La tua guida completa su un piano d'azione correttivo

Quando sentiamo le parole piano d'azione correttivo, la prima cosa a cui la maggior parte delle persone pensa è la disciplina dei dipendenti o qualcosa del genere. Per non dire che non lo copre, ma va molto più in profondità. Quindi ora probabilmente ti starai chiedendo quale sia lo scopo di un piano d'azione?

In breve, un piano d'azione correttivo garantisce che le esigenze del cliente siano soddisfatte, che la tua pratica aziendale sia conforme alle normative governative statali, federali e locali e molto altro ancora.

Il piano d'azione correttivo scava in profondità in ogni angolo della tua attività per esporre possibili scappatoie ed errori, il che non è necessariamente una cosa negativa. L'azione correttiva viene eseguita in fasi al fine di identificare diversi modi in cui puoi rimettere in carreggiata la tua attività e assicurarti di essere il più efficace ed efficiente possibile. Inoltre, ti aiuta a rimanere allineato con la tua missione e a raggiungere i tuoi obiettivi di business.

Qual è lo scopo di un piano d'azione?

Ottima domanda! Pensala in questo modo, quando gli errori si verificano sul lavoro, ci sono momenti in cui possono essere corretti. Tuttavia, ci sono occasioni in cui non esiste un rimedio semplice. Senza un piano d'azione correttivo in atto, le situazioni possono degenerare e le ripercussioni non valgono la pena. Il piano d'azione correttivo prevede misure preventive in modo che tali scenari non si verifichino.

Ora, per ribadire qual è lo scopo di un piano d'azione: vengono messi in atto piani d'azione correttivi per riformare compiti, processi, prodotti, gestire i clienti, il comportamento dei dipendenti, ecc. Quindi, mentre continui a chiederti, qual è lo scopo di un piano d'azione? La tua risposta dovrebbe includere che il piano d'azione correttivo interrompe gli errori prima che diventino fatali. Qualsiasi problema si presenti, puoi utilizzare il tuo piano d'azione correttivo per affrontare qualsiasi situazione.

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Il piano d'azione correttivo riguarda quanto segue:

• Migliora i flussi di lavoro
• Identifica i modi per correggere gli errori che mantengono il budget
• Migliora la soddisfazione del cliente
• Aumentare l'efficienza e l'efficacia
• Processi o metodi migliorati
• Prevenire azioni ripetute

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Perché è essenziale un'azione correttiva?

A causa del dibattito sulla necessità di un piano d'azione correttivo, potresti finire per chiederti, qual è lo scopo di un piano d'azione? Devi tenere presente che ti aiuta a individuare i problemi e fornire le soluzioni. Stare seduti sulla sedia non aiuterà nessuna situazione che si presenta. Potresti pensare, beh, ho svolto molti lavori e possedere la mia attività non dovrebbe essere diverso. Se qualcuno esce dalla linea, lo rimetto in linea e il lavoro è fatto.

Tuttavia, il piano d'azione correttivo va molto più in profondità. Ti protegge dalla chiusura della tua attività o dal pagamento di ingenti somme di denaro per multe. Ad esempio, senza un piano d'azione correttivo per la salute e la sicurezza, il tuo dipendente potrebbe voltarsi e farti causa. Dal momento che non avevi un piano d'azione per quello che è successo, non hai prove per sostenerti se dovessi andare in tribunale.

Se la tua attività coinvolge clienti, il tuo piano d'azione correttivo aiuta il personale a conoscere la procedura in caso di reclamo di un cliente sulla qualità del prodotto/servizio. I dipendenti avranno le informazioni che forniscono l'azione correttiva da intraprendere e se il reclamo del cliente è corretto. Quando ci pensi, stai fornendo al tuo staff tutti gli strumenti di cui hanno bisogno.

Quando imposti una politica aziendale, il tuo team può affrontare l'approccio dal punto di vista dell'azienda e non solo una soluzione casuale finché il cliente non è soddisfatto. Un piano ben scritto ti dà la sicurezza di sapere che il tuo team può gestire tutto ciò che deve affrontare in modo rapido ed efficiente.

Un piano d'azione correttivo ti dà la tranquillità sapendo che la tua attività è protetta nel caso qualcosa vada storto.

Creazione del piano d'azione correttivo perfetto

Per iniziare a scrivere le azioni correttive che desideri includere nel tuo piano, dovresti considerare quanto segue:

• Identifica i problemi chiave
• Alla ricerca del motivo per cui questi sono problemi per la tua azienda
• Trova situazioni teoriche su come potrebbe accadere
• Scrivi il rimedio
• Metti alla prova le tue teorie
• Analizza i tuoi risultati
• Scrivili nel tuo piano

Ricorda, puoi sempre tornare indietro e migliorare il tuo piano. Le corrette azioni correttive risparmiano molti grattacapi. Vedremo ora come creare un piano.

La prima cosa da cui iniziare è capire la radice del problema. Anche se disponi di politiche attuali che i dipendenti dovrebbero seguire, a volte non sono state pensate abbastanza e, pertanto, si ripresenta lo stesso scenario. Quando riesci a comprendere la causa, spesso sarai in grado di fornire una soluzione adeguata.

Se ti stai ancora chiedendo qual è lo scopo di un piano d'azione? Dai un'occhiata al seguente esempio. Un dipendente solleva una scatola troppo pesante per lui, si fa male e non ci sono linee guida per il sollevamento di oggetti. Dovrai considerare questo come un problema di salute e sicurezza. Stai pensando, perché mai pensavano che fosse sicuro sollevare qualcosa di così pesante? Sanno quanto possono sollevare in base al loro peso e alla loro forza?

È importante identificare possibili problemi prima che si verifichino con un'azione correttiva.

Ora che sai qual è il problema, puoi iniziare a prendere misure per fornire una soluzione adeguata. Ad esempio, tutte le scatole dovrebbero essere chiaramente contrassegnate con il loro peso, in modo che i dipendenti possano prendere una decisione calcolata.

Indaga su come si è verificato questo problema. Ad esempio, nessuna delle scatole era etichettata. Quindi scopri cosa ha causato la comparsa di questo problema, ad esempio troppi dipendenti che si lamentano del mal di schiena. Inoltre, cerca eventuali problemi correlati.

Fai le tue ricerche e chiedi ai dipendenti perché si è verificata una situazione particolare. Se la difficoltà è legata al cliente, chiedi ai clienti maggiori informazioni. Una volta che conosci la radice e hai la tua soluzione chiara, è il momento di considerare come scrivere e implementare il tuo piano.

Anche se hai svolto tutte le tue ricerche, chiedi ai tuoi dipendenti quali misure avrebbero potuto essere prese per evitare che il problema si ripetesse.

Questo incoraggia anche il coinvolgimento e mostra un livello di cura per il tuo personale. Più persone inseriscono, più dati avrai quando scriverai il tuo piano.

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Se sei arrivato così lontano e stai pensando di fare tutto questo nella tua testa senza scriverlo, e ti stai ancora chiedendo quale sia lo scopo di un piano d'azione? Abbiamo i dettagli per spiegarlo ancora di più.

Quando inizi a scrivere il tuo piano d'azione correttivo, vedrai come le azioni correttive hanno un senso. Puoi impostare scadenze, obiettivi o più obiettivi che vorresti raggiungere. Inoltre, è scritto. Quindi, puoi sempre fare riferimento ad esso in seguito.

Le azioni correttive dovrebbero includere:

• Il problema
• Le tue politiche aziendali
• Le procedure impostate per evitare questo problema
• Elenco delle responsabilità, che si tratti di un singolo dipendente, manager, ecc.

Ora che hai scritto il tuo piano d'azione correttivo, non ti chiederai più quale sia lo scopo di un piano d'azione. Una volta raccolti i frutti, vorrai formare i tuoi dipendenti il ​​prima possibile.

La tua formazione dovrebbe includere la copertura di tutti i possibili scenari insieme a tutte le tue soluzioni. Dovrebbe essere chiaro in modo che i dipendenti lascino la riunione comprendendo cosa ci si aspetta in caso di situazione. Inoltre, i tuoi dipendenti dovrebbero avere la sicurezza di svolgere qualsiasi compito.

La tecnologia può essere la tua migliore amica per gestire il tuo piano d'azione correttivo in quanto coinvolge molti componenti in movimento. Ad esempio, richiede una comunicazione efficace e un follow-up per verificare che l'azione correttiva funzioni come dovrebbe.

Questo può essere molto da gestire, specialmente con tutte le altre attività quotidiane. Se stai ancora utilizzando e-mail e messaggi di testo, i tuoi sforzi di comunicazione possono spesso essere persi. La parte peggiore è che non puoi nemmeno tenere traccia di chi ha visto il tuo messaggio.

Non solo hai perso tempo cercando di chiamare e inseguire tutti, ma gli errori si verificano ancora perché i tuoi dipendenti non hanno letto i tuoi messaggi. Dal momento che non c'è modo di tenere traccia, non hai idea se i dipendenti stanno completando le loro attività.

App all-in-one come Connecteam ti consentono di implementare il tuo piano d'azione correttivo in tutta l'azienda in modo che tutti abbiano accesso diretto al piano d'azione correttivo. Puoi anche tenere traccia di chi non ha ancora letto i tuoi manuali di formazione e inviare notifiche push automatiche per ricordargli di farlo.

Inoltre, puoi tenere d'occhio e osservare i progressi del tuo staff. Con l'aggiunta di video e immagini, puoi dare vita al tuo piano d'azione correttivo. I dipendenti saranno in grado di guardare scenari di vita reale direttamente dai loro dispositivi mobili nel loro tempo invece di stare semplicemente seduti in una stanza noiosa.

Inoltre, non devi più stipare tutto in una sessione di allenamento e preoccuparti se tutti capiscono il materiale. I dipendenti possono formarsi e fare riferimento direttamente all'app anche quando si verifica una situazione di vita reale. Inoltre, i dipendenti hanno azioni correttive nel palmo delle loro mani. Non hanno più la fatica di sfogliare un grosso raccoglitore nel bel mezzo di una crisi. Con l'app di Connecteam, puoi creare file per ogni azione correttiva che il tuo dipendente può cercare facilmente per trovare ciò di cui ha bisogno.

Quando viene rilasciata un'azione correttiva nuova o migliorata, invia un aggiornamento a tutta l'azienda e tutti saranno aggiornati. I dipendenti possono interagire con Mi piace e commenti proprio come la maggior parte delle app social con cui hanno già familiarità. Se noti che un dipendente non ha ancora letto il tuo aggiornamento, puoi utilizzare la chat in-app per inviargli un promemoria per il controllo. Se un'azione correttiva si applica solo a un team, puoi impostare chat di gruppo sull'app e inviare loro un messaggio.

Connecteam ha molte più capacità oltre alla semplice formazione, messaggistica e aggiornamento. Puoi impostare la gestione delle attività, l'orologio (incluse le integrazioni delle buste paga con QuickBooks Online e Gusto) e molto altro ancora. Con una configurazione semplice, anche il tuo dipendente non esperto di tecnologia si divertirà a usarlo e si sentirà più a suo agio in caso di problemi.

Segui il tuo piano d'azione correttivo

È tutto bello scrivere e averlo in atto. Tuttavia, è necessario monitorare e valutare se il nuovo processo funziona. Se torniamo all'esempio originale, puoi chiedere a una manciata di dipendenti come si sentono le spalle dopo il nuovo piano.

La cosa bella è che puoi modificare il tuo piano d'azione correttivo in qualsiasi momento. Il tuo dipendente potrebbe darti un suggerimento da aggiungere, in modo che il prossimo dipendente non affronti la stessa esperienza.

L'aggiunta di un pezzo di tecnologia al tuo piano può aiutarti a tenere traccia in tempo reale e apportare modifiche se necessario. Non ti chiederai più qual è lo scopo di un piano d'azione? Ti chiederai invece perché ci hai messo così tanto a scriverne uno!

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