25 Esempi di furto e appropriazione indebita sul posto di lavoro

Parte del tuo lavoro come imprenditore è monitorare e proteggere le risorse della tua azienda. Ciò include la ricerca di segni di appropriazione indebita o furto da parte dei dipendenti. Per farlo in modo efficace, è utile conoscere i vari tipi di appropriazione indebita comuni nelle piccole imprese. Continua a leggere per un elenco completo di esempi di appropriazione indebita.

Cos'è l'appropriazione indebita?

L'appropriazione indebita è l'uso improprio o il furto di fondi aziendali o proprietà aziendali. Esistono diversi modi in cui un dipendente o un imprenditore può rubare o appropriarsi indebitamente di risorse, che puoi vedere nell'elenco seguente.

Come avviene l'appropriazione indebita?

L'appropriazione indebita si verifica quando un dipendente o un imprenditore ruba o si appropria indebitamente di fondi dell'azienda. Ad esempio, un dipendente può accettare il pagamento di una transazione senza depositare fondi sul conto bancario dell'azienda. Consulta l'elenco di seguito per ulteriori esempi di appropriazione indebita.

Esempi comuni di appropriazione indebita e furto da parte dei dipendenti

L'appropriazione indebita si riferisce a un'ampia gamma di azioni in cui dipendenti o decisori rubano o abusano delle risorse aziendali. Per proteggere la tua piccola impresa, ecco alcuni esempi di appropriazione indebita da conoscere. E se ti sei mai chiesto: "Come gestisco l'appropriazione indebita e il furto dei dipendenti?" puoi anche trovare suggerimenti sotto ogni esempio.

1. Storno di transazioni al registratore di cassa

Quando un dipendente entra in una transazione e raccoglie denaro, può quindi annullare la transazione e tenere il denaro per sé. Questo può essere difficile da rilevare, perché il sistema dovrebbe bilanciarsi, ma il cliente ha comunque ricevuto il suo prodotto o servizio e la tua azienda non riceve i fondi.

Prevenzione: molti moderni sistemi di punti vendita hanno impostazioni che richiedono l'approvazione di un supervisore o di un manager per annullare una vendita. Aggiorna il tuo sistema o implementa questa funzione per evitare di offrire ai dipendenti questa opportunità.

2. Intascare i pagamenti in contanti dalle raccolte fondi

Se la tua azienda o organizzazione ospita raccolte fondi, puoi raccogliere donazioni che non vengono conteggiate immediatamente. Se solo un lavoratore ha accesso a questi fondi prima che vengano stanziati, potrebbe raccoglierne alcuni per sé.

Prevenzione: avere più di un dipendente incaricato di raccogliere e contare i fondi.

3. Incassare assegni cliente

Un dipendente può aprire un conto bancario con un nome simile alla società. Quindi possono incassare gli assegni dei clienti o deviare i pagamenti elettronici sul proprio conto invece che su quello dell'azienda.

Prevenzione: questo reato è più comune quando un dipendente è responsabile sia della riscossione dei pagamenti che della tenuta dei registri contabili. Responsabilità separate in modo che ci siano più persone che possono rilevare potenziali problemi.

4. Fatturazione eccessiva dei clienti

Un dipendente può addebitare ai clienti più della tariffa della tua azienda per un determinato prodotto o servizio, oppure aggiungere commissioni extra e intascare i soldi extra.

Prevenzione: condurre controlli periodici delle pratiche di fatturazione dei clienti ed esaminare i reclami dei clienti relativi alla fatturazione o ai costi aggiuntivi.

5. Falsificazione dei pagamenti

Un dipendente può firmare assegni a proprio favore o trasferire fondi dal conto bancario del dipendente se ha accesso alle informazioni e alla firma dell'utente. Possono quindi creare registrazioni contabili fraudolente per coprire questi pagamenti.

Prevenzione: evita di dare accesso alla tua firma elettronica e controlla i pagamenti delle spese per rilevare eventuali stranezze.

6. Falsificare i pagamenti dei fornitori

Un dipendente può creare account fornitori falsi o modificare voci contabili per far sembrare che i pagamenti vengano effettuati ai fornitori. Ma poi inviano quei soldi a se stessi.

Prevenzione: rivedere periodicamente tutti i pagamenti ai fornitori o chiedere a più di un lavoratore di controllare le voci.

7. Furto dei dati della carta di credito del cliente

I dipendenti che raccolgono i dati delle carte di credito dei clienti per completare gli acquisti possono quindi registrare i numeri da utilizzare per i propri acquisti. Questo sta rubando direttamente ai clienti e può portare alla mancanza di fiducia per la tua attività.

Prevenzione: utilizzare un software di pagamento che oscuri il numero completo della carta di credito ed evitare di prendere informazioni manualmente a meno che non sia assolutamente necessario.

8. Doppia immersione

I dipendenti possono prelevare denaro extra dal tuo conto spese addebitando prima la spesa sulla carta di credito aziendale e quindi richiedendo i fondi di rimborso come se l'avessero pagato loro stessi.

Prevenzione: responsabilità separate in modo che altri dipendenti possano verificare se una spesa è già stata coperta. Il software di gestione delle spese può semplificare questo processo.

9. Uso improprio di un conto spese

I dipendenti possono anche richiedere rimborsi per spese non legate alle funzioni aziendali. Ad esempio, potrebbero provare a coprire un pranzo personale, anche se non stavano incontrando un cliente.

Prevenzione: creare una politica chiara di ciò che è e non è coperto. Quindi utilizzare il software di gestione delle spese per raccogliere dati e ricevute.

10. Uso improprio degli sconti per i dipendenti

Se un negozio o un ristorante offre sconti solo ai dipendenti, alcuni potrebbero tentare di offrire tali privilegi ad amici, familiari o altri.

Prevenzione: creare una politica rigorosa riguardo a chi può e non può utilizzare questi sconti. Controlla gli acquisti eccessivi effettuati da qualsiasi dipendente.

11. Furto di contanti

I dipendenti con accesso esclusivo al contante possono prelevare piccole somme, sperando che non vengano notati. Tuttavia, questi piccoli incrementi possono sommarsi nel tempo.

Prevenzione: questo furto si verifica spesso quando un dipendente è responsabile del denaro della contea o effettua depositi bancari. Esistono molte best practice per la gestione del contante che la tua azienda dovrebbe seguire per evitare ciò, incluso il fatto che più di una persona completi questi depositi.

12. Rubare forniture per ufficio

Un dipendente può rubare le forniture dalla tua area di stoccaggio e portarle a casa o addirittura venderle.

Prevenzione: mantenere solo piccole quantità di forniture accessibili contemporaneamente. Oppure chiedi ai dipendenti di richiedere quando hanno bisogno di più di un particolare articolo.

13. Rubare attrezzature

L'attrezzatura spesso include oggetti più grandi come computer o tecnologia. I dipendenti possono portare a casa questi oggetti o venderli in contanti.

Prevenzione: chiedere ai dipendenti di disconnettersi dai dispositivi di grandi dimensioni o richiedere che rimangano in ufficio.

Altri esempi di appropriazione indebita da sapere

L'appropriazione indebita si riferisce a una vasta gamma di azioni che i dipendenti o i responsabili delle decisioni intraprendono per guadagno personale. Ecco altri esempi di appropriazione indebita che gli imprenditori devono conoscere.

14. Vendita di segreti commerciali – spionaggio aziendale

Questo tipo di appropriazione indebita si verifica quando un dipendente vende informazioni proprietarie a un concorrente.

Prevenzione: consentire l'accesso solo alle informazioni essenziali per i ruoli di ciascuna persona. Usa l'archiviazione sicura per i dati importanti e tieni traccia di chi ha accesso.

15. Utilizzo di una carta di credito aziendale per uso personale

Se i tuoi dipendenti hanno accesso alle carte di credito aziendali, il loro utilizzo per acquisti personali può essere qualificato come appropriazione indebita.

Prevenzione: stabilire regole chiare per l'utilizzo della carta di credito e controllare regolarmente gli acquisti.

16. Scassinamento della tua posizione

I dipendenti che hanno informazioni privilegiate sulla tua posizione, come codici di allarme o posizioni di oggetti di valore, possono partecipare a furti con scasso.

Prevenzione: utilizza telecamere di sicurezza e allarmi e monitora attentamente chi ha accesso a informazioni sensibili.

17. Furto di merce

I dipendenti del commercio al dettaglio possono rubare prodotti fisici dagli scaffali o prendere articoli che sono stati restituiti di recente:

Prevenzione: impostare solide pratiche di inventario e restituzione e utilizzare telecamere di sicurezza per monitorare l'attività.

18. Reclamo dell'attrezzatura smarrita

Un dipendente afferma che un laptop o altra attrezzatura è stata rubata. Ne prendono uno nuovo e tengono quello vecchio o lo danno a un familiare.

Prevenzione: utilizzare il software per tracciare la posizione dei dispositivi aziendali o disattivarli in caso di smarrimento o furto.

19. Creazione di dipendenti fantasma

I dipendenti che controllano il tuo libro paga possono creare nuovi dipendenti che non esistono. “Pagano” questi finti impiegati e tengono i soldi per sé.

Prevenzione: rivedere regolarmente i documenti del libro paga e confrontarli con i registri dei dipendenti. Questo è anche uno dei motivi principali per cui il libro paga è una funzione che dovresti esternalizzare a un fornitore affidabile.

20. Furto di fondi fiscali

I dipendenti responsabili del pagamento delle tasse possono tenere quel denaro per sé. Non solo mancano quei fondi, ma sarai anche pronto per una fattura fiscale più grande.

Prevenzione: controlla regolarmente le tue pratiche fiscali o esternalizza questa funzione a un servizio fiscale affidabile.

21. Raccolta di tangenti

Le tangenti sono pagamenti dai fornitori ai dipendenti in cambio dell'attività della tua azienda o di altri vantaggi.

Prevenzione: ci sono molti modi per gestire al meglio la contabilità fornitori e la contabilità clienti. Inizia scegliendo tu stesso i fornitori o crea un comitato per prendere queste decisioni.

22. Furto di identità

Questo tipo di appropriazione indebita si verifica quando un dipendente utilizza la tua ragione sociale per aprire carte di credito o contrarre prestiti da utilizzare per i propri acquisti.

Prevenzione: controlla regolarmente i conti e il punteggio di credito della tua azienda per rilevare eventuali irregolarità.

23. Utilizzo delle risorse aziendali per avviare un'impresa

Se un dipendente utilizza il tempo, le attrezzature o i fondi dell'azienda per avviare un'attività in proprio a tua insaputa, ciò si qualifica come appropriazione indebita.

Prevenzione: stabilire regole chiare su come devono essere utilizzate le risorse aziendali.

24. Schemi Ponzi

Uno schema ponzi si verifica quando un'azienda o un individuo promette rendimenti elevati agli investitori o alle parti interessate, ma li paga con denaro di nuovi investitori invece che con il prodotto o il servizio che l'azienda dichiara di fornire. Questo tipo di schema è più comune nelle attività di gestione finanziaria e di pianificazione pensionistica.

Prevenzione: tieni traccia di come viene portato il denaro e dove va. Se lavori con gli investitori, sii completamente trasparente sulle origini dei fondi.

25. Falsificazione di documenti aziendali

Molte forme di appropriazione indebita comportano la falsificazione di documenti aziendali per coprire l'appropriazione indebita di fondi o per frodare gli investitori.

Prevenzione: trova una società di contabilità rispettabile a cui esternalizzare queste attività e controlla periodicamente i tuoi registri e le tue finanze.

L'appropriazione indebita è un crimine dei colletti bianchi?

Sì, l'appropriazione indebita è uno dei reati più comuni dei colletti bianchi. La gravità e il tipo di addebito possono variare notevolmente, ma generalmente è considerato una forma di furto o frode.

Qual è la punizione per appropriazione indebita?

Il tipo di accuse penali che si potrebbero affrontare per appropriazione indebita può variare ampiamente in base alla situazione e alla quantità di denaro o risorse che sono state rubate o utilizzate in modo improprio. Le leggi variano anche a seconda dello stato. Le accuse di appropriazione indebita minori sono spesso considerate reati minori, che possono comportare multe o il carcere. L'appropriazione indebita criminale può includere pene detentive gravi fino a 15 anni.

Puoi appropriarti indebitamente dalla tua stessa azienda?

L'appropriazione indebita si verifica quando fondi o risorse di un'azienda vengono utilizzati in modo improprio per guadagno personale. Se sei l'unico proprietario della tua attività, in genere non puoi essere accusato di appropriazione indebita, poiché sei il proprietario di tali risorse. Tuttavia, se la tua azienda fa parte di una partnership o ha più parti interessate, il tuo uso improprio dei fondi potrebbe essere considerato una frode.

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