Migliori pratiche di cronometraggio dei dipendenti: cosa fare e cosa non fare

Il Fair Labor Standards Act (FLSA) consente ai datori di lavoro di scegliere i propri strumenti di monitoraggio del tempo e di aspettarsi che tutti i record siano accurati e aggiornati. Se stai ancora lavorando con carta e penna o se i tuoi dipendenti segnano le loro ore su un orologio, il nostro primo e più importante consiglio è automatizzare il cronometraggio dei dipendenti passando a un sistema di rilevazione presenze digitale . Ciò ti consente di monitorare facilmente le ore di lavoro dei tuoi dipendenti con maggiore efficienza e precisione e riduce al minimo lo spazio per l'errore umano. Fornisce inoltre una chiara panoramica della quantità di ore lavorate o spese per un particolare progetto, consente al personale di rivedere e approvare i propri fogli presenze e semplifica l'intero processo di gestione delle retribuzioni.

Con un record del 43% dei dipendenti che ammette di non fornire la corretta quantità di ore per turno, la digitalizzazione del cronometraggio dei dipendenti è la via da seguire. Alcune soluzioni software per il cronometraggio dei dipendenti, come Connecteam , ti consentono anche di impostare geofence intorno alle aree di lavoro per garantire che i tuoi lavoratori siano esattamente dove devono essere quando entrano e escono.

Dati accurati su orari e presenze sono la spina dorsale di qualsiasi iniziativa di cronometraggio dei dipendenti. Per farlo bene, registra le ore di lavoro al minuto invece di fare stime e registrare il tempo mentre viene lavorato, piuttosto che fare affidamento sulla memoria tua o dei tuoi dipendenti.

Il software di rilevazione presenze consente a te e al tuo team di registrare facilmente orari di lavoro accurati in tempo reale, che è quindi possibile gestire e rivedere facilmente.

Mostra ai tuoi dipendenti i vantaggi del monitoraggio del tempo e crea una cultura aziendale in cui il cronometraggio è apprezzato. I dipendenti hanno molto da guadagnare dall'automazione del monitoraggio del tempo, soprattutto perché non hanno più bisogno di farlo manualmente e possono essere sicuri di essere pagati per l'esatto orario di lavoro. App come Connecteam contano tutte le ore, così i dipendenti possono anche vedere quante ore hanno accumulato.

I dipendenti saranno contenti e felici di adottare il nuovo strumento. Una volta che i dipendenti capiranno che ci sono meno errori, saranno felici di adottare il nuovo strumento e di accedere e uscire.

I dipendenti necessitano di pause adeguate durante la loro giornata lavorativa e non dovrebbero assolutamente essere penalizzati per aver fatto una pausa pranzo. Detto questo, non fornire pause sufficienti potrebbe portare a un furto di tempo.

Assegnando il tempo alle pause, dai ai tuoi dipendenti l'opportunità di ricaricarsi, consentendo loro di "riprendersi" e di esibirsi al meglio. Le pause sono anche un ottimo modo per mostrare al tuo team che li apprezzi e incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti mentre i lavoratori colgono questa opportunità per parlare tra loro.

Dovresti verificare con le leggi statali sul lavoro per assicurarti di fornire la giusta quantità di tempo per le pause.

Affinché il cronometraggio dei dipendenti sia giusto e conforme alla legge sugli standard del lavoro equo ( FLSA ) e a molte leggi statali, devi pagare i tuoi dipendenti per un certo tempo non produttivo oltre al tempo che trascorrono effettivamente a lavorare. Ciò include il tempo trascorso in allenamento o in viaggio . Un'altra best practice per il cronometraggio dei dipendenti è quindi istruire i dipendenti a registrare il loro tempo per tali casi e assicurarsi che dispongano degli strumenti giusti per farlo poiché potrebbero trovarsi al di fuori del loro normale ambiente di lavoro durante questi periodi.

Richiedi al tuo personale di rivedere i propri record di tempo alla fine di ogni periodo di paga e confermare che siano corretti. Ciò ti consente di apportare correzioni prima di elaborare il libro paga e dimostrare che il tuo dipendente ha confermato l'accuratezza dei propri record di tempo. Si noti che apportare modifiche ai record di lavoro di un dipendente senza la sua approvazione è un'attività rischiosa e ha portato a numerose cause legali.

I tuoi dipendenti dovrebbero essere in grado di registrare le loro ore di lavoro facilmente e in non più di un minuto al giorno. In caso contrario, sarà più probabile che siano riluttanti a farlo correttamente. Scegli un metodo di cronometraggio dei dipendenti veloce e intuitivo.

Per legge, sei tenuto a pagare i tuoi dipendenti per tutte le loro ore di lavoro nel successivo giorno di paga regolarmente programmato , indipendentemente dal fatto che abbiano seguito o meno le politiche di cronometraggio della tua azienda . Ciò significa che anche in caso di discrepanze sulla retribuzione, il dipendente deve comunque ricevere il pagamento completo.

Se il dipendente non consegna o non firma il proprio foglio presenze, richiedere tempestivamente al dipendente e al suo responsabile diretto di inviare e confermare l'orario di lavoro e di pagare il dipendente di conseguenza.

I dipendenti dovrebbero capire come tenere traccia delle loro ore. Il processo non dovrebbe essere complicato da compilare per i dipendenti. A seconda dello stato determinerà quante pause hanno dalla legge statale. Ciò potrebbe significare che timbrano solo al mattino e timbrano la sera. Altri potrebbero chiedere loro di entrare e uscire anche durante le pause.

Assicurati che gli straordinari siano pagati e che tu abbia assegnato quella quantità di straordinari. Pagare troppi straordinari può intaccare i tuoi profitti. Puoi rendere più specifici gli orari dei tuoi dipendenti richiedendo il progetto o l'obiettivo su cui stavano lavorando. App come Connecteam ti consentono di impostare il geofencing sull'ingresso in modo che i dipendenti possano timbrare solo dalla posizione esatta.

Assicurati di aver salvato una copia delle tue schede attività perché non vorresti perdere quei file. Devi assicurarti che il punto in cui hai salvato i file sia sicuro e che non siano cancellabili con un clic.

La FLSA richiede che i datori di lavoro conservino i fogli salari, i cartellini orari e altri registri delle buste paga su cui si basano i calcoli salariali per almeno due anni. È inoltre necessario conservare la documentazione richiesta ai fini fiscali federali per almeno quattro anni. Poiché varia le informazioni da conservare per lo stato, verifica con il tuo governo locale eventuali regole aggiuntive per la conservazione dei registri.

Per determinare l'importo che il tuo personale dovrebbe ricevere ai sensi della FLSA, è necessario sapere quante ore hanno lavorato. Pertanto, come datore di lavoro, non puoi richiedere o consentire al tuo personale non esente di lavorare fuori orario, anche se potrebbe volerlo o richiedere di farlo per buona volontà. Per evitare insidie, assicurati di includere una politica che indichi chiaramente che non è consentito lavorare fuori orario e imposta i controlli per evitare che ciò accada.