I 15 migliori strumenti software di pianificazione dei dipendenti (gratuiti e a pagamento)
Pubblicato: 2024-04-02
- 7 marzo 2024
Contenuti
Mentre il mondo continua a spostarsi verso il digitale, sono nati nuovi strumenti per facilitare ogni aspetto del business, dalla contabilità alla pubblicità alla pianificazione dei dipendenti.
Se sei un datore di lavoro, probabilmente ti sei trovato a chiederti se esiste un modo più semplice per programmare i tuoi dipendenti. Anche se usare carta e penna o fogli di calcolo funziona sicuramente, al giorno d'oggi ci sono strade molto più efficienti da considerare.
Qui, illustreremo alcune delle opzioni per gli strumenti software di pianificazione dei dipendenti. Tratteremo 15 dei migliori strumenti sul mercato e cosa li rende unici. Alla fine di questa guida, dovresti avere una buona idea di quale strumento è più adatto alle tue esigenze.
Caratteristiche dei migliori strumenti software per la pianificazione dei dipendenti
Prima di immergerci nei dettagli di ogni singolo strumento, diamo una panoramica più ampia di ciò che dovresti cercare in uno strumento di pianificazione dei dipendenti. Ciò ti aiuterà a capire come ogni strumento si inserisce nel panorama del mercato più ampio.
- Interfaccia utente: nessuno vuole fissare un'interfaccia utente brutta: abbassa il morale dei lavoratori e rende tutto molto meno piacevole. Inoltre, alcune interfacce utente sono così difficili da navigare che possono ridurre la produttività. Assicurati che qualunque sia il software che scegli, l'interfaccia utente sia piacevole e intuitiva.
- Prezzo: sfortunatamente, il denaro non è illimitato e le aziende devono sempre lavorare entro i propri budget. Sebbene alcune delle opzioni di fascia alta possano sembrare allettanti, assicurati di non esagerare e di non spendere soldi dove non è necessario.
- Funzionalità di pianificazione: gli strumenti di pianificazione odierni offrono un'ampia varietà di funzionalità diverse, come richieste di cambio turno, pianificatori drag-and-drop e pianificazione automatizzata. Esamina attentamente ciascuna offerta e prendi nota delle funzionalità che sono più importanti per te.
- Strumenti di analisi: alcuni strumenti di pianificazione forniscono funzionalità di analisi approfondita del costo del lavoro che possono aiutarti a massimizzare il ROI e migliorare l'efficienza dei lavoratori. Non tutti gli strumenti lo includono.
- Strumenti per le risorse umane e per le buste paga: alcuni degli strumenti che trattiamo sono suite per le risorse umane e per le buste paga che includono funzionalità di pianificazione. Per molte aziende, questo può essere eccessivo, quindi tieni a mente le tue esigenze mentre leggi questa guida.
I 15 migliori strumenti software per la pianificazione dei dipendenti
Ora che hai una conoscenza di base di ciò che possono offrire gli strumenti di pianificazione dei dipendenti, diamo un'occhiata ad alcune delle migliori opzioni disponibili sul mercato in questo momento.
1. ZoomShift
Sito web: zoomshift.com
Prezzo: a partire da $ 2 per membro attivo del team/mese
ZoomShift è uno strumento robusto che facilita la comunicazione del team, il monitoraggio del tempo e la pianificazione. I datori di lavoro possono aggiungere turni al calendario, che si aggiorna in tempo reale per garantire che i membri del team siano sempre sulla stessa pagina.
Inoltre, l'app mobile ZoomShift consente a datori di lavoro e dipendenti di sfruttare tutte le funzionalità del software ovunque e di apportare modifiche da qualsiasi luogo. Utilizzando ZoomShift, i datori di lavoro possono inviare automaticamente promemoria dei turni tramite SMS, e-mail e notifiche push per migliorare la responsabilità dei dipendenti e ridurre gli errori.
ZoomShift consente inoltre ai dipendenti di richiedere facilmente nuovi turni, chiedere ferie e scambiare turni con altri dipendenti. La funzione Shift Swap aiuta i dipendenti a comunicare con i propri colleghi per riempire i turni quando un membro del team ha un altro obbligo. I manager possono richiedere l'approvazione per lo scambio di turni o lasciare che i dipendenti risolvano il problema in completa autonomia.
Inoltre, la funzione GPS Time Clock aiuta a garantire che i dipendenti timbrano l'ingresso dalla posizione giusta, al momento giusto. I manager possono scegliere di essere avvisati di eventuali timbrature non valide in modo da poter tenere sempre sotto controllo la propria squadra.
2. Vice
Sito web: deputy.com
Prezzo: a partire da $ 2,50 per utente/mese
La combinazione di analisi approfondite e funzionalità di pianificazione uniche di Deputy lo rendono uno dei principali attori nel settore. Una delle caratteristiche principali di Deputy è la possibilità di importare orari da fogli di calcolo e informazioni sul personale da altri strumenti come Gusto, Oracle NetSuite OneWorld e Quickbooks.
Inoltre, Deputy fornisce utili strumenti di analisi dei costi che aiutano i datori di lavoro a decidere quale membro del personale sarà la scelta più conveniente per un particolare turno. Include anche un profilo di stress, che aiuta i manager a prestare attenzione ai dipendenti oberati di lavoro quando stabiliscono gli orari. Ciò può ridurre l’incidenza del temuto “copening” (quando un dipendente deve chiudere una notte e aprire la mattina successiva), che può influire negativamente sul morale dei dipendenti.
3. Quando lavoro
Sito web: quandoiwork.com
Prezzo: a partire da $ 0 per utente/mese
When I Work è una piattaforma ottimizzata per dispositivi mobili con un'interfaccia utente intuitiva che aiuta a migliorare il processo di pianificazione dei dipendenti. Anche se non può importare i dati dei dipendenti come fa Deputy, consente ai dipendenti di inserire le proprie informazioni da soli, il che può accelerare i tempi di configurazione.
Quando lavoro affida gran parte del processo di pianificazione nelle mani dei dipendenti. Ad esempio, i dipendenti possono selezionare gli orari in cui sono disponibili a lavorare e scambiare i turni con altri colleghi con o senza l'approvazione del manager, a seconda delle impostazioni.
Come Deputy, fornisce analisi del costo del lavoro per aiutare a massimizzare l'efficienza dal punto di vista del ROI. Puoi anche utilizzare l'API di When I Work per connetterti con un POS (punto vendita) o un software per la gestione delle paghe.
4. Fogli Google
Sito web: google.com/sheets/about
Prezzo: gratuito
Fogli Google non è progettato specificamente per la pianificazione dei dipendenti, ma merita un posto in questo elenco poiché è completamente gratuito, molto flessibile e la maggior parte dei manager e dei dipendenti avrà già una certa esperienza con esso.
Fogli Google è semplicemente un programma per fogli di calcolo. Tuttavia, a differenza di Excel, è basato su cloud, quindi le modifiche vengono aggiornate in tempo reale. Ciò significa che non incontrerai problemi con i dipendenti che guardano le versioni precedenti del programma e saltano i turni o si presentano a quelli sbagliati.
Nel complesso, Fogli Google può essere una soluzione adeguata per i team con pochi dipendenti che non possono permettersi di spendere soldi extra per uno strumento di pianificazione. Non è progettato per la pianificazione, ma porterà a termine il lavoro in un attimo.
5. Documenti Google
Sito web: google.com/docs/about
Prezzo: gratuito
Come Fogli Google, Documenti offre un modo gratuito e basato su cloud per pianificare i dipendenti. L'unica differenza è che Docs è un elaboratore di testi, non un foglio di calcolo. Di conseguenza, non avrai la flessibilità aggiuntiva di scrivere codice per espanderne le funzionalità.
Google Docs si aggiorna anche in tempo reale in modo che tutti possano rimanere sulla stessa pagina. Essenzialmente è solo un passo avanti rispetto alla pianificazione di carta e matita e non offre troppi vantaggi.
6. Calendario di Google
Sito web: calendar.google.com/calendar
Prezzo: gratuito
Fonte
Come Documenti e Fogli, Calendar è un programma gratuito che ti consente di pianificare i dipendenti utilizzando un calendario. Rispetto agli altri due prodotti Google, però, Calendar può anche inviare notifiche via email per avvisare i dipendenti sui turni.
Nel complesso, è un po' più adatto alla pianificazione (dopo tutto è un calendario), ma non fornisce tutte le funzionalità utili che può offrire uno strumento di pianificazione dedicato. Tuttavia, considerando il prezzo molto basso della versione gratuita, è un'opzione che vale la pena considerare se hai un budget limitato.
7. Planday
Sito web: planday.com
Prezzo: a partire da $ 2 per utente/mese
Planday è uno strumento di pianificazione basato su cloud che offre un orologio, un pianificatore di turni, un calendario di lavoro a turni e un programma di lavoro. Una delle funzionalità più utili di Planday è il reporting finanziario puntuale.
Ciò consente ai datori di lavoro di visualizzare i costi del personale, le ore lavorate e la percentuale delle entrate pagate in stipendi direttamente dalla visualizzazione della pianificazione. Planday consente inoltre ai datori di lavoro di creare impostazioni di conformità, che invieranno avvisi quando un programma viola le regole di conformità.
8. Cambio
Sito web: shiftboard.com
Prezzo: sconosciuto
Una delle migliori caratteristiche di Shiftboard è la sua interfaccia utente: la maggior parte è incredibilmente pulita e ben organizzata, il che rende l'utilizzo dello strumento un'esperienza piacevole. Tuttavia, la visualizzazione del calendario è un po' angusta e disordinata, quindi gli amministratori potrebbero non avere un'esperienza con Shiftboard altrettanto buona quanto quella dei dipendenti.
Come Deputy, Shiftboard può importare i dati dei dipendenti da Excel, accelerando l'onboarding. Ha anche una sottosezione per le domande in sospeso, che può facilitare l'assunzione di nuovi dipendenti.
9. App di chat (WhatsApp, Messenger)
Sito web: Vari
Prezzo: gratuito
Le app di chat, come WhatsApp, Messenger e Telegram, non sono progettate per la pianificazione, ma molte aziende le utilizzano con successo a tale scopo. Non sono gli strumenti migliori per il lavoro, ma possono essere utilizzati per programmare i dipendenti gratuitamente.
Tuttavia, sebbene il prezzo inesistente sia decisamente allettante, potresti finire per perdere denaro a causa di un errore umano. Le app di chat non possono aggiornare gli orari in tempo reale come altri strumenti, quindi fai affidamento su dipendenti e manager per tenere traccia manualmente degli orari e aggiornare i dipendenti di conseguenza. Se hai un team piccolo, può funzionare bene, ma può essere un incubo logistico per le aziende più grandi.
10. Asana
Sito web: asana.com
Prezzo: a partire da $ 0 al mese
Asana è un altro strumento che, sebbene non sia progettato per la pianificazione dei dipendenti, può essere truccato per farlo abbastanza bene.
Fondamentalmente, Asana è uno strumento di gestione del progetto. Per utilizzarlo per la pianificazione dei dipendenti, è possibile impostare attività che corrispondono a turni e assegnare loro dipendenti diversi. Asana può quindi inviare e-mail per avvisare i membri del personale dell'avvicinarsi dei turni e i dipendenti possono commentare le attività per comunicare tra loro.
I team che già utilizzano Asana o software simili potrebbero voler prendere in considerazione questa opzione. Tuttavia, Asana non fornisce funzionalità aggiuntive per lo scambio di turni, l'analisi del costo del lavoro o qualsiasi altra cosa direttamente correlata alla pianificazione dei dipendenti.
11. Umanità
Sito web: humanity.com
Prezzo: parte da $ 3 per utente/mese con un minimo di $ 80/mese
Humanity è una delle scelte migliori per le aziende che già utilizzano strumenti HR o POS nelle loro operazioni quotidiane. Si integra con molti strumenti standard del settore e offre anche un'API in modo che gli utenti esperti possano realizzare le proprie integrazioni.
Lo strumento consente ai datori di lavoro di pianificare, integrare e aggiornare i dipendenti. Due caratteristiche uniche della piattaforma sono le previsioni di vendita e la pianificazione automatizzata. L'umanità estrae i dati dal software POS per analizzare quanti dipendenti devono lavorare per massimizzare le vendite.
Per automatizzare gli orari, i datori di lavoro inseriscono i dati e i requisiti dei turni e Humanity li confronta con le previsioni di vendita per creare un programma ottimizzato. Tuttavia, i datori di lavoro interessati a utilizzare questa funzionalità dovranno pagare una tariffa aggiuntiva.
12. Fionda
Sito web: getsling.com
Prezzo: gratuito
Sling è uno strumento leader per la pianificazione dei dipendenti, apprezzato da aziende come Amazon, Subway e The UPS Store. Forse la cosa più impressionante di Sling è che le funzionalità principali dello strumento sono disponibili gratuitamente.
Infatti, al prezzo basso di $ 0 al mese, i datori di lavoro hanno accesso alla pianificazione dei turni, alle richieste di turni, alle offerte di turni, agli allarmi per i turni, alle richieste di ferie e a molte altre funzionalità per un numero illimitato di utenti.
Tuttavia, funzionalità più avanzate, come il geofencing, il monitoraggio degli straordinari, la sincronizzazione di Google Calendar e il cambio di turno, sono disponibili solo sui piani a pagamento. Nel complesso, Sling è un buon modo per testare il terreno prima di effettuare un investimento monetario considerevole in uno strumento di pianificazione.
13. Forza lavoro Kronos pronta
Sito Web: kronos.com/products/workforce-ready-suite
Prezzo: a partire da $ 6 per dipendente/mese
Kronos Workforce Ready è una soluzione HR. Sebbene Kronos affermi di essere progettato per le PMI, il suo set di funzionalità parla di un focus su aziende e imprese più grandi. In effetti, molti proprietari di piccole imprese si sentiranno persi nel districarsi tra le numerose funzionalità.
Sebbene Kronos fornisca una piattaforma HR onnicomprensiva, offre anche uno strumento di pianificazione come parte della suite o come strumento autonomo. Una delle sue migliori caratteristiche è Impostazioni pianificazione, che ti consente di eseguire più pianificazioni con regole diverse (pause pranzo, numero massimo di turni, ecc.), il tutto senza interferire tra loro.
Sfortunatamente, Kronos non include una funzione di chat per facilitare la comunicazione dei dipendenti.
14. APS in linea
Sito web: apspayroll.com
Prezzo: $ 3 per dipendente/mese solo per la pianificazione
APS OnLine è un software per risorse umane, buste paga e pianificazione rivolto alle aziende con un numero di dipendenti compreso tra 100 e 3.000. Molte piccole imprese lo troveranno eccessivo (soprattutto considerando il suo prezzo elevato di $ 5 per utente al mese), ma se hai bisogno di una soluzione che si occupi di tutte e tre queste attività, è un'opzione che vale la pena considerare.
Se desideri tenere sotto controllo i tuoi dipendenti, la funzione Impostazione presenza di APS ti consente di configurare impostazioni avanzate per le timbrature in entrata e in uscita. Ad esempio, puoi scegliere di ricevere un avviso se un dipendente entra con cinque minuti di ritardo. Tuttavia, l'estetica della piattaforma è piuttosto cupa e grigia, il che non la renderà un successo tra i dipendenti.
15. Pianificazioni calde
Sito web: quarto.com
Prezzo: a partire da $ 49 al mese per una sede e fino a 30 utenti
A differenza di alcuni degli altri strumenti che abbiamo esaminato, HotSchedules è interamente focalizzato sulla pianificazione dei dipendenti, il che lo rende un'ottima scelta per le aziende che necessitano di strumenti di pianificazione senza un sacco di funzionalità per buste paga e risorse umane.
È particolarmente adatto per i team che fanno affidamento sui telefoni cellulari anziché sui desktop. Ciò lo rende una scelta perfetta per ristoranti, negozi al dettaglio e altre attività in cui i dipendenti sono in piedi. In effetti, è disponibile una suite di software aggiuntivo specificatamente adattata ai ristoranti e alle attività di ospitalità.
Inoltre, HotSchedules è una delle poche piattaforme che fornisce aggiornamenti in tempo reale su costi e altri parametri. Tuttavia, l’interfaccia utente desktop è un po’ poco brillante.
La linea di fondo
Con così tanti strumenti di pianificazione dei dipendenti tra cui scegliere, i datori di lavoro non hanno scuse per continuare a utilizzare metodi di pianificazione inefficienti e obsoleti. Nella migliore delle ipotesi, sono una seccatura in più e, nel peggiore dei casi, perdono denaro.
Questo elenco dovrebbe fornirti un solido punto di partenza per iniziare la ricerca. Anche se ricercare così tante opzioni può sembrare scoraggiante, i risultati dei tuoi sforzi ne varranno la pena.
Marco Lindquist
Mark condivide il 44% delle lettere che compongono la parola "marketing", quindi il suo futuro è stato deciso fin dalla tenera età. Dopo un breve ma redditizio incarico come imitatore di celebrità di Macaulay Culkin, Mark ha realizzato la sua profezia e si è unito al team Mailshake come stratega di marketing.
