Come scrivere un'e-mail di follow-up dopo nessuna risposta

Sujan Patel

• 17 giugno 2022

Se il pensiero di scrivere un'e-mail di follow-up ti mette un po' a disagio, non sei solo. Il nostro istinto ci dice che se qualcuno non ha risposto alla nostra precedente e-mail, non è interessato e che non gli piacerà se lo infastidiamo di nuovo.

Purtroppo, in questo caso, il nostro istinto è spesso sbagliato. Pochissime prospettive dicono “sì” alla prima domanda – o, se è per questo, alla seconda, terza o quarta.

Continua a leggere per sapere come scrivere un'e-mail di follow-up dopo nessuna risposta.

Tassi di risposta: numero ideale di follow-up

Uno studio di Iko System ha rilevato un tasso di risposta del 18% alla prima e-mail inviata e del 13% alla quarta. La sesta e-mail della sequenza ha ricevuto un enorme tasso di risposta del 27%.

Uno studio simile di Yesware ha visto un tasso di risposta del 30% alla prima e-mail e del 14% alla quarta. In realtà hanno inviato 10 e-mail in totale e anche l'ultima ha avuto un tasso di risposta del 7%.

Nonostante ciò, Yesware segnala che un colossale 70% delle catene di posta elettronica si interrompe dopo una sola e-mail senza risposta.

Le cose peggiorano, o migliorano, a seconda di come la guardi: circa l'80% dei potenziali clienti dice "no" quattro volte prima di dire "sì". Ma il 92% delle persone si arrende dopo aver sentito 'no' quattro volte.

Allora, perché importa? Significa che solo l'8% dei venditori – quelli che seguono almeno cinque volte – stanno generando l'80% di tutte le vendite .

Inoltre, altri studi rivelano che una serie di gocciolamenti di posta elettronica con 4-7 messaggi fornisce 3 volte più risposte rispetto a quelle con solo 1-3 (rispettivamente 27% e 9%). In effetti, anche solo un follow-up può convertire il 22% in più di risposte.

Inutile dire che l'invio di e-mail di follow-up è essenziale (a meno che non ti piaccia perdere le vendite...)!

" Non puoi continuare troppo nella prima parte di un impegno ." ~Damian Thompson, Leadfuze

Hai bisogno di qualche consiglio? Ecco come scrivere un'e-mail di follow-up dopo nessuna risposta.

1. Quanto tempo dovresti aspettare prima di dare seguito?
2. Automatizza la tua sequenza di follow-up
3. Diversifica i tuoi canali
4. Decidi cosa vuoi ottenere
5. Mettiti nei loro panni
6. Come scrivere un'e-mail di follow-up
7. Modelli di email di follow-up delle vendite
8. Consigli degli esperti

Quanto tempo dovresti aspettare prima di dare seguito?

La risposta breve qui è "non lunga".

La stragrande maggioranza delle e-mail viene aperta il giorno in cui vengono inviate e, se il destinatario risponde, probabilmente lo farà anche lo stesso giorno. Ciò significa che è abbastanza sicuro presumere che se qualcuno non risponde il giorno in cui invii l'email originale, non risponderà affatto.

Quanto è sicuro? Circa il 90% dei destinatari apre e risponde, se intende rispondere, il giorno in cui riceve un'e-mail.

Credito di immagine

Quindi, quanto tempo dovresti aspettare prima di inviare un'e-mail di follow-up?

Come regola generale, due o tre giorni sono una buona quantità di tempo da attendere prima di inviare la prima e-mail di follow-up. Dovresti quindi estendere il periodo di attesa di alcuni giorni per ogni e-mail successiva al tuo primo messaggio, soprattutto a seconda del numero di follow-up che intendi inviare.

Sebbene non ci siano regole rigide su come affrontare questo problema, il CEO di Close.io Steli Efti propone di distanziare il follow-up delle e-mail fredde in questo modo:

Credito di immagine

Puoi e dovresti sperimentare i tempi per i follow-up successivi, ma quel programma è buono come qualsiasi altro fino a prova contraria. Vuoi seguire senza infastidire i tuoi obiettivi con esplosioni quotidiane. Il calendario suggerito da Efti si risolve in sei e-mail: il contatto iniziale e cinque follow-up.

Con esso, stai spuntando tutte le caselle giuste. Continua finché non scopri che non funziona per te e il tuo pubblico.

BUONO FINO ALL'ULTIMA GOCCIA

Aggiungi messaggi a goccia alla sequenza della tua campagna automatizzando i tuoi follow-up .

Prepararsi per il successo

Ok, quindi sai perché è importante dare seguito, quanto tempo aspettare e avere un'idea di quanti messaggi inviare in tutto.

Prima di iniziare, però, devi prepararti per il massimo successo. Il primo passo? Scrivi tutto.

Annotare i tuoi obiettivi e i tuoi flussi di lavoro è vantaggioso su molti fronti: crea coerenza tra tutti i membri del tuo team, mantiene tutti sulla stessa pagina e in realtà ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi meglio che se non li avessi scritti.

Per massimizzare il successo del tuo follow-up, stabilisci una serie concreta di "regole" su tempo, frequenza, quantità e messaggio. Sii coerente. E automatizza.

Diversifica i tuoi canali

Un altro componente chiave che separa coloro che fanno il gioco successivo da quelli che stanno solo facendo i movimenti è un approccio omnicanale.

Sì, l'e-mail è la soluzione migliore e il canale preferito per la comunicazione in generale. Ma ciò non significa che gli altri canali non valgano lo sforzo.

“ Per me, social non è un 'Dovrei farlo?' Devi. Se il tuo pubblico vive su LinkedIn o Twitter o Instagram, devi coinvolgerlo lì ". ~Jake Dunlap, Skaled

Esplora un approccio omnicanale che includa e-mail, video, social media e telefono, soprattutto se non ricevi risposta da uno solo di essi. Le aziende con un processo di coinvolgimento omnicanale registrano una crescita del fatturato annuo del 9,5% anno su anno, quasi 3 volte in più rispetto a quelle che non lo fanno, oltre ad aumentare il coinvolgimento stesso.

Un'esperienza omnicanale fornisce i beni su prospezione, nutrimento e fidelizzazione.

Quali canali sembrano preferire e/o dove ti sei confrontato con loro per la prima volta, cosa fanno su ciascuno (solo sparando il vento sui social, business sull'e-mail, viceversa)? Prendi spunto da loro. Interagisci con loro dove e come sembrano preferire.

" Se diversifichi i canali che utilizzi, è molto più probabile che tu riceva la risposta di qualcuno ." ~Matt Heinz, marketing di Heinz

UN APPROCCIO MISTO

Rendi le chiamate a freddo una parte delle tue sequenze con il Mailshake Dialer integrato .

Decidi cosa vuoi ottenere

Prima di fare qualsiasi altra cosa, è fondamentale decidere cosa vuoi ottenere da questa e-mail (o e-mail).

Ad esempio, potresti voler:

• Ottieni maggiori informazioni o un'informazione specifica
• Organizzare un incontro
• Chiudi una vendita

Non posso aiutarti molto qui poiché ogni situazione è unica. È probabile che ciò che desideri e di cui hai bisogno per ricevere un'e-mail di follow-up cambierà con ogni campagna su cui lavori e, potenzialmente, anche tra ogni follow-up che invii.

È fondamentale che tu lo sappia, però. Non inviare mai un'e-mail, di follow-up o altro, a meno che tu non sappia esattamente di cosa hai bisogno per uscirne.

Mettiti nei loro panni

Prima di redigere o inviare, considera l'esperienza utente (UX). È già un elemento fondamentale del successo della tua attività ed è pronto a diventare il fattore chiave di differenziazione nel prossimo anno o due. Più del prezzo. Più del prodotto o servizio stesso.

Pensa alla frequenza e all'attività delle tue email di follow-up. Dimentica per il momento ciò che gli esperti dicono che dovresti o non dovresti fare e guardalo solo dal punto di vista del cliente.

Troppi follow-up sono fastidiosi. Troppo poco perde slancio. Trova il giusto equilibrio per i tuoi obiettivi.

Chiediti: cosa ci guadagnano? Come si sentono? Che tipo di esperienza stanno vivendo? Ho un motivo per continuare (a parte il semplice follow-up)?

Poni e rispondi a questo tipo di domande e progetterai una campagna di follow-up da zero costruita per loro, non per te. E questo può fare la differenza.

In termini di approccio, tutti i follow-up non sono uguali, quindi lascia che la situazione dia il tono:

• Se i potenziali clienti hanno richiesto una chiamata o una demo, puoi essere più aggressivo per soddisfare le loro esigenze.
• Se hanno scaricato qualcosa, hanno mostrato interesse ma non hanno chiesto esplicitamente di essere contattati, quindi devi dimostrare il tuo valore (gocciolamenti diversi in base a ciò che hanno scaricato nello specifico).
• Quando invii e-mail fredde, devi procedere molto alla leggera perché non ti hanno chiesto nulla.

MESCOLALO

Le nostre integrazioni ti offrono ancora più potenza, avviando la divulgazione in base alle visite alle pagine, ai download di documenti e altro ancora.

Come scrivere un'e-mail di follow-up

Ora che sai quanto è importante il follow-up e quanto tempo (dare o prendere) dovresti aspettare prima di inviare ogni e-mail, esaminiamo come scrivere l'e-mail di follow-up stessa.

Ricorda che è importante verificare la linea dell'oggetto migliore durante il follow-up. Quelle minuscole frasi possono crearti o distruggerti: il 47% delle persone apre un'e-mail e il 69% la segnala come spam in base alla sola riga dell'oggetto.

Dai alle righe dell'oggetto della tua e-mail il tempo e lo sforzo che meritano.

IL GUSTO GIUSTO

Email Copy Analyzer di Mailshake fornisce feedback e suggerimenti in tempo reale per migliorare la consegna e la leggibilità.

Ho diviso la scrittura di un'e-mail di follow-up in cinque sezioni. Per aiutarti, ho incluso esempi di ciò che potresti dire in ogni sezione, l'idea è che puoi quindi collegare tutto insieme in un modello di e-mail di follow-up personalizzato.

1. Aggiungi contesto

Prova a rinfrescare la memoria del destinatario aprendo la tua e-mail con un riferimento a una precedente e-mail o interazione. Anche se il tuo destinatario disegna uno spazio vuoto, è più probabile che reagisca positivamente al follow-up se gli viene ricordato il fatto che ti ha già sentito in precedenza.

Gli apri che potresti voler provare includono:

• Volevo solo dare seguito all'e-mail che ho inviato lo scorso [giorno della settimana in cui è stata inviata l'e-mail] su [oggetto dell'e-mail].
• Volevo solo continuare per vedere cosa ne pensavi [oggetto dell'email].
• Spero che questo non suoni strano, ma ho visto che hai letto la mia email precedente.

2. Aggiungi valore

Non dovresti mai inviare un follow-up senza alzare la posta e dimostrare il tuo valore.

Evita i follow-up pigri - quelli in cui stai semplicemente "toccando la base" o "recuperando" - che non aggiungono nient'altro che un'altra email nella loro casella di posta. Fornisci valore ad ogni interazione. Fai in modo che valga la pena aprire, fare clic e rispondere.

Le opportunità di interazione organica e naturale e di follow-up derivano dal dare loro qualcosa di prezioso come regalo, che si tratti di un oggetto fisico rilevante spedito loro, o di un webinar, di un case study, di un modello o di un'altra risorsa digitale.

" Per un minuto, non sono un venditore - ho dato loro qualcosa ." ~Dan Murphy, Cultura Amp

Puoi facilmente ottenere una serie di follow-up su queste offerte a valore aggiunto. Rendilo di alta qualità e pertinente per loro. Vuoi essere visto come una risorsa per loro.

Se non stai fornendo una sorta di valore aggiuntivo, ci sono pochissimi motivi per contattarli e ancora meno incentivo per loro a rispondere o prendersi cura.

" Devi fornire valore al destinatario ogni singola volta ." ~Matteo Heinz

3. Spiega perché stai inviando un'e-mail

Continua a spiegare il motivo della tua e-mail di follow-up, in modo sia diretto che conciso. Basta dire al destinatario cosa vuoi. Se questo non è cambiato rispetto alla tua email precedente, ricordaglielo.

• [nome del prodotto] potrebbe davvero aiutarti [elemento del ruolo del potenziale cliente] in modo più efficace. Mi piacerebbe fare una chiacchierata veloce per scoprire se ho ragione.
• [nome del prodotto] potrebbe davvero aiutarti e mi chiedevo se saresti interessato a provarlo per circa un mese (completamente gratuito, ovviamente).
• Abbiamo appena lanciato [nome del prodotto] e potrebbe fare una grande differenza per [elemento del ruolo del potenziale cliente]. C'è un collegamento a una risorsa che ti dirà di più appena sotto, ma sarebbe fantastico se potessimo anche discutere delle tue esigenze attuali in modo da poter capire esattamente come [nome del prodotto] potrebbe aiutarti.

Concentrati su di loro qui. Rimuovi le affermazioni "I" dal tuo testo. Onestamente non si preoccupano molto di te o di ciò che pensi o credi.

4. Includere un invito all'azione

Semplifica la risposta del destinatario dell'e-mail. Ad esempio, se stai cercando di organizzare una riunione, suggerisci una data e un'ora specifica (e un luogo, se stai organizzando una riunione di persona).

• Le 14:15 di giovedì funzionano per te?
• Sei la persona giusta con cui parlarne? Se sono nel posto sbagliato, potresti indicarmi la giusta direzione?
• Rispondi semplicemente "sì" se sei interessato a ottenere qualche informazione in più e ti invierò un paio di brevi documenti.

Se fai parte di un team di marketing o sei un professionista delle vendite, cerca di non commettere l'errore di lasciarlo vago e ambiguo. Rendi il tuo invito all'azione cristallino e difficile da resistere. Cosa vuoi che facciano esattamente? Hai fornito un link al tuo sito web? Diglielo in modo da ottenere i migliori risultati possibili.

5. Chiudi la tua e-mail

Avvolgiti in un modo che ti sembri naturale e sia in sintonia con le tue interazioni con il destinatario finora.

Anche se ho alcuni suggerimenti di seguito, questa parte è davvero molto personale: come sopra, concludi come ti senti a tuo agio.

• Fatemi sapere cosa ne pensate! [Il tuo nome]
• Fatemi sapere se avete domande. [Il tuo nome]
• Parla presto? [Il tuo nome]
• Aspetto tue notizie! [Il tuo nome]

AGGIUNGILO AL MENU

Dopo aver creato un'e-mail che ami, salvala come modello in modo che tu e i tuoi compagni di squadra possiate riutilizzarla.

Modelli di email di follow-up delle vendite

Se i suggerimenti di cui sopra non sono sufficienti per lavorare con te, ecco alcuni esempi dalla selezione di modelli di email di vendita che offriamo ai nostri utenti su Mailshake.

ORDINE SPECIALE

I modelli forniscono una struttura, ma la personalizzazione è ancora fondamentale. Usa una stampa unione per personalizzare il tuo cold outreach.

Fai un rapido complimento e aggiungi valore

Ehi {{Nome}},

Ho visto su Twitter che hai condiviso alcuni post fantastici sull'ottimizzazione del tasso di conversione.

Di recente ho notato questi due post super utili e volevo solo condividerli con te:

{{Link 1}}
{{Link 2}}

Sarei anche felice di condividere un po' sui nostri tassi di conversione su Sumo se sei pronto?

Saluti,
{{Il tuo nome}}

Scarica questo modello

Questo modello è un esempio di un'e-mail di follow-up semplice ed educata: fornisce una spiegazione pertinente e innocente del motivo per cui stai contattando, lanciando anche un facile complimento. Dopodiché, è una rapida vittoria condividere un altro o due contenuti che potrebbero interessare loro oi loro follower. Invece di continuare per il bene di seguire questa e-mail, tenta di ruotare la conversazione e fornire valore.

Infine, quella firma è una semplice richiesta a cui è possibile rispondere con un sì o un no. Una formula semplice come questa funziona perché non ci vuole molto tempo per scremare, fornisce un valore immediato e risulta colloquiale, invece che commerciale.

Rendi la risposta un'attività one-stroke per i destinatari

Ciao {{Nome}},

Esamino costantemente le relazioni commerciali nel mio CRM. In genere, se non ricevo notizie da qualcuno per 30 giorni, significa che sono molto occupati o semplicemente non interessati.

Se non sei interessato, faccelo sapere e chiuderò prontamente la tua scheda nel nostro CRM per non disturbarti mai più con le email di vendita di {{azienda}}.

1 – “Scusa, ero davvero sommerso ma sono ancora interessato…”
0 – "Per favore chiudi la mia scheda, non sono interessato..."

Grazie,
{{Il tuo nome}}

Scarica questo modello

Probabilmente hai già visto qualcosa del genere prima, o immagino di sì, dal momento che questo tipo di email compare abbastanza spesso nella mia casella di posta. Tuttavia, questo non vuol dire che non dovresti usarlo da solo. Questo formato è popolare perché funziona. E funziona perché rende incredibilmente facile rispondere ai potenziali clienti. Tieni solo a mente che se lo usi, dovrai prestare molta attenzione a quanto lo adatti.

Riconosci il loro interesse

Ciao {{name}},

Ho notato che hai aperto l'email che ti ho inviato venerdì e hai controllato il nostro sito {{your URL}}. Ma non ho mai avuto tue notizie.

Mi chiedevo semplicemente se queste azioni significano che sei interessato a saperne di più su {{nome della tua attività}} e su come possiamo fornire valore alle tue attività online simili alla tua presso {{nome dell'attività}}.

In quanto persona che contatta costantemente numerosi potenziali clienti su e giù per {{la tua posizione}}, volevo contattarti oggi per vedere se hai domande su {{nome della tua attività}} o su uno qualsiasi dei nostri prodotti. Penso che tu sia la persona perfetta con cui discutere di {{your business name}}.

Hai 10 minuti per una breve telefonata la prossima settimana?

Saluti,
{Il tuo nome}}

Scarica questo modello

Questa e-mail ruota attorno a un evento trigger. Se stai utilizzando software come Mailshake, puoi tenere traccia di cose come le aperture di posta elettronica e i clic sui collegamenti forniti nell'e-mail. Dato che hanno cliccato su qualcosa, sai che erano almeno in qualche modo interessati, quindi questa email di follow-up è perfetta per iniziare quella conversazione.

Mostra assoluta fiducia nell'idoneità del tuo prodotto per il potenziale cliente

Comprendo la tua posizione, ma non ti ricontatterei se non pensassi fermamente che {{your company}} possa aiutare {{prospect company}} a risolvere {{challenge}} di {{product benefit #1} ] e {{vantaggio prodotto n. 2}}.

Fammi sapere se vuoi che risponda a una chiamata così posso guidarti attraverso quello che facciamo.

Saluti,
{{Il tuo nome}}

Scarica questo modello

Nel caso in cui un potenziale cliente fornisca un'obiezione specifica al tuo prodotto o servizio, non arrenderti ancora. Ho modificato leggermente questo modello dalla fonte originale per funzionare come e-mail di follow-up dopo che sei stato rifiutato. Ora, ti consente di continuare il thread di posta elettronica dimostrando la tua assoluta fiducia nel tuo prodotto o servizio, rafforzando allo stesso tempo i vantaggi per i destinatari.

Fornisci valore

Condividere saggezza, prove sociali, statistiche o qualsiasi altro tipo di contenuto rilevante è sempre un'ottima pratica da implementare nelle vendite e rappresenta un'efficace e-mail di follow-up. Dalla tua prima interazione, vuoi posizionarti come un consulente di fiducia, non solo un venditore in attesa di concludere un affare. Gli esempi di e-mail di seguito lo fanno con grazia in un formato breve e conciso.

Esempio n. 1: condivisione di un suggerimento rapido

Ciao {{name}},

Probabilmente hai a che fare con {{business pain}}, quindi ho pensato di condividere un rapido suggerimento che molti dei miei clienti hanno trovato utile: {{1-2 frase perseguibile consiglio}}.

Ho qualche idea in più su {{improving X}}. Fatemi sapere se siete interessati ad ascoltarli.

Saluti,
{{Il tuo nome}}

Scarica questo modello

Esempio n. 2: fornire valore dopo una riunione

Ehi {{Nome}},

Hai detto che ami provare cibi nuovi. Ho visto questo gruppo organizzare tour gastronomici in giro per New York. Eccone uno in cui ti portano in alcuni ristoranti etnici: Original Multicultural Bar Hopping Tour

Sembra che le tue papille gustative saranno soddisfatte!

Come va il progetto tra l'altro?

Saluti,
{{Il tuo nome}}

Scarica questo modello

(fonte)

L'e-mail n. 2 continua la conversazione dalla riunione, aggiungendo anche un tocco personale di valore (personalizzalo per qualsiasi hobby che il tuo destinatario ha condiviso con te). In questo modo il follow-up è breve e termina la conversazione con un CTA casuale e non invadente.

Modelli e-mail di follow-up per situazioni alternative

Modello per la creazione di collegamenti

Come ti avvicini al link building?

La maggior parte delle volte, invii un'e-mail che contiene un collegamento a un articolo obsoleto o un collegamento interrotto, quindi dici al proprietario del sito che hai pubblicato un articolo fresco e aggiornato, che potrebbe essere un'ottima aggiunta al loro contenuto. Suona familiare? È un metodo collaudato.

Ma il più delle volte, questo non è abbastanza per garantire una risposta.
Se la tua email viene accolta con un silenzio assordante, ecco un modello di email di follow-up che potrebbe aiutarti: Ehi {{Nome}},

So che sei impegnato a gestire {{business or website name}}. E rimuovere un collegamento interrotto è qualcosa che potrebbe richiedere troppo tempo prezioso.

Tuttavia, ecco perché dovresti rimuovere i link non validi dai tuoi contenuti:

• Secondo Moz, se hai un errore 404, stai perdendo un'enorme possibilità di classificare i tuoi contenuti.
• BlizzardPress ha recentemente rimosso tutti i suoi 404 errori e quasi istantaneamente ha scalato 1713 posizioni. Non ti ci vorrà molto del tuo tempo. Ho un foglio di calcolo che include tutti i collegamenti interrotti. Ti renderà il processo 100 volte più facile.
• Mi piacerebbe condividere il foglio di calcolo e aiutarti in questo processo. Sei interessato?

Ci sentiamo presto,
{{Il tuo nome}}

Scarica questo modello

Modello per sensibilizzazione alle vendite

Diciamo che sei un designer freelance e hai presentato un cliente per i tuoi servizi di progettazione.

Nella tua email di sensibilizzazione, hai elencato tutte le aziende che hai aiutato in passato, inoltre hai anche condiviso un'idea su come puoi aiutarle con il loro marchio.

Sebbene ci siano altri modi per entrare nel loro radar, la magia digitale può accadere con questa e-mail di follow-up. Ehi {{Nome}},

Qualche giorno fa ho condiviso con te un'idea di design. Hai avuto modo di dargli un'occhiata?

Per illustrare quanto potrebbe essere efficace, sono andato avanti e mi sono preso il tempo per creare un wireframe per il tuo sito web. È progettato attorno al valore fondamentale della tua attività. Ho avuto molta esperienza con progetti come il tuo, inclusi {{Previous Client's}} {{Project or Asset}}.

Ho una base molto solida nel comunicare l'identità creativa di un marchio attraverso {{Project Deliverable}} e non vedo l'ora di aiutare {{Company Name}} a offrire un valore ancora più unico ai tuoi clienti.

Sei disponibile per una chiacchierata veloce questa settimana?

Grazie,
{{Il tuo nome}}