25 Esempi di furto e appropriazione indebita sul posto di lavoro
25 Esempi di furto e appropriazione indebita sul posto di lavoro
Pubblicato: 2023-08-04
Parte del tuo lavoro come imprenditore è monitorare e proteggere le risorse della tua azienda. Ciò include la ricerca di segni di appropriazione indebita o furto da parte dei dipendenti. Per farlo in modo efficace, è utile conoscere i vari tipi di appropriazione indebita comuni nelle piccole imprese. Continua a leggere per un elenco completo di esempi di appropriazione indebita.
Sommario
Cos'è l'appropriazione indebita?
L'appropriazione indebita è l'uso improprio o il furto di fondi aziendali o proprietà aziendali. Esistono diversi modi in cui un dipendente o un imprenditore può rubare o appropriarsi indebitamente di risorse, che puoi vedere nell'elenco seguente.
Come avviene l'appropriazione indebita?
L'appropriazione indebita si verifica quando un dipendente o un imprenditore ruba o si appropria indebitamente di fondi dell'azienda. Ad esempio, un dipendente può accettare il pagamento di una transazione senza depositare fondi sul conto bancario dell'azienda. Consulta l'elenco di seguito per ulteriori esempi di appropriazione indebita.
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Esempi comuni di appropriazione indebita e furto da parte dei dipendenti
L'appropriazione indebita si riferisce a un'ampia gamma di azioni in cui dipendenti o decisori rubano o abusano delle risorse aziendali. Per proteggere la tua piccola impresa, ecco alcuni esempi di appropriazione indebita da conoscere. E se ti sei mai chiesto: "Come gestisco l'appropriazione indebita e il furto dei dipendenti?" puoi anche trovare suggerimenti sotto ogni esempio.
1. Storno di transazioni al registratore di cassa
Quando un dipendente entra in una transazione e raccoglie denaro, può quindi annullare la transazione e tenere il denaro per sé. Questo può essere difficile da rilevare, perché il sistema dovrebbe bilanciarsi, ma il cliente ha comunque ricevuto il suo prodotto o servizio e la tua azienda non riceve i fondi.
Prevenzione: molti moderni sistemi di punti vendita hanno impostazioni che richiedono l'approvazione di un supervisore o di un manager per annullare una vendita. Aggiorna il tuo sistema o implementa questa funzione per evitare di offrire ai dipendenti questa opportunità.
2. Intascare i pagamenti in contanti dalle raccolte fondi
Se la tua azienda o organizzazione ospita raccolte fondi, puoi raccogliere donazioni che non vengono conteggiate immediatamente. Se solo un lavoratore ha accesso a questi fondi prima che vengano stanziati, potrebbe raccoglierne alcuni per sé.
Prevenzione: avere più di un dipendente incaricato di raccogliere e contare i fondi.
3. Incassare assegni cliente
Un dipendente può aprire un conto bancario con un nome simile alla società. Quindi possono incassare gli assegni dei clienti o deviare i pagamenti elettronici sul proprio conto invece che su quello dell'azienda.
Prevenzione: questo reato è più comune quando un dipendente è responsabile sia della riscossione dei pagamenti che della tenuta dei registri contabili. Responsabilità separate in modo che ci siano più persone che possono rilevare potenziali problemi.
4. Fatturazione eccessiva dei clienti
Un dipendente può addebitare ai clienti più della tariffa della tua azienda per un determinato prodotto o servizio, oppure aggiungere commissioni extra e intascare i soldi extra.
Prevenzione: condurre controlli periodici delle pratiche di fatturazione dei clienti ed esaminare i reclami dei clienti relativi alla fatturazione o ai costi aggiuntivi.
5. Falsificazione dei pagamenti
Un dipendente può firmare assegni a proprio favore o trasferire fondi dal conto bancario del dipendente se ha accesso alle informazioni e alla firma dell'utente. Possono quindi creare registrazioni contabili fraudolente per coprire questi pagamenti.
Prevenzione: evita di dare accesso alla tua firma elettronica e controlla i pagamenti delle spese per rilevare eventuali stranezze.
6. Falsificare i pagamenti dei fornitori
Un dipendente può creare account fornitori falsi o modificare voci contabili per far sembrare che i pagamenti vengano effettuati ai fornitori. Ma poi inviano quei soldi a se stessi.
Prevenzione: rivedere periodicamente tutti i pagamenti ai fornitori o chiedere a più di un lavoratore di controllare le voci.
7. Furto dei dati della carta di credito del cliente
I dipendenti che raccolgono i dati delle carte di credito dei clienti per completare gli acquisti possono quindi registrare i numeri da utilizzare per i propri acquisti. Questo sta rubando direttamente ai clienti e può portare alla mancanza di fiducia per la tua attività.
Prevenzione: utilizzare un software di pagamento che oscuri il numero completo della carta di credito ed evitare di prendere informazioni manualmente a meno che non sia assolutamente necessario.
8. Doppia immersione
I dipendenti possono riscuotere denaro extra dal tuo conto spese addebitando prima la spesa sulla loro carta di credito aziendale e quindi richiedendo i fondi di rimborso come se l'avessero pagata loro stessi.
Prevenzione: responsabilità separate in modo che altri dipendenti possano verificare se una spesa è già stata coperta. Il software di gestione delle spese può semplificare questo processo.
9. Uso improprio di un conto spese
I dipendenti possono anche richiedere rimborsi per spese non legate alle funzioni aziendali. Ad esempio, potrebbero provare a coprire un pranzo personale, anche se non stavano incontrando un cliente.
Prevenzione: creare una politica chiara di ciò che è e non è coperto. Quindi utilizzare il software di gestione delle spese per raccogliere dati e ricevute.
10. Uso improprio degli sconti per i dipendenti
Se un negozio o un ristorante offre sconti solo ai dipendenti, alcuni potrebbero tentare di offrire tali privilegi ad amici, familiari o altri.
Prevenzione: creare una politica rigorosa riguardo a chi può e non può utilizzare questi sconti. Controlla gli acquisti eccessivi effettuati da qualsiasi dipendente.
11. Furto di contanti
I dipendenti con accesso esclusivo al contante possono prelevare piccole somme, sperando che non vengano notati. Tuttavia, questi piccoli incrementi possono sommarsi nel tempo.
Prevenzione: questo furto si verifica spesso quando un dipendente è responsabile del denaro della contea o effettua depositi bancari. Esistono molte best practice per la gestione del contante che la tua azienda dovrebbe seguire per evitare ciò, incluso il fatto che più di una persona completi questi depositi.
12. Rubare forniture per ufficio
Un dipendente può rubare le forniture dalla tua area di stoccaggio e portarle a casa o addirittura venderle.
Prevenzione: mantenere solo piccole quantità di forniture accessibili contemporaneamente. Oppure chiedi ai dipendenti di richiedere quando hanno bisogno di più di un particolare articolo.
13. Rubare attrezzature
L'attrezzatura spesso include oggetti più grandi come computer o tecnologia. I dipendenti possono portare a casa questi oggetti o venderli in contanti.
Prevenzione: chiedere ai dipendenti di disconnettersi dai dispositivi di grandi dimensioni o richiedere che rimangano in ufficio.
Altri esempi di appropriazione indebita da sapere
L'appropriazione indebita si riferisce a una vasta gamma di azioni che i dipendenti o i responsabili delle decisioni intraprendono per guadagno personale. Ecco altri esempi di appropriazione indebita che gli imprenditori devono conoscere.
14. Vendita di segreti commerciali – spionaggio aziendale
Questo tipo di appropriazione indebita si verifica quando un dipendente vende informazioni proprietarie a un concorrente.
Prevenzione: consentire l'accesso solo alle informazioni essenziali per i ruoli di ciascuna persona. Usa l'archiviazione sicura per i dati importanti e tieni traccia di chi ha accesso.
15. Utilizzo di una carta di credito aziendale per uso personale
Se i tuoi dipendenti hanno accesso alle carte di credito aziendali, il loro utilizzo per acquisti personali può essere qualificato come appropriazione indebita.
Prevenzione: stabilire regole chiare per l'utilizzo della carta di credito e controllare regolarmente gli acquisti.
16. Scassinamento della tua posizione
I dipendenti che hanno informazioni privilegiate sulla tua posizione, come codici di allarme o posizioni di oggetti di valore, possono partecipare a furti con scasso.
Prevenzione: utilizza telecamere di sicurezza e allarmi e monitora attentamente chi ha accesso a informazioni sensibili.
17. Furto di merce
I dipendenti del commercio al dettaglio possono rubare prodotti fisici dagli scaffali o prendere articoli che sono stati restituiti di recente:
Prevenzione: impostare solide pratiche di inventario e restituzione e utilizzare telecamere di sicurezza per monitorare l'attività.
18. Reclamo dell'attrezzatura smarrita
Un dipendente afferma che un laptop o altra attrezzatura è stata rubata. Ne prendono uno nuovo e tengono quello vecchio o lo danno a un familiare.
Prevenzione: utilizzare il software per tracciare la posizione dei dispositivi aziendali o disattivarli in caso di smarrimento o furto.
19. Creazione di dipendenti fantasma
I dipendenti che controllano il tuo libro paga possono creare nuovi dipendenti che non esistono. “Pagano” questi finti impiegati e tengono i soldi per sé.
Prevenzione: rivedere regolarmente i documenti del libro paga e confrontarli con i registri dei dipendenti. Questo è anche uno dei motivi principali per cui il libro paga è una funzione che dovresti esternalizzare a un fornitore affidabile.
20. Furto di fondi fiscali
I dipendenti responsabili del pagamento delle tasse possono tenere quel denaro per sé. Non solo mancano quei fondi, ma sarai anche pronto per una fattura fiscale più grande.
Prevenzione: controlla regolarmente le tue pratiche fiscali o esternalizza questa funzione a un servizio fiscale affidabile.
21. Raccolta di tangenti
Le tangenti sono pagamenti dai fornitori ai dipendenti in cambio dell'attività della tua azienda o di altri vantaggi.
Prevenzione: ci sono molti modi per gestire al meglio la contabilità fornitori e la contabilità clienti. Inizia scegliendo tu stesso i fornitori o crea un comitato per prendere queste decisioni.
22. Furto di identità
Questo tipo di appropriazione indebita si verifica quando un dipendente utilizza la tua ragione sociale per aprire carte di credito o contrarre prestiti da utilizzare per i propri acquisti.
Prevenzione: controlla regolarmente i conti e il punteggio di credito della tua azienda per rilevare eventuali irregolarità.
23. Utilizzo delle risorse aziendali per avviare un'impresa
Se un dipendente utilizza il tempo, le attrezzature o i fondi dell'azienda per avviare un'attività in proprio a tua insaputa, ciò si qualifica come appropriazione indebita.
Prevenzione: stabilire regole chiare su come devono essere utilizzate le risorse aziendali.
24. Schemi Ponzi
Uno schema ponzi si verifica quando un'azienda o un individuo promette rendimenti elevati agli investitori o alle parti interessate, ma li paga con denaro di nuovi investitori invece che con il prodotto o il servizio che l'azienda afferma di fornire. Questo tipo di schema è più comune nelle attività di gestione finanziaria e di pianificazione pensionistica.
Prevenzione: tieni traccia di come viene portato il denaro e dove va. Se lavori con gli investitori, sii completamente trasparente sulle origini dei fondi.
25. Falsificazione di documenti aziendali
Molte forme di appropriazione indebita comportano la falsificazione di documenti aziendali per coprire l'appropriazione indebita di fondi o per frodare gli investitori.
Prevenzione: trova una società di contabilità rispettabile a cui esternalizzare queste attività e controlla periodicamente i tuoi registri e le tue finanze.
L'appropriazione indebita è un crimine dei colletti bianchi?
Sì, l'appropriazione indebita è uno dei reati più comuni dei colletti bianchi. La gravità e il tipo di addebito possono variare notevolmente, ma generalmente è considerato una forma di furto o frode.
Qual è la punizione per appropriazione indebita?
Il tipo di accuse penali che si potrebbero affrontare per appropriazione indebita può variare ampiamente in base alla situazione e alla quantità di denaro o risorse che sono state rubate o utilizzate in modo improprio. Le leggi variano anche a seconda dello stato. Le accuse di appropriazione indebita minori sono spesso considerate reati minori, che possono comportare multe o il carcere. L'appropriazione indebita criminale può includere pene detentive gravi fino a 15 anni.
Puoi appropriarti indebitamente dalla tua stessa azienda?
L'appropriazione indebita si verifica quando fondi o risorse di un'azienda vengono utilizzati in modo improprio per guadagno personale. Se sei l'unico proprietario della tua attività, in genere non puoi essere accusato di appropriazione indebita, poiché sei il proprietario di tali risorse. Tuttavia, se la tua azienda fa parte di una partnership o ha più parti interessate, il tuo uso improprio dei fondi potrebbe essere considerato una frode.
Prevenzione e rilevamento di appropriazione indebita nella tua piccola impresa
Prevenire e rilevare l'appropriazione indebita nella tua piccola impresa è fondamentale per proteggere la salute finanziaria e la reputazione della tua azienda. Come imprenditore, è essenziale implementare misure che possano salvaguardare la tua attività dai furti interni. Ecco alcune strategie da considerare:
Implementare i controlli interni: compiti separati: responsabilità separate tra i diversi dipendenti per garantire che nessun singolo individuo abbia accesso a tutti gli aspetti delle transazioni finanziarie. Ciò aiuta a impedire a qualsiasi singola persona di manipolare o utilizzare in modo improprio i fondi dell'azienda.
Controlli regolari: condurre controlli interni regolari dei registri finanziari per identificare eventuali discrepanze o irregolarità. Gli audit possono aiutare a individuare tempestivamente potenziali appropriazioni indebite e dissuadere i dipendenti dall'intraprendere attività fraudolente.
Controlla le firme: limita l'accesso alla tua firma e assicurati di rivedere e approvare personalmente tutte le transazioni finanziarie significative. Approvando personalmente tali transazioni, puoi impedire esborsi non autorizzati.
Promuovi la trasparenza: incoraggia la segnalazione: promuovi un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel segnalare attività sospette o sollevare dubbi su potenziali appropriazioni indebite. Incoraggiare la segnalazione può aiutarti a rilevare l'appropriazione indebita in una fase iniziale.
Politica per gli informatori: stabilire una politica riservata per gli informatori che consenta ai dipendenti di segnalare comportamenti scorretti in modo anonimo. La protezione degli informatori può incoraggiare i dipendenti a fornire informazioni senza timore di ritorsioni.
Educare i dipendenti: programmi di formazione: fornire una formazione regolare ai dipendenti sulle politiche aziendali, sulla condotta etica e sulle conseguenze dell'appropriazione indebita. Educare i dipendenti sulla gravità dell'appropriazione indebita può scoraggiare tale comportamento.
Enfatizzare le conseguenze: rendere i dipendenti consapevoli delle ripercussioni legali e delle azioni disciplinari che derivano dal commettere appropriazione indebita. Comunicare chiaramente le sanzioni per appropriazione indebita per scoraggiare potenziali trasgressori.
Monitorare i dati finanziari: utilizzare il software di contabilità: investire in un software di contabilità affidabile in grado di tenere traccia delle transazioni finanziarie e generare report per la revisione. Il software di contabilità può aiutarti a monitorare le attività finanziarie e identificare le transazioni sospette.
Riconciliazioni bancarie: riconcilia regolarmente gli estratti conto bancari con i registri contabili per individuare eventuali transazioni non autorizzate. La riconciliazione degli estratti conto bancari può aiutare a rilevare discrepanze e potenziali appropriazioni indebite.
Condurre controlli in background: controllare accuratamente tutti i potenziali dipendenti, in particolare quelli che avranno accesso a dati finanziari o gestiranno contanti. I controlli dei precedenti possono aiutare a identificare i candidati con una storia di disonestà o cattiva condotta finanziaria.
Informazioni digitali sicure: Protezione con password: richiedi password complesse per tutti i sistemi aziendali e cambiale regolarmente. Una solida protezione tramite password può aiutare a prevenire l'accesso non autorizzato a informazioni finanziarie riservate.
Limita l'accesso: concede l'accesso alle informazioni riservate solo al personale autorizzato in caso di necessità. La limitazione dell'accesso riduce il numero di persone che hanno accesso a dati finanziari critici.
Stabilire un codice di condotta: Codice etico: sviluppare e distribuire un codice di condotta che delinei il comportamento previsto e gli standard etici per tutti i dipendenti. Un codice etico stabilisce aspettative chiare e rafforza l'importanza dell'integrità sul posto di lavoro.
Stabilisci politiche chiare: politica di spesa: definisci chiaramente quali spese sono rimborsabili e fissa limiti alla spesa dei dipendenti. Una politica di spesa esplicita può impedire ai dipendenti di abusare dei fondi aziendali.
Gestione dei fornitori: stabilire un solido processo di gestione dei fornitori per prevenire schemi di fornitori fraudolenti. I venditori veterinari esaminano attentamente e regolarmente le transazioni dei fornitori.
Monitorare l'inventario: controlli regolari dell'inventario: eseguire controlli di routine dell'inventario per garantire che le risorse fisiche corrispondano all'inventario registrato. Controlli regolari dell'inventario possono aiutare a identificare eventuali risorse mancanti o utilizzate in modo improprio.
Incoraggiare la supervisione: revisione della direzione: richiedere alla direzione di rivedere e approvare regolarmente le transazioni finanziarie. Avere più livelli di approvazione può scoraggiare le attività fraudolente.
Audit esterno: prendere in considerazione l'assunzione di revisori esterni per condurre audit periodici per una valutazione imparziale. I revisori esterni possono fornire una valutazione indipendente delle pratiche finanziarie della tua azienda.
Strategie
Descrizione
Implementare i controlli interni
- Doveri separati: responsabilità separate tra i dipendenti per impedire a singoli individui di accedere a tutte le transazioni finanziarie. - Audit regolari: condurre audit interni per identificare le discrepanze e scoraggiare le attività fraudolente. - Controlla firme: limita l'accesso alla tua firma e approva personalmente transazioni finanziarie significative.
Promuovere la trasparenza
- Incoraggiare la segnalazione: promuovere un ambiente in cui i dipendenti possano segnalare attività sospette o preoccupazioni relative ad appropriazione indebita. - Politica sugli informatori: stabilire una politica confidenziale che consenta la segnalazione anonima di cattiva condotta.
Educare i dipendenti
- Programmi di formazione: fornire una formazione regolare sulle politiche aziendali, sulla condotta etica e sulle conseguenze dell'appropriazione indebita. - Enfatizzare le conseguenze: rendere i dipendenti consapevoli delle ripercussioni legali e delle azioni disciplinari per appropriazione indebita.
Monitorare i dati finanziari
- Usa il software di contabilità: investi in un software affidabile per tenere traccia delle transazioni finanziarie e generare report revisionabili. - Riconciliazioni bancarie: riconcilia regolarmente gli estratti conto bancari per rilevare transazioni non autorizzate.
Condurre controlli in background
- Dipendenti accuratamente controllati: controlla i potenziali dipendenti, in particolare quelli con accesso a dati finanziari o che gestiscono contanti.
Informazioni digitali sicure
- Protezione con password: implementa requisiti di password complesse e modifiche regolari per i sistemi aziendali. - Limita l'accesso: limita l'accesso alle informazioni riservate al personale autorizzato in caso di necessità.
Stabilire un codice di condotta
- Codice etico: sviluppare e distribuire un codice di condotta che delinei il comportamento previsto e gli standard etici per tutti i dipendenti.
Imposta politiche chiare
- Politica di spesa: definisci chiaramente le spese rimborsabili e fissa limiti alla spesa dei dipendenti. - Gestione dei fornitori: stabilire un processo per controllare i fornitori e rivedere regolarmente le transazioni dei fornitori per potenziali schemi fraudolenti.
Monitorare l'inventario
- Controlli regolari dell'inventario: eseguire controlli di routine per abbinare le risorse fisiche all'inventario registrato.
Incoraggiare la supervisione
- Revisione della direzione: richiedere alla direzione di rivedere e approvare regolarmente le transazioni finanziarie. - Audit esterno: prendere in considerazione l'assunzione di revisori esterni per la valutazione imparziale e la convalida delle pratiche finanziarie.
Implementando in modo proattivo queste misure preventive e promuovendo una cultura di integrità e trasparenza, puoi ridurre significativamente il rischio di appropriazione indebita nella tua piccola impresa. Essere vigili e proattivi è essenziale per salvaguardare le risorse della tua azienda e mantenere la fiducia di clienti, dipendenti e parti interessate.
Conclusione
In qualità di imprenditore, la responsabilità di monitorare e proteggere le risorse della tua azienda è fondamentale. L'appropriazione indebita, l'uso improprio o il furto di fondi e proprietà aziendali, rappresenta una minaccia significativa per la salute finanziaria e la reputazione della tua azienda. Per combattere efficacemente questa minaccia, è fondamentale essere consapevoli dei vari modi in cui può verificarsi l'appropriazione indebita.
Gli esempi di appropriazione indebita forniti qui illustrano i diversi metodi che i dipendenti oi responsabili delle decisioni possono impiegare per appropriarsi indebitamente di risorse per guadagno personale. Dall'annullamento delle transazioni al registratore di cassa all'uso improprio delle note spese o allo spionaggio aziendale, l'appropriazione indebita può assumere molte forme.
Prevenire e rilevare l'appropriazione indebita richiede misure proattive e una cultura di trasparenza e integrità all'interno dell'organizzazione. L'implementazione di controlli interni, lo svolgimento di audit regolari e la promozione della trasparenza incoraggiando la segnalazione e stabilendo politiche per gli informatori sono passaggi essenziali per salvaguardare la tua attività.
Educare i dipendenti sulle conseguenze dell'appropriazione indebita e sottolineare l'importanza di una condotta etica può fungere da potente deterrente. Inoltre, il monitoraggio dei dati finanziari attraverso un software di contabilità affidabile, l'esecuzione di controlli sui precedenti dei potenziali dipendenti e la protezione delle informazioni digitali sono strategie essenziali per proteggersi dall'appropriazione indebita.
Impostando politiche chiare, conducendo regolari controlli dell'inventario e incoraggiando la supervisione attraverso revisioni della direzione e audit esterni, puoi ridurre ulteriormente il rischio di appropriazione indebita nella tua attività.
L'appropriazione indebita è un crimine dei colletti bianchi che può portare a gravi conseguenze legali, comprese multe e reclusione. In qualità di imprenditore, è fondamentale comprendere la gravità di questo reato e adottare tutte le misure necessarie per evitare che si verifichi all'interno della propria organizzazione.
Implementando diligentemente le misure e le strategie preventive qui delineate, puoi rafforzare la tua piccola impresa contro la minaccia di appropriazione indebita e mantenere la fiducia dei tuoi clienti, dipendenti e parti interessate. Salvaguardare le risorse della tua azienda non è solo un obbligo legale, ma anche essenziale per il successo e la prosperità a lungo termine della tua attività.
