Una guida su come gestire un team remoto

Il lavoro a distanza è stato un tema caldo negli ultimi anni.

In effetti, il rapporto State of the American Workplace di Gallup ha rilevato che circa il 43% dei lavoratori negli Stati Uniti lavora da remoto. E mentre quel numero continua a crescere, i manager riconoscono che devono aumentare i livelli di coinvolgimento con i dipendenti che conoscono o vedono a malapena; è un compito gigantesco e impegnativo. Soprattutto se il coinvolgimento e la comunicazione tra manager e dipendente sono bassi, ciò influirà direttamente sui livelli di produttività.

Pertanto, con la recente pandemia, le aziende che non stavano ancora prendendo in considerazione il lavoro a distanza hanno dovuto pensare velocemente e adattarsi al loro nuovo ambiente. È stato abbastanza facile dotare i dipendenti di attrezzature per lavorare da casa in pochi giorni. Tuttavia, la gestione efficace dei team da remoto è diventata una dinamica completamente nuova.

Molti manager erano preoccupati per la produttività mentre i dipendenti passavano a una situazione di lavoro da casa. Tuttavia, uno studio della Stanford University ha rilevato che “ l'aumento della produttività tra i lavoratori remoti equivale a un giorno in più per persona alla settimana . E i lavoratori a distanza hanno, in media, meno probabilità di esaurirsi e per molti versi sono più coinvolgenti rispetto ai lavoratori interni".

Indipendentemente dal fatto che la tua azienda abbia tre, 30 o 300 lavoratori remoti, è essenziale che tu sappia come gestire un team remoto. Quando hai una solida conoscenza di come gestire in modo efficace i dipendenti remoti, stabilisci una forte cultura aziendale, attiri i migliori talenti e mantieni il meglio dal tuo team interno ai tuoi lavoratori remoti.

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Se sei interessato ai suggerimenti, scorri verso il basso, ma se stai cercando di acquisire ulteriori informazioni su ciò che stai affrontando, dai un'occhiata a queste sfide.

Sfide della gestione dei dipendenti remoti

Devi affrontare tutta una serie di nuove sfide quando hai dipendenti remoti e la maggior parte di loro potrebbe non essere quella a cui sei abituato quando tutti si trovano nello stesso edificio per uffici. Quindi, devi adattarti al modo in cui di solito gestisci le cose in ufficio, poiché non sempre si tradurrà bene con il tuo team remoto.

Queste sono le sfide più comuni che dovrai affrontare:

• comunicazione limitata, che spesso porta a malintesi, con la direzione e i colleghi
• mancanza di coesione con la squadra
• impostando gli orari, non ci sono dalle 9 alle 5
• nessun compito o ruolo chiaro
• rispettando il tempo di ogni dipendente
• limitazioni tecniche come il divieto di accesso al computer aziendale o alla posta elettronica
• difficile monitorare le prestazioni dei dipendenti remoti
• bassi livelli di coinvolgimento
• una mancanza di cultura aziendale

Quando gestisci una forza lavoro remota, devi essere a conoscenza delle sfide che devi affrontare, in modo da essere preparato per qualsiasi cosa ti capiti. La nostra guida ti guiderà attraverso il superamento di queste sfide e ti fornirà gli strumenti di cui non sapevi di aver bisogno.

Best practice per gestire in modo efficace i dipendenti remoti

Con i dipendenti remoti, devi assicurarti di utilizzare strumenti con cui hanno familiarità. Ad esempio, Zoom per i video, la comunicazione faccia a faccia può aiutare con il coinvolgimento. Mentre Slack o Google Hangouts ti aiutano a rimanere connesso in tempo reale. Ma se sei pronto a portare le cose al livello successivo e fornire ai lavoratori remoti tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo, allora hai bisogno di un'app mobile. E non solo un'app per dispositivi mobili, ti serve l'app per dispositivi mobili creata per i lavoratori remoti e senza scrivania: Connecteam.

Caratteristiche principali apprezzate e richieste dai dipendenti remoti:

• Coinvolgimento dei dipendenti, annunci e ultime notizie: coinvolgi i tuoi dipendenti condividendo aggiornamenti frequenti sul raggiungimento degli obiettivi aziendali, sul superamento degli obiettivi, ecc. E celebra le storie di successo con immagini, video, storie e molto altro ancora.
• Sondaggi, casella dei suggerimenti e sondaggi in tempo reale: ottieni informazioni sulla base di sondaggi interni all'organizzazione, crea una casella dei suggerimenti per ottenere feedback e approfondimenti senza chiedere di persona. Attira una politica della porta aperta in modo che i dipendenti si sentano liberi di inviare le loro idee alle risorse umane e alla direzione.
• Chat di gruppo dei dipendenti o comunicazione piacevole: invia messaggi a tutta l'azienda ovunque e in qualsiasi momento. Consenti ai dipendenti di interagire mettendo mi piace, commentando e partecipando alla conversazione. Usa gli annunci unidirezionali o l'amministrazione dei contenuti.
• Condividi file e carica facilmente: invia immagini, GIFS, video, note audio, manuali di formazione, moduli, documenti, politiche aziendali e molto altro in tempo reale. Tutto questo può essere fatto dall'interno dell'app gratuita. Crea librerie multimediali e corsi per l'onboarding da remoto o forma i dipendenti attuali con nuove policy.
• Documenti digitali: senza carta pronti per firmare moduli, manuali dei dipendenti, liste di controllo, politiche di partecipazione e altro ancora.

Connecteam è così facile da usare che anche i dipendenti non esperti di tecnologia possono entrare a far parte in pochi minuti. Connecteam è stato progettato per le aziende senza scrivania, quindi non è necessaria alcuna formazione su come utilizzare l'app di chat di gruppo: registrati in meno di 5 minuti e inizia a utilizzare l'app.

"Se tu, il manager, non crei buoni canali di comunicazione aperti, il lavoratore remoto si sentirà, beh, 'remoto' e dimenticato", ha affermato Keith Ferrazzi, fondatore e CEO di Ferrazzi Greenlight.

Deborah Goldstein di DRIVEN Professionals, spiega che per gestire un team remoto produttivo, è necessaria una strategia di comunicazione efficace.

• Avere un numero di "check-in" formali settimanali
• Stabilisci obiettivi di rendimento mensili, trimestrali e annuali
• Sii chiarissimo sulle aspettative e sui requisiti delle attività come parametri, scadenze e metriche
• Stabilisci quali canali utilizzare, come chat individuali, riunioni di gruppo o forum aperti per feedback e idee

Impegnandoti in attività di team building, stai costruendo e promuovendo relazioni che portano direttamente a una migliore fidelizzazione, a una maggiore produttività e alla soddisfazione e felicità generale dei dipendenti.

La ricerca mostra che i lavoratori remoti hanno rapporti molto più deboli con i loro colleghi rispetto ai dipendenti che lavorano in azienda.

I manager devono, quindi, impegnarsi in una regolare socializzazione del team per costruire una connessione umana e creare fiducia e inclusione con l'intero team. Poiché i dipendenti remoti sono più coinvolti, hanno un impatto positivo sulla cultura aziendale.

Indipendentemente dal tipo o dalle dimensioni dell'azienda, ci vogliono tempo e pochi ingredienti per creare una cultura aziendale positiva, come assumere le persone migliori, incoraggiare una comunicazione sana e regolare e trasmettere la tua cultura a tutta l'azienda. In base al tipo di cultura aziendale che vuoi abitare, devi essere proattivo nel trasferirlo al tuo team remoto.

Prepara un piano che segui religiosamente, altrimenti i tuoi lavoratori remoti non sentiranno effettivamente un legame con la cultura aziendale. Ad esempio, ti vanti di una comunicazione aperta ma come manager non sei mai disponibile a parlare di negozio e altro ancora. Quello che devi fare è mantenere una politica di porte aperte virtuali per incoraggiare il tuo team remoto a comunicare con te in qualsiasi momento. Quando questa mentalità e questo piano d'azione vengono inseriti nella cultura aziendale, la gestione dei dipendenti remoti diventa un compito più semplice.

I dipendenti remoti spesso si sentono invisibili. Per i manager, è più facile riconoscere i dipendenti che sono interni dato che sei vicino a loro cinque giorni alla settimana. Tuttavia, questo non è affatto il caso del personale remoto. Durante le riunioni, tramite aggiornamenti e annunci a livello aziendale o ogni volta che si presenta l'opportunità, fai un saluto al tuo team remoto. Vantarsi dei loro successi, menzionare che sono stati coinvolti in una vendita di successo, condividere compleanni o auguri di anniversario e così via.

Non solo migliorerai la produttività e aumenterai il coinvolgimento. Dimostri ai tuoi lavoratori remoti che ci tieni e riconosci tutto il loro duro lavoro. Come dice il proverbio, "un po 'fa molto".

Mark Mortensen, professore associato di comportamento organizzativo presso INSEAD, ha dichiarato: "Essere generosi con gli elogi pubblici e il riconoscimento dei dipendenti remoti aiuta a garantire che il loro lavoro sia riconosciuto ed è un segnale per i colleghi che stanno facendo il loro peso".

“La cosa che fa sembrare lontana la distanza tra i colleghi è il ritardo nella comunicazione. Se mando un messaggio a qualcuno che vive a ore di distanza e non risponde per diverse ore, desidererei che lavorassimo nella stessa stanza per non doverci occupare di questo. Ma se ogni volta che invio loro un messaggio, rispondono immediatamente, allora è come se fossimo entrambi in ufficio insieme. – afferma Kellan, Customer Experience presso BambooHR

Assicurati che il tuo calendario sia aggiornato e segna le date sul tuo calendario quando non sei in ufficio o disponibile. Fai sapere ai dipendenti quando sarai nell'area del dipendente remoto.

Chiedi ai tuoi dipendenti remoti di fare lo stesso. Se ci sono determinati orari e giorni in cui non sono disponibili, dovrebbero avvisarti in anticipo. Spesso l'indisponibilità è dovuta a motivi personali come l'assistenza all'infanzia o gli appuntamenti dal medico. Essendo avvisato, non cercherai di raggiungerli durante quei periodi.

Inoltre, se organizzi riunioni a cui un lavoratore remoto non può partecipare, registrale in modo che possano aggiornarsi in un secondo momento.

I migliori manager creano fiducia attraverso l'individualizzazione, senza mai infrangere le promesse, chiedere feedback e impegnarsi in conversazioni frequenti, specialmente quando c'è una chat video in quanto crea una linea di vista e incoraggia la fiducia.

“Sapere a chi rivolgersi per chiedere aiuto migliora la produttività e aiuta lo sviluppo, ma i lavoratori remoti non hanno questa prospettiva. I manager che si fanno da proxy nella rete del loro lavoratore remoto si dimostrano affidabili per il lavoratore e indispensabili per il suo successo."

“È importante gestire le aspettative e rimanere concentrati sugli obiettivi quando si abbraccia una forza lavoro remota. Non preoccuparti tanto di ciò che viene fatto. Invece, concentrati su ciò che si sta realizzando. Se stiamo raggiungendo i nostri obiettivi, allora fantastico. In caso contrario, dobbiamo esaminare ulteriormente la situazione. Si tratta di realizzazione, non di attività. – Donald Cappellaio, Donald Cappellaio Inc.

Quando stabilisci e sviluppi obiettivi e hai chiare le tue aspettative, questo è ciò che conta. Non concentrarti esclusivamente su quanto ha svolto il tuo lavoratore remoto in un singolo giorno lavorativo. Guarda il quadro più ampio, stanno raggiungendo gli obiettivi? Stanno raggiungendo se rimangono bloccati e hanno bisogno di aiuto? Sono disponibili e si assumono maggiori responsabilità? Cosa hanno realizzato?

Non è necessario microgestire ogni attività e mettere in discussione il tuo dipendente, dopotutto, una volta che hai costruito e stabilito la fiducia, la necessità di mettere in discussione il tuo dipendente esce dalla finestra.

“Il mondo si sta spostando rapidamente verso una forza lavoro interessata all'apprendimento e all'avanzamento delle competenze piuttosto che alla stabilità. Lavorare per 30 anni per la stessa azienda ha fatto la fine del dodo. Ho un interesse personale per l'apprendimento e gli obiettivi di vita del mio team e, durante i nostri incontri, spesso mi prendo un momento per collegare i loro interessi agli obiettivi della mia azienda. Il coinvolgimento e le prestazioni rimangono molto più elevati. – Tina Dietz, StartSomething Creative Business Solutions

La linea di fondo sulla gestione dei dipendenti remoti

Lavorare con dipendenti remoti non è qualcosa da cui dovresti rifuggire, soprattutto perché sta diventando sempre più popolare. Amazon, Capital One e American Express sono solo alcune delle aziende più grandi che si stanno muovendo verso il lavoro da remoto. La ricerca mostra che il 91% dei dipendenti gode di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata quando lavora da remoto. I livelli di stress sono diminuiti, con quelle cifre il lavoro a distanza è la via da seguire.

Con dipendenti più felici, gestirli diventa molto più semplice. I manager sviluppano il loro ruolo nel tempo, il che dipende dalla comprensione della relazione tra manager e dipendente come ingrediente chiave per il successo. La tua squadra è il tuo pane quotidiano. Senza una squadra efficace, non raggiungerai il traguardo. Invece, concentrati sulla gestione efficiente del tuo team remoto per trasformarlo nella tua più grande risorsa. Non crederai a quanto puoi ottenere quando viene messa in atto la giusta comunicazione. I tuoi dipendenti ti chiameranno per organizzare riunioni e informarti sui progressi del loro lavoro. Sii il manager di cui tutti sono entusiasti.