Sfruttare i chatbot AI per ERP: vantaggi principali e strategie da implementare per le aziende

Nell’attuale ecosistema aziendale in rapida evoluzione, le aziende sono costantemente alla ricerca di modi innovativi per semplificare le proprie operazioni e ottenere un vantaggio competitivo.

Uno strumento su cui hanno fatto affidamento come modalità affidabile per raggiungere questo obiettivo è un software ERP (Enterprise Resource Planning). Il dominio del software ERP, in risposta, è emerso come un software collaudato che aiuta le aziende a ottimizzare e automatizzare i propri processi, consentendo ai dipendenti di svolgere le attività in modo più semplificato. Tutto questo quando sono costruiti estremamente bene.

Nella maggior parte dei casi, le soluzioni ERP sono dotate di un'interfaccia complessa che costringe gli utenti a navigare passando da una scheda all'altra per accedere a informazioni importanti. Il risultato finale? Gli utenti trascorrono più tempo lavorando all'interno del sistema ERP che lavorando. Per risolvere questo problema, le aziende hanno iniziato a rivolgersi a soluzioni che consentissero ai propri dipendenti di ottenere facilmente i dati di cui hanno bisogno senza il fastidio di dover passare attraverso processi a più fasi.

È qui che entra in gioco un chatbot AI ERP.

Il chatbot AI per ERP, come concetto, rappresenta una piattaforma che rimane all'interno del software ERP e aiuta gli utenti con le loro domande sulle informazioni aziendali. Ad esempio, se hai bisogno dei dettagli sui profitti e sulle perdite dell'ultimo trimestre, tutto ciò che dovrai fare è digitare "quali erano i miei numeri di profitti e perdite del secondo trimestre del 2023" nelle soluzioni chatbot ERP AI e otterrai il numero.

Esaminiamo il concetto in dettaglio entrando un po' nel tecnico.

L'architettura tipica degli assistenti ERP basati sull'intelligenza artificiale

Esistono diversi modi per eseguire l'integrazione dei sistemi ERP chatbot AI, ma quella considerata la più sicura è questa architettura:

1. L'utente inserisce le espressioni in uno dei molteplici canali connessi a ERP (Webchat, slack, ecc.) e vengono quindi passate ai connettori bot.
2. Il connettore bot è solitamente ospitato su una piattaforma cloud. Invia l'espressione alla logica del bot che viene ospitata sulla tua rete locale.
3. La logica del bot gestisce l'espressione e solleva una richiesta per:

• Il sistema backend, se necessario, per portare avanti la conversazione.
• Il motore NLP nel cloud per l'estrazione di intenti ed entità dall'espressione.

1. Una volta raccolte le informazioni, la logica del bot ottiene tutti i dati necessari per condurre la conversazione.

Il vantaggio di questa automazione ERP con l'architettura dei chatbot è che i dati inseriti dall'utente sono le uniche informazioni che vengono esposte sul cloud. Tutte le informazioni sensibili all'interno delle espressioni vengono crittografate tramite la logica del bot prima di essere inviate al motore NLP. Inoltre, i dati di backend rimangono nel firewall poiché la logica è archiviata in sede.

Ecco una vista dell'architettura di integrazione SAP NLP che presenta la rappresentazione visiva di come funziona

Mentre accadono così tante cose sul backend, nel frontend la conversazione tra gli utenti e l'ERP chatbot AI avviene in pochi secondi.

Ma come si traduce questo processo in vantaggi di business? Diamo un'occhiata…

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I vantaggi dei chatbot AI nell'ERP

Immagina di utilizzare un elemento che studia i dati provenienti da più segmenti del software ERP e poi ritorna con una risposta alla tua domanda relativa all'azienda o ti assiste nelle attività di reporting e immissione dati. L'automazione ERP con i chatbot lo rende possibile. Ed ecco il risultato di questa facilità.

1. Risoluzione efficace del problema

Uno dei maggiori vantaggi dei chatbot IA nell’ERP risiede nel loro approccio multiforme alla risoluzione dei problemi. In genere, funziona in tre modi:

• Assistenza FAQ – Forniscono risposte in tempo reale alle domande più frequenti come "scarica la mia busta paga", "dove posso trovare il rapporto sulle prestazioni SEO del mese scorso"
• Risoluzione dei problemi: diagnostica rapidamente soluzioni in tempo reale per i problemi che si verificano comunemente.
• Processi passo dopo passo: guida gli utenti attraverso processi e passaggi complessi, riducendo così gli errori.

1. Automazione del processo

Gli assistenti ERP basati sull'intelligenza artificiale si prendono carico senza sforzo di attività ripetitive come la generazione di report, l'immissione di dati e i flussi di lavoro di approvazione. Questa inclusione aiuta a semplificare le operazioni e a promuovere l’efficienza mantenendo la precisione.

Gestendo autonomamente queste attività, i bit eliminano la possibilità di errore, liberando i dipendenti da compiti banali.

1. Approfondimenti sui dati

Basato sulle funzionalità di intelligenza artificiale e apprendimento automatico, il chatbot AI per ERP è in grado di analizzare i dati ERP e raccogliere informazioni preziose che promuovono un processo decisionale informato. Ciò aiuta le aziende ad accelerare le scelte basate sui dati e a sfruttare le opportunità, dando loro fiducia quando si tratta di orientare i propri piani in base ai cambiamenti del mercato e alla domanda.

1. Assistenza personalizzata

Lavorando con un'enorme quantità di set di dati relativi alla cronologia delle ricerche, ai ruoli, alle responsabilità e alle interazioni passate, il chatbot ERP AI è in grado di offrire una guida personalizzata agli utenti. Ad esempio, se chiedi al bot di dirti le prestazioni del marketing, può suggerirti di cercare quale campagna ha ottenuto i migliori risultati o un foglio ROI specifico del marketing.

1. Risposta semplificata al problema

La proattività è una caratteristica che distingue un ERP medio da un software di vero impatto aziendale. L'implementazione dell'ERP AI supporta avvisi migliorati in cui gli utenti possono interagire con la notifica dai propri dispositivi mobili o PC.
In questo modo, in caso di eventi eccezionali come guasti alla macchina, ritardi nella consegna o problemi di inventario, gli utenti possono chiedere al bot maggiori informazioni per agire tempestivamente.

Ora che abbiamo esaminato i vantaggi dell'integrazione del chatbot AI con i sistemi ERP, è fondamentale capire che, affinché le aziende possano ottenere i vantaggi specifici dell'ERP chatbot AI, dovranno disporre di una strategia solida come una roccia.

In Appinventiv, quando lavoriamo su un progetto che coinvolge lo sviluppo di chatbot ERP AI, ci sono alcune strategie chiave che seguiamo. Anche se ogni progetto è diverso, ci sono alcuni fattori che rimangono gli stessi per ogni ambito di requisiti.

Fattori che determinano il successo del tuo progetto ERP

Obiettivo ben definito – Iniziamo con un obiettivo chiaramente definito che spiega cosa vuoi che il chatbot raggiunga all’interno del tuo sistema ERP. L'insieme delle attività potrebbe consistere nell'automazione dei compiti, nella fornitura di informazioni o semplicemente nell'assistenza con il supporto. Questo obiettivo aiuta quindi a preparare i dati per il chatbot AI per ERP.

Seleziona la giusta piattaforma IA – Nelle nostre offerte di servizi di sviluppo IA, poniamo l'accento sulla creazione del tuo chatbot ERP su stack tecnologici e modelli IA in linea con il software locale. Alcune delle opzioni su cui lavoriamo sono: Dialogflow, Microsoft Bot Framework o anche sviluppo personalizzato con Python e librerie come NLTK o spaCy.

Progettare flussi di conversazione: una parte fondamentale del nostro impegno nello sviluppo di chatbot ERP AI consiste nella creazione di flussi di conversazione e dialoghi per il chatbot identificando le domande comuni degli utenti e costruendo le risposte di conseguenza. Implementiamo anche componenti NLU per aiutare il chatbot a comprendere in modo efficace l'intento e il contesto dell'utente. Ciò implica anche la formazione del chatbot nel linguaggio e nella terminologia specifici del settore.

Distribuisci e monitora: dopo aver addestrato il tuo chatbot AI ERP con le interazioni degli utenti reali e aver perfezionato le sue risposte nel tempo, distribuiamo il chatbot all'interno del tuo sistema ERP o sviluppiamo il sistema ERP abilitato all'intelligenza artificiale e monitoriamo le sue prestazioni analizzando continuamente le interazioni degli utenti e perfezionando il le risposte del chatbot.

Utilizzando queste strategie per definire i migliori casi d'uso del chatbot AI ERP, abbiamo sviluppato e distribuito oltre 20 soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali, di cui almeno 5 con chatbot AI per ERP. L'obiettivo per noi è sempre quello di creare software che fornisca approfondimenti dettagliati in tempo reale alle domande degli utenti. Investi oggi stesso nei nostri servizi di sviluppo software aziendale per testimoniare le capacità dell'intelligenza artificiale nell'ERP.

Domande frequenti

D. Cos'è un chatbot AI nel contesto dell'ERP?

R. Il chatbot ERP AI è una funzionalità che viene integrata nel software con l'obiettivo di rispondere alle domande dei dipendenti in tempo reale. Funziona su un'architettura che accoglie le domande degli utenti, utilizza l'apprendimento automatico, la PNL e i modelli di intelligenza artificiale per comprendere il contesto della conversazione e convertirli in risposte appropriate.

D. Quali sono i principali vantaggi derivanti dall'utilizzo dei chatbot IA nei sistemi ERP?

R. Esistono numerosi vantaggi/casi d'uso del chatbot AI ERP a cui le aziende moderne stanno assistendo. Alcuni dei principali vantaggi includono: migliore efficienza, migliore produttività, fornitura di consigli personalizzati e un migliore processo decisionale