Perché e come implementare un software di Facility Management

Nell'ambiente di lavoro sempre più complesso di oggi, le organizzazioni si concentrano sulla costruzione di solide infrastrutture per una crescita sostenibile. Coinvolge sia l'infrastruttura fisica che l'infrastruttura sottostante per i processi e i sistemi che la governano. Che tu possieda un cantiere, un istituto di istruzione o un ufficio aziendale, probabilmente incontrerai numerosi problemi poiché è difficile mantenere le normative in materia di manutenzione e organizzazione.

Un sistema di facility management è al centro dell'organizzazione per snellire i processi per incanalare la massima efficienza e utilizzo dell'infrastruttura. I Facility Manager devono essere consapevoli delle diverse piattaforme e portarle in una soluzione integrata, ordinata e ben gestita.

Numerosi suggerimenti e guide per la gestione delle strutture aiutano a semplificare e accelerare il processo di gestione generale. In questo post, capiremo perché e come implementare un software di gestione delle strutture, ma prima diamo un po' di luce sulle basi della gestione delle strutture, sui tipi, sulle funzionalità e altro ancora.

Cos'è il Facility Management?

Secondo l' International Standards Organization (ISO) , la gestione delle strutture è una funzione organizzativa che integra persone, luoghi e processi all'interno dell'ambiente costruito per migliorare la qualità della vita delle persone e la produttività del core business.

L'International Facility Management Association (IFMA), l'associazione professionale più ampiamente riconosciuta per i gestori di strutture a livello globale, la definisce come "la pratica di coordinare il luogo di lavoro fisico con le persone e il lavoro dell'organizzazione".

La gestione delle strutture include strumenti, software e servizi che supportano il funzionamento, la sicurezza e la sostenibilità dell'azienda. Alcune delle attività di facility management riguardano:

• Gestione locazioni (amministrazione e contabilità)
• Pianificazione e gestione di progetti di capitale
• Manutenzione e operazioni
• Gestione dell'energia
• Esperienza di dipendenti e occupanti
• Gestione immobiliare
• Gestione delle emergenze e continuità operativa
• Gestione dello spazio

Che cos'è un software di gestione delle strutture?

Il Facility Management Software è un software personalizzato progettato e sviluppato per ottimizzare la gestione dell'edificio. Consente alle organizzazioni di gestire i loro programmi generali di riparazione e manutenzione da una dashboard basata sul Web o da un'app di gestione delle strutture. Il moderno software FM mira anche a migliorare il completamento del flusso di lavoro e rafforzare la comunicazione del team.

Attualmente, il software di gestione delle strutture fa parte delle piccole e grandi imprese che le aiuta ad aumentare la produttività delle risorse e a trasformare gli elementi utilizzabili in risultati significativi. Le soluzioni tecnologiche consentono ai gestori di strutture multiple di eseguire molteplici funzioni durante la manutenzione e la riparazione in corso, come l'approvvigionamento e la conformità degli appaltatori commerciali, la pianificazione della manutenzione, la fatturazione e l'analisi dei dati.

Le soluzioni basate sul cloud aiutano le aziende a esaminare i dati in tempo reale con misure di sicurezza aggiuntive. Aiuta anche ad analizzare i modelli di spesa nel tempo e aiuta a ridurre i costi migliorando al contempo le comunicazioni con i fornitori di servizi e le parti interessate interne.

Vediamo ora i tipi di software di gestione delle strutture.

Tipi di software di gestione delle strutture

Durante la ricerca di soluzioni per sistemi software per la gestione delle strutture aziendali, è necessario aver incontrato molte terminologie difficili da decifrare. Attualmente, sul mercato, ci sono vari tipi di software per la gestione delle strutture che forniscono diverse funzionalità a diversi livelli per un'azienda.

Di seguito sono riportati i tipi di software di gestione delle strutture disponibili oggi sul mercato.

Sistema integrato di gestione del posto di lavoro

Un sistema integrato di gestione del posto di lavoro o IWMS è la suite completa di strumenti per la gestione delle strutture. Con IWMS, puoi gestire tutto, dal tuo portafoglio immobiliare alla creazione di planimetrie, pianificazione della manutenzione, controllo, ecc. Secondo una previsione , l'implementazione di soluzioni IWMS porta a una riduzione del consumo di energia del 10%, un miglioramento dello spazio di lavoro di 40% e riduzione dei costi di manutenzione della struttura del 14%.

Gestione delle strutture assistita da computer

Il software di gestione delle strutture assistito da computer, noto anche come CAFM, è un software di gestione delle strutture che consente ai gestori di migliorare la pianificazione a lungo termine di spazio, strutture, budget, manutenzione preventiva e richieste di assistenza clienti per soddisfare il pieno allineamento con le esigenze aziendali. Aiuta a pianificare, eseguire e monitorare tutte le attività coinvolte nella gestione dello spazio e del posto di lavoro.

Sistema informatizzato di gestione della manutenzione

CMMS o sistemi computerizzati di gestione della manutenzione sono comunemente utilizzati nei settori in cui l'infrastruttura fisica è fondamentale. È un software che centralizza i dati di manutenzione ed elabora le operazioni di manutenzione in tempo. Alcune delle funzioni del CMMS sono il registro delle risorse, la gestione delle risorse e del lavoro, la gestione degli ordini di lavoro, il reporting, l'analisi e il controllo.

Gestione del patrimonio aziendale

EAM o Enterprise Asset Management è una suite di software, sistemi e servizi necessari per la manutenzione e il controllo delle apparecchiature operative. L'EAM si concentra sull'ottimizzazione della qualità e dell'utilizzo delle risorse, aumentando la produttività e riducendo i costi operativi. Implica la gestione del lavoro, la manutenzione delle risorse, la gestione della catena di approvvigionamento e le iniziative EHS.

Un fornitore di servizi di sviluppo software personalizzato può aiutarti a progettare, sviluppare e distribuire software di facility management che integra varie funzionalità che soddisfano i tuoi requisiti aziendali in tempo reale.

Caratteristiche di un software di gestione delle strutture

Il software di gestione delle strutture è dotato di varie funzionalità che ne definiscono le capacità. Attualmente, gli strumenti di gestione delle strutture stanno diventando più innovativi, integrati e avanzati con funzionalità aggiuntive. Ecco alcune funzionalità che devi conoscere mentre cerchi un software di gestione delle strutture:

Gestione semplificata degli ordini di lavoro

Un software efficiente assicura una gestione semplificata degli ordini di lavoro nella struttura. Il personale può inserire le richieste di manutenzione direttamente nel sistema e gli ordini di lavoro possono essere inoltrati agli appaltatori a tariffe approvate.

piattaforma SaaS

Software-as-a-service o software di gestione delle strutture aziendali basato su cloud mitiga l'aumento delle installazioni software e gli aggiornamenti eliminando la necessità di supportare hardware aggiuntivo, riducendo i costi di proprietà.

Integrazioni di terze parti

Un efficiente sistema di gestione delle strutture consente integrazioni senza interruzioni di terze parti come sistemi di contabilità e pagamento per ridurre al minimo gli errori di immissione dei dati e automatizzare i processi di pagamento e controllo.

Directory appaltatori accessibile

Il software di gestione delle strutture garantisce una directory degli appaltatori facilmente accessibile con informazioni sui contratti regolarmente mantenute e aggiornate. Inoltre, puoi accedere alla directory per trovare appaltatori qualificati che possiedono le giuste competenze per progetti specifici.

Interfaccia utente semplificata

Un dashboard del sistema di gestione delle strutture deve offrire un'interfaccia utente pulita, semplice e moderna. Un'interfaccia utente semplificata riduce il disordine nella visualizzazione dei dati del team, accelera i tempi di formazione e consente una più rapida espansione del team.

Perché dovresti implementare un software di gestione delle strutture?

Gestire e gestire più strutture contemporaneamente può essere difficile se lo fai tradizionalmente. Devi gestire vari sistemi edilizi, mantenere un canale di comunicazione in tempo reale e utilizzare in modo efficiente tutti gli spazi per massimizzare la produttività e la redditività dell'azienda.

Invece di utilizzare documenti e una lista di controllo, il software di gestione delle strutture mantiene tutto centralizzato in un'unica dashboard basata sul Web. Le attività ripetitive sono automatizzate e le risorse vengono utilizzate in modi che forniscono strutture a un livello efficiente e produttivo.

Di seguito sono riportati diversi motivi che sottolineano l'importanza del software di facility management:

Automatizza la riparazione e la manutenzione

Come discusso in precedenza, un sistema di gestione delle strutture assicura lo snellimento delle attività di riparazione e manutenzione, in modo che i gestori di proprietà e i proprietari dei negozi non debbano perdere tempo a lavorare con il personale addetto alla manutenzione. Consente loro di dedicare le proprie energie ad altri aspetti aziendali come la gestione delle vendite e delle consegne.

Con il software di gestione della struttura come IWMS, possono monitorare e monitorare lo stato della struttura in tempo reale, impostare programmi di riparazione in anticipo e automatizzare l'emissione di richieste di manutenzione quando determinate condizioni non vengono soddisfatte.

Rendi gli edifici efficienti dal punto di vista energetico

Gli edifici commerciali e industriali come i trasporti, il gas e la produzione gestiscono più strutture e sistemi come HVAC, filtrazione dell'acqua e fulmini per funzionare e richiedono un'ampia quantità di energia che richiede una notevole quantità di budget operativi.

Con una soluzione software di facility management capace, puoi trovare modi per rendere i sistemi critici efficienti dal punto di vista energetico. Queste soluzioni consentono audit energetici approfonditi per determinare quali sistemi utilizzano più energia e dove è possibile ridurre i livelli di energia mantenendo le funzioni operative standard.

Prolunga il ciclo di vita del servizio di sistemi e risorse

Un sistema di gestione delle strutture aiuta le organizzazioni a ottenere il massimo dalle proprie risorse e a massimizzare il ciclo di vita dei servizi con strumenti e funzionalità di gestione integrati. Quando i sistemi vengono mantenuti regolarmente, funzionano in modo efficiente per periodi più lunghi. È inoltre possibile ottenere rapporti di manutenzione per analizzare istantaneamente quali sistemi necessitano di manutenzione.

Ti aiuta a pianificare e determinare il momento migliore per programmare le riparazioni, la manutenzione preventiva o la sostituzione dei macchinari. Riduce i tempi di fermo del sistema e aumenta la produttività, generando un significativo ritorno sull'investimento.

Ottimizza il layout e l'installazione di sistemi critici

L'installazione di sistemi critici può scavare profondi buchi nelle tue tasche, ma i sistemi di gestione delle strutture consentono a manager, architetti e ingegneri di visualizzare un quadro completo dell'intera struttura su un'unica dashboard. Consente loro di fornire un layout più ottimizzato per le installazioni di sistema.

Report sulle prestazioni, audit energetici e analisi aiutano cumulativamente gli stakeholder aziendali a prendere decisioni migliori che garantiscano prestazioni efficienti dei sistemi critici e forniscano un ROI migliore.

Come implementare il software di gestione delle strutture?

L'implementazione di un software di facility management non è solo un lavoro di un giorno; è necessario ricercare i requisiti della propria organizzazione, ad esempio quali attività devono essere eseguite dal software della struttura, come può guidare per prestazioni migliori e altro ancora.

Di seguito sono elencate le cinque fasi che ogni organizzazione attraversa per implementare un software di facility management:

Fase I: identificare il personale

È necessario comprendere il personale che interagirà con la soluzione di facility management. Le possibilità includono quasi tutti, ma devi capirlo. Ad esempio, i dipendenti di livello base inviano ticket fissi tramite il portale CMMS, i responsabili di reparto aggiornano la directory dei dipendenti esistente, i dirigenti di pianificazione si affidano a dati approfonditi del dashboard per decisioni immobiliari e finanziarie, i facility manager raccolgono e analizzano tali dati per migliorare il posto di lavoro e Gli amministratori IT integrano i dispositivi dell'ufficio attraverso il sistema.

Determina chi ha bisogno di cosa e perché e valuta determinate caratteristiche, vantaggi e funzioni per semplificare la fase successiva.

Fase II: Fai sviluppare il tuo software

La fase successiva consiste nello sviluppo del software adatto alle esigenze della tua azienda. Per lo sviluppo del software, puoi esplorare le società di software di facility management per fornire soluzioni software pronte per l'implementazione o farlo sviluppare da un fornitore di servizi di sviluppo software personalizzato. Non c'è dubbio che lo sviluppo di un software di gestione delle strutture personalizzato sia l'approccio migliore per la fase due.

Un software pronto all'uso potrebbe non avere tutte le funzionalità richieste dalla tua azienda o potrebbe avere alcune funzionalità aggiuntive che non ti servono affatto, in entrambi i casi si tratta di un investimento costoso. Considerando che, quando si tratta di sviluppo di software personalizzato, ottieni ciò di cui hai effettivamente bisogno per la tua attività insieme a servizi di supporto per garantire il corretto funzionamento del software.

È possibile utilizzare le informazioni raccolte per prendere decisioni informate nel processo di sviluppo del software . La fase di sviluppo del software è cruciale in quanto prevede l'implementazione accurata del software di facility management. Assicurati che il software che scegli soddisfi i criteri per le tue esigenze e aspettative aziendali. Convalida il tuo MVP in termini di ogni aspetto come interfaccia utente, opportunità di integrazione, monitoraggio dei rapporti, ecc.

Fase III: definire e costruire il sistema

Ora che hai finalmente sviluppato un software personalizzato, è tempo di mappare i flussi di lavoro. Inizia seguendo i passaggi seguenti per integrare il software nelle operazioni esistenti per creare un sistema:

• Elenca i processi e le attività che puoi automatizzare attraverso la piattaforma
• Raccolta e analisi dei dati che puoi rinnovare all'interno del software
• Imposta modalità di comunicazione e collaborazione integrate nel software
• Rinnova i processi manuali che devono essere ripristinati all'interno del software

La società di sviluppo software personalizzato ti aiuterà a completare la configurazione per la tua attività e ti aiuterà a creare e ottimizzare ogni aspetto unico del sistema.

Fase IV: programmare e distribuire

Prima di implementare il sistema software, testalo e assicurati che sia sviluppato di conseguenza. Questa fase è anche nota come fase di lavaggio, cera e lucidatura, in cui il sistema è pronto per l'implementazione. Tuttavia, un'implementazione di prova potrebbe interrompere i sistemi e frustrare i dipendenti, quindi è necessario considerare i passaggi finali prima dell'implementazione:

• Testare flussi di lavoro e processi per assicurarsi che funzionino come pianificato
• Stabilire le credenziali per i dipendenti in base alle autorizzazioni e ai requisiti di ammissione
• Identifica le connessioni interdipartimentali come portali e flussi di lavoro
• Esegui un controllo di sicurezza e accessibilità tra più applicazioni

Fase V: normalizzare l'utilizzo

Ora che hai implementato un sistema di gestione delle strutture, rendilo uno standard per l'esecuzione di qualsiasi attività nell'organizzazione. Il tuo software di facility management dovrebbe essere la spina dorsale delle operazioni e del processo decisionale. Il modo migliore per notare il ROI è normalizzarne l'utilizzo su diversi verticali nella tua struttura.

L'impostazione di un sistema di gestione delle strutture è un processo progressivo per garantire che tu soddisfi le esigenze del tuo posto di lavoro per crescere immensamente.

Conclusione

La tecnologia di gestione delle strutture incorpora nuovi miglioramenti ogni giorno con il coinvolgimento di nuove tecnologie che aiutano a creare sistemi avanzati sostenibili per soddisfare i requisiti aziendali standard fornendo allo stesso tempo risultati notevoli. Una soluzione di facility management aiuta a identificare modi migliori per migliorare le operazioni e le procedure di manutenzione. Con le migliori pratiche in gioco, la tua struttura risulta essere più proattiva e meno reattiva.

Appinventiv, un'azienda di sviluppo software in più rapida crescita a livello globale, può aiutarti a progettare, sviluppare e distribuire software di facility management personalizzato efficiente per semplificare i processi aziendali. Siamo un team di oltre 800 inventori che si rivolgono ai clienti a livello globale fornendo loro soluzioni interattive che ridefiniscono le esperienze software che offrono il miglior ritorno sull'investimento per la tua attività. Contattaci per lo sviluppo del tuo software di facility management personalizzato.

Domande frequenti:

D: Quali sono le analisi dei dati che un software di gestione delle strutture deve tenere traccia?

R: L'analisi della gestione delle strutture include tendenze, modelli e informazioni chiave dei dati all'interno dei dati delle strutture. Ci sono principalmente 4 parametri che il tuo software di gestione delle strutture deve tenere in considerazione:

Descrittivo: mostra cosa sta succedendo ora in base ai dati in entrata

Diagnostica: spiega perché i dati sono così come sono e perché si sono verificati eventi

Predittivo: aiuta a prevedere cosa potrebbe accadere in futuro

Prescrittivo: fornisce istruzioni e suggerimenti su come influenzare i dati e apportare modifiche di impatto

D: Qual è il miglior software tra IWMS, CAFM, CMMS ed EAM?

R. Dipende dall'usabilità dell'azienda. In base alle tue esigenze aziendali, puoi scegliere tra IWMS, CAFM, CMMS ed EAM. Tuttavia, un sistema integrato di gestione del posto di lavoro offre una suite completa che soddisfa quasi tutte le esigenze aziendali.

D: Qual è il ROI del software di facility management?

R. Il software di Facility Management ha un forte ROI, soprattutto quando si gestiscono e ottimizzano le attività multi-sede che seguono i metodi tradizionali delle liste di controllo su carta. Per calcolare il ROI, moltiplica le spese di manutenzione annue totali per la percentuale di risparmio annuo totale. Sottrarre il costo dell'implementazione del software e il risparmio totale di efficienza annuale per determinare il ROI.