scambio.
2. Invio: successivamente, i documenti vengono inviati dalla tua soluzione EDI al destinatario ‌ attraverso un canale elettronico sicuro. Questo processo avviene automaticamente e non richiede alcun input umano.
3. Riconoscimento e integrazione: i messaggi vengono convalidati e i riconoscimenti vengono inviati per confermare la ricezione. Gli errori vengono automaticamente contrassegnati per la revisione. I dati vengono poi integrati automaticamente nei sistemi back-end del destinatario.

L'esecuzione manuale di questo flusso di lavoro richiederebbe probabilmente ore e coinvolgerebbe più personale.

Con la tecnologia di spedizione EDI, puoi accelerare l'invio e la ricezione delle fatture, eliminando gli attriti dalla catena di fornitura dell'e-commerce e accelerando i processi di evasione.

Importanti documenti EDI

Le soluzioni EDI per il trasporto e la spedizione si basano su una serie di documenti EDI standardizzati.

Esistono dozzine di documenti, ciascuno con una funzione specifica. Alcuni dei documenti EDI più comuni che incontrerai includono:

1. Ordine di acquisto (EDI 850): un ordine di acquisto è un documento EDI fondamentale inviato da un acquirente per ordinare un numero e un tipo specifici di merci a un prezzo concordato.
2. Conferma dell'ordine di acquisto (EDI 855) : un venditore invia un EDI 855 per confermare di aver ricevuto ed elaborato l'ordine di acquisto dell'acquirente.
3. Avviso di spedizione anticipato (EDI 856): il venditore invia un avviso di spedizione anticipato, o ASN, per consentire all'acquirente di confermare tutti i dettagli prima che il carico venga spedito.
4. Fattura (EDI 810): oltre a un EDI 855, il venditore invierà anche una fattura all'acquirente. EDI 810 delinea le spese dovute e include termini di rimborso, come "pagamento dovuto al ricevimento".
5. Polizza di carico (EDI 211): una EDI 211 equivale a una polizza di carico cartacea del vettore. Lo spedizioniere lo invia al corriere e fornisce una descrizione della consegna.
6. Riconoscimento funzionale (EDI 997): il beneficiario o il mittente invia un riconoscimento funzionale in risposta a ciascuna richiesta di transazione.
7. Avviso di ordine di pagamento/rimessa (EDI 820): i pagatori utilizzano EDI 820 per fornire ai venditori informazioni sui pagamenti in sospeso.

I documenti EDI di cui hai bisogno dipendono dalla tua posizione all’interno della catena di fornitura, dai partner commerciali con cui lavori e dal verticale in cui operi.

6 vantaggi dell'EDI nelle spedizioni e nella logistica

L'integrazione dei processi di trasporto e spedizione EDI nella tua strategia di e-commerce può offrire numerosi vantaggi, tra cui:

1. Efficienza

L'efficienza è il più grande vantaggio delle soluzioni di spedizione EDI.

Lo scambio di documenti cartacei richiede una notevole quantità di input manuali. I membri del tuo team devono inviare via fax o scansionare e inviare tramite e-mail documenti cartacei, sprecando tempo prezioso.

D'altra parte, EDI ti consente di automatizzare l'immissione dei dati e ottimizzare l'efficienza nella catena di fornitura.

Le soluzioni EDI inviano e ricevono documenti quasi istantaneamente consolidando i dati degli ordini in un luogo sicuro e centralizzato.

2. Risparmio sui costi

La spedizione EDI è vantaggiosa anche per il tuo budget.

Le strategie manuali di ordinazione e fatturazione sono noiose e richiedono molto lavoro, distraendo il team da attività più dinamiche e portando a sprechi di manodopera.

Una volta implementati i processi basati su EDI, è possibile ridurre drasticamente i costi di manodopera relativi all'elaborazione delle fatture e degli ordini di acquisto.

Puoi anche ridurre drasticamente le spese di gestione dei documenti, poiché non dovrai più elaborare, gestire, conservare e organizzare centinaia di documenti fisici.

3. Errori ridotti

Le soluzioni di spedizione EDI eliminano la necessità di immissione manuale dei dati, trasformando i flussi di lavoro e riducendo il rischio di errori di immissione dei dati. EDI aiuta a garantire che tu e i tuoi partner riceviate spedizioni precise e tempestive.

Inoltre, ridurre al minimo gli errori facilita un'esperienza migliorata per i consumatori finali. Puoi evitare rotture di stock, carenze di inventario o spedizioni errate.

La precisione degli ordini è importante, poiché migliora l'immagine del tuo marchio e ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi di crescita.

4. Migliore gestione dell'inventario

Quando gestisci manualmente fatture, ordini di acquisto e altri documenti, lavori costantemente con informazioni vecchie di giorni o addirittura settimane.

Dati imprecisi o obsoleti causano ritardi, cattiva gestione dell'inventario ed esaurimento delle scorte: tutte cattive notizie per la tua azienda.

Con le soluzioni di spedizione EDI, puoi accedere all'inventario e ai dati degli ordini in tempo reale. Queste informazioni ti aiuteranno a mantenere un'adeguata fornitura di beni, a evitare scorte eccessive e a rafforzare il flusso di cassa.

Per massimizzare la visibilità nell'intera organizzazione, assicurati che il tuo sistema EDI sia integrato con le altre soluzioni software.

Quando le tue applicazioni sono completamente integrate, puoi creare un hub di comunicazione unificato per tutte le operazioni di spedizione, ordinazione e logistica. Il risultato è un business molto più efficiente e agile.

5. Riduzione degli sprechi

Negli ultimi anni, il settore della logistica ha compiuto uno sforzo concertato per ridurre la propria impronta di carbonio e produrre meno rifiuti.

La tecnologia di spedizione e logistica EDI svolge un ruolo fondamentale nel ridurre la produzione di rifiuti. Passando al digitale, puoi ridurre drasticamente il consumo di carta, poiché non dovrai più creare, distribuire e archiviare documenti fisici.

Adottando l'approccio digitale, puoi anche attingere a risparmi sui costi ausiliari poiché non dovrai più spendere risorse per eseguire le seguenti attività:

• Acquistare carta
• Gestione dei documenti fisici
• Riciclaggio di fatture e altri documenti cartacei
• Spedizione di fatture, ricevute e ordini di acquisto

Se la tua organizzazione è impegnata a diventare verde, la spedizione EDI rappresenta una preziosa aggiunta alla tua iniziativa.

6. Miglioramento delle relazioni con i partner

Se vuoi coltivare relazioni positive con i tuoi partner, cerca di rendere le interazioni con la tua azienda il più agevoli possibile. Le soluzioni EDI ti aiutano a fare proprio questo.

Con EDI puoi trasmettere messaggi istantaneamente, migliorare l'efficienza aziendale e servire in modo più efficace i tuoi partner.

Possono anche trasmettere rapidamente informazioni alla tua attività, effettuare ordini, effettuare acquisti e ottenere le risorse di cui hanno bisogno per prosperare.

Quando tu e i tuoi partner fornitori utilizzate EDI, tutti vincono.

Sfide e complessità della spedizione EDI

La spedizione EDI è comoda e ampiamente utilizzata, ma ciò non significa che sia una soluzione impeccabile.

Nonostante sia il modo più pragmatico per gestire le spedizioni e altri flussi di lavoro logistici, EDI presenta una buona dose di carenze, tra cui:

Costi e complessità

Il più grande svantaggio della spedizione EDI sono i costi e le complessità associati.

Per configurare e mantenere il tuo sistema, devi acquistare una licenza software, implementare la tecnologia EDI e integrarla con le altre soluzioni. Questo processo può richiedere diversi mesi e comportare richieste significative per il tuo team IT.

Se gestisci un'azienda più piccola con un reparto IT meno solido, potresti dover ricorrere a risorse esterne per facilitare l'integrazione. Ciò aumenterà i costi di implementazione dell’EDI.

Anche quando il tuo sistema è attivo e funzionante, dovrai dedicargli continuamente risorse per mantenerlo funzionante come previsto. Questi costi di manutenzione continua produrranno un forte ritorno, ma devi esserne consapevole prima di passare a EDI.

Compatibilità

Sebbene i documenti EDI siano considerati “standardizzati”, potresti comunque riscontrare problemi di compatibilità incrociata. Ogni azienda può richiedere campi diversi e accettare dati diversi all'interno degli stessi formati di documenti, creando ostacoli all'integrazione.

Queste differenze spesso richiedono alle organizzazioni di creare e mantenere integrazioni separate con ciascuno dei propri partner. Inoltre, ciascun partner potrebbe richiedere un metodo diverso per comunicare in modo sicuro, richiedendo un'infrastruttura aggiuntiva che dovrà essere costruita e mantenuta.

Inoltre, i documenti EDI vengono continuamente aggiornati. Anche se tu e il tuo partner utilizzate documenti della stessa piattaforma, potreste non avere la stessa versione di ciascun file. Potrebbero verificarsi problemi di compatibilità se utilizzi la versione più recente del documento e loro utilizzano la variante dell'anno scorso.

Privacy dei dati

In mezzo ai dilaganti attacchi informatici, le aziende sono giustamente preoccupate per la sicurezza dei dati.

Per impegnarti nella spedizione e nella logistica EDI, devi creare una connessione tra la tua rete e le reti dei tuoi partner fornitori. Se non gestite correttamente, queste connessioni di rete possono lasciare la tua infrastruttura IT vulnerabile agli attacchi.

Tenendo questo a mente, è fondamentale implementare protocolli chiari per la manutenzione dell'infrastruttura e della rete IT. Aderisci alle ultime best practice sulla sicurezza informatica e mantieni software di protezione moderni, come firewall e soluzioni antivirus.

Inoltre, devi controllare rigorosamente i tuoi partner commerciali. Prima di impegnarsi nella spedizione EDI con un partner commerciale, è importante verificare che prenda sul serio la sicurezza informatica.

Come garantire transazioni EDI sicure e protette

Se desideri sfruttare i vantaggi delle transazioni di spedizione EDI senza esporre la tua organizzazione a rischi eccessivi per la sicurezza informatica, assicurati di selezionare le seguenti caselle:

Seleziona un protocollo EDI sicuro

Un protocollo EDI adeguato getta le basi per una condivisione dei dati rapida, efficiente e sicura tra la tua azienda e i tuoi partner commerciali. Sebbene siano disponibili molti protocolli diversi, tre dei più comuni e sicuri sono:

• HTTP/HTTPS: Hypertext Transfer Protocol e l'estensione Hypertext Transfer Protocol Secure sono due dei protocolli di sicurezza più utilizzati per EDI perché possono essere crittografati utilizzando una varietà di soluzioni, tra cui TLS o SSL. Detto questo, non sono affidabili o robusti come gli altri protocolli di sicurezza descritti di seguito.
• AS2 (Dichiarazione di applicabilità 2): AS2 funziona su protocolli HTTP o HTTPS ma offre maggiore affidabilità e sicurezza. Utilizza crittografia e certificati digitali per salvaguardare i tuoi dati durante il trasferimento.
• FTP/FTPS: il protocollo di trasferimento file offre una migliore affidabilità rispetto a HTTP e HTTPS a scapito della semplicità. File Transfer Protocol Secure e Secure File Transfer Protocol (SFTP) sono versioni sicure con punti di forza distinti e casi d'uso ideali.

Il protocollo scelto ha un impatto profondo sulla sicurezza delle tue connessioni di spedizione EDI. Pertanto, dovresti valutare attentamente ciascuna opzione prima di stabilire un protocollo.

Chiarire e stabilire politiche

Quando si implementano nuove tecnologie e processi di lavoro, è necessario creare politiche per governarli.

La stessa regola si applica alla spedizione EDI. Fornisci al tuo personale procedure chiare e facili da seguire per l'EDI in modo che comprendano le aspettative.

La tua policy dovrebbe delineare quali transazioni EDI sono richieste da ciascun partner commerciale. Fornendo indicazioni chiare su chi ha bisogno di quali documenti, puoi ottimizzare la tua strategia di condivisione delle informazioni e aumentare il ROI della tua tecnologia EDI.

Implementare l'infrastruttura di controllo degli accessi

Le principali tecnologie EDI includono un'infrastruttura di controllo degli accessi integrata, che ti consente di limitare chi può visualizzare o modificare i tuoi dati.

Utilizza queste soluzioni per limitare l'accesso al tuo sistema EDI in base al ruolo e alle autorizzazioni di ciascun utente all'interno dell'organizzazione.

Per maggiore sicurezza e controllo, valuta la possibilità di richiedere l'autenticazione a due o più fattori.

Questi richiedono che gli utenti superino più livelli di verifica prima di poter accedere alla tua rete. Ad esempio, potrebbero dover fornire una password e scansionare il proprio badge identificativo.

Fai attenzione alle attività sospette e non autorizzate

Conduci controlli regolari della tua tecnologia EDI per identificare tempestivamente eventuali attività insolite o ordini sospetti.

Durante un audit, il tuo team dovrebbe cercare eventuali attività che si discostano dalle tendenze previste, come acquisti insolitamente grandi o transazioni non riconosciute.

Mantenere la sicurezza dei processi EDI richiede un approccio proattivo. Dovrai quindi condurre regolarmente test di sicurezza.

Nell'ambito di questi test, il tuo team IT dovrebbe tentare di individuare le vulnerabilità all'interno della tua infrastruttura digitale e porvi rimedio prima che i malintenzionati accedano alla tua rete.

Il futuro dell'EDI nelle spedizioni e nella logistica

La tecnologia EDI è da decenni un punto fermo del settore delle spedizioni e della logistica.

Sebbene siano stati compiuti progressi significativi in ​​altre tecnologie logistiche, come i sistemi di gestione del trasporto e del magazzino, l’EDI nelle soluzioni di spedizione ha continuato a essere personalizzato, complicato e lento da implementare.

Per rimanere competitive, le aziende di e-commerce devono concentrarsi sul mantenimento dell’agilità della supply chain ricercando un partner di spedizione e logistica con un approccio più moderno all’EDI che le consenta di raggiungere nuovi clienti e fornitori nel giro di giorni anziché settimane o mesi.

Un approccio moderno riduce le complessità di EDI, consentendo alle aziende di integrare i propri sistemi backend utilizzando tecnologie di sviluppo più moderne, comprese le API che utilizzano JSON.

Elimina la necessità di creare integrazioni personalizzate per ciascun partner e convertire correttamente i dati nel formato EDI richiesto.

Man mano che le soluzioni di e-commerce valutano nuove soluzioni di spedizione e logistica, dovrebbero informarsi in anticipo sulle funzionalità EDI, sulle risorse necessarie e sul tempo necessario per entrare in funzione con i nuovi partner commerciali.

Orderful offre soluzioni EDI per le attività di e-commerce per ottimizzare i flussi di lavoro logistici.

Se combinate con la tecnologia di evasione ordini EDI di ShipBob, le aziende online sono in grado di potenziare la propria strategia di vendita al dettaglio multicanale integrando il proprio negozio con diversi rivenditori e mercati per creare operazioni di evasione e spedizione senza soluzione di continuità.

“Imparare ad adattare la nostra strategia di vendita, marketing e imballaggio alle esigenze di ciascun rivenditore è stata una sfida, ma è qui che ShipBob torna davvero utile. ShipBob è conforme a EDI con dozzine di rivenditori famosi e le loro integrazioni API consentono loro di evadere gli ordini secondo le linee guida di conformità di ciascun rivenditore.

Aaron Patterson, COO di The Adventure Challenge

Domande frequenti sulla spedizione EDI

Di seguito sono riportate le risposte alle domande più comuni sulla spedizione EDI.

Quali tipi di aziende possono trarre vantaggio dall’utilizzo dell’EDI nelle spedizioni e nella logistica?

Qualsiasi rivenditore, corriere o entità logistica può trarre vantaggio dai processi e dalle tecnologie di spedizione EDI.

In cosa differisce un EDI nelle spedizioni da una fattura cartacea?

EDI funge da sostituto delle fatture cartacee e degli ordini di acquisto. Invece di gestire documenti fisici, spedizionieri, corrieri e rivenditori possono condurre tutte le transazioni in modo digitale.

Qual è la differenza tra EDI ed EDIFACT?

EDI ed EDIFACT sono abbastanza simili in termini di capacità e funzioni. Tuttavia, EDIFACT è utilizzato principalmente in Asia ed Europa. Al contrario, l’EDI viene utilizzato principalmente negli Stati Uniti e in altre nazioni del Nord America.

La spedizione EDI è fattibile per aziende di tutte le dimensioni?

Per la maggior parte, sì. La maggior parte delle aziende, comprese le piccole e medie imprese, possono implementare la spedizione EDI. Tuttavia, ci sono delle eccezioni, come le piccole aziende che hanno uno stack tecnologico antiquato e non hanno spazio nel loro budget per l’aggiornamento.

Quanto tempo è generalmente necessario per implementare un sistema EDI in un'operazione di spedizione o logistica?

L'implementazione di un sistema EDI può richiedere dai 30 ai 60 giorni o più, a seconda di vari fattori, tra cui le dimensioni della tua organizzazione e le risorse IT di cui disponi. L'implementazione potrebbe richiedere più tempo se si verificano problemi di compatibilità tecnologica o altre sfide.