Tutto ciò che dovresti sapere sui sistemi telefonici per i call center

Le vendite e il marketing svolgono un ruolo importante nel garantire la crescita e il successo di un'azienda. Quando le persone sentono vendite e marketing, spesso pensano alla generazione di entrate e alla promozione del marchio. Tuttavia, c'è di più per il lavoro di vendita e marketing attraverso i sistemi telefonici.

Una delle parti più importanti delle vendite e del marketing è la comprensione del cliente. Ciò comporta l'acquisizione di informazioni sulle esigenze e le preferenze dei clienti durante il ciclo di vendita. Una volta che conosci il tuo cliente, puoi sviluppare prodotti e servizi che soddisfino le sue esigenze.

Gli approfondimenti possono anche aiutarti a personalizzare i messaggi di marketing e impostare strategie di vendita per segmenti di clienti specifici. Durante tutto questo processo, una cosa rimane costante; devi contattare il tuo cliente.

Devi rimanere in contatto con i tuoi clienti affinché la tua attività abbia successo. È così che crei relazioni con i tuoi clienti. Tuttavia, questo può essere difficile se non si dispone di un sistema che aiuti a gestire il grande volume di clienti.

Uno dei modi migliori per superare questo ostacolo è utilizzare il software del call center. I call center gestiscono spesso un volume elevato di chiamate telefoniche in entrata o in uscita all'interno di un'organizzazione. Per questo, si affidano ai sistemi telefonici per gestire le chiamate.

Caratteristiche dei sistemi telefonici nei call center

I sistemi telefonici per call center svolgono diverse funzioni per l'azienda. Anche ora sono disponibili anche sistemi telefonici automatizzati. Il loro obiettivo principale è aiutare a far crescere il business personalizzando la comunicazione e offrendo agli agenti esperienze semplici.

In passato la comunicazione avveniva principalmente tramite telefonate, da cui il nome call center. Tuttavia, oggi abbiamo contact center che si occupano dei diversi canali digitali di comunicazione. Il nuovo sistema supporta e-mail, live chat, SMS, chat video e social media.

I sistemi gestiscono anche le chiamate in entrata e le instradano agli agenti appropriati in base al merito. Queste funzionalità aggiuntive aiutano gli agenti a gestire e rispondere meglio ai clienti. Detto questo, diamo un'occhiata alle opzioni che hai per i sistemi telefonici del call center.

Tipi di sistemi telefonici

Ci sono diverse opzioni quando si tratta di aggiornare il sistema telefonico della tua azienda. Tuttavia, possono essere tutti classificati in base a varie caratteristiche. Pertanto, le tue opzioni nei sistemi telefonici includono:

Sistemi PBX

Un centralino privato (PBX) è un sistema operativo telefonico in un'organizzazione. Ciò trasferirà le chiamate tra gli utenti sulle linee locali. Il PBX fornisce anche un numero per l'accesso tramite linee telefoniche esterne. Il sistema può essere on-premise o ospitato sul cloud.

I sistemi PBX tradizionali utilizzano hardware fisico in sede per instradare le chiamate attraverso la rete telefonica. Le chiamate vengono instradate attraverso una rete telefonica pubblica commutata (PSTN) per la comunicazione.

Puoi anche procurarci i sistemi telefonici ospitati, comunemente noti anche come sistemi VoIP (voice over internet protocol). Questi sistemi di call center, invece, trasmettono le chiamate sulla rete IP. Ciò significa che si basa su Internet per trasmettere le chiamate e può essere ospitato on-premise o nel cloud.

Pertanto, il personale aziendale può effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi luogo con una connessione Internet. Il sistema telefonico PBX ha i suoi vantaggi, tra cui affidabilità e sicurezza. I sistemi VoIP dispongono anche di funzionalità come l'instradamento delle chiamate e i menu IR.

Tuttavia, anche con questi vantaggi, i sistemi PBX hanno i loro difetti che includono:

• Sono costosi: devi spendere soldi per installare e mantenere l'hardware.
• Hanno problemi di affidabilità: un singolo punto di errore può paralizzare l'intero sistema
• Scalabilità limitata: poiché si tratta di un sistema fisico, non è possibile aggiungere o rimuovere facilmente i telefoni in base alla domanda
• Funzionalità limitate: il PBX tradizionale offre meno funzionalità rispetto ai moderni sistemi telefonici.

Sistemi basati su cloud

I sistemi basati su cloud utilizzano server virtuali e data center per gestire le chiamate e le tue informazioni. Ciò significa anche che non vi è alcuna installazione hardware in ufficio. Il personale del tuo call center può utilizzare un'applicazione mobile o un softphone per computer.

I sistemi di chiamata basati su cloud presentano diversi vantaggi, come scalabilità, più funzionalità e costi contenuti. Ottieni anche il vantaggio del lavoro remoto e dell'integrazione CRM con questa opzione.

Sebbene i sistemi basati su cloud siano più avanzati e migliori dei sistemi PBX, presentano carenze come:

• Addebiti ricorrenti: devi continuare a pagare per il servizio.
• Ottenere un buon venditore – Devi scegliere il venditore giusto con i migliori servizi. Questo è importante perché dipendi dal fornitore per la manutenzione, il supporto e gli aggiornamenti.

Vantaggi dell'utilizzo di un sistema telefonico di call center

Un sistema di call center può aiutarti a migliorare e far crescere la tua attività in diversi modi. I sistemi telefonici spesso aiutano a costruire le relazioni con i clienti e a migliorare il servizio clienti. I vantaggi dell'adozione di un sistema di call center per la tua azienda includono:

Maggiore efficienza

I sistemi telefonici del call center possono aiutarti a semplificare il processo di gestione delle chiamate nella tua azienda. Il sistema consentirà al tuo team di gestire più chiamate in meno tempo. Ciò, a sua volta, aumenterà la tua efficienza complessiva.

I sistemi sono inoltre dotati di funzionalità come la distribuzione automatica delle chiamate (ACD) o l'instradamento automatico delle chiamate per trasferire le chiamate. Inoltre, funzionalità come la risposta vocale interattiva (IVR) possono contribuire a ridurre il carico di lavoro. Questo perché l'IVR guida gli utenti nella risoluzione dei loro problemi.

I sistemi di call center possono anche aumentare l'efficienza attraverso l'accodamento delle chiamate. Ciò migliora la produttività del tuo agente e riduce l'abbandono dei clienti.

Servizio clienti migliorato

L'instradamento automatico dei sistemi telefonici dei call center e le funzioni IVR possono contribuire a migliorare il livello del servizio clienti. Questo perché puoi instradare le chiamate all'agente più appropriato e ridurre i tempi di attesa dei clienti.

Ciò può contribuire a migliorare la soddisfazione dei clienti e aumentare le loro possibilità di diventare fedeli alla tua attività.

Risparmi

I sistemi telefonici dei call center possono aiutare le aziende a risparmiare denaro riducendo la necessità di infrastrutture fisiche. Questo vantaggio deriva dall'adozione di sistemi di call center basati su cloud.

Risparmi anche sullo spazio dell'ufficio poiché il tuo team può lavorare da remoto. L'integrazione mobile consente agli agenti di rimanere connessi e fornire un servizio reattivo da qualsiasi luogo.

Informazioni sui dati

I sistemi telefonici del tuo call center possono aiutarti a fornire preziose informazioni sui dati. Questo perché il software è dotato di funzionalità come la registrazione delle chiamate, l'analisi e gli strumenti di reporting. Queste funzionalità possono aiutarti a tenere traccia di metriche come il volume delle chiamate e i tempi di attesa. Puoi anche misurare le prestazioni di diversi membri del tuo team.

È quindi possibile utilizzare questi dati per identificare le inefficienze e migliorare le loro operazioni e il servizio clienti. Le informazioni sono utili anche se devi prendere decisioni basate sui dati.

Conclusione

Le vendite e il marketing svolgono un ruolo vitale nel successo della tua attività e hanno un impatto sul tuo successo. Uno dei componenti principali del marketing e delle vendite è la comunicazione con i clienti. La gestione di più clienti è impegnativa, quindi dovresti procurarti un sistema telefonico di call center.

Esistono diversi sistemi telefonici e ognuno ha i suoi vantaggi. I sistemi di chiamata basati su cloud sono più economici e offrono vantaggi come il lavoro a distanza. I sistemi telefonici dei call center, in generale, offrono molti vantaggi e dovresti averne uno per gestire le chiamate nella tua organizzazione.

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