Tutto quello che dovresti sapere sulla gestione delle risorse software

In parole povere, Software Asset Management, noto anche come SAM, è una pratica aziendale che prevede la gestione e l'ottimizzazione dell'acquisto, della distribuzione, della manutenzione, dell'utilizzo e dello smaltimento delle applicazioni software all'interno di un'organizzazione. Fondamentalmente, SAM viene utilizzato per risolvere eventuali problemi di licenza del software. Include tutta l'infrastruttura e i processi necessari per la gestione, il controllo e la protezione efficaci delle risorse software in tutte le fasi del loro ciclo di vita.

Gli strumenti di gestione delle risorse software costituiscono una sottocategoria degli strumenti di gestione delle risorse IT. Automatizzano le attività necessarie per garantire la conformità con i diritti di licenza del software e regolano i costi del software. Ciò si ottiene attraverso l'acquisizione dei termini del contratto di licenza nel codice, l'automazione della raccolta dei dati sull'utilizzo del software e il calcolo delle implicazioni sui costi. Il risultato finale è aiutare le aziende a ottimizzare la spesa per il software.

Funzionalità degli strumenti di gestione delle risorse software

Come accennato in precedenza, gli strumenti di gestione delle risorse software sono progettati per garantire la conformità ai termini di licenza del software. Hanno alcuni sistemi diversi che svolgono funzioni diverse, che alla fine si uniscono per garantire l'ottimizzazione e la conformità delle licenze software.

Sistemi di controllo delle applicazioni

Limitano e gestiscono le installazioni software sui dispositivi utilizzati dall'azienda per migliorare la sicurezza e ridurre al minimo altri rischi. Per quanto questo sistema si occupi principalmente della protezione dei dati e del rilevamento delle frodi, Digital Guardian è uno dei principali fornitori che gestiscono questi problemi.

? Sistemi di gestione delle patch

Questi automatizzano l'implementazione di patch software per garantire che i computer siano aggiornati e conformi ai requisiti di sicurezza e produttività pertinenti.

? Sistemi di gestione delle licenze

Tali sistemi forniscono un archivio approfondito per i diritti di licenza, che aiuterà un'azienda a scoprire dove sono sotto-licenza e quindi a rischio di audit di conformità o sovra-licenza, nel qual caso stanno spendendo soldi per acquisti di software non necessari.

? Strumenti catalogo prodotti

Questi strumenti vengono utilizzati per raccogliere dettagli specifici sui prodotti come nome, edizione, versione e moduli del contratto di licenza per i prodotti utilizzati dall'azienda. Aiuta a normalizzare le convenzioni di denominazione dei prodotti all'interno dell'azienda e consente la mappatura tra altri strumenti di sviluppo utilizzati nella soluzione SAM composita.

? Sistemi di gestione delle richieste

Consentono ai dipendenti di richiedere facilmente applicazioni software utilizzando un modulo standardizzato. In questo modo, le aziende sono in grado di monitorare l'acquisto di software e possono quindi sapere se sono necessarie licenze aggiuntive per coprire la nuova acquisizione.

? Sistemi di misurazione del software

Consentono il monitoraggio dell'utilizzo delle applicazioni software all'interno della rete. Oltre a ciò, possono essere utilizzati per garantire l'applicazione della conformità in tempo reale per le applicazioni con licenza.

Altri strumenti SAM includono l'inventario del software e gli strumenti di distribuzione del software, che raccolgono i dettagli del file software come titolo, ID prodotto, dimensioni, data, direzione ed edizione dal software appena installato e automatizzano e tengono traccia dell'installazione di nuove applicazioni, rispettivamente.

Principali vantaggi della gestione delle risorse software

Sebbene la maggior parte dei responsabili IT stia forse implementando l'uso degli strumenti SAM per garantire la conformità agli accordi di licenza ed evitare potenziali sanzioni, ci sono molti altri vantaggi che potrebbero derivare dal loro utilizzo.

? Risparmi

Software Asset Management consente alle aziende di semplificare i propri sistemi aziendali. Di conseguenza, ottengono un maggiore controllo sui costi e le conoscenze necessarie per indirizzare le future decisioni di investimento. Un'azienda può ridurre di oltre il 30% i costi di spesa per il software, ma dipende in larga misura da quanto sia decentralizzato l'acquisto di IT all'interno dell'azienda e anche dai contratti negoziati con i fornitori di software.

? Libera risorse di lavoro

Automatizzando il processo di elaborazione delle licenze software, un'azienda può eliminare fino al 50% delle attività amministrative. Ciò libererà risorse e carico di lavoro del reparto IT, consentendo loro di concentrarsi su altre attività che potenzialmente aggiungono valore all'azienda.

? Rischi di conformità ridotti

La maggior parte delle aziende riceve richieste di audit almeno una volta all'anno. Utilizzando gli strumenti di gestione delle risorse software, un'azienda non ha molto di cui preoccuparsi quando riceve questa richiesta. Questo perché sanno di essere perfettamente conformi poiché tutto è stato risolto dagli strumenti SAM.

Problemi di licenza che impediranno la gestione delle risorse software

Come potrebbe essere stato menzionato in precedenza, la gestione delle risorse software gioca un ruolo importante nella riduzione delle licenze eccessive. Questo perché la maggior parte delle aziende teme che una carenza di licenze software finisca per acquisire più licenze di quelle necessarie. Di seguito sono riportati alcuni dei problemi di licenza del software   risolto dalla gestione delle risorse software.

? Installazioni incontrollate

Alcune aziende hanno adottato misure per garantire che solo determinate persone abbiano i diritti per effettuare installazioni nei computer utilizzati dall'azienda (diritti di amministratore). Questi a volte possono essere scomodi in quanto rallentano lo slancio quando qualcuno deve aspettare che una persona autorizzata conceda l'autorizzazione per l'installazione del software. Per evitare ciò, altre società preferirebbero di gran lunga dare a tutti l'autorità per effettuare le proprie installazioni, il che può portare all'installazione di programmi non necessari. Con SAM, le aziende possono controllare le installazioni pur garantendo che il flusso di lavoro e lo slancio non vengano interrotti.

? Standardizzazione dei contratti

Il più delle volte, le aziende con molti contratti software hanno molte licenze eccessive. Con molti contratti, è difficile mantenere una panoramica dei diritti di licenza dell'organizzazione. Pertanto, trovi uno scenario in cui se è necessario un nuovo software, invece di passare attraverso le centinaia di contratti per scoprire se il software è coperto, è più semplice acquistare una nuova licenza. Se continua, scopri che un'azienda ha più licenze di quelle di cui ha bisogno. Gli strumenti SAM giusti possono aiutare a evitarlo.

La gestione delle risorse software è una pratica molto importante e ogni azienda, in particolare le grandi aziende, dovrebbe adottarla. Non solo semplifica il rispetto degli accordi di licenza, ma impedisce anche licenze eccessive, il che a sua volta riduce i costi e migliora efficacemente i profitti dell'azienda, qualcosa che tutti desiderano. Il segreto per un Software Asset Management di successo è investire nella giusta tecnologia e affidare a un team di professionisti esperti la supervisione dell'intero processo.