La guida definitiva a un processo di inserimento dei dipendenti di successo nel 2022

Integrare un nuovo dipendente nella tua azienda è più facile a dirsi che a farsi. In realtà, c'è molto di più nell'onboarding che semplicemente fornire loro alcune nuove abilità e strumenti per svolgere il proprio lavoro.

Un processo di onboarding di successo garantisce che ogni nuovo assunto adotti la cultura, i valori e le politiche dell'azienda. Si tratta anche di portare un individuo in un nuovo ambiente e di familiarizzarlo con un nuovo team.

A seconda del tuo settore e del ruolo previsto per il nuovo assunto, il processo di inserimento può variare in termini di tempo e durata. In definitiva, i primi giorni, settimane e mesi di lavoro di un dipendente svolgono un ruolo fondamentale nel fatturato e nei livelli di fidelizzazione della tua azienda.

E questo è solo graffiare la superficie . Analizziamo esattamente cos'è l'onboarding, le sue numerose fasi, quanto tempo impiega e le migliori pratiche per l'onboarding di nuovi dipendenti.

Che cos'è l'onboarding?

L'onboarding si riferisce all'introduzione e all'integrazione di un nuovo assunto in un'azienda (al contrario dell'offboarding). Progettato per aiutare i dipendenti a comprendere i loro nuovi ruoli e requisiti, l'onboarding garantisce che ogni nuova assunzione adotti perfettamente la cultura, i valori e le pratiche dell'azienda.

L'onboarding è un processo che può includere un'ampia varietà di attività, dal legame e formazione del team all'apprendimento delle politiche. In termini di durata, l'onboarding può richiedere alcune settimane o addirittura un anno, a seconda del ruolo e del settore in cui lavora il nuovo assunto.

Una volta completato il processo di onboarding, il dipendente dovrebbe avere competenze e capacità sufficienti nel proprio lavoro.

Quali sono le attività tipiche nel processo di onboarding?

Non esiste uno schema definitivo su quali attività devono essere incluse in un determinato processo di inserimento. Dipende esclusivamente dal ruolo che sta assumendo il nuovo assunto e dal settore in cui lavorerà. Tuttavia, ci sono attività comuni che sono generalmente incluse in tali programmi. Questi includono:

• Nuove pratiche di assunzione

• Formazione alla cultura e ai valori

• Formazione politica

• Ruoli e responsabilità

• Lettura del manuale del dipendente

• Invio della documentazione

• Tour sul posto di lavoro

• Sessioni di team bonding

• Stakeholder 1:1s

• Introduzione ai vantaggi

Quali componenti compongono il processo di onboarding

L'onboarding di solito inizia quando i nuovi assunti accettano la loro offerta di lavoro e termina quando sono completamente integrati nell'azienda. Ma tra queste fasi, ci sono alcune componenti che sono parte integrante del processo.

Preimbarco

L'onboarding può iniziare prima ancora che il dipendente inizi il suo primo giorno. L'azienda potrebbe fornire al nuovo dipendente alcuni passaggi preliminari per collegarlo all'azienda in anticipo. Alcuni passaggi tipici di preimbarco includono:

• Invio di un pacchetto di assistenza al nuovo assunto in segno di buona volontà. Può includere merce aziendale, caramelle, buoni regalo, ecc.
• Dare al nuovo assunto un tour preliminare del posto di lavoro prima della data di inizio.
• Invio di informazioni preziose sull'azienda, inclusi organigrammi, informazioni sui vantaggi per i dipendenti e valori aziendali.
• Delegare un compagno di assunzione per contattare il nuovo assunto prima della data di inizio. Sono a disposizione per rispondere a qualsiasi domanda logistica.

Orientamento

Questa attività consente al nuovo dipendente di immergersi nei fondamenti fondamentali dell'azienda, inclusi valori, struttura, visione e obiettivi. I passaggi di orientamento tipici includono:

• Lettura del manuale del dipendente e delle politiche aziendali
• Seguire le prime fasi della formazione sul lavoro
• Partecipazione ai processi amministrativi obbligatori

Per evitare di sentirsi sopraffatti dalle informazioni, i nuovi assunti spesso dedicheranno i primi giorni, forse anche la prima settimana, al loro orientamento.

Edificio della Fondazione

Possono volerci mesi prima che un nuovo assunto si integri nella sua azienda. Una parte tipica dell'onboarding è l'apprendimento dei pilastri che formano l'identità di un'azienda, inclusi il marchio, la cultura aziendale, i valori e la visione.

Secondo Gallup, l'onboarding dovrebbe richiedere fino a un anno. Inoltre, ci sono cinque domande chiave a cui i nuovi assunti devono rispondere:

1. In cosa crediamo da queste parti?
2. Quali sono i miei punti di forza?
3. Qual è il mio ruolo?
4. Chi sono i miei partner?
5. Che aspetto ha il mio futuro qui?

Le risposte a queste domande sono le basi per il percorso del nuovo dipendente all'interno dell'azienda.

Sistemi di tutoraggio e amici

I dipendenti non possono salire a bordo da soli. Aiuta ad avere almeno un pari designato che non è in una posizione di autorità diretta, ma a cui può rivolgersi per guida, morale dei dipendenti e risposte a qualsiasi domanda.

Quando si tratta di inserire nuovi dipendenti, molte aziende forniscono "amici" o tutor. Sono lì per indirizzare i nuovi assunti nella giusta direzione, sia che si tratti delle riunioni giuste, dove trovare i bagni o punti di contatto.

Un amico sarà ufficialmente disponibile per la durata del periodo di onboarding, diventando gradualmente meno pratico con il passare del tempo.

Riimbarco

I dipendenti esperti che hanno preso un congedo per un lungo periodo di tempo (congedo medico e familiare, ecc.) possono richiedere il reimbarco. Questo processo aiuta i dipendenti a riabituarsi ai loro flussi di lavoro tipici mentre li aggiorna su nuove modifiche e politiche aziendali. Può aiutarli a mettersi al passo in modo efficace, mantenere la produttività e reintegrarsi senza problemi nel team.

Il reboarding può essere applicato ai dipendenti promossi oa coloro che si trasferiscono in un altro dipartimento. Aiuta anche i dipendenti di ritorno a connettersi con i nuovi membri del personale. Un annuncio di bentornato può essere un modo semplice ed efficace per avvantaggiare sia il dipendente di ritorno che i nuovi assunti.

Membri del personale coinvolti nell'onboarding

L'inserimento di nuovi dipendenti non è responsabilità di un individuo. Sebbene ogni azienda abbia le sue attività di inserimento uniche, di solito ci sono più persone coinvolte nell'implementazione del metodo. Ai seguenti membri del personale e dipartimenti vengono generalmente assegnate responsabilità di bordo:

• Risorse umane (HR) : Raccolta della documentazione dei nuovi dipendenti (licenze, dichiarazioni, benefit, ecc.); fornendo tour sul posto di lavoro e risorse aziendali come organigrammi e manuali dei dipendenti.
• Dirigenti/supervisori : concordare ruoli e responsabilità, standard, aspettative e comportamento sul posto di lavoro dei nuovi assunti; presentazione ai membri del team e ai dipartimenti pertinenti; stabilire relazioni chiave.
• Formatori dei dipendenti : Fornire risorse per l'onboarding; insegnamento della cultura aziendale, dei valori, della visione e degli obiettivi.
• Collaboratori : far sentire il nuovo assunto il benvenuto; dare loro una mano; mostrando come il team collabora a lavori e progetti.
• Compagni/mentori di inserimento: assistere personalmente il nuovo assunto in qualsiasi aspetto del processo di inserimento; assicurarsi che tutti i passaggi siano chiari; rispondere a qualsiasi domanda relativa all'azienda.

Personalizzazione del processo di onboarding per ruoli diversi

Diverse posizioni lavorative richiedono diversi tipi di programmi di inserimento. Devono essere adattati per soddisfare le esigenze del ruolo, a seconda dei livelli di responsabilità o dello stato aziendale.

• Manager e supervisori devono rivedere in dettaglio tutte le politiche, i processi e i manuali dei dipendenti dell'azienda. Dovrebbero imparare a fare da mentore e istruire i loro subordinati nel contesto della loro nuova posizione.
• I lavoratori a distanza devono essere formati su come gestire il proprio tempo, conciliare lavoro e responsabilità personali e sottoporsi a regolari check-in, pur adottando la cultura e i valori aziendali.
• I lavoratori diversamente abili devono essere accolti a seconda delle loro circostanze specifiche. I nuovi assunti possono beneficiare di materiali di inserimento non scritti, indicazioni più pratiche, aspettative adeguate, modalità di comunicazione alternative, ecc.
• I veterani possono avere difficoltà a convertire le loro abilità militari nel posto di lavoro. Il loro programma di inserimento dovrebbe essere adattato per massimizzare il loro attuale set di abilità.
• I lavoratori precedentemente incarcerati potrebbero aver bisogno di ulteriore supporto da parte di un compagno di imbarco, al fine di rientrare facilmente in un luogo di lavoro tradizionale.
• Gli appaltatori indipendenti richiedono un diverso tipo di assunzione rispetto ai dipendenti a tempo pieno o part-time, comprese istruzioni di fatturazione, standard di condotta, politiche e vantaggi diversi.
• I dirigenti dovrebbero conoscere la struttura organizzativa dell'azienda, al fine di massimizzare le loro relazioni con i leader di dipartimento e le parti interessate rilevanti.

Ora che hai una migliore comprensione del processo di inserimento, a chi si applica e delle attività tipiche, è importante adottare abitudini sane per rendere il processo il più efficace possibile.

Migliori pratiche per un processo di inserimento straordinario

Prenditi il ​​tuo tempo

Uno studio ha rilevato che il 31% dei nuovi assunti lascia entro i primi sei mesi, mentre il 68% di quelli lascia entro i primi tre. Durante questo periodo, ci sono molte informazioni da elaborare e può essere difficile rimanere a galla senza un aiuto sufficiente.

Quindi, per evitare che i nuovi assunti anneghino nel sovraccarico di informazioni, mantieni il processo di inserimento ben oltre i primi giorni e nei primi mesi. Quando si esegue questa operazione, si aiuta il dipendente a conoscere al proprio ritmo la cultura aziendale, il proprio ruolo, i vantaggi, le politiche aziendali e così via.

Imposta obiettivi chiari

Avere obiettivi chiari in atto e controllare frequentemente per vedere i progressi in quanto aiuterà il dipendente a concentrarsi su ciò che è effettivamente necessario e può chiaramente servire lo sviluppo dei propri dipendenti.

In nessun caso un nuovo dipendente deve essere confuso e non sapere su cosa deve lavorare. I nuovi assunti vogliono stupire. Come possono farlo se non stanno nemmeno facendo quello che vuoi? Quando stabilisci obiettivi chiari all'inizio, tutti sono sulla stessa pagina e si evita la confusione.

Avere mentori stagionati

Un sondaggio ha effettivamente rilevato che il 56% dei dipendenti ritiene che avere un mentore lavorativo sia stato fondamentale al primo avvio. I manager al di sopra del nuovo assunto sono lì per assicurarsi che siano sulla buona strada e fiduciosi. Assicurare loro che il successo e la felicità della squadra sono una priorità assoluta.

Buona prima settimana

Come manager, vuoi fare una buona impressione sul tuo nuovo dipendente. Secondo Ben Peterson, CEO di BambooHR, "la cosa peggiore per un nuovo dipendente è essere corteggiato attraverso il processo di reclutamento e poi arrivare al lavoro e l'addetto alla reception non si aspetta nemmeno che tu o il tuo ufficio non sia allestito".

Tutto dovrebbe essere preparato dal momento in cui entrano nell'edificio, ad esempio: decorare la loro scrivania, presentarli a tutti, dare loro un kit di benvenuto e includerli nelle riunioni.

Check-in frequente

Quando si tratta di inserire nuovi dipendenti, dovresti chattare con loro il più spesso possibile. In questo modo si sentono inclusi e benvenuti. Se hanno domande, non esiteranno ad avvicinarsi a te. Troppo spesso, i dipendenti fanno semplicemente ciò che pensano sia giusto senza conoscere davvero il processo perché sono troppo nervosi per chiedere.

Durante la prima settimana, effettua il check-in ogni mezz'ora. Alla fine della loro prima settimana, siediti con loro e ricapitoli cosa è successo e cosa dovrebbe succedere in futuro. Esegui questo processo ogni settimana per il primo mese e continua a ricapitolare ogni mese o ogni tre mesi.

Valuta i tuoi processi di onboarding

In qualità di datore di lavoro, dovresti sempre valutare l'efficacia dei tuoi processi di onboarding, così come altre metriche chiave per il loro successo. Questi includono:

• Tempo di produttività : quanto tempo impiega un nuovo assunto per aggiornarsi e diventare un prezioso contributo al successo dell'azienda? Identificare il tempo impiegato per raggiungere i KPI aiuterà a misurare questa metrica.
• Fatturato/mantenimento : confronta i livelli di turnover e mantenimento dei dipendenti tra gruppi di dipendenti in base all'anno in cui hanno iniziato il loro lavoro.
• Soglia di conservazione : calcola quanto tempo impiega un dipendente medio a lasciare l'azienda. I datori di lavoro possono identificare i modelli e allo stesso tempo adattare i loro colloqui di uscita per individuare le cause del turnover.
• Sondaggi sui nuovi assunti: fornisci ai nuovi assunti sondaggi e punti diversi del loro primo anno per monitorare i progressi. Può anche rivelarsi utile per i compagni di imbarco inviare anche sondaggi simili.
• Coinvolgimento e soddisfazione dei dipendenti : l'esperienza di inserimento dovrebbe essere divertente, coinvolgente, che attiri l'attenzione del dipendente e lo faccia sentire il benvenuto fin dal primo giorno.
• Valutazioni delle prestazioni : confronta le prestazioni della tua nuova assunzione di settimana in settimana. Ad esempio, dovrebbe esserci un notevole miglioramento delle prestazioni dopo un anno rispetto a quando hanno iniziato.

Ottieni feedback

La vita e il lavoro cambiano frequentemente, quindi assicurati di chiedere ai tuoi dipendenti cosa ne pensano di come stanno andando le cose. Crea sondaggi e sondaggi in tempo reale per ottenere feedback coerenti. Il tuo obiettivo è assicurarti che i tuoi nuovi assunti traggano effettivamente valore dall'onboarding.

Sposta il processo di onboarding su digitale

Con tutti i processi coinvolti in un processo di inserimento dei dipendenti, è assolutamente essenziale disporre degli strumenti giusti in modo da poter garantire che nulla venga perso e che i nuovi assunti abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo.

L'app multifunzione di Connecteam per la gestione dei dipendenti ti offre il modo più semplice e divertente per formare e far crescere il tuo team offrendo onboarding, formazione di routine, corsi normativi, quiz e miglioramento delle competenze professionali.

Con Connecteam puoi:

• Offri materiale di formazione ai dipendenti utilizzando documenti esistenti, file PDF, media e servizi web come YouTube, Dropbox, Google Drive o il sito web della tua azienda.
• Crea quiz online per sezioni, utilizza una libreria adattabile e monitora i progressi della formazione dalla dashboard dell'amministratore.
• Crea sondaggi per valutare le esigenze di formazione e il successo o utilizza il Box dei suggerimenti per ricevere feedback in qualsiasi momento.

Una delle cose migliori della funzione di formazione di Connecteam è che consente ai manager di seguire facilmente i progressi dei dipendenti durante l'onboarding. La dashboard mostra dove si trova ogni dipendente nel suo processo, quali quiz ha completato (qual è stato il punteggio), quale materiale ha letto o meno e così via. Ciò consente al manager di sapere cosa sta succedendo in tempo reale in modo che possa intervenire in qualsiasi momento, se necessario.

Ora che conosci alcune buone pratiche di inserimento e disponi delle app dei dipendenti per implementarle, come dovrebbe essere il primo giorno del tuo nuovo assunto? E i primi mesi? Continuate a leggere per scoprirlo.

Quanto tempo richiede il processo di onboarding?

Giorno uno

Il tuo obiettivo è far tornare a casa il nuovo assunto e dire felicemente alla sua famiglia e ai suoi amici che ha avuto il miglior primo giorno di sempre.

• Stabilisci le aspettative . Qual è il ruolo lavorativo del nuovo dipendente? Quali sono le loro responsabilità? Assicurati che tutti su tutta la linea siano consapevoli. Spiegare chiaramente tutte le aspettative e condividere le politiche aziendali.
• Presentare gli obiettivi . Abituare i nuovi assunti alla cultura aziendale. Quando i dipendenti sanno cosa aspettarsi dal loro ambiente di lavoro, sono in grado di prendere decisioni migliori in linea con la missione dell'azienda.
• Portali fuori a pranzo in modo da poter creare facilmente un rapporto. Inoltre, aiuta a sbarazzarsi di quei nervosismi del primo giorno quando il nuovo dipendente si trova in un ambiente rilassato.
• Assicurarsi che la stazione di lavoro sia pronta . Il nuovo dipendente dovrebbe avere un computer con le informazioni di accesso e tutto il software di formazione scaricato, insieme a un'uniforme (se presente) e gadget aziendale.
• Dategli un amico . Il nuovo assunto dovrebbe avere qualcuno su cui potersi appoggiare liberamente e pranzare con. Un compagno di bordo li presenta alle persone e controlla che tutto sia a posto.
• Sondaggio dopo il primo giorno . Fai il check-in con il nuovo assunto dopo il primo giorno per valutare come è andato tutto.

Una nuova lista di controllo per le assunzioni può aiutare il dipendente a svolgere tutte le attività necessarie del primo giorno.

La prima settimana

Assicurati che il nuovo dipendente abbia stabilito la conoscenza delle sue responsabilità lavorative, dei processi interni e delle aspettative.

• Rendi reale l'allenamento . Condividi con loro tutti i programmi di formazione che devono svolgere, ad esempio un mazzo sull'azienda, conoscere i clienti e prepararsi per l'anno a venire. Fallo con presentazioni di corsi online o documenti cartacei.
• Conformità . Assicurati che il dipendente firmi tutti i documenti pertinenti e li invii ai professionisti delle risorse umane dell'azienda.
• Socializzazione . Il nuovo assunto dovrebbe pranzare con i membri del team senior e ricevere un benvenuto personale dal supervisore del gruppo.
• Sondaggio dopo la prima settimana . Fai il check-in per vedere com'è andata la prima settimana, vedere se il nuovo assunto ha domande o dubbi, come si sente nei confronti dei suoi colleghi e manager, ecc.

Check-in di un mese

Verifica che i tuoi nuovi assunti siano coinvolti, felici e che non abbiano domande in sospeso.

• Ottieni un incontro faccia a faccia . Siediti con il nuovo dipendente e chatta con lui per vedere come se la cavano. Rivedi le prime settimane e rispondi a qualsiasi domanda. Verifica con il loro amico cosa pensano del nuovo dipendente.
• Socializzare . Il nuovo dipendente dovrebbe continuare a partecipare alle riunioni e incontrare continuamente persone di diversi reparti.
• Offri feedback. Fornisci al nuovo dipendente un feedback continuo in modo che si senta connesso e coinvolto, inoltre dovrebbe sapere come stanno progredendo su base giornaliera.
• Ricevi feedback . Consenti al dipendente di condividere il proprio feedback con te. Che si tratti del processo di onboarding o di idee sulla crescita dell'azienda, dovrebbe esserci una piattaforma (scatola dei suggerimenti, ad es.) per farle parlare.
• Mantieni lo slancio . Continua ad assegnare compiti e creare obiettivi professionali insieme.
• Fare un piano . Stabilire un piano di formazione annuale per il nuovo assunto. Verifica con loro se si stanno perdendo qualcosa e di quale formazione aggiuntiva hanno bisogno.

Dopo 3 mesi (90 giorni)

Assicurati che il dipendente si senta a casa. La maggior parte dei nuovi assunti capisce nei primi tre o sei mesi se vuole rimanere in azienda per il prossimo futuro.

• 1:1 con il manager . Il manager della nuova assunzione dovrebbe essere in grado di condividere le sue opinioni su come sono andati i primi tre mesi, quali obiettivi sono stati raggiunti e cos'altro deve essere fatto. Il nuovo assunto dovrebbe essere libero di condividere il proprio punto di vista.
• Check-in informale . Di solito, un'azienda ha un check-in di sei mesi e un anno per discutere dei KPI incontrati e del trimestre successivo. Tuttavia, quando hai una nuova assunzione, fai un check-in informale di tre mesi in modo da poter discutere le recensioni e gli obiettivi delle prestazioni.
• Crea i propri obiettivi . Consentire al nuovo assunto di fissare i propri obiettivi per i prossimi tre mesi. Poiché continuano a ricevere incarichi, dovrebbero sempre sapere quali obiettivi devono raggiungere ogni mese e ogni trimestre.
• Indagine sui primi 3 mesi . Conduci un sondaggio per vedere come sono andati i primi tre mesi del nuovo assunto. Valuta se hanno una solida conoscenza delle loro responsabilità e obiettivi.

Dopo sei mesi

Fai in modo che il nuovo assunto raggiunga gli obiettivi in ​​tempo e oltre le aspettative, pur avendo un forte rapporto con i colleghi. Il dipendente dovrebbe essere fiducioso, impegnato e ancora desideroso di imparare.

• Check-in semestrale . Proprio come hai fatto con un check-in informale di tre mesi, fai lo stesso a sei mesi ma mantienilo invece formale. Esaminare i progressi finora e continuare a sviluppare nuovi obiettivi.
• Socializzazione . Quanto sono coinvolti negli eventi aziendali? Sono coinvolti in molti incontri? A questo punto, dovrebbero partecipare a tutte le riunioni aziendali pertinenti. Dovrebbe essere coinvolto in attività al di fuori della propria descrizione del lavoro.
• Incontra un amico . Siediti con l'amico/mentore e discuti di come sono andati i primi sei mesi e vedi se è il momento di interrompere il processo di tutoraggio. Valuta cos'altro potrebbe essere utile al nuovo assunto.

Il primo anno

Avere un dipendente pienamente coinvolto, fiducioso e sviluppato. Dovrebbe avere una solida conoscenza della cultura e degli obiettivi dell'azienda.

• Verifica la produttività . Com'è stata la loro esibizione? Quali KPI sono stati raggiunti? Quale lavoro aggiuntivo deve essere svolto? Celebra i successi e offri il riconoscimento ai dipendenti per quando hanno eccelso.
• Pianifica in anticipo . Scegli di sviluppare continuamente i tuoi dipendenti (in prima linea o meno) e metti le carte in tavola, dovrebbero sapere quali opportunità ci aspettano.
• Sviluppo professionale . Quali obiettivi e opportunità di apprendimento sono rilevanti per l'anno a venire? Discutere questo insieme.
• Sondaggio dopo il primo anno . Il dipendente dovrebbe essere in grado di esprimere appieno come è andato l'intero processo di assunzione dal suo punto di vista in modo che tu possa migliorare l'onboarding per la prossima nuova assunzione. Questa è essenzialmente una valutazione annuale dei dipendenti.

La linea di fondo sul processo di assunzione dei dipendenti

Ora che sei a conoscenza delle principali pratiche e attività di onboarding e di quando implementarle, dovresti essere più preparato quando assumi i dipendenti e offri loro l'inizio ideale per il loro percorso professionale nella tua azienda (anche durante le festività natalizie).

E se hai a disposizione le giuste soluzioni software per implementare queste pratiche, puoi rendere il processo di onboarding efficace, coinvolgente ed efficiente, tutto in una volta.

Ricorda, l'onboarding non si conclude una volta che un dipendente inizia a lavorare davvero. Non è finita dopo una settimana e nemmeno un mese. Il processo di inserimento dei tuoi dipendenti dovrebbe essere in corso. Puoi anche scaricare la nostra checklist di onboarding gratuita per iniziare.