Come scrivere un'e-mail di follow-up a un potenziale cliente [+ 5 esempi]

Quando inizi un potenziale progetto con un cliente, hai spesso problemi a convincerlo a rispondere alle tue e-mail? Sei preoccupato per l'efficienza delle tue e-mail di follow-up?

Questo può essere frustrante al massimo grado.

Allo stesso tempo, vuoi evitare di sprecare le tue possibilità di collaborazione a lungo termine con i tuoi potenziali clienti agendo in modo sgarbato, impaziente o non professionale mentre cerchi di conquistarli.

La domanda quindi rimane: come affrontare questa sfida senza danneggiare il potenziale per un'ulteriore cooperazione?

Per aiutarti a capire perché i tuoi clienti non rispondono e cosa fare in uno scenario del genere, questo post discuterà alcune delle insidie ​​più comuni e i migliori suggerimenti su come inviare e-mail di follow-up ai tuoi potenziali clienti.

Quindi, ti mostreremo alcuni esempi di e-mail di follow-up e forniremo suggerimenti utili per aiutarti a personalizzare le tue e-mail e ridurre il tempo che dedichi a scriverle ogni giorno.

Immergiamoci!

Cosa sono le email di follow-up?

Nel mondo degli affari, è pratica comune inviare a un cliente un'e-mail di follow-up dopo che è avvenuto il contatto iniziale.

È una tecnica che usiamo quando vogliamo o abbiamo bisogno di qualcosa da un'altra persona.

Inoltre, le e-mail di follow-up vengono utilizzate principalmente per ricordare ai destinatari le azioni in sospeso (come pagare una fattura o fornire feedback).

Perché le email di follow-up sono rilevanti per il business?

Quando si fornisce il servizio clienti, è essenziale mantenere linee di comunicazione aperte con il cliente per tutta la durata del progetto.

Dover destreggiarsi tra più clienti significa che questo tipo di comunicazione viene spesso trascurato, il che in cambio può rallentare l'avanzamento dei tuoi progetti. Inoltre, il mancato invio di e-mail di follow-up può far sì che i clienti abbiano un'impressione sbagliata su di te e sulla tua attività.

Lo scopo delle e-mail di follow-up è:

• Ricorda ai potenziali clienti di risponderti
• Tieni i progetti in carreggiata
• Assicurati che le informazioni non vadano perse nel miscuglio
• Dare un senso di organizzazione e dedizione ai progetti
• Dì ai tuoi clienti, vecchi e nuovi, che prendi sul serio la loro attività.

Motivi più comuni per non ottenere una risposta?

Il motivo per cui non hai ricevuto risposta non è sempre la mancanza di interesse per la tua offerta. Probabilmente non stai ricevendo risposte dai tuoi clienti perché:

• Sono troppo occupati per risponderti.
• La tua email potrebbe essere andata persa nella posta indesiderata o nella posta in arrivo.
• Potrebbero aver bisogno di più tempo per considerare la tua richiesta o consultarsi con altri.

Esitiamo tutti quando è in gioco il denaro, giusto? Perché non dovrebbero?

Questo è esattamente il motivo per cui utilizziamo e-mail di follow-up, per rassicurare i nostri clienti che sono in buone mani .

Abbiamo spiegato quali sono, quindi ora entriamo nei passaggi promessi per scrivere e-mail di follow-up che ottengono risposte e ti fanno risaltare.

Come scrivere un'e-mail di follow-up

Ci sono pro e contro in ogni situazione ed è importante riconoscerli entrambi prima di passare ai passaggi fondamentali di una buona email di follow-up.

Abbiamo suddiviso i passaggi che devi eseguire per padroneggiare questo metodo nelle cose da fare e da non fare in modo da poterti aggiornare rapidamente.

Cominciamo!

Email di follow-up - Cose da fare

1. Presta attenzione alla riga dell'oggetto

Essere concisi e puntuali è il modo migliore per seguire le righe dell'oggetto delle e-mail di follow-up.

Sii chiaro con ciò di cui hai bisogno e indica il motivo per cui hai contattato . Ecco alcuni esempi di buone linee tematiche di follow-up:

• Fasi della fase n. 1 di [Nome progetto]
• Fattura scaduta da [data]
• Abbiamo bisogno della tua assistenza su [Problema]
• Aggiornamenti della riunione da [data]
• Domande o dubbi?

La riga dell'oggetto della tua e-mail dovrebbe essere chiara e chiara su ciò di cui hai bisogno dal destinatario. Più naturale è la riga dell'oggetto, maggiori sono i tassi di risposta che puoi aspettarti.

2. Fallo su di loro

Se hai un obiettivo chiaro in mente per l'e-mail di follow-up, metterti nei panni del cliente e scrivere contenuti che lo facciano sentire apprezzato è un gioco da ragazzi.

Le e-mail di follow-up sono più di semplici promemoria. Sono linee aperte per costruire relazioni solide con i tuoi clienti . Pertanto, l'attenzione deve essere su di loro.

Ecco alcune idee su come attirare l'attenzione dei tuoi clienti in modo sofisticato:

• Richiedi feedback su una proposta o un punto di vista.
• Chiedi un modo per migliorare le tue offerte.
• Evoca stranezze proponendo una soluzione al loro problema più urgente

Questo darà loro l'impressione che non solo tieni a loro, ma ti prendi anche il tempo per ricercare e considerare varie opzioni al fine di soddisfare le loro esigenze specifiche.

3. Tienilo breve

Hai mai sentito parlare della regola dei 12 secondi?

La regola dei 12 secondi è la quantità media di tempo che le persone trascorrono a leggere le email.

E, soprattutto nel mondo degli affari, nessuno ha molto tempo da dedicare a email approfondite che richiedono minuti per essere lette.

La maggior parte dei lettori scorrerà solo le tue e-mail, quindi è meglio mantenere qualsiasi follow-up il più breve possibile pur coprendo tutte le basi.

4. Chiama i tuoi clienti all'azione

Ogni singola email di follow-up dovrebbe avere un invito all'azione, a meno che non sia strettamente informativo. Molti esperti di marketing non tengono conto di questo dettaglio cruciale, che è un importante contributo al fatto che le persone non prendono le loro e-mail così seriamente come dovrebbero.

Per dirla in altro modo, se vuoi che i tuoi clienti e potenziali clienti intraprendano un'azione specifica, devi chiarire loro quell'azione.

Ecco alcuni pensieri per cominciare:

• Per favore, commenta.
• Contattaci.
• Dai la tua data preferita.
• Parliamo.

Nota: per impostare una CTA efficace, evita di dare un senso di insicurezza. Ad esempio, puoi notare una differenza tra queste due frasi:

• "Per favore, se trovi il tempo, apprezzerei l'opportunità di programmare un incontro per noi per discutere i dettagli del progetto", e
• "Inviaci un orario e una data preferibili in modo da poter programmare il nostro prossimo incontro."

La differenza sta nella dedizione e nell'audacia. Non esitate ad usarlo.

5. Impara ad essere paziente

Ora abbiamo raggiunto il nocciolo della questione: quanto tempo dobbiamo aspettare prima di inviare un'e-mail di follow-up?

Non aspettare troppo a lungo. Le migliori pratiche dicono che puoi aspettarti di ricevere risposta dai tuoi clienti entro un giorno o due.

È una buona idea concedere ai tuoi clienti questa finestra temporale prima del follow-up.

In effetti, è molto più intelligente chiedere loro semplicemente quando sarebbero più ricettivi a sentirti di nuovo. In questo modo, stabilirai un buon rapporto basato sulle proprie decisioni evitando di essere troppo fastidioso.

Nota: tieni presente che i tuoi clienti potrebbero non controllare le loro e-mail durante i fine settimana e i giorni festivi.

È difficile programmare i tuoi follow-up in modo da non sembrare troppo insistente subito dopo aver attirato la loro attenzione.

È sempre meglio dare loro più spazio che agire troppo presto.

E-mail di follow-up NON FARE

Ora è il momento di esaminare le insidie ​​più comuni durante l'invio di e-mail di follow-up:

1. Cercando di incolpare - Anche se i tuoi clienti non hanno inviato le informazioni come promesso, un'e-mail di follow-up dovrebbe concentrarsi sul ricordare loro gentilmente quell'azione. Concentrarsi sulla collaborazione futura e sui vantaggi per il cliente ti porterà un altro set di carte.

2. Riga dell'oggetto scadente - La riga dell'oggetto è la prima cosa che vede il tuo cliente e un filtro principale per decidere se è importante o meno. Sii conciso su ciò di cui hai bisogno dai tuoi clienti. Questo aiuterà i tuoi clienti a filtrare le tue email come pertinenti.

3. Aspettare una risposta troppo a lungo - Se aspetti troppo a lungo, il tuo cliente potrebbe mettere per ultimo il tuo progetto o dimenticarlo. Ricordare non è uguale a irritare se è fatto bene. Quindi, segui rapidamente.

4. Comportamento invadente - Per mostrare al tuo cliente che questo è un promemoria amichevole, sii educato e spensierato. Stabilisci le aspettative dicendo loro quando seguirai se non rispondono.

5. Nessuna CTA - Se il tuo cliente esegue solo la scansione delle tue e-mail, potrebbe perdere qualsiasi invito all'azione e metterlo in pausa. Fornisci loro uno schema chiaro dei loro prossimi passi e una sequenza temporale per completare il loro progetto.

6. Comunicazione errata - Devi conoscere le preferenze di comunicazione dei tuoi clienti. La maggior parte dei clienti preferisce promemoria e-mail delicati, ma alcuni preferiscono brevi telefonate. Se fornisce le informazioni di cui hai bisogno, ripaga!

Modelli e-mail di follow-up

1. Modello di e-mail "Sto effettuando il check-in".

Se hai bisogno di dare seguito alla tua offerta o ricordare ai tuoi clienti la tua email precedente, evita di essere bisognoso.

Esprimi la tua empatia per i loro impegni e proponi un incontro se sono interessati.

Suggerimento per professionisti: le soluzioni di intelligenza artificiale (AI) come TextCortex possono aiutarti a scrivere e-mail personalizzate e accattivanti quando sei troppo occupato o quando semplicemente non vuoi utilizzare un modello.

Ad esempio, il componente aggiuntivo di Chrome di TextCortex include un'utile funzione "Pubblica per e-mail " che può essere utilizzata per comporre rapidamente e-mail dai punti più importanti.

Basta impostare i takeaway principali che vuoi coprire nella tua e-mail, selezionare i punti elenco, fare clic sul logo e premere l'opzione ' Puntia per e-mail '.

2. Modello di email "Seguire il preventivo".

Il tuo potenziale cliente potrebbe analizzare più offerte contemporaneamente. Una breve e-mail dimostra il tuo desiderio di creare una connessione.

Inoltre, questo tipo di e-mail dimostrerà anche un senso di dedizione al progetto stesso. Che ci crediate o no, a volte è tutto ciò che serve per conquistare i vostri clienti.

3. Modello di email "Senso di urgenza".

L'effetto FOMO (paura di perdersi) è stato e continua ad essere un potente strumento di marketing.

Mettere una data di scadenza sulla tua offerta può incoraggiare subliminalmente i clienti a rispondere subito alla tua email.

Nessuno vuole perdere un buon affare, giusto?

Suggerimento per professionisti: oltre a numerose funzionalità di riscrittura, il componente aggiuntivo Chrome di TextCortex ha un'opzione di cambio tono piuttosto utile che può riscrivere i tuoi contenuti con un tono di voce diverso.

Per usarlo, seleziona la frase o i paragrafi che desideri riscrivere in una varietà di toni diversi, fai clic sul logo e scegli la funzione 'Tono' .

Fare clic sul collegamento del tipo di tono nella parte inferiore della finestra dei suggerimenti e selezionare il tono di voce " Urgente " per aggiungere urgenza all'e-mail quando si utilizza la funzione " Suono ".

4. Modello e-mail "Riconnettiamoci".

Gli uomini d'affari sono persone d'azione. Detto questo, è più probabile che tu riceva una risposta sulla tua e-mail di follow-up se fai un appello diretto.

Indipendentemente dal tipo di richiesta, i tuoi clienti non lo fraintenderanno se le tue e-mail di follow-up mantengono lo stesso grado di professionalità.

Suggerimento professionale: indipendentemente dall'argomento o dal pubblico, la funzione "Parafrasi" di TextCortex può aiutarti a mantenere un elevato standard di qualità della scrittura.

Seleziona le tue frasi o paragrafi in blocco , fai clic sul logo e scegli l'opzione "Parafrasi" .

5. Modello di e-mail "Riunione di follow-up".

Dopo l'incontro con i clienti, si consiglia di inviare un'e-mail di follow-up. È un passo maturo che potrebbe portare nel tempo a molte relazioni fruttuose.

Questa forma di e-mail di follow-up è solo un rapido ringraziamento per il tempo del cliente.

Per concludere

Non c'è dubbio se dovresti sfruttare le e-mail di follow-up nella tua strategia aziendale.

Trascorrere del tempo a coltivare connessioni è un investimento per la salute della tua attività, che fornirà dividendi sotto forma di successo continuo nella conclusione di accordi e nel mantenimento delle relazioni .

Anche ancora, questo non li rende divertenti. Soprattutto se hai bisogno di scriverli ogni giorno.

Ti suggeriamo di provare TextCortex se sei bloccato per l'ispirazione, stufo di usare gli stessi vecchi modelli o semplicemente curioso di vedere cos'altro c'è là fuori.

Inoltre, l'utilizzo di TextCortex può trasformare la tua giornata di scrittura peggiore in un'attività esistente.

E non è tutto.

Oltre alle funzionalità di riscrittura disponibili nell'estensione di Chrome, TextCortex ti dà accesso a:

• Accedi a oltre 20 modelli di intelligenza artificiale predefiniti online.
• Crea contenuti in oltre 72 lingue con questo strumento di intelligenza artificiale multilingue.
• Tela che può essere modificata in tempo reale per ospitare sia i contenuti generati dall'uomo che quelli generati dall'intelligenza artificiale.
• Modifica e rendering dei contenuti in tempo reale
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