8 consigli efficaci per scrivere un'e-mail a qualcuno che non conosci

Se stai leggendo questo, probabilmente hai intenzione di scrivere un'e-mail a qualcuno che non conosci.

Ammettiamolo: la maggior parte delle persone odia ricevere e-mail di vendita e marketing.

E mentre l'email marketing è ancora un ottimo modo per far crescere un'attività, devi farlo nel modo giusto.

Inviare un'e-mail a un amico è facile, ma inviare un'e-mail a qualcuno che non hai mai incontrato può essere un po' difficile e stressante.

Dopotutto, non conosci la persona, non conosci le sue preferenze.

E non sei sicuro se sarebbe meglio fare la tua presentazione tramite una telefonata o un incontro di persona.

Anche se le e-mail possono essere difficili da scrivere, c'è una formula per renderlo più semplice.

Nell'articolo di oggi esamineremo gli 8 consigli pratici su come scrivere un'email a qualcuno che non conosci per aiutarti a renderlo più scomodo e aumentare le tue risposte.

Quindi, tuffiamoci.

1. Fai la tua ricerca

Quindi vuoi inviare un'e-mail a qualcuno e non sai nulla di loro.

È un ottimo punto di partenza se conosci il nome della persona e per quale azienda lavora.

Quello che ho scoperto ha funzionato meglio per me quando ho comunicato con estranei prima che me ne rendessi conto era prendersi del tempo per ricercarli, i loro profili LinkedIn, i tweet o gli articoli passati, ecc.

Potresti non aver mai pensato di non conoscere il tuo destinatario fino a quando non te ne ho reso conto.

È essenziale fare le tue ricerche prima di inviare un'e-mail fredda.

Come puoi aspettarti che rispondano se non sai nulla della persona?

La ricerca sulle persone è una delle prime cose che facciamo quando iniziamo una nuova campagna o una nuova relazione d'affari, ma spesso non ci prendiamo il tempo per pensare a quando dovremmo farlo.

Per aiutarti nella ricerca e incontrarli meglio, mettiti nei panni del destinatario.

• Loro chi sono?
• Come creare valore?
• Qual è la migliore riga dell'oggetto dell'e-mail per attirare la loro attenzione?

Dopo aver trovato tutte queste informazioni sui tuoi destinatari, sarà più facile per te avviare la tua email.

Quindi ecco un esempio che potrebbe aiutarti:

Ciao,

Ti scrivo perché ho letto il tuo post sul blog su _____. Adoro il modo in cui scrivi di _____. Penso che tu sia una persona che pensa profondamente a ______ e ha opinioni forti al riguardo.

Mi piacerebbe parlare con te di _______, ma per ora, ecco i miei pensieri sull'argomento:

Ho anche allegato alcuni articoli che penso possano esserti utili. Per favore fatemi sapere se questo è qualcosa su cui possiamo lavorare insieme!

Qui stai mostrando loro che li hai studiati bene e sai di cosa stai parlando, il che può aumentare le tue possibilità di ottenere una risposta.

2. Riga dell'oggetto

Quando la tua email viene visualizzata nella posta in arrivo di qualcuno, diversi segnali e trigger determinano se viene aperta o meno e la tua riga dell'oggetto è una di queste .

Uno degli errori più grandi che le persone fanno è lasciarsi trasportare dai troppi dettagli generici nella riga dell'oggetto e nel corpo.

Vuoi che la tua prima email abbia una riga dell'oggetto memorabile, ma non sai se la apriranno.

Data questa sfida, da dove inizi?

Ecco alcuni suggerimenti per scrivere linee tematiche che funzionino:

• Sii chiaro e conciso - Non cercare di essere intelligente o carino: indica semplicemente di cosa tratta la tua email in poche parole facili da capire senza dover leggere il corpo del messaggio.
• Rendilo personale - Aggiungi il nome del destinatario alla riga dell'oggetto, se puoi. Dimostra che stai prestando attenzione e ti prendi cura di loro come persona.
• Sii creativo : non aver paura di usare l'umorismo o persino il sarcasmo per attirare l'attenzione del tuo lettore. Assicurati solo che sia in linea con il tuo marchio e la cultura aziendale!

Assicurando questi elementi nella riga dell'oggetto e non facendolo sembrare generico, le tue possibilità di ottenere una risposta aumenteranno drasticamente.

Ecco alcuni esempi:

Riga oggetto n. 1: Idea di collaborazione {{firstName}}?

Riga oggetto n. 2: domanda su {{companyName}}

‍

Mantenendolo breve e chiaro insieme alla personalizzazione, le tue possibilità di leggere la tua email possono aumentare.

4. Saluta la persona

Le e-mail devono sempre iniziare con un saluto e terminare con una firma che includa il tuo nome e le informazioni di contatto.

I saluti sono una parte standard di qualsiasi e-mail aziendale, ma possono essere complicati.

• Va bene usare il loro nome?
• Dovresti indirizzarli con il loro titolo?

In caso di dubbio, attieniti a "Caro signor/signora/signora", che è neutrale rispetto al genere e professionale.

E non preoccuparti se il tuo saluto suona come se l'abbia scritto qualcuno di un altro paese: è meglio suonare educato che raffinato!

Se c'è più di una persona responsabile presso l'azienda e non sei sicuro di chi dovrebbe ricevere l'e-mail, inviala a ciascun individuo e includi il titolo di ognuno nella riga dell'oggetto ("Re: Il nostro incontro della prossima settimana").

In questo modo, ogni persona saprà chi deve rispondere per primo.

Ecco un esempio:

Cara signora Smith,

Vi scrivo per presentarmi e chiedere il vostro aiuto per un progetto che mi sta a cuore. Sto lavorando a un libro sulla scrittura con un sentimento che aiuterà le persone a esprimersi in tutte le loro comunicazioni. Come parte della ricerca per il mio libro, mi piacerebbe sapere cosa ne pensi della seguente affermazione: "Scrivere con sentimento significa essere onesti quando scrivi".

Per favore fatemi sapere i vostri pensieri inviandomi un'e-mail a [email protected]. Grazie mille per il tuo tempo e la tua considerazione!

4. Identificati nella tua linea di apertura

Hai una grande idea e vuoi condividerla.

Ci hai pensato tutto il giorno e ora è il momento di inviare la tua idea via e-mail.

Ma che ne dici?

La prima cosa che devi fare è identificarti nella tua linea di apertura.

Se la persona non sa chi sei, non leggerà oltre o, peggio ancora, penserà che qualche robot di spam le abbia inviato un messaggio .

Se dalla firma dell'e-mail è chiaro che sei di [azienda], non è necessario che tu lo menzioni di nuovo anche nella riga di apertura.

Ma se vuoi essere sicuro che il lettore sappia chi gli ha inviato un'e-mail, allora qualcosa del genere

" Ehi [nome]! È [il tuo nome] " va bene.

Quindi eccone un esempio:

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Sono un neolaureato all'Università di X, dove mi sono laureato in [in cosa ti sei laureato]. Lavoro come stagista presso la mia attuale azienda da tre mesi e sto cercando di passare a una posizione a tempo pieno con loro dopo la laurea.

Mi è piaciuto lavorare in [azienda] durante il mio tirocinio e sento che sarebbe stato perfetto. Tuttavia, poiché la laurea si avvicina presto, volevo contattare e vedere se alcune posizioni aperte potrebbero essere adatte a me. Sono molto interessato a [inserire competenze pertinenti] e non vedo l'ora di avere tue notizie.

Grazie per il vostro tempo e considerazione!

Ora che ci siamo identificati, impariamo come creare la tua email in modo che le persone vogliano leggerla!

5. Usa il corpo a tuo favore

Il corpo della tua email è il luogo in cui puoi davvero brillare.

Dovresti usare questo spazio per mostrare la tua personalità e stabilire una connessione con il tuo lettore.

Puoi dire loro un po' di te e del motivo per cui stai scrivendo loro, e vorrai anche includere alcuni dettagli su ciò che stai cercando.

In questo modo, il destinatario saprà se può aiutare con la tua richiesta o meno.

Ecco alcuni suggerimenti per scrivere un buon corpo di posta elettronica:

• Usa un tono amichevole - Il tuo obiettivo è far sentire la persona abbastanza a suo agio da rispondere alla tua e-mail, quindi non aver paura di usare emoticon o punti esclamativi se ti aiuta a trasmettere che sei eccitato!
• Sii conciso e chiaro - Se non riesci a spiegare ciò di cui hai bisogno in due frasi o meno, probabilmente è troppo complicato o specifico perché qualcun altro possa aiutarti.
• Usa i punti elenco e il testo in grassetto per evidenziare i punti chiave del tuo messaggio.
• Poni domande sulla posizione specifica o sull'esperienza e le qualifiche della persona.
• Spiega loro in che modo le tue capacità potrebbero avvantaggiare loro, il loro team o la loro organizzazione e quale valore apporteresti alla posizione.

Fornisci un po' di informazioni su te stesso, in modo che abbiano un'idea di chi stanno parlando (magari includi anche una foto).

Ecco un esempio di cosa non fare:

Ciao!

Mi chiamo Sam e sono un aspirante scrittore freelance in cerca di lavoro nel campo del content marketing. Sono disponibile per lavori di copywriting, blogging e gestione dei social media da $ 10/ora fino a $ 30/ora, a seconda dell'esperienza. Ho anche una certa esperienza con la codifica HTML di base (ad esempio, la modifica della dimensione e il colore dei caratteri) e le abilità di progettazione grafica di base (ad esempio, la creazione di intestazioni).

Se sei interessato al mio lavoro, fammi sapere! In caso contrario, non preoccuparti!

Questa email non ha affatto personalità. È noioso, robotico e blando.

L'unica cosa che mi dice di Sam è che potrebbe essere a buon mercato, il che non è comunque molto professionale poiché i freelance dovrebbero addebitare in base al loro livello di esperienza, non quanto hanno bisogno di ogni lavoro.

Ecco un esempio di come puoi farlo:

Ciao John,

Sono un tuo grande fan e mi piacerebbe lavorare con te su un progetto. Ho allegato il mio CV come riferimento. Se desideri discuterne ulteriormente, fammi sapere come contattarmi al meglio!

Auguri,

{{Il tuo nome}}

6. Fornire ulteriori dettagli quando necessario

Anche se la tua email dovrebbe essere breve e chiara, non significa che debba rimanere incompleta e senza fornire informazioni al destinatario.

Assicurati di includere tutte le informazioni pertinenti e aggiuntive in modo che il destinatario capisca tutto di te.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Se stai scrivendo di una domanda di lavoro, usa la parola "domanda" o "domanda di lavoro" nella riga dell'oggetto, in modo che il tuo messaggio non si perda tra le altre e-mail nelle loro caselle di posta.
• Sii il più specifico possibile se stai chiedendo un favore o una richiesta di informazioni.
• Se stai cercando una persona in particolare in un ufficio, menziona il suo nome, titolo e dipartimento.
• Fornisci informazioni aggiuntive come CV, portfolio, sito Web o qualsiasi altra cosa pertinente allo scopo della posta in modo che il destinatario possa esaminarla dopo aver letto un'e-mail.

7. Includere un invito all'azione

Lo scopo del tuo messaggio dovrebbe essere chiaro: cosa vuoi in cambio?

Una risposta?

Un incontro?

Un'opportunità?

Fai sapere ai tuoi destinatari cosa possono fare il prima possibile, in modo che non si dimentichino del tuo messaggio.

Se stai cercando aiuto, spiega loro di cosa hai bisogno e perché pensi che possano aiutarti.

Se stai offrendo aiuto, spiega che tipo di esperienza hai e in che modo potrebbe avvantaggiarli.

Ecco un esempio:

Ehi [nome],

Sono sicuro che sei impegnato, ma volevo inviarti una breve nota su [argomento].

Seguo il tuo lavoro da un po' e sono sempre stato colpito dal [tuo lavoro]. Quindi speravo che nelle prossime settimane potessimo prendere un caffè o pranzare. Mi piacerebbe saperne di più su quello che fai e su come può essere applicato alla mia attività.

Se è qualcosa che ti interessa, fammi sapere!

8. Non dimenticare il follow-up

L'e-mail è un ottimo modo per contattare le persone, ma non è un modo garantito per ottenere una risposta.

In effetti, solo il 20% circa delle e-mail viene letto entro 24 ore.

Non aspettare troppo a lungo prima di inviare un'altra email se non hai ancora ricevuto alcuna risposta da parte loro.

Se è trascorsa più di una settimana dall'ultima volta che hai inviato un'e-mail e non hai ancora ricevuto alcuna risposta, inviagliene un'altra!

Ma assicurati di farlo in un modo che non sembri fastidioso.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Non utilizzare tutte le lettere maiuscole o i punti esclamativi nella riga dell'oggetto: possono far sembrare la tua email come posta indesiderata o spam.
• Sii educato e rispettoso nel corpo del testo - Non dire nulla di negativo sulla persona o sui suoi affari ed evita di essere troppo disinvolto (ad es. "Ehi amico").
• Sii breve e includi una sola richiesta, se possibile. Ad esempio, "Spero che possiamo fissare un orario per incontrarci questa settimana".

Conclusione

Spero che questi suggerimenti ti aiutino a risolvere i tuoi dubbi su come scrivere un'e-mail a qualcuno che non conosci e ad aumentare il tuo tasso di risposta.

Sappi che non esiste una regola universale per quanto riguarda la creazione di questo tipo di e-mail e molto dipende da chi stai scrivendo e dal settore.

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