Una guida approfondita sul furto di tempo: perché e come accade, il costo e come prevenirlo

Se i dipendenti hanno l'opportunità di alterare i propri cartellini o orologi, probabilmente lo faranno. Ad esempio, chiederanno a un collega fidato di registrarli mentre sono in ritardo. Questo è noto come pugno di amici. Negli Stati Uniti, il pugno di amici fa sì che i datori di lavoro paghino annualmente 373 milioni di dollari in costi di manodopera non necessari.

Chiedendo a un collega di registrarti, stai essenzialmente saltando un turno, indipendentemente dal fatto che faccia parte di un intero turno. Se un dipendente viene registrato ma non arriva per altri 20 minuti, è un furto di tempo.

Se la tua azienda tiene traccia del tempo su carta, ciò offre ai dipendenti ampie opportunità di mentire su quante ore hanno lavorato. Oppure, se consenti ai dipendenti di collegare il loro tempo tramite un programma, come un foglio Excel, possono facilmente regolare il loro tempo.

I dipendenti di solito arrotondano il loro tempo. Ad esempio, se un dipendente lascia l'ufficio alle 5:55, arrotonda l'ora per eccesso alle 6:00. Dopo tutto, che cosa sono alcuni minuti qua e là? (Beh, secondo i numeri, i datori di lavoro negli Stati Uniti perdono $ 11 miliardi all'anno a causa del furto di tempo dei dipendenti .)

Il furto di tempo sul lavoro può essere causato da dipendenti che fanno pause più lunghe di quelle consentite nella politica sui tempi di pausa. Ad esempio, il dipendente può fare una pausa pranzo di 45 minuti, ma segna solo 30 minuti sul suo cartellino. Lo stesso vale per le pause di fumo eccessive.

Leggi la nostra guida sulle pause pasti e di riposo se non sei ancora sicuro di quale dovrebbe essere la politica.

Quando un dipendente svolge attività personali o scorre sui social media, mentre è in orario aziendale, si tratta di un furto di tempo. Queste cose dovrebbero essere fatte durante la pausa pranzo, ma invece sono fatte mentre si è in orario. Ad esempio, sono al telefono per pagare le bollette, organizzare appuntamenti o prendersi cura dei bambini, chattare con un amico e così via. O forse stanno postando sui social media come Facebook o Twitter. Oppure il dipendente potrebbe giocare sul proprio telefono o inviare messaggi ai familiari. Quindi, anche se sono al lavoro, l'impiegato sicuramente non sta lavorando.

I dipendenti possono diventare super subdoli con il furto di tempo quando viaggiano per lavoro. Un dipendente può sorseggiare un caffè in un bar o acquistare un libro in una libreria locale: tutto questo mentre è all'orologio costituisce un furto di tempo.

Un dipendente può arrivare in anticipo ma invece di mettersi subito al lavoro, si prepara un caffè o chiacchiera con un collega di questioni non lavorative. Oppure un dipendente può finire il lavoro con 15 minuti di anticipo, ma invece di uscire, passa il tempo fino alla fine ufficiale del turno.

Quando crei una politica di furto di tempo, devi considerare se un dipendente sta rubando tempo al lavoro, quindi potrebbe essere perché semplicemente non capiscono cosa ci si aspetta dal proprio ruolo lavorativo. Ad esempio, se il server di un ristorante sta inviando messaggi agli amici perché nessun cliente è intorno a loro ma vuoi che puliscano i tavoli o spazzino il pavimento, devi essere chiaro.

I dipendenti dovrebbero capire esattamente quali sono le loro mansioni lavorative in modo da non perdere tempo in azienda. Non chiedere loro semplicemente di fare qualcosa, come "Puoi spazzare il pavimento?" Poiché potrebbero considerarlo un dovere una tantum. Invece, dì loro che quando non stanno aiutando i clienti, devono svolgere le seguenti attività (A, B, C, D, ecc.)

Questo dovrebbe essere fatto dal primo giorno e può essere prontamente disponibile nel manuale del dipendente nella sezione sulla politica del furto di tempo. Stabilisci chiaramente come sarà il primo giorno, settimana, mese e così via per il dipendente, soprattutto per quanto riguarda il ruolo e le responsabilità lavorative.

L'utilizzo di una soluzione di monitoraggio del tempo mobile rende la gestione dell'orario di lavoro dei dipendenti molto più semplice.

Connecteam è un perfetto esempio di sistema di rilevazione presenze che consente ai dipendenti di entrare e uscire dai turni utilizzando il proprio smartphone. Ciò rende il monitoraggio del tempo accessibile in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo di lavoro. Inoltre, quando un dipendente entra o esce, anche il suo timestamp GPS viene mappato in modo da sapere sempre quando e dove si trovava nel momento in cui è entrato o uscito.

Ogni dipendente ha il proprio login univoco che rende Connecteam un'ottima soluzione per frenare la punzonatura degli amici. Leggi di più qui sul motivo per cui così tante piccole imprese scelgono Connecteam per le loro esigenze di monitoraggio del tempo.

• Le funzionalità di Geofence assicurano che i dipendenti non siano in grado di accedere quando non sono nell'area di lavoro
• I limiti di orario assicurano che i dipendenti non possano effettuare il check-in prima del dovuto, anche se hanno deciso di presentarsi prima e SONO sul posto di lavoro, in attesa dell'inizio del loro turno
• La timbratura automatica aiuta a garantire che i dipendenti non si "dimentichino" di timbrare o semplicemente rimanere in cantiere un po' più a lungo senza motivo per prendere qualche minuto in più ogni giorno
• Le notifiche in tempo reale ti avvisano dei dipendenti che hanno ancora timbrato l'ingresso, dei dipendenti che sono stati automaticamente svincolati e tanto più tu, come manager, sai esattamente cosa sta succedendo sul campo
• Imposta giorni bloccati sull'app: significa che un amministratore con l'autorizzazione pertinente ha esaminato le ore di quel giorno e approvato le ore per il libro paga
• Ricevi avvisi se un dipendente effettua l'accesso con un nuovo dispositivo . Se un dipendente effettua l'accesso con un modello o una versione di telefono diversi (o anche con una versione dell'app Connecteam diversa), il manager verrà avvisato perché questo segnala che il tuo dipendente ha acquistato un nuovo telefono o ha chiesto a qualcuno di accedere al proprio utente nell'app .

Inoltre, tramite l'app mobile, i dipendenti possono richiedere permessi, visualizzare schede attività attuali o passate e persino esportarle nell'integrazione di Quickbooks Online o Gusto di Connecteam per un libro paga accurato al 100%, possono comunicare con te tramite la chat in-app, possono aggiungere dettagli note a un turno e molto altro ancora.

Connecteam offre a te, al manager, tutti gli strumenti di cui hai bisogno per assicurarti che i tuoi dipendenti lavorino solo nell'orario previsto e ti fornisce tutte le informazioni di cui hai bisogno in ogni momento in modo da stabilire e seguire il tuo furto di tempo la politica è più facile da gestire.

Attraverso il tuo codice di condotta per la politica sul furto di tempo, indica chiaramente quali sono le regole per quanto riguarda la timbratura in entrata e in uscita. Come manager, è ovvio per te che timbrare per un collega è un no-no o che giocare sul tuo telefono personale mentre sei registrato è considerato un furto di tempo, tuttavia potrebbe essere ovvio per tutti gli altri.

I dipendenti non si fermano sempre a pensare a quali sono le conseguenze del loro comportamento e come questo danneggerà i profitti dell'azienda. Inoltre, anche l'integrità del dipendente e dei suoi collaboratori è seriamente danneggiata.

Quindi, scrivilo nel tuo codice di condotta e nel manuale del dipendente per chiarire qual è la politica sul furto di tempo. Segnali e manifesti a mano in tutto il posto di lavoro. Includi un messaggio nell'app dell'orologio. Organizza una riunione mensile per ricordare a tutti le regole.

Qualunque sia il metodo che utilizzi, sii sempre proattivo e assicurati che tutti siano aggiornati sulla politica del furto di tempo.

Inoltre, assicurati di seguire le regole quando si tratta di monitorare le ore dei tuoi dipendenti.

Non c'è dubbio che i manager hanno molti compiti da destreggiarsi e, a volte, le cose cadono attraverso le crepe. Tuttavia, se lasci deselezionare il furto di tempo, stai inviando ai tuoi dipendenti il ​​messaggio sbagliato. Pertanto, è fondamentale che tu segua i tuoi procedimenti disciplinari quando qualcuno commette un furto di tempo.

Ad esempio, se viene commesso e scoperto un furto di tempo, è possibile seguire queste linee guida per gestire la questione: avviso verbale, avviso scritto, sospensione e risoluzione. Scrivilo nella tua politica sul furto di tempo in modo che i dipendenti sappiano cosa accadrà e quando.

Tuttavia, assicurati che tutti i reati vengano esaminati prima di rimproverare un dipendente. Ad esempio, becchi un dipendente che fa selfie mentre non ci sono clienti in giro, invece di dare un avvertimento verbale formale o scriverlo, parla con lui per ricordare loro le regole. Assicurati che capiscano quali compiti dovrebbero essere in cima se non ci sono clienti in giro. C'è un'enorme differenza tra segnare con due minuti di anticipo e fare una pausa pranzo di due ore. Sii chiaro sulla politica di furto di tempo per tutte le circostanze.