Come formattare un'e-mail: best practice ed esempi

Sujan Patel

• 29 maggio 2023

Che tu stia inviando un'e-mail a qualcuno della tua organizzazione, a un responsabile delle assunzioni, a un'agenzia di marketing o come parte di una fredda campagna di e-mail, la formattazione è importante. Non solo è importante apparire professionali, ma l'e-mail deve anche essere facile da leggere e trasmettere il punto in modo chiaro e conciso. Se ti sei mai trovato a chiedere: "Come si formatta un'e-mail?" ti abbiamo coperto.

Come formattare un'e-mail professionale nel 2023

Dovresti formattare qualsiasi e-mail professionale in modo simile a una tipica lettera commerciale: lascia uno spazio bianco tra ogni paragrafo e fai attenzione a eventuali errori di battitura ed errori grammaticali. Prima di approfondire ogni aspetto di un messaggio, ecco alcuni suggerimenti rapidi su come formattare un'e-mail:

1. Più a lungo non è meglio: mantienilo breve e al punto.
2. Evita di usare un linguaggio eccessivamente complicato e frasi lunghe.
3. Assicurati che il destinatario possa facilmente scorrere il testo per ottenere il punto principale del messaggio.
4. Correggi sempre le bozze prima di premere invio.
5. Se sei incline a commettere errori di battitura, stampare una copia fisica dell'e-mail può rendere più facile rilevare gli errori piuttosto che rivederla sullo schermo.

La riga dell'oggetto

Assicurati di includere una riga dell'oggetto in ogni singola email che invii. Se lo lasci fuori, le possibilità che qualcuno apra la tua email sono quasi nulle. La riga dell'oggetto è il luogo perfetto per riassumere il motivo della tua email. Sii breve, semplice e informativo.

Ecco alcuni esempi di ottime righe dell'oggetto per un'e-mail professionale:

• Domanda per [Titolo di lavoro] - [Il tuo nome]
• Per quanto riguarda l'incontro del [Data]
• Grazie – [Titolo di lavoro] intervista – [Il tuo nome]
• Segnalato da [Nome] per discutere [Soggetto]

Il saluto

Una delle cose peggiori che puoi fare quando scrivi un'e-mail professionale è non indirizzarla a una persona specifica. Pensaci: se aprissi un'e-mail e iniziasse con "Caro team di vendita" o "Cara agenzia di marketing", ti preoccuperesti di leggere il resto? Probabilmente no. Se non hai a disposizione il nome della persona, probabilmente puoi trovarlo controllando la pagina LinkedIn dell'azienda o chiamando la reception dell'azienda.

Inoltre, quando ti rivolgi a qualcuno in un'e-mail professionale, evita "Ehi", "Ciao" e "Ciao". Attenersi al più formale "Caro" è sempre una scommessa sicura.

Il corpo

La maggior parte delle volte, hai solo bisogno di tre brevi paragrafi in un'e-mail professionale. A volte, potresti aver bisogno di più per trasmettere l'intero messaggio, ma più breve è, meglio è. I tre paragrafi che dovresti includere sono:

1. Un'introduzione: descrivi brevemente chi sei.
2. Il motivo per cui stai scrivendo: vai dritto al punto. Se devi aggiungere ulteriori dettagli e creare più paragrafi, suddividili in poche frasi ciascuno per migliorarne la leggibilità.
3. Un ringraziamento: ringrazia il destinatario per il suo tempo e incoraggialo a rispondere.

La chiusura e la firma

Esistono molti modi appropriati per chiudere un'e-mail formale. La cosa più importante è evitare di essere eccessivamente casual. Alcuni ottimi modi per chiudere un'e-mail professionale includono:

• Cordiali saluti
• Rispettosamente
• Migliore
• Grazie
• Con apprezzamento

Fai attenzione a usare frasi casuali come:

• Amore
• Dopo
• Sempre
• Saluti
• Ciao

Dopo la chiusura, dovresti includere la tua firma e-mail. Dovrebbe consistere, come minimo, nel tuo nome e indirizzo email. Se appropriato, dovresti includere anche il tuo numero di telefono in modo che il destinatario possa contattarti direttamente. Inoltre, potresti includere un collegamento al tuo profilo LinkedIn in modo che le informazioni su di te o sulla tua azienda siano facilmente accessibili.

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E-mail professionali: modello per il formato e-mail corretto

Ecco il formato email migliore e più semplice per inviare un messaggio professionale:

Riga dell'oggetto: breve, semplice e pertinente. Riassumi la tua email in poche parole.

Saluto: “Gentile [Nome e Cognome]” o “Gentile [Sig./Sig. Cognome]"

Primo paragrafo: Sii chiaro e diretto. In questo paragrafo, dovresti presentarti e indicare il motivo della tua email. Che tu stia facendo domanda per un lavoro, ponendo domande su una riunione o offrendo un prodotto o un servizio, menzionalo nelle prime frasi.

Secondo paragrafo: questa sezione dovrebbe entrare più in dettaglio sul motivo del tuo messaggio. Se stai facendo domanda per un posto di lavoro, indica quale vantaggio puoi portare all'azienda. Quando hai domande, chiedile, non divagare. E se stai vendendo qualcosa, sii diretto e descrivi come il tuo prodotto o servizio può risolvere i problemi del destinatario.

Terzo paragrafo: concludi la tua e-mail professionale ringraziando il destinatario per il suo tempo e la sua considerazione. Sii educato e rispettoso, ma non comportarti come se fosse il tuo migliore amico o come se gli stessi facendo un enorme favore mettendoti in contatto.

Chiusura: “Cordialmente/Rispettosamente/Migliore/ecc. [Il tuo nome e cognome]”

Firma: [Il tuo nome e cognome]/ [Il tuo indirizzo e-mail]/ [Il tuo numero di telefono] (opzionale) / [L'URL del tuo profilo LinkedIn] (opzionale)

Formattazione di un'e-mail fredda professionale: best practice ed esempi

La formattazione e la scrittura di un'e-mail fredda professionale segue molte delle stesse linee guida delle tipiche lettere commerciali, ma ci sono alcune sfumature.

Diamo un'occhiata ai due formati più comuni di email fredde e alle best practice da seguire:

Il formato di posta elettronica fredda AIDA

AIDA (attenzione, interesse, desiderio e azione) è uno dei formati più potenti per l'e-mail fredda. Ecco come appare:

Saluto: "Ciao [Nome]" (i saluti più casuali sono comuni nelle e-mail fredde, ma "Caro" dovrebbe essere quasi sempre utilizzato per casi formali come una tipica e-mail aziendale.)

Primo paragrafo: piuttosto che presentarti come faresti in una tipica e-mail aziendale, vuoi iniziare riconoscendo un problema che l'azienda o la persona probabilmente deve affrontare e che i tuoi prodotti o servizi risolvono.

Secondo paragrafo: presenta brevemente il tuo prodotto e indica come può risolvere il loro problema e quali vantaggi specifici può portare a loro/alla loro attività.

Terzo paragrafo: ecco dove inserire un breve e specifico invito all'azione. Ad esempio, "Vuoi vedere come [Prodotto] può aumentare il tuo [ROI/lead/vendite/ecc.]? Fammi sapere un buon momento per programmare una demo personalizzata.

Il formato email freddo di BAB

BAB (before, after, bridge) è un altro potente formato che utilizza il potere della motivazione per innescare una risposta. Ecco come appare:

Saluto: "Ciao [Nome]"

Primo paragrafo: inizia con una domanda intrigante. Ad esempio, "Cosa farebbe la tua azienda con il 200% di lead in più?" Segui una statistica di uno (o più) dei tuoi clienti che mostra che il tuo prodotto offre loro quel vantaggio.

Secondo paragrafo: mostra loro che il cliente che hai menzionato sopra è simile per dimensioni e settore all'azienda a cui ti stai rivolgendo.

Terzo paragrafo: Dichiara con sicurezza che puoi aiutarli a raggiungere gli stessi risultati. Includi un invito all'azione per programmare una chiamata o una demo.

Cerchi di più? Dai un'occhiata a questi 17 modelli di email efficaci !

Non dimenticare di seguire!

Una volta che hai imparato come formattare un'e-mail, la prossima area importante su cui concentrarti è l'e-mail di follow-up. Perché seguire le tue e-mail fredde è così cruciale? Basta guardare queste due statistiche di follow-up delle vendite:

• Il 60% dei clienti dirà di no quattro volte prima di effettuare un acquisto. Tuttavia, il 48% dei venditori non effettua nemmeno un singolo tentativo di follow-up.
• Il 70% dei venditori smette di contattarti dopo un'e-mail, ma hai il 25% di possibilità di ottenere una risposta se invii follow-up.

Se non sai da dove iniziare con le tue email di follow-up, abbiamo messo insieme questi 14 modelli per aiutarti a concludere la vendita.

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Formattazione e-mail Domande frequenti (FAQ)

Come faccio a formattare un'e-mail in modo professionale?

Per formattare un'e-mail in modo professionale, inizia con un saluto formale come "Caro" seguito dal nome o dal titolo del destinatario.

Quindi, scrivi un messaggio chiaro e conciso usando un linguaggio semplice e senza gergo.

Infine, concludi la tua e-mail con un saluto educato come "Migliore" o "Rispettosamente" ed evita di usare frasi di chiusura casuali come "Amore" o "Saluti".

Inoltre, assicurati di controllare eventuali refusi ed errori prima di premere finalmente il pulsante di invio! Grammarly è super utile in questo senso.

Come faccio a formattare un'e-mail per una domanda di lavoro?

Per formattare un'e-mail per una domanda di lavoro, inizia con un saluto professionale come "Caro responsabile delle assunzioni", quindi spiega perché sei il miglior candidato per la posizione. Includi dettagli e qualifiche pertinenti per dimostrare le tue capacità ed esperienza.

Alla fine del tuo messaggio, ringrazia il destinatario per il suo tempo e fornisci le informazioni di contatto in modo che possano contattarti.

Cosa dovrebbe essere incluso nel corpo di un'e-mail?

Quando scrivi il corpo di un'e-mail, assicurati di indicare chiaramente ciò che stai cercando di comunicare nel messaggio.

Includi una breve introduzione su di te o sul motivo per cui stai contattando il destinatario. Quindi fornisci maggiori dettagli sulla tua richiesta e aggiungi qualsiasi contesto o informazione di base necessaria che possa aiutare a spiegare cosa stai chiedendo.

Infine, termina con una conclusione che ribadisca i punti principali del tuo messaggio se è troppo lungo e ringrazia il lettore per il suo tempo. Un TDLR è un ottimo modo per riassumere un'e-mail senza sembrare poco professionale.

Quale dimensione del carattere dovrei usare per la formattazione di un'e-mail?

Per assicurarti che la tua e-mail sia facilmente leggibile, ti consigliamo di utilizzare una dimensione del carattere standard come 12 punti per il corpo del messaggio e 10-14 punti per la riga dell'oggetto.

Dovresti evitare di utilizzare caratteri eccessivamente grandi come 18 o 24 punti in quanto possono apparire troppo audaci e opprimenti.

Come devo indirizzare un'e-mail se non conosco il nome del destinatario?

Se non conosci o non sei sicuro del nome del destinatario, è meglio usare un saluto generico come "Caro [Posizione/Titolo]" o "A chi può interessare".

Cos'è una buona firma e-mail?

Una buona firma e-mail è quella che include almeno il tuo nome completo, indirizzo e-mail e il tuo numero di contatto in modo che il destinatario possa contattarti direttamente.

Puoi anche aggiungere collegamenti ai tuoi account di social media e un'immagine del profilo per rendere le tue e-mail più "umane".