Come seguire i clienti dopo aver inviato una fattura

Quando invii una fattura adeguatamente dettagliata a un cliente, in genere ti aspetti di ricevere il pagamento tempestivamente. Sfortunatamente, ci saranno inevitabilmente momenti in cui ti troverai di fronte a clienti smemorati, disorganizzati o semplicemente riluttanti a pagare.

Indipendentemente dal motivo, devi comunque essere pagato per il tuo lavoro e ciò potrebbe richiedere di dare seguito alle fatture scadute. Sebbene queste situazioni possano essere frustranti, è sempre importante rimanere professionali quando ci si rivolge ai clienti in merito ai pagamenti in sospeso.

In questo articolo, forniremo alcuni consigli su come rispondere via e-mail se una fattura non viene pagata in tempo. Discuteremo anche di come gestire la situazione diplomaticamente, al fine di mantenere un buon rapporto (se possibile). Iniziamo!

Perché è importante dare seguito a (e prevenire) le fatture non pagate

Ricevere il pagamento subito dopo aver inviato le fatture ai clienti è fondamentale per mantenere a galla la tua attività e garantire un flusso di cassa regolare. Sfortunatamente, ci saranno momenti in cui le fatture non vengono pagate in tempo, per una serie di motivi.

In queste situazioni, dovrai seguire i tuoi clienti in merito ai ritardi di pagamento, tempestivamente e con attenzione. Se trascuri questa operazione, potresti perdere i soldi che ti sono dovuti, poiché il cliente potrebbe aver perso o dimenticato la fattura. Potrebbero anche essere confusi su come e quando pagarti.

Tra un momento, discuteremo come gestire effettivamente le fatture non pagate. Tuttavia, è anche intelligente considerare come evitare che questo diventi un problema del tutto. Con questo in mente, ecco alcuni modi per evitare di vedere fatture non pagate in futuro:

• Scrivi fatture complete e chiare. Dovrebbero contenere tutte le informazioni di cui il cliente ha bisogno per inviare il pagamento.
• Includi informazioni esatte su ciò per cui stai addebitando. Chiarisci esattamente quali servizi hai fornito, suddivisi in singole voci ove pertinente. Ciò rimuoverà qualsiasi potenziale ambiguità che potrebbe far esitare il cliente a pagare.
• Fornire una data di scadenza specifica. Ciò rende meno probabile che il cliente metta la fattura in secondo piano e si dimentichi di pagarti.
• Offri un metodo di pagamento facile. Scopri quale metodo di pagamento è conveniente per il tuo cliente (ad es. pagamento online) e, se possibile, offri loro più opzioni.
• Addebitare una commissione per ritardato pagamento. Metti in chiaro i termini di pagamento della fattura che se il pagamento non viene ricevuto entro una determinata data, applicherai un addebito aggiuntivo.

Seguendo questi semplici passaggi, dovresti essere in grado di evitare molte situazioni in cui una fattura potrebbe altrimenti non essere pagata. Tuttavia, è probabile che ci siano ancora momenti in cui un pagamento non viene inviato come concordato, a quel punto dovrai contattare direttamente il cliente.

Come dare seguito a una fattura (4 suggerimenti)

Nelle prossime sezioni, daremo un'occhiata a come dovresti procedere quando segui un cliente in merito a una fattura scaduta. Agendo su questi quattro suggerimenti chiave, puoi aumentare le possibilità di ricevere i tuoi soldi e non bruciare i tuoi ponti con il cliente.

1. Non aspettare troppo a lungo per un pagamento scaduto

Innanzitutto, è importante non lasciare che le fatture scadute rimangano non pagate per molto tempo. A volte le persone hanno la sensazione che seguire troppo presto possa sembrare invadente o poco professionale. Tuttavia, questo non potrebbe essere più lontano dalla verità.

In effetti, niente potrebbe essere più professionale che aspettarsi che il tuo accordo sia rispettato da tutte le parti. Pertanto, dovresti dare seguito alle fatture scadute non appena la data di scadenza è passata. Sii educato e non dare per scontato malizia o incompetenza. Dovrebbe bastare qualcosa di semplice, del tipo: “Volevo solo ricordarti che questo pagamento era dovuto ieri. Potresti farmi sapere quando aspettarlo?"

Nei casi in cui il cliente ha semplicemente dimenticato di pagare o ha perso la tua email, questo è spesso sufficiente per risolvere il problema. Dopo aver inviato l'e-mail di sollecito di pagamento iniziale, se non ricevi risposta, ti consigliamo di contattarci nuovamente entro una settimana.

2. Sii sempre professionale nell'e-mail di follow-up della fattura

Anche se non essere pagato è senza dubbio un'esperienza frustrante, è importante mantenere un tono e un atteggiamento professionale durante tutto il processo. Questo vale anche se la data di scadenza del pagamento è molto scaduta e non hai ricevuto alcuna notizia dal cliente.

La realtà è che semplicemente non è costruttivo arrabbiarsi o prendere sul personale la mancanza di un pagamento tempestivo. In effetti, è molto più probabile che tu risolva la situazione rapidamente se mantieni un tono calmo ed educato in tutte le tue comunicazioni con i clienti sui pagamenti scaduti.

Rimanere professionale è la tua migliore occasione per assicurarti che il cliente faccia lo stesso, mentre è probabile che diventare emotivi provochi una risposta simile. Vale anche la pena ricordare che la fattura non pagata potrebbe essere dovuta a un errore onesto, il che significa che rischi di bruciare un ponte prezioso inviando un'e-mail di fattura scaduta arrabbiata o lanciando accuse.

3. Se l'e-mail non funziona, chiama i clienti per i ritardi di pagamento

Se hai inviato alcune e-mail nel corso di una o due settimane e non hai ricevuto risposta, è possibile che il cliente stia riscontrando problemi con la sua casella di posta. I tuoi messaggi potrebbero finire nel loro filtro antispam, oppure potrebbero semplicemente aver cambiato il loro indirizzo o averti fornito quello sbagliato per errore.

In questa situazione, è sempre una buona idea raggiungere con un metodo diverso. Se hai il numero di telefono del cliente, ad esempio, puoi semplicemente chiamarlo. Inoltre, controlla se hai un altro indirizzo email registrato o se c'è qualcun altro nella sua organizzazione che puoi contattare. Non aver paura di essere persistente e di provare varie forme di comunicazione finché qualcosa non scatta.

4. Se tutto il resto fallisce nel follow-up della fattura, contatta il tuo avvocato

Se questo processo è durato più di un mese senza risposta o pagamento, potrebbe essere necessario intraprendere un'azione legale. A questo punto, dovresti contattare il tuo avvocato, che sarà in grado di inviare una lettera di richiesta al cliente. Ciò includerà l'importo dovuto, come indicato nella fattura originale.

Naturalmente, questa è un'ultima strategia. Si spera che non ti trovi mai in una situazione in cui è giustificato, ma dovresti essere consapevole che potrebbe essere necessario. Se il cliente ti sta ignorando o si rifiuta di pagare, sei nel tuo diritto di chiedere aiuto.

Conclusione

È fondamentale essere pagati per il tuo lavoro, ma potresti incontrare situazioni in cui i clienti dimenticano o scelgono di non inviarti i soldi che devono. In questi casi, dovrai fare attenzione a come seguirli.

Per ricapitolare, ecco cosa vorrai tenere a mente quando segui le tue fatture:

1. Non aspettare troppo a lungo su una fattura scaduta.
2. Sii professionale in ogni momento.
3. Se l'e-mail non funziona, chiama il client.
4. Se tutto il resto fallisce, contatta il tuo avvocato.

Hai domande sulla gestione delle fatture non pagate? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!