Che cos'è un sistema di gestione della qualità? – Una guida completa per principianti ai sistemi di gestione della qualità

Non è il sogno di ogni azienda massimizzare la produttività, fornire prodotti e servizi di prim'ordine a clienti soddisfatti e identificare e cogliere costantemente le opportunità di miglioramento? Anche se può sembrare troppo bello per essere vero, un sistema di gestione della qualità (QMS) può renderlo realtà.

Comunque, è più facile a dirsi che a farsi. Molte aziende faticano a implementare con successo questi sistemi complessi. Ed è proprio per questo che siamo qui per sostenerti!

Per rendere tutto molto più semplice, questa guida completa per principianti ti fornirà tutto il know-how su cos'è un sistema di gestione della qualità, i suoi vantaggi e come crearne e implementarne uno con successo nella tua azienda.

Immergiamoci!

Che cos'è un sistema di gestione della qualità (QMS)?

Partiamo dall'inizio e rispondiamo alla domanda, che cos'è in realtà un sistema di gestione della qualità?

Il SGQ, ovvero un sistema di gestione della qualità, è un sistema che documenta le politiche, le procedure ei controlli necessari a un'organizzazione per migliorare continuamente la qualità dei propri prodotti o servizi, assicurando che le aspettative e i requisiti dei clienti siano soddisfatti o superati.

In parole povere, un sistema di gestione della qualità aiuta un'azienda a coordinare e dirigere le proprie attività per soddisfare i requisiti dei clienti e delle normative e migliorare continuamente l'efficacia e l'efficienza delle proprie operazioni.

I vantaggi dell'utilizzo di sistemi di gestione della qualità

L'implementazione di un sistema di gestione della qualità può influire positivamente su ogni aspetto delle prestazioni dell'organizzazione. I principali vantaggi includono:

• Soddisfare i requisiti dei clienti : questo aiuta a creare fiducia nella tua azienda, che rafforza e fa crescere la tua base di clienti, vendite e affari ripetuti.
• Conformità ai requisiti organizzativi : Ciò garantisce che la tua azienda rispetti le politiche e le normative e fornisca i suoi prodotti e servizi nel modo più efficiente in termini di costi e risorse. Questo crea spazio per la crescita e maggiori profitti.
• L'opportunità di un miglioramento continuo : il monitoraggio delle tue operazioni e della soddisfazione dei clienti ti darà informazioni su quali modifiche sono necessarie per garantire che i tuoi prodotti o servizi siano della massima qualità. Ciò ridurrà eventuali reclami e resi dei clienti, facendoti risparmiare tempo e denaro a lungo termine.

Questi vantaggi offrono ulteriori vantaggi, tra cui:

• Politiche centrali di controllo della qualità chiaramente definite.
• Processi coerenti e standardizzati.
• Crescita della produttività.
• Utilizzo più efficace delle risorse aziendali.
• Costi ridotti.
• Miglioramento del morale, del coinvolgimento e della comprensione del contributo individuale dell'azienda e dei dipendenti.
• La prontezza trasmessa a produrre risultati coerenti.
• La capacità di identificare difetti, lacune nella produzione e nella soddisfazione dei clienti e problemi all'interno di processi, obiettivi o funzioni.
• Elevato potenziale per identificare opportunità di formazione.
• Maggiore collaborazione dei dipendenti per soddisfare le aspettative dei clienti.

I diversi tipi di SGQ?

Ogni azienda ha il suo set unico di prodotti o servizi, obiettivi, standard di settore e altro ancora. E quindi esistono anche molti diversi tipi di sistemi di gestione della qualità per soddisfare queste diverse esigenze, vale a dire:

• Sistemi standardizzati : questi sistemi di gestione della qualità seguono una serie di codici e regolamenti federali. Questi includono le certificazioni ISO, come ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 13485 e ISO 45001.
• Total Quality Management (TQM) : questo approccio enfatizza la qualità in ogni aspetto di un'azienda. Mira a sviluppare prodotti e servizi di qualità a lungo termine scomponendo ogni processo e attività per determinare in che modo influisca sull'efficienza e sugli obiettivi di qualità dell'organizzazione.
• Miglioramento continuo della qualità (CQI) : questo SGQ si concentra sul miglioramento costante della qualità, sottolineando il contributo di team e individui piuttosto che su processi e funzioni.
• Six Sigma : questo approccio utilizza statistiche e dati per analizzare e ridurre la probabilità di errori o difetti. Lo fa in cinque fasi: definizione, misurazione, analisi, miglioramento e controllo.

Gli elementi e i requisiti fondamentali di un SGQ

Un sistema di gestione della qualità è composto da più elementi che aiutano ciascuno a soddisfare i requisiti dei clienti e dell'organizzazione. Mentre i sistemi di gestione della qualità dovrebbero soddisfare le esigenze specifiche di un'azienda, gli aspetti che ogni SGQ dovrebbe avere includono:

Politica e obiettivi per la qualità

La tua politica della qualità definisce cosa significa qualità all'interno della tua azienda, consentendoti di definire le aspettative. Gli obiettivi di qualità collegano le esigenze del cliente e obiettivi specifici, misurabili e raggiungibili, traducendo in pratica la visione della tua azienda.

Manuale di qualità:

Questo è un documento che descrive il sistema di gestione della qualità della vostra azienda. Secondo i requisiti ISO (International Organization for Standardization) 9000, dovrebbe includere:

1. Una descrizione completa dello scopo del SGQ.
2. Tutti i dettagli su ogni requisito della norma ISO 9001.
3. Dettagli e spiegazioni su eventuali elementi del SGQ che non hanno potuto essere applicati e sono stati esclusi dall'attuazione.
4. Riferimenti per le specifiche procedure di qualità utilizzate all'interno dell'organizzazione.
5. Un diagramma di flusso che illustra le serie e le interazioni tra i processi aziendali primari.
6. Le politiche e gli obiettivi per la qualità dell'azienda che dimostrano il suo pieno impegno per la qualità.

Modello di struttura aziendale e responsabilità

Questo dovrebbe essere un grafico chiaro e aggiornato della struttura della tua organizzazione e dei ruoli e delle responsabilità definiti da ciascun individuo che può essere collegato alle procedure operative standard. Questo documento dovrebbe riguardare l'intero ciclo di vita del prodotto o del servizio.

Gestione dati

Per avere un quadro di successo del sistema di gestione della qualità, è necessario disporre di dati di qualità significativi disponibili. La politica di gestione dei dati dovrebbe coprire i tipi di dati, i metodi di raccolta, le fonti, le responsabilità, l'archiviazione, l'eliminazione e la valutazione.

I tipi di dati dovrebbero coprire:

• Soddisfazione del cliente
• Qualità del fornitore
• Tracciamento di prodotti o servizi e processi
• Non conformità
• Tendenze
• Misure correttive o preventive

Processi

L'approccio dei sistemi di gestione della qualità al controllo della qualità consiste nel mettere in atto processi standardizzati e ripetibili. Gli standard di gestione della qualità richiedono alle aziende di individuare e definire tutte le loro operazioni. Questo crea un quadro completo dei processi della tua azienda e di come questi interagiscono con risorse come dipendenti, apparecchiature o tecnologia.

Sulla base di queste definizioni, le aziende possono formulare standard di processo, creare metodi di misurazione del successo, utilizzare un approccio standardizzato per garantire risultati di qualità e lavorare per il miglioramento costante.

Opportunità di miglioramento costante

La creazione di processi per il miglioramento continuo richiede una chiara documentazione dei controlli in tutta l'azienda, tra cui:

• Pianificazione del SGQ
• Obiettivi di qualità
• Requisiti di conformità
• Progettazione di sicurezza
• Pensiero basato sul rischio e sull'opportunità
• Non conformità e azioni correttive (CAPA)
• Miglioramento graduale e innovazione rivoluzionaria
• Valutazione e ispezione del SGQ

Soddisfazione del cliente

Uno degli elementi principali del SGQ è l'obbligo per le aziende di monitorare la soddisfazione dei clienti per verificare che gli standard di qualità del loro prodotto o servizio siano soddisfatti.

Per misurare correttamente la soddisfazione del cliente, è necessario definire le metodologie appropriate per misurare gli atteggiamenti ei reclami dei clienti. Tali metodi possono includere sondaggi sulla soddisfazione dei clienti e procedure di reclamo.

Strumenti di qualità

Il SGQ dovrebbe dettare una politica chiara per il mantenimento di ogni strumento utilizzato per misurare la qualità sulla base di standard riconosciuti a livello nazionale o internazionale. Questa politica dovrebbe, ad esempio, includere standard riconosciuti per la calibrazione degli strumenti e linee guida per identificare e registrare la calibrazione.

L'uso di software per standardizzare l'uso di report digitali e liste di controllo per tali attività è molto utile.

Controllo e gestione dei documenti

Un sistema di gestione della qualità definisce gli standard per i tipi di documentazione necessari per la gestione della qualità, come una politica della qualità, un manuale della qualità, processi e registrazione. È necessario disporre della documentazione adeguata per dimostrare le prestazioni del SGQ.

Passaggi per stabilire e implementare un SGQ

I passaggi fondamentali per stabilire e implementare il tuo sistema di gestione della qualità sono:

1. Progetta e costruisci

Durante la fase di progettazione e costruzione, stabilisci la struttura, i processi e i piani di implementazione del tuo SGQ. L'alta dirigenza dovrebbe supervisionare questo passaggio per garantire che lo sviluppo del SGQ sia influenzato dagli obiettivi, dalle esigenze, dai prodotti e servizi forniti e dalle esigenze dei clienti delle imprese.

In primo luogo, comporre tre documenti di definizione: l'ambito del SGQ, la politica della qualità e gli obiettivi del SGQ. Quindi creare le risorse necessarie per implementare le procedure del SGQ. Questi includono mappe di processo e diagrammi di flusso con istruzioni di lavoro dettagliate e una struttura organizzativa che dettaglia ruoli e responsabilità durante lo sviluppo del prodotto o l'erogazione del servizio.

Durante questa fase, assicurati che le procedure di test per l'assicurazione della qualità siano allineate con gli standard di qualità e sviluppi parametri per monitorare e misurare il successo.

2. Distribuire

Puoi implementare al meglio il tuo sistema di gestione della qualità in più fasi. Alcune pratiche eccellenti da considerare durante ogni fase sono:

• Prima dell'implementazione, condividi informazioni e manuali di qualità sui processi particolari con il tuo personale e richiedi feedback.
• Educare e formare i dipendenti sugli strumenti e sui sistemi pertinenti.
• Formare i responsabili di reparto sulle procedure di controllo dei documenti.
• Istruire i proprietari dei processi sulle metriche di monitoraggio.

Le intranet aziendali e il software possono essere estremamente utili nell'assistenza nell'implementazione dei sistemi di gestione della qualità. Il software all-in-one di Connecteam per la gestione dei dipendenti, ad esempio, ti offre tutti gli strumenti di cui hai bisogno. Con esso, puoi condividere documenti e informazioni importanti, creare e monitorare facilmente la formazione, gestire i flussi di lavoro e altro, indipendentemente da dove lavorano i tuoi dipendenti.

3. Controllo e misurazione

Il controllo e la misurazione adeguati dell'efficacia del vostro sistema di gestione della qualità vengono effettuati principalmente eseguendo ispezioni regolari e sistematiche del SGQ. L'audit interno mostrerà quali processi sono in linea con la politica della qualità e gli obiettivi operativi della tua azienda. Indica inoltre eventuali debolezze dei controlli di processo.

Sulla base di questi risultati, la direzione può decidere se e quali miglioramenti è necessario apportare.

4. Rivedi e migliora

Dopo che il sistema di gestione della qualità è stato in funzione per un determinato periodo di tempo, condurre un riesame della direzione per misurare l'efficacia del SGQ. Raccogli informazioni da:

• Risultati dell'ispezione
• Metriche riportate
• Dati raccolti
• Casi di non conformità
• Risultati del sondaggio sulla soddisfazione dei clienti
• Conformità ai requisiti normativi
• Controlli di qualità

Ciò ti consente di avviare azioni correttive in modo più efficiente e ti aiuta a identificare i processi che non contribuiscono sufficientemente al raggiungimento dei tuoi obiettivi di qualità.

I più grandi ostacoli del SGQ e come evitarli

Diamo un'occhiata ad alcuni dei maggiori ostacoli nell'implementazione dei sistemi di gestione della qualità e come evitarli.

1. Disorganizzazione

Una mancanza di organizzazione ha un impatto negativo su ogni aspetto della tua attività, il più critico è il controllo dei documenti. Poiché i documenti guidano quasi ogni azione all'interno di un'azienda, diventa difficile e noioso tenere traccia, monitorare, aggiornare, accedere, trovare e condividere documenti critici. Ciò lascia spazio agli errori, fa perdere tempo prezioso, riduce il morale dei dipendenti e rende difficile il raggiungimento degli obiettivi aziendali in termini di produttività, qualità e redditività.

Supera questo ostacolo utilizzando un sistema di gestione dei documenti più adatto alle esigenze e agli obiettivi della tua azienda. Il software di gestione dei documenti di Connecteam, ad esempio, ti consente di caricare, accedere e condividere facilmente documenti e file importanti per consentire ai tuoi dipendenti di accedere ovunque e ovunque.

2. Troppo lavoro, personale insufficiente

Le aziende a corto di personale spesso affrontano problemi come l'insoddisfazione dei dipendenti, l'aumento dei tassi di rotazione dei dipendenti, il lavoro incompiuto ed errori frequenti. Questo, a sua volta, può portare a una qualità inferiore, deviazione dal sistema di gestione della qualità, ispezioni fallite, diminuzione della soddisfazione dei clienti e vendite e profitti ridotti.

Supera questo ostacolo assumendo dipendenti più qualificati se questo rientra nel tuo budget. Un'altra opzione è trovare modi per aumentare l'efficienza della tua azienda in modo che il tuo personale non sia oberato di lavoro. Questo può aiutare a migliorare il morale, ridurre gli errori e aumentare la produttività e la qualità della tua produzione.

3. Resistenza al cambiamento

Poiché l'implementazione di un sistema di gestione della qualità richiede molti cambiamenti, la cooperazione e l'assistenza dei dipendenti sono fondamentali per il suo successo. E poiché è parte della natura umana resistere al cambiamento, la chiave è capire che si tratta meno di cambiare la natura umana e più di affrontare il motivo principale dietro la resistenza.

Superare questo ostacolo accettando che sia una risposta naturale. Dovrai comunicare in modo efficace e riconoscere che il cambiamento può essere difficile celebrando piccole vittorie e accettando che il fallimento fa parte del processo.

4. Mancanza di un piano ben congegnato:

Come fare molte altre cose nella vita senza un piano adeguato, anche implementare un sistema di gestione della qualità senza uno è una ricetta per il disastro. Eppure molte aziende tentano di implementare un QMS senza avere un piano ben congegnato e falliscono.

Supera questo ostacolo creando un piano. Questo può essere più facile a dirsi che a farsi se non si conosce la gestione della qualità e tutte le regole, i regolamenti, le linee guida e i concetti che ne derivano.

Per renderlo un po' più semplice, concentrati su quali sono i tuoi obiettivi e valori aziendali e su ciò che vogliono i tuoi clienti. Queste sono le pietre miliari del tuo piano di implementazione della gestione della qualità per aiutarti a decidere come una linea guida, una regola o un regolamento si applicano alla tua azienda.

Qual è la differenza tra SGQ e garanzia di qualità (QA)?

La garanzia della qualità (QA) è una componente della gestione della qualità piuttosto che una componente indipendente da essa. QA è qualsiasi processo sistematico per determinare se un prodotto o servizio soddisfa i requisiti specificati. Crea e mantiene i requisiti per lo sviluppo, la produzione o la fornitura di prodotti o servizi affidabili.

Oltre a creare il quadro per un approccio strutturato per la QA, un sistema di gestione della qualità analizza anche i processi, migliora la funzionalità e consente al personale interessato di raggiungere il livello di qualità più elevato possibile.

La linea di fondo sui sistemi di gestione della qualità

Per riassumere, stabilire e implementare un sistema di gestione della qualità nella tua azienda ti consente di garantire che i tuoi prodotti o servizi siano della massima qualità, aumentare la soddisfazione dei clienti, soddisfare i requisiti organizzativi e intraprendere la strada del miglioramento e della crescita costanti .

Ora dotato di tutti i suggerimenti e trucchi su come metterne uno in funzione con successo per la tua azienda, tutto ciò che devi fare è iniziare! Buona fortuna!