Come dare un aumento ai tuoi dipendenti utilizzando l'emendamento alla regola degli straordinari FLSA

Qualunque cosa tu possa pensare delle attuali regole sulla retribuzione degli straordinari nel Fair Labor Standards Act, il loro impatto sul mercato del lavoro statunitense non può essere ignorato. Man mano che il mercato cambia, cambiano anche le normative. Queste modifiche alle politiche stabilite dal DOL interessano milioni di dipendenti e datori di lavoro a livello nazionale e ignorarle può causare alle aziende molti problemi legali. Mantenere la conformità in un mercato e in un ambiente legislativo in continua evoluzione richiede di rimanere vigili e agili dal punto di vista operativo .

L'emendamento FLSA del 2016, dall'accattivante e memorabile titolo “Final Rule to Update the Regulations Definiting and Delimiting the Exemption for Executive, Administrative, and Professional Employees”, aggiorna la disciplina e i criteri per determinare l'esenzione dalla Fiera dei dipendenti impiegatizi Il salario minimo del Labor Standards Act e le protezioni per gli straordinari.

In sostanza, ed è qui che vuoi appoggiarti, le modifiche alla soglia salariale per l'esenzione dagli straordinari fanno sì che valga la pena offrire ai dipendenti non esenti un aumento del loro stipendio per ridurre i costi degli straordinari. Tuttavia, solo se puoi dimostrare che la maggior parte dei loro compiti sono "colletti bianchi" perché allora la soglia di esenzione è di soli 47K all'anno.

Confuso? Beh, non sei l'unico. Quindi analizziamolo per capire esattamente come tu, come datore di lavoro, puoi rimanere conforme alle ultime normative FLSA, evitare azioni legali relative agli straordinari, mantenere il tuo libro paga conveniente, dando anche un aumento ai tuoi dipendenti.

Quali sono i requisiti per la retribuzione degli straordinari della FLSA?

La FLSA stabilisce gli standard per il salario minimo che i datori di lavoro devono pagare alla maggior parte dei propri dipendenti e stabilisce anche le linee guida per la retribuzione obbligatoria degli straordinari:

Un datore di lavoro che richiede o consente a un dipendente di fare straordinari è generalmente tenuto a pagare la retribuzione maggiorata del dipendente per tale lavoro straordinario. I dipendenti coperti dal Fair Labor Standards Act (FLSA) devono ricevere una retribuzione per gli straordinari per le ore lavorate in eccesso di 40 in una settimana lavorativa di almeno una volta e mezza la loro normale retribuzione. La FLSA non richiede la retribuzione degli straordinari per il lavoro svolto il sabato, la domenica, i giorni festivi oi normali giorni di riposo, a meno che non vengano effettuate ore di straordinario in tali giorni. (Fonte: DOL)

Sembra piuttosto semplice, ma ora diventa un po' più complicato. Non tutti i dipendenti sono coperti dagli straordinari FLSA e dai requisiti salariali minimi. La FLSA consente eccezioni alla regola per determinati dipendenti che svolgono lavori amministrativi, professionali, esecutivi, altamente remunerati, vendite esterne e professionisti informatici.

Per essere classificati come esenti, i dipendenti devono rispondere a criteri molto specifici stabiliti dal DOL. Questa esenzione dalla FLSA è talvolta indicata come esenzione "colletti bianchi" o "EAP":

Dal 1940, i regolamenti del Dipartimento hanno generalmente richiesto il superamento di ciascuno dei tre test per l'applicazione dell'esenzione EAP della FLSA: (1) il dipendente deve ricevere uno stipendio predeterminato e fisso che non è soggetto a riduzione a causa di variazioni nella qualità o quantità di lavoro svolto (“test della base salariale”); (2) l'importo dello stipendio pagato deve soddisfare un importo minimo specificato ("test del livello dello stipendio"); e (3) le mansioni lavorative del dipendente devono riguardare principalmente mansioni esecutive, amministrative o professionali come definite dai regolamenti ("prova dei doveri"). (Fonte: DOL)

I parametri fissati per la classificazione dei dipendenti esenti tendono a cambiare di volta in volta attraverso le sentenze DOL. L'ultima è la sentenza finale del maggio 2016 entrata in vigore il 1° dicembre 2016.

Cosa è cambiato con l'emendamento del 2016 alla regola degli straordinari FLSA?

Se ti è capitato di fare clic sul link sopra al documento della decisione finale, potresti essere un po' fuori di testa. Più di ottocento pagine di testo in DOL legalese sono sufficienti per far addormentare chiunque o, se il loro lavoro richiede loro di leggere effettivamente tutto, dargli un attacco di ansia. Tuttavia, questo emendamento si concentra principalmente sull'aggiornamento dei livelli di retribuzione e compensazione necessari affinché i lavoratori EAP siano classificati come esenti dal requisito di retribuzione degli straordinari FLSA.

La regola finale del DOL del 2016 è aumentata al requisito salariale minimo per la classificazione di esenzione amministrativa, professionale ed esecutiva da $ 455 a settimana (o $ 47.476 all'anno) per una posizione a tempo pieno. Anche per i dipendenti altamente retribuiti l'asticella è stata alzata, da uno stipendio annuo di $ 100.000 a $ 134.004.

A tutti piacciono i bonus e i pagamenti di incentivi. Con l'emendamento del 2016 del DOL, lo farai anche tu. Per la prima volta, le normative FLSA consentono ai datori di lavoro di utilizzare bonus, commissioni e pagamenti di incentivi per soddisfare fino al 10% del salario minimo richiesto per le esenzioni amministrative, professionali ed esecutive.

È importante notare che i bonus non discrezionali sono generalmente definiti come bonus promessi o concordati in anticipo. Le sorprese non contano. Inoltre, questi pagamenti possono essere inclusi solo se vengono pagati almeno trimestralmente.

A partire dal 1° gennaio 2020, il DOL pubblicherà gli adeguamenti ai requisiti salariali per la classificazione dei dipendenti esenti. Questi aggiornamenti saranno pubblicati ogni 3 anni e non dovrebbero sorprendere datori di lavoro e contabili perché tutte le tariffe aggiornate saranno pubblicate nel registro federale e nel sito Web della divisione salariale e oraria almeno 150 giorni prima della loro data di entrata in vigore. Questo ti dà un sacco di tempo per prepararti.

Conformarsi alle normative sugli straordinari FLSA oggi

Con l'entrata in vigore degli adeguamenti della soglia salariale della regola finale del DOL nel 2016, milioni di lavoratori americani hanno superato il confine tra la classificazione dei dipendenti esenti e non esenti. Per rimanere conformi, i datori di lavoro devono garantire un'adeguata classificazione dei dipendenti in ogni momento. Tutti i datori di lavoro sono tenuti a mantenere un accurato monitoraggio del tempo e l'integrità dei registri per mantenere le buste paga convenienti .

Classificare correttamente (e riclassificare) i dipendenti secondo le ultime linee guida FLSA è il primo passo per la conformità alla normativa sugli straordinari. Dovresti controllare regolarmente le classificazioni dei tuoi dipendenti e non attendere gli aggiornamenti normativi. Lo stato di esenzione dei dipendenti può cambiare non solo a seguito di adeguamenti della soglia salariale (dovuti a verificarsi ogni 3 anni a partire dal 1° gennaio 2020), ma anche di altre circostanze come i cambiamenti organizzativi.

Ad esempio, un dipendente che non svolge più mansioni incluse nei criteri di esenzione o guadagna meno di $ 913 a settimana, dovrebbe essere immediatamente riclassificato come non esente, per essere pagato con gli straordinari in conformità con le normative DOL.

Un cambiamento nella classificazione di un dipendente, come quello nell'esempio sopra, può diventare costoso per il datore di lavoro. Non c'è modo di aggirare il test dei doveri nel determinare l'esenzione, ma è possibile ridurre le spese aumentando lo stipendio di un dipendente per renderlo idoneo all'esenzione. Quindi vale la pena confrontare i costi dell'aumento della retribuzione base per i dipendenti esenti con l'opzione di riclassificarli come non esenti e pagarli per gli straordinari secondo i requisiti FLSA.

Ad esempio, un dipendente il cui stipendio è significativamente inferiore a $ 913 a settimana e raramente fa gli straordinari è meglio classificato come non esente indipendentemente dal suo ruolo nell'organizzazione. Tuttavia, per un dipendente il cui stipendio è vicino alla stessa somma settimanale e tende a lavorare più di 40 ore alla settimana su base regolare, potrebbe essere più conveniente aumentare il proprio stipendio per mantenere lo stato di esenzione.

L'accuratezza e l'integrità dei dati utilizzati per il libro paga sono fondamentali per la conformità alle normative DOL indipendentemente dai pagamenti e dalle politiche sugli straordinari. Inoltre, i registri delle presenze storiche possono aiutarti a individuare i dipendenti la cui classificazione potrebbe cambiare in base al nuovo FLSA in modo da poter agire prima che ti costi.

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Evitare le cause legali per gli straordinari e gli audit DOL

Con le nuove regole in vigore, le piccole imprese con classificazioni dei dipendenti obsolete sono destinate a diventare una facile preda per gli audit DOL . Ma non è l'unico motivo per garantire che la gestione delle presenze aziendali sia conforme ai requisiti FLSA.

Considerando che il 42% dei casi giudiziari relativi a salari e ore è correlato agli straordinari e poiché si desidera evitare di essere trascinati in tribunale, ha senso tenere traccia accurata degli straordinari in conformità con i regolamenti. Tuttavia, tenere traccia di OT può essere complicato quando la classificazione di un dipendente cambia in non esente mentre continui a pagarli come esenti. Sia il DOL che il suddetto dipendente possono finire per costarti più della semplice reputazione di datore di lavoro.

Non vuoi lasciare la scoperta dell'errata classificazione dei dipendenti al DOL o al dipendente. Vuoi avere un buon software per le buste paga che ti aiuti a rimanere aggiornato sui cambiamenti mentre si verificano in modo da poter agire. L'autocontrollo è un buon inizio per le imprese molto piccole, mentre le PMI spesso scelgono fornitori di servizi esterni per eseguire regolarmente gli audit.

Se ascolti GI Joe, e dovresti sempre ascoltare GI Joe, la conoscenza è metà della battaglia. È vero anche in questo caso. Mantenere i dipendenti informati e istruiti sulle politiche aziendali relative agli straordinari e sui cambiamenti nel loro stato di esenzione è l'unico modo per garantire che i dipendenti siano a bordo con conformità e produttività .

Fornire ai tuoi dipendenti importanti conoscenze aziendali, come le politiche di telelavoro o i manuali dei dipendenti, può farti risparmiare sul libro paga e prevenire quelle azioni legali indesiderate dopo il fatto.

Il futuro è adesso e la tecnologia è qui per trasformare la conformità e l'efficienza dei costi da una seccatura in qualcosa che sai fare molto bene.

Le app di monitoraggio del tempo mobile offrono funzionalità come avvisi di straordinari in tempo reale inviati sia ai dipendenti che ai telefoni cellulari del manager. Le app di condivisione dei documenti mettono le politiche sugli straordinari nelle mani dei tuoi dipendenti in modo che nessuno possa affermare di non averle mai ricevute, soprattutto quando vengono apportate modifiche.

Ma per una conformità totale e senza sforzo, un'app di monitoraggio del tempo che si integri perfettamente nella tua soluzione di gestione stipendi è il modo più rapido e semplice.

Stato di diritto

In questo momento, le modifiche agli straordinari della FLSA del 2016 sono congelate nel limbo legale per gentile concessione di un giudice del Texas che ha stabilito che il livello salariale della Regola finale superava l'autorità del Dipartimento e ha concluso che la Regola finale non è valida. L'ultimo comunicato stampa del DOL afferma che:

Il 31 agosto 2017, il giudice del tribunale distrettuale degli Stati Uniti Amos Mazzant ha emesso un giudizio sommario contro il Dipartimento del lavoro in casi consolidati che contestavano la regola finale degli straordinari. Il tribunale ha ritenuto che il livello salariale della Regola finale superasse l'autorità del Dipartimento e ha concluso che la Regola finale non è valida. Nell'ottobre 2017 il Dipartimento del lavoro ha presentato ricorso contro la decisione del giudice. Una volta archiviato questo ricorso, il Dipartimento di Giustizia presenterà una mozione al Quinto Circuito per sospendere il ricorso mentre il Dipartimento del Lavoro rivaluterà il livello salariale per l'esenzione.

Per rendere le cose ancora più complicate, devi considerare le leggi statali che possono avere regole diverse sugli straordinari che richiedono un livello salariale più alto o più basso per l'esenzione dal salario straordinario. Buoni esempi sono la California e le Samoa americane.

Vuoi essere un datore di lavoro rispettoso della legge ed evitare quei temuti controlli DOL e azioni legali per gli straordinari. Ma i legislatori statali e le agenzie federali non hanno intenzione di renderti le cose facili, quindi non hai altra scelta che prestare attenzione ed eseguire gli aggiustamenti del libro paga prima che i guai arrivino a bussare.

Tieni presente che qualunque modifica venga implementata per gli straordinari FLSA, dovrai sempre tenere traccia accurata degli stati di esenzione dei dipendenti e della situazione degli straordinari. Essere in cima alle esenzioni alla FLSA probabilmente ti farà risparmiare denaro mentre, allo stesso tempo, ti consentirà di dare aumenti ai tuoi dipendenti. Infine, tenere traccia degli stati di esenzione ti aiuterà a evitare costosi contenziosi, quindi ricorda di tenere d'occhio il premio FLSA.