Come gestire e condurre efficacemente la tua attività in questi tempi difficili

Non puoi accendere la TV o leggere le notizie senza menzionare il coronavirus o COVID-19 come è stato ufficialmente chiamato. E con il numero degli infetti che aumenta ogni giorno, non è sorprendente. Al 26 febbraio 2020, ci sono 81.109 casi confermati a livello globale.

Mentre il coronavirus continua a diffondersi in tutto il mondo, sta diventando incredibilmente dirompente per le aziende di tutto il mondo. Puoi già vedere il suo impatto sui mercati e sulle aziende mentre il virus continua a creare confusione, paura e incertezza, principalmente a causa della mancanza di comunicazione e della diffusione di disinformazione.

Se c'è una cosa che possiamo dire con certezza, è che il coronavirus ha il potenziale per avere un impatto sulla tua attività su tutta la linea: si prevede che le risorse umane, le operazioni, il marketing, le vendite e tutti i ruoli dirigenziali dell'azienda ne risentiranno.Devi affrontare questa interruzione frontalmente a tutti i livelli , dalla definizione del tuo piano di continuità aziendale al benessere dei dipendenti e alla preparazione per le condizioni di lavoro da remoto.Vuoi essere preparato nel caso in cui anche la tua azienda debba affrontare una potenziale epidemia tra i membri del team: devi guidare la tua attività attraverso la crisi del coronavirus.

“I responsabili delle risorse umane non vedono l'ora che si sviluppi una crisi per iniziare a reagire.Ora hai bisogno di risposte alle domande che dovrai affrontare”, ha dichiarato Brian Kropp, Group Vice President di Gartner.

Sta alletuespalle fornire tutte le risposte che i tuoi dipendenti e clienti si aspettano. Alcune delle domande chiave che ti consigliamo di porti sono: “In che modo la mia azienda sarà colpita dal coronavirus? E i miei dipendenti e clienti? Come farò a guidare tutti attraverso la crisi?" così puoi prepararti per quello che verrà. Trovare e implementare una soluzione praticabile ed efficace è un must. E come dice il proverbio, "prima è, meglio è". Crea una strategia prima che il coronavirus colpisca la tua attività, prepara un piano d'azione per il giorno dopo e per i mesi successivi.

Inizia designando una task force dedicata che guiderà il tuo team attraverso la crisi

Ogni piano di esecuzione ha bisogno di una squadra forte. Inizia designando unatask force che sarà responsabile di affrontare i problemi che presenta il coronavirus.Il tuo team dovrebbe essere attrezzato per guidare e comprendere il business in tutti gli aspetti, quindi è meglio includere rappresentanti di tutte le unità e dipartimenti aziendali critici: risorse umane, operazioni, marketing, vendite, prodotto e qualsiasi altro reparto chiave che ritieni opportuno.

Questa non è un'attività quotidiana che viene spuntata, i dipendenti della tua task force dovrebbero essere preparati a guidare, raccogliere informazioni, comunicare in modo efficiente e fornire la chiarezza di cui la tua organizzazione avrà bisogno quando le cose vengono fatte in remoto e in modo diverso da come vengono utilizzate le tue squadre A.

Analizziamo la prontezza di risposta in tre fronti chiave:

• Clienti
• Dipendenti
• Fornitori/Partner

Gestire la crisi davanti ai clienti

Sii proattivo. Preparati a uno scenario in cui potrebbero verificarsi ritardi nella consegna o modifiche ai servizi. In anticipo, spiega come lo comunicherai alla tua base di clienti e tienilo a portata di mano. Prendi in considerazione la possibilità di avere un canale dedicato per la comunicazione con i clienti che potrebbe essere correlata all'epidemia, se le tue risorse lo consentono.

La cosa più importante è mantenere il miglior livello di servizio in tempo di crisi, rassicurare i clienti che mentre le cose sono più complicate, sono sotto controllo. I tuoi clienti apprezzeranno essere informati e sapere che sei al top. Non lasciare che i tuoi clienti ottengano informazioni dalle notizie e non dare mai per scontato che sappiano cosa sta succedendo dietro il sipario: devi prendere il controllo e guidare la narrazione.

Assicurati che la tua task force sia pronta a rispondere a queste domande:

• Riceverò il mio prodotto in tempo? In caso contrario, riceverò un rimborso?
• Posso continuare a fare nuovi ordini?
• Se è previsto l'arrivo di un cliente per un incontro di lavoro, accadrà? Devo presentarmi alla riunione?
• In generale, cosa sta facendo l'azienda per essere preparata?
• In che modo sono influenzato direttamente da questa crisi?

Ecco alcuni strumenti che ti aiuteranno a gestire le domande presentate sopra:

Se non sei in grado di avere riunioni di persona

Ci sono molti strumenti per riunioni online che puoi usare. Newrow, recentemente acquisito da Kaltura, è un'ottima soluzione che ti consente di ospitare riunioni collaborative online (video, conferenza o telefono) con un clic su un collegamento. Questo ti aiuterà a entrare in contatto con il tuo cliente senza indugio quando hai più bisogno di parlare.

Se i tuoi clienti vogliono parlare con il CEO

Per mantenere basso lo stress dei tuoi clienti, assicurati che il CEO si presenti regolarmente per rispondere alle domande e per dimostrare che tutto è sulla buona strada. Ad esempio, può ospitare un webinar dal vivo, in modo che i clienti possano porre le loro domande e rimanere aggiornati direttamente dal CEO.

Se vuoi che i tuoi clienti siano informati più spesso

Invia una newsletter, come con Mailchimp, per tenerli aggiornati sullo stato dell'azienda durante il coronavirus. Aggiungi immagini dall'ufficio e sul campo per mostrare che va tutto bene, aggiungi un video o una lettera del CEO e così via: qualunque informazione sia necessaria per mostrare ai tuoi clienti che tutto è sulla buona strada e che la tua attività è al top.

Gestire la crisi di fronte ai dipendenti

Naturalmente, i tuoi dipendenti avranno molte domande e puoi aspettarti un po' di confusione all'interno del tuo team. Ma tu sei al comando, devi guidare la tua attività attraverso la crisi del coronavirus. Preparati a rispondere alle domande del tuo team, a fornire chiarezza e a mantenere un contatto continuo:

Ecco alcune domande chiave per le quali la tua task force deve prepararsi:

• Dove e come possiamo (i dipendenti) rimanere informati sugli sviluppi?
• Quali nuove procedure dovrebbero essere messe in atto? (ad esempio, nuove norme igieniche, aree riservate, numero massimo di partecipanti a una riunione, segni di coronavirus, ecc.)
• Qual è la politica di viaggio aggiornata dell'azienda? Chi può approvare il volo al momento dei focolai? Cosa dovrebbe succedere con i voli già prenotati? Tutti i progetti e i servizi continuano come al solito? Ci sono progetti che dovrebbero essere sospesi? (ad esempio, quelli che richiedono di viaggiare o si verificano in luoghi considerati ad alto rischio?)
• Il libro paga avverrà come al solito? Sono previsti ritardi?
• Quali sono le regole fondamentali che ogni dipendente dovrebbe osservare? Fornirete mascherine? Limiterete l'uso degli ascensori? Guiderai i membri del tuo team a lavorare da casa dove e quando è possibile?
• Cosa dovrebbe fare un dipendente se sospetta di essere stato infettato? Qual è il protocollo per segnalare un incidente del genere? A chi devono rivolgersi?

La task force deve preparare in anticipo e compilare informazioni che si occupano del coronavirus in modo da poter creare facilmente guide didattiche per i dipendenti per istruirli sul virus (come elencare i modi per evitarlo e i sintomi chiave per riconoscerlo). L'Organizzazione mondiale della sanità ha molti poster utili che puoi stampare e condividere con il tuo team: dai un'occhiata qui.

Devi utilizzare uno strumento che ti consenta di raggiungere facilmente tutti i tuoi dipendenti, indipendentemente da dove si trovino, in modo da essere preparato per le condizioni di lavoro a distanza (anche sul campo, lavorando da casa o in ufficio).Connecteam è un ottimo strumento che ti offre proprio questo: un'app organizzativa per mantenere tutti sulla stessa pagina, condividere aggiornamenti e conoscenze importanti, consentire comunicazioni bilaterali, archiviazione di liste di controllo e procedure digitali e molto altro ancora.

“Capendo che questo è un momento di bisogno, abbiamo messo insieme un piano per le aziende che desiderano essere preparate per un potenziale focolaio nella loro organizzazione. Il nostro team è dedicato e pronto ad aiutare ogni organizzazione a implementare rapidamente una piattaforma di comunicazione che consentirà alle organizzazioni di comunicare, condividere conoscenze e rimanere aggiornate anche in caso di epidemia o condizioni di lavoro a distanza " , ha affermato Amir Nehemia , CEO di Connecteam.

"Poiché comprendiamo la disfunzione del coronavirus per le aziende, siamo pronti a lanciare tali soluzioni nel giro di 48 ore e condividere le nostre conoscenze e intuizioni per offrire alle aziende i migliori strumenti e consigli per affrontare questa crisi".

Contatta gli esperti di Connecteam all'indirizzo: [email protected].

Gestione della crisi di fronte a fornitori/partner

Indipendentemente dal fatto che il tuo fornitore/partner si trovi in ​​un paese o in una città colpita o meno dal coronavirus, puoi aspettarti di ricevere molte domande da parte sua e potenziali interruzioni del servizio.

La task force deve essere preparata e discutere continuamente le seguenti questioni:

• Continuerai a lavorare come al solito?
• Dovremmo aspettarci ritardi dovuti al coronavirus?
• Potete garantire di poter fornire tutto ciò che è stato ordinato?
• Dovremmo aspettarci fluttuazioni di prezzo nei prodotti e servizi che ordiniamo da te?

Chiama o invia un'e-mail ai tuoi fornitori/partner su base settimanale perché lo stato di ogni domanda può cambiare in qualsiasi momento e devi essere pronto a gestire qualsiasi situazione.

Condividi il tuo piano con il consiglio di amministrazione e le principali parti interessate

Devi presentare il tuo piano al consiglio per dimostrare che sei preparato al peggio e puoi continuare a gestire la tua attività il giorno e i mesi successivi all'arrivo del coronavirus nel tuo paese o città. Dopotutto, puoi guidare la tua azienda attraverso la crisi del coronavirus seguendo i passaggi che abbiamo descritto sopra.

Mostra la tua task force e la loro agenda per raccogliere informazioni, gestire e distribuire comunicazioni relative al coronavirus ai tuoi clienti, dipendenti e fornitori/partner per dimostrare che sei proattivo nel prepararti a una potenziale crisi e per dare un senso di fiducia al tuo dipendenti e clienti.