La guida completa alle risorse umane per le piccole imprese nel 2022

Come imprenditore o manager di una piccola impresa, sei abituato a indossare molti cappelli. Non solo sei responsabile della supervisione strategica e della leadership della tua attività, ma sei anche fortemente coinvolto nelle attività quotidiane, specialmente quando si tratta di risorse umane.

Ma l'ambito delle funzioni HR, anche per una piccola impresa, è vasto. Può sovraccaricare rapidamente il tuo tempo e potresti ritrovarti a passare ore su scartoffie e amministrazione delle risorse umane. Hai a malapena il tempo per assicurarti che nulla stia sfuggendo alle crepe, per non parlare di concentrarti sullo sviluppo e sulla crescita della tua attività.

Non sorprende che avere abbastanza tempo per fare tutto sia una delle prime cinque preoccupazioni per i proprietari di piccole imprese.

Ecco perché sorge inevitabilmente la necessità di delegare le risorse umane, a un'altra persona oa un team all'interno dell'organizzazione. Ma come fai a sapere quando è il momento giusto per farlo? E come si configura una persona o un team dedicato alle risorse umane?

Continuate a leggere per scoprirlo!

Che cos'è l'HR?

HR sta per risorse umane. La Society for Human Resource Management (SHRM) definisce la gestione delle risorse umane come "il processo di gestione dei dipendenti di un'organizzazione... per raggiungere efficacemente gli obiettivi di un'organizzazione".

Un team delle risorse umane è in ultima analisi responsabile dell'esperienza completa dei dipendenti, dall'assunzione fino al licenziamento, alle dimissioni o al pensionamento, e tutto il resto.

Ciò comprende:

• Reclutamento e fidelizzazione
• Gestione retribuzioni e benefit
• Buste paga, inclusi gli adempimenti fiscali
• Soddisfazione, coinvolgimento, sicurezza e benessere dei dipendenti
• Onboarding e offboarding
• Revisioni delle prestazioni
• Premi e riconoscimenti per i dipendenti
• Sviluppo e manutenzione delle risorse dei dipendenti come manuali di formazione e manuali per i dipendenti
• Creare cultura aziendale
• Partecipazione e comunicazione dei dipendenti
• Allenamento e sviluppo
• Monitoraggio del tempo e presenze
• Conformità al diritto del lavoro

Le piccole imprese affrontano i problemi delle risorse umane dal momento in cui assumono il loro primo dipendente. Con solo una manciata di personale, potrebbe essere possibile gestire autonomamente le attività delle risorse umane oltre alle responsabilità di gestione e proprietà. Ma man mano che la tua attività cresce, è facile vedere come questo elenco diventi troppo per una sola persona da gestire!

Funzioni chiave delle risorse umane per le piccole imprese

Le aree chiave delle risorse umane per le piccole imprese sono:

1. Reclutamento e fidelizzazione
2. Compensazione e benefici
3. Coinvolgimento dei dipendenti
4. Allenamento e sviluppo
5. Conformità al diritto del lavoro.

Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di questi e perché sono importanti per la tua attività.

Attrarre e trattenere i migliori talenti è una delle funzioni HR più importanti per le piccole imprese. Ma non costa poco. Le pratiche di reclutamento e fidelizzazione di qualità richiedono tempo e denaro per essere sviluppate e messe in atto.

Il reclutamento implica la preparazione di descrizioni del lavoro, la creazione di un quadro per le decisioni di assunzione, la gestione del processo di assunzione, compresi i colloqui, il completamento di documenti di conformità come contratti di lavoro e documenti di idoneità al lavoro e la progettazione e l'attuazione di un processo di assunzione.

Diversità, equità e inclusione (DEI) sono un aspetto importante del reclutamento per le aziende di tutte le dimensioni. DEI deve essere più di un gesto simbolico. Deve permeare ogni livello e funzione della tua organizzazione, comprese le risorse umane. La DEI è un fattore importante per attrarre i migliori talenti: quasi l'80% dei dipendenti desidera lavorare per un'organizzazione che valorizza la DEI.

Oltre ad attrarre nuovi talenti, le risorse umane sono anche responsabili delle politiche e delle pratiche di fidelizzazione. Le strategie volte ad aumentare la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti, così come la formazione e lo sviluppo, sono buoni modi per migliorare la fidelizzazione dei dipendenti.

Le risorse umane sono in genere responsabili della determinazione della filosofia retributiva, della strategia retributiva e della struttura retributiva di un'organizzazione, inclusa la retribuzione base e la retribuzione aggiuntiva.

Quando si progetta una struttura retributiva, è necessario essere consapevoli di eventuali salari minimi legali e di ciò che la concorrenza offre ai dipendenti.

Una parte importante del pacchetto retributivo sono i benefici per i dipendenti, come l'assicurazione sanitaria, i congedi retribuiti, l'orario di lavoro flessibile, le commissioni e i programmi di benessere dei dipendenti. I vantaggi sono importanti per i dipendenti. Sebbene lo stipendio sia importante, il 79% dei dipendenti accetterebbe vantaggi nuovi o extra rispetto a un aumento di stipendio.

Come per il salario minimo legale, è importante identificare tutti i benefici che devi fornire per legge. Questi dipendono dalla tua posizione e possono includere vantaggi come la retribuzione dei lavoratori, i permessi retribuiti e l'assicurazione per l'invalidità.

Un altro aspetto della compensazione è il libro paga e le tasse. Anche per le piccole imprese con dipendenti limitati, questi processi possono diventare rapidamente complessi e richiedere molto tempo. Molti proprietari di piccole imprese sottovalutano quanto tempo può richiedere il libro paga, che può essere di quasi cinque ore per ogni periodo di paga.

Il coinvolgimento dei dipendenti è la connessione che un dipendente ha con un'organizzazione e i suoi obiettivi. Svolge un ruolo importante nel successo della tua attività. Può influire direttamente sulla redditività: i dipendenti impegnati sono più produttivi e hanno meno probabilità di assentarsi dal lavoro. D'altra parte, il 74% dei dipendenti attivamente disimpegnati è alla ricerca di un nuovo lavoro o tiene d'occhio altre opportunità.

Le risorse umane si occupano della progettazione di strategie e processi che affrontano eventuali problemi di fondo che influiscono sul coinvolgimento, come aumentare il morale dei dipendenti. In questo modo si migliora la fidelizzazione e i profitti.

Offrire opportunità di sviluppo professionale continuo ai tuoi dipendenti è fondamentale per aumentare la motivazione e i livelli di coinvolgimento. I dipendenti hanno fame di opportunità per apprendere nuove competenze. In un sondaggio di Deloitte, quasi l'80% dei Millennial ha identificato la formazione formale sul posto di lavoro, la formazione sul posto di lavoro e lo sviluppo professionale come importanti per aiutarli a dare il meglio.

Un programma di formazione e sviluppo ben progettato aiuta anche a preparare i dipendenti alle promozioni interne, risparmiando il costo del reclutamento esterno.

Le responsabilità di formazione e sviluppo delle risorse umane includono la preparazione di un manuale per i dipendenti che definisce la missione aziendale, i valori fondamentali, le aspettative dei dipendenti, le politiche aziendali e le procedure disciplinari e di licenziamento.

Anche per le piccole imprese, esiste una vasta gamma di leggi e regolamenti sul lavoro che regolano le interazioni dei dipendenti. Una delle funzioni principali delle risorse umane è tenere traccia di eventuali sviluppi delle leggi e dei regolamenti sul lavoro e garantire che la tua organizzazione sia pienamente conforme ad essi.

Ad esempio, le piccole imprese con sede negli Stati Uniti devono considerare i propri obblighi ai sensi di una serie di leggi federali, tra cui:

• Legge sulla salute e sicurezza sul lavoro del 1970
• Titolo VII del Civil Rights Act del 1964
• La legge sulla discriminazione in base all'età nell'occupazione del 1967
• Titoli I e V dell'Americans with Disabilities Act del 1990
• Legge sui congedi familiari e medici
• Legge sugli standard di lavoro equi
• La legge nazionale sui rapporti di lavoro

Il costo della non conformità normativa può essere elevato, con conseguenti multe elevate o altre sanzioni. Altri costi includono danni alla reputazione e interruzioni della tua attività mentre affronti il ​​problema. Ancora più importante, però, i dipendenti vogliono sapere che sei impegnato in questioni di conformità progettate per proteggerli.

I vantaggi della delega delle risorse umane

Un'efficace gestione delle risorse umane è essenziale per il successo di un'azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni. Le risorse umane danno il tono alla comunicazione interna e hanno un impatto diretto sulla cultura aziendale, nonché sui profitti. I tuoi dipendenti sono la tua risorsa più preziosa: prendersi cura del loro benessere attraverso le politiche e le procedure delle risorse umane deve essere una priorità.

La nomina di una persona dedicata alle risorse umane o la creazione di un dipartimento delle risorse umane richiede un investimento iniziale di tempo e denaro. Ma ci sono molti vantaggi nel farlo, sia a breve che a lungo termine.

• Ti fa risparmiare tempo . Come proprietario o manager di una piccola impresa, il tuo tempo è estremamente prezioso. Assumere le responsabilità delle risorse umane oltre a gestire l'azienda può appesantirti con un grande carico di lavoro, comprese le lunghe attività amministrative e la gestione dei documenti. Delegando le risorse umane, puoi liberare il tuo tempo per concentrarti su altre decisioni strategiche e gestionali di alto livello volte a far crescere il tuo business.
• Ti fa risparmiare denaro . Il costo di prendere decisioni HR sbagliate, o di non prendere decisioni affatto, può essere costoso. Ad esempio, quando si tratta di cattive assunzioni, Gallup stima prudentemente che il costo della sostituzione di un dipendente può essere 0,5-2 volte il suo stipendio annuo.

Una persona o un team dedicato alle risorse umane può concentrare il proprio tempo e le proprie risorse nel prendere decisioni efficaci e di qualità in materia di risorse umane. Possono anche sviluppare una migliore efficienza standardizzando e centralizzando i processi e il processo decisionale delle risorse umane.

• Sviluppa competenze interne nelle risorse umane . Nominando una persona o un team specifico per la gestione delle risorse umane, puoi iniziare a sviluppare le conoscenze istituzionali della tua organizzazione. Ciò consente a coloro che ricoprono ruoli HR di diventare specialisti, con una conoscenza specifica della tua organizzazione e dei suoi dipendenti. Questa combinazione aumenta le possibilità di un processo decisionale delle risorse umane più efficace.
• Garantisce la conformità . Data la complessità e la natura in continua evoluzione delle leggi e dei regolamenti sul lavoro, non è realistico aspettarsi che tu mantenga il controllo della conformità mentre gestisci l'azienda allo stesso tempo. Un team dedicato alle risorse umane ha il tempo e le conoscenze per tenere traccia degli sviluppi, mantenere i registri necessari e gestire gli audit. Il mancato rispetto delle leggi e dei regolamenti necessari può essere costoso, quindi delegare le responsabilità delle risorse umane è un investimento utile.

Un'alternativa: società di outsourcing delle risorse umane

Piuttosto che nominare una persona dedicata alle risorse umane o creare un team interno delle risorse umane, alcune piccole imprese utilizzano servizi di esternalizzazione delle risorse umane, come un'organizzazione professionale per l'impiego (PEO).

Un PEO funge da datore di lavoro sostitutivo per un'organizzazione, contraendo con i dipendenti per conto dell'organizzazione. Questa struttura consente al PEO di gestire una serie di funzioni amministrative delle risorse umane per conto della piccola impresa, tra cui buste paga, tasse, benefici per i dipendenti, retribuzione dei lavoratori, conformità e altro supporto delle risorse umane.

Se stai considerando questa opzione, è importante soppesare costi e benefici. Per i proprietari di piccole imprese, la prospettiva di esternalizzare l'amministrazione delle risorse umane può essere allettante: ti fa risparmiare molto tempo e mette le tue risorse umane nelle mani di una terza parte esperta.

Ma i PEO in genere addebitano commissioni elevate per i loro servizi di risorse umane per le piccole imprese. Coinvolgere un servizio di outsourcing delle risorse umane può anche soffocare la conoscenza istituzionale della tua organizzazione, che può essere particolarmente utile man mano che la tua attività cresce. I dipendenti possono anche avere delle riserve sul trattare con una terza parte per problemi di lavoro.

Quando è il momento giusto per delegare le risorse umane?

Il momento giusto per nominare professionisti HR dedicati o creare un team HR interno dipende dalle circostanze della tua azienda, inclusi budget, crescita prevista e dimensioni.

Come regola generale, molti specialisti delle risorse umane affermano che dovresti considerare di delegare le funzioni delle risorse umane quando la tua organizzazione cresce a più di 10 dipendenti. A questo punto, la gestione delle risorse umane può diventare troppo per un piccolo imprenditore o manager, soprattutto per quanto riguarda la conformità, poiché i requisiti di conformità possono essere complessi, formulati in modo denso ed evolversi spesso.

Altri indicatori includono quando:

• Gli errori iniziano a verificarsi, ad esempio, i requisiti di conformità vengono mancati
• L'organizzazione deve affrontare un periodo di cambiamento o crescita significativi
• Semplicemente non sei in grado di stare al passo con i processi quotidiani delle risorse umane e con il tuo altro lavoro
• I processi delle risorse umane occupano la maggior parte del tuo tempo, lasciandoti incapace di concentrarti sul lavoro a livello di strategia

Quando raggiungi questo punto, è il momento di prendere seriamente in considerazione la nomina di una persona o di un team dedicato alle risorse umane.

Come impostare un dipartimento delle risorse umane in 7 passaggi

Il processo per delegare le risorse umane è specifico per le circostanze della tua attività e dipende da fattori tra cui l'età e le dimensioni della tua attività, la sua crescita prevista e il settore. Come punto di partenza, ecco otto passaggi per aiutarti a identificare le tue esigenze HR e creare un dipartimento HR interno.

Comprendere lo stato attuale delle risorse umane all'interno della tua organizzazione ti aiuta a identificare le esigenze e fornisce un quadro per la creazione di un team delle risorse umane. Osserva le funzioni chiave delle risorse umane descritte all'inizio di questo articolo e rifletti sul fatto che la tua organizzazione le svolga attualmente. Se lo fa, quanto bene lo fa? In caso negativo, è un'area a cui devi rivolgerti?

Anche la raccolta di feedback da altri dipendenti o dipartimenti sulle loro esigenze HR può aiutare in questo passaggio. Al termine di questo processo, avrai identificato le esigenze e le priorità delle risorse umane della tua organizzazione.

Dopo aver identificato le esigenze delle risorse umane della tua organizzazione, puoi strutturare un team per soddisfarle.

Potresti scoprire che hai solo bisogno di una persona dedicata alle risorse umane per cominciare, come un generalista delle risorse umane. Le aziende più grandi o quelle in rapida espansione potrebbero aver bisogno di un team delle risorse umane più ampio. Ciò potrebbe includere una combinazione di un responsabile delle risorse umane, un responsabile delle assunzioni, un coordinatore delle risorse umane e assistenti delle risorse umane.

Anche con un piccolo team delle risorse umane, è importante definire chiaramente ruoli e responsabilità per assicurarti di soddisfare le esigenze organizzative.

Una volta che sai quali posizioni devi ricoprire, puoi cercare persone di talento per ricoprirle. Quando assumi esternamente per un ruolo nelle risorse umane, tieni d'occhio le abilità essenziali come intelligenza emotiva, comunicazione forte, risoluzione dei conflitti, risoluzione dei problemi e gestione del tempo.

Non dimenticare i tuoi dipendenti esistenti: puoi sempre promuoverli internamente se qualcuno ha le competenze necessarie.

Un altro modo per costruire il tuo team HR è identificare i dipendenti attuali con potenziale e investire nella loro formazione e sviluppo per un successivo passaggio a un ruolo HR.

L'utilizzo di software per automatizzare le attività quotidiane e ottimizzare i processi HR è essenziale per creare un team HR efficace.

Gran parte delle risorse umane è la tenuta dei registri. Vari documenti delle risorse umane devono essere conservati a fini di conformità e audit, come informazioni sulle buste paga, registri di formazione, documenti di assunzione, moduli di idoneità al lavoro, azioni disciplinari e registri di licenziamento. L'utilizzo di una soluzione software per le risorse umane con un'app mobile consente ai dipendenti e al team delle risorse umane di aggiornare e accedere a questi record da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Puoi anche utilizzare un'app di gestione dei dipendenti per automatizzare una serie di attività relative alle risorse umane, incluso il monitoraggio del tempo per le buste paga, l'onboarding, i sondaggi tra i dipendenti, la formazione e persino premi e riconoscimenti.

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono essenziali per misurare l'efficacia del tuo team delle risorse umane. I KPI delle risorse umane includono il turnover dei dipendenti, la soddisfazione, i costi di formazione, la produttività, l'assenteismo e i tassi di promozione interna.

L'impostazione di questi obiettivi ora ti aiuta a rivedere in seguito le prestazioni della tua persona o team delle risorse umane e il loro contributo alla tua strategia aziendale complessiva. Nel frattempo, guidano anche il processo decisionale delle risorse umane.

Il processo decisionale delle risorse umane è anche guidato dal tuo budget. L'allocazione delle risorse finanziarie al tuo team delle risorse umane ora li aiuta a dare priorità alle spese e a garantire che le risorse umane funzionino in modo efficiente.

Per fare ciò, rivedi la spesa HR precedente della tua organizzazione e prevede le tue esigenze HR previste. Tieni presente che il tuo budget per le risorse umane deve coprire funzioni essenziali come stipendi, benefit, DEI e sicurezza e benessere dei dipendenti, nonché reclutamento, tecnologia delle risorse umane, formazione e sviluppo.

Un budget per le risorse umane deve provenire dal livello di leadership in modo che funzioni insieme al budget più ampio e agli obiettivi aziendali di un'organizzazione.

Una volta che il tuo team delle risorse umane è a posto, può mettersi al lavoro occupandosi delle risorse umane della tua organizzazione. Ciò comporta lo sviluppo di una strategia per le risorse umane, nonché il supporto di politiche e procedure.

Sebbene la delega delle funzioni delle risorse umane le tolga dalla tua lista di cose da fare quotidiane, dovrai comunque supervisionare il team delle risorse umane. Dovresti continuare a rivedere le esigenze delle risorse umane della tua azienda come parte della tua strategia aziendale più ampia, soprattutto perché la tua piccola azienda continua a crescere. Nel tempo, potresti dover aggiungere o modificare ruoli o ridefinire le priorità delle risorse umane per riflettere le mutevoli esigenze della tua azienda.

Ulteriori risorse per le risorse umane per le piccole imprese

Quando decidi se delegare le responsabilità delle risorse umane, vuoi essere il più informato possibile.

Ecco alcune ulteriori risorse sulle risorse umane per le piccole imprese:

• La Society For Human Resource Management (SHRM) ha una serie di articoli utili
• Le piccole imprese con sede negli Stati Uniti possono fare riferimento al sito Web del Dipartimento del lavoro, in particolare per domande su problemi di conformità, o al blog delle risorse umane della Camera di commercio degli Stati Uniti
• L'Academy to Innovate HR (AIHR) offre diverse risorse HR online gratuite, inclusi blog, podcast, guide e case study
• Il nostro blog Connecteam contiene una serie di articoli su vari argomenti relativi alle risorse umane per le piccole imprese

È ora di delegare le risorse umane nella tua piccola impresa?

Come proprietario di una piccola impresa, hai senza dubbio trascorso molto tempo a gestire le funzioni HR quotidiane della tua azienda. Ma questo approccio può diventare rapidamente ingestibile, soprattutto quando la tua attività e il numero di dipendenti crescono.

Delegare le risorse umane per la tua piccola impresa a una persona o un team dedicato alle risorse umane libera il tuo tempo e di solito fa risparmiare denaro alla tua azienda a lungo termine. Garantisce che la tua organizzazione sia conforme a tutte le leggi e i regolamenti sul lavoro pertinenti. Allo stesso tempo, crea un team interno che conosce i dettagli delle esigenze delle risorse umane della tua organizzazione.

L'asporto? Se stai ancora gestendo le esigenze delle risorse umane dell'azienda che possiedi o gestisci, potrebbe essere il momento di considerare di delegare tali responsabilità. È un cambiamento di cui tu, la tua azienda e i tuoi dipendenti potete trarre vantaggio.