Trasformazione del processo nel mondo reale: gli esseri umani devono essere al centro

Pubblicato: 2023-04-04

Molte aziende hanno intrapreso iniziative di trasformazione dei processi con l'obiettivo di correre più velocemente, diventare più agili e operare in modo più efficiente. Ma parlando con i leader aziendali, sento molto parlare di come le loro precedenti esperienze di trasformazione dei processi non siano state all'altezza.

Condividono il modo in cui in passato avevano implementato una nuova tecnologia promettente, ma poi non è cambiato molto. Non è stato realizzato molto valore. Non capiscono cosa è andato storto o cosa possono fare diversamente.

Quando scaviamo un po' più a fondo, spesso è la stessa causa principale: hanno utilizzato una nuova tecnologia per automatizzare i vecchi metodi di lavoro.

Quello di cui non si rendono conto è che automatizzare l'inefficienza non si traduce in una vera trasformazione.

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Trasformazione dei processi: il passaggio al digitale non è sufficiente

Per illustrare, si consideri un cliente con cui abbiamo lavorato qualche tempo fa. Il loro team di sviluppo mobile aveva scoperto una nuova opportunità per sfruttare un'applicazione mobile nello stabilimento di produzione, dove enormi caldaie dovevano essere pulite e ispezionate regolarmente. Per i team di manutenzione che si occupavano di questo lavoro, la parte più frustrante del processo era completare pagine di moduli cartacei.

L'approccio del team mobile è stato quello di guidare prima la tecnologia: “Creiamo un'app mobile in modo che possano completare questi moduli sui loro telefoni cellulari e premere semplicemente invio. Non sarebbe meglio?"

E in effetti, eliminare la carta e acquisire i dati digitalmente è un grande passo avanti. Ma non si tratta di una trasformazione significativa, del tipo che consente di liberare molto tempo per lavori di maggior valore, dimezzare o più il tempo e lo sforzo e si traduce in dipendenti più felici e produttivi.

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Il design inizia con l'empatia

In SAP AppHaus, abbiamo adottato un approccio diverso, che inizia entrando in empatia con l'utente finale per scoprire le sue vere esigenze. Mentre progettiamo e iteriamo, combiniamo questo approccio, che chiamiamo Design Thinking, con Architecture Thinking per creare una soluzione che sia sia tecnologicamente fattibile che finanziariamente fattibile.

Questo approccio ti consente di raggiungere il punto giusto tra un'ottima esperienza utente e valore aziendale.

In questo caso, siamo andati sul posto e abbiamo parlato con le squadre di manutenzione per conoscere il loro lavoro. Li abbiamo visti indossare uniformi e guanti giallo brillante, entrare nelle caldaie e uscirne coperti di sporcizia nera, dalla testa ai piedi. Ci siamo resi conto che si trattava di un lavoro sporco - non un posto per un dispositivo mobile, figuriamoci per la carta - e uscire più velocemente dalle caldaie era una priorità per questi lavoratori.

Poi abbiamo chiesto informazioni sui moduli:

  • Che tipo di informazioni dovevano inserire?
  • Perché era necessario?
  • Da dove provengono queste informazioni?

Ed ecco, abbiamo appreso che circa il 90% delle informazioni che hanno inserito erano solo dati master che hanno cercato nei sistemi dell'azienda. Questi lavoratori trascorrevano la maggior parte del loro tempo digitando dati anagrafici preesistenti ogni volta che pulivano e ispezionavano le caldaie!

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Collegamento dei percorsi degli utenti ai sistemi e alla tecnologia di back-end

Guidando con queste intuizioni incentrate sull'uomo, abbiamo collaborato con loro per trasformare questo compito per eliminare la carta e il reinserimento ripetitivo dei dati. Le squadre di manutenzione hanno avuto un contributo diretto alla definizione di questo processo e al modo in cui l'uso della tecnologia digitale avrebbe funzionato al meglio nel mondo reale.

Insieme, abbiamo semplificato le "carte burocratiche" in modo che il modulo mobile coinvolgesse solo alcuni campi online che potevano essere completati su un dispositivo portatile industriale. L'immissione dei dati è stata ridotta da cinque pagine a cinque campi e si è risparmiato molto tempo per l'elaborazione e le correzioni dei dati, cosa di cui tutti erano contenti.

Questo è il potere della trasformazione dei processi aziendali incentrati sull'uomo che collega i percorsi degli utenti (in questo caso, il lavoro di pulizia e ispezione delle caldaie) a sistemi e tecnologie di back-end (come la tecnologia mobile) che supportano processi e dati per fornire il risultato desiderato .

È anche un esempio del motivo per cui ogni azienda deve promuovere una cultura dell'innovazione che allinei persone, processi e tecnologia per contribuire a far crescere e migliorare il business. I vantaggi sono inestimabili:

  1. Il coinvolgimento dei dipendenti accelera l'adozione
  2. Scalabilità migliorata
  3. Manutenzione semplificata

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La trasformazione del processo dal basso verso l'alto ottiene risultati

A tal fine, stiamo vedendo i clienti creare i propri "spazi creativi" in cui i team interdisciplinari possono collaborare su come passare da processi aziendali complessi che causano gravi rallentamenti (ad esempio, a processi aziendali moderni alimentati da automazione intelligente, intelligenza e insight istantanei ).

Chiunque può suggerire nuovi casi d'uso (in effetti, le idee migliori vengono dal basso verso l'alto, non dall'alto verso il basso) ed essere parte della guida del cambiamento.

Questo approccio non è solo un "bello da avere". Oggi è vitale per il successo perché le iniziative dall'alto verso il basso tendono a muoversi lentamente e faticano con l'adozione.

Quando i dipendenti responsabilizzati assumono la guida e sono supportati da leader-coach e partner che possono aiutare i team ad allineare rapidamente i percorsi degli utenti per creare soluzioni, la trasformazione di successo avviene più velocemente, si ridimensiona facilmente e può essere aggiornata e mantenuta nel tempo.

Le cose possono cambiare in un lampo.
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