Che cos'è una fattura: la guida completa

Che tu gestisca una piccola azienda individuale o una grande azienda, la creazione e l'invio di fatture è una parte importante delle tue operazioni. Le fatture sono il modo in cui vengono pagati gli imprenditori: i clienti ti pagano quando li fattura.

Scrivere una fattura di vendita per il tuo prodotto o servizio è abbastanza semplice. Tuttavia, è importante assicurarsi che tutte le informazioni richieste siano contenute nelle fatture: una fattura incompleta o errata può causare incomprensioni tra il cliente e te e potrebbe anche causare controversie sul denaro (ed evitare questi problemi è molto più facile con una corretta software di fatturazione per piccole imprese).

Anche la consegna della fattura è una parte importante di questo processo: una volta creata una fattura, deve anche essere inviata al cliente attraverso un mezzo affidabile: sia per posta, e-mail o altro canale.

In questo articolo spieghiamo tutti gli elementi importanti di una fattura, come crearne una e come consegnare le fatture ai tuoi clienti. Discutiamo anche di come un software di fatturazione come Hiveage possa rendere l'intero processo facile ed efficiente per te.

In questo articolo . . .

1. Che cos'è una fattura?
2. In che modo scrivere fatture può migliorare la tua attività?
3. Cosa dovrebbe includere una fattura?
4. Layout generale della fattura
5. Come fare una fattura: passaggi da seguire
6. In sintesi: informazioni cruciali da aggiungere
7. Informazioni facoltative da aggiungere
8. Come inviare una fattura
9. Come scrivere un'e-mail di fattura
10. Come fare una fattura in MS Word
11. Come scrivere una fattura con il software di fatturazione
12. Domande frequenti su come scrivere una fattura

Che cos'è una fattura? ↩

Allora, cos'è una fattura? Una fattura è un documento che dovresti inviare a un cliente dopo avergli consegnato un prodotto o un servizio. Le fatture indicano quanto il cliente deve pagare per i beni o servizi che ha ricevuto e come dovrebbe farlo.

È importante ricordare che le fatture non sono fatture o ricevute; sono richieste di pagamento per servizi resi. Mentre le fatture implicano un'azione di pagamento immediata, le fatture consigliano ai clienti quando e come pagare. Inoltre, i clienti ricevono le ricevute dopo aver pagato: le fatture richiedono il pagamento, quindi non possono fungere da ricevute.

In che modo la scrittura di fatture può migliorare la tua attività? ↩

Ora che ci siamo occupati di cos'è una fattura, diamo un'occhiata a come creare e inviare fatture professionali ai tuoi clienti può aiutarti a essere pagato più velocemente. Con la fatturazione tempestiva puoi evitare ritardi nei pagamenti o controversie con i clienti sui soldi che ti devono per i servizi resi.

Avere fatture eleganti e visivamente accattivanti può anche creare una migliore impressione sui tuoi clienti. Dimostra che la qualità e la cura sono importanti per la tua attività.

Cosa dovrebbe includere una fattura? ↩

Gli elementi di base che tutte le fatture professionali dovrebbero includere sono:

1. Un titolo distinto che ha la parola "Fattura"
2. Il nome della tua attività, le informazioni di contatto e il logo
3. Data fattura e data di scadenza del pagamento
4. Numero di fattura
5. Nome e indirizzo del cliente
6. I servizi forniti insieme a tariffa, quantità e importo totale per ciascuno
7. Modalità di pagamento

Layout fattura generale ↩

Lo stile generale della fattura dovrebbe apparire professionale ed elegante. Qualsiasi cosa in meno può implicare che non prendi sul serio i tuoi pagamenti.

Se non sai da dove o come iniziare, dai un'occhiata ai nostri modelli di fattura gratuiti o al generatore di fatture gratuito. Abbiamo creato questi modelli di fattura e il generatore di fatture, nonché il nostro servizio di fatturazione, per eliminare questi problemi legati al processo di fatturazione.

In ogni caso, i seguenti sarebbero i passaggi chiave per la creazione di una fattura:

Come fare una fattura: passaggi da seguire ↩

1. Crea il layout della fattura

La prima cosa da fare è stabilire il layout della fattura. Avrà bisogno di una sezione di intestazione che contenga informazioni di contatto, date ecc. (spiegate di seguito) e un corpo principale in cui saranno elencati i dettagli di prodotti/servizi che richiedono il pagamento. Quando decidi il layout, seleziona caratteri e colori che sembrano professionali. Potresti voler includere il logo della tua azienda per coerenza e autenticità del marchio. Assicurati che ci sia un titolo che contenga la parola "Fattura".

2. Aggiungi le informazioni di contatto necessarie

Includi le informazioni di contatto della tua azienda in modo che i clienti siano a conoscenza del servizio che hanno acquistato e da quale fornitore. Il nome dell'azienda, l'indirizzo e il numero di telefono sono informazioni essenziali da avere.

La fattura deve anche contenere le informazioni di contatto del cliente, come nome, indirizzo ed eventualmente un numero di telefono. Definisce a chi è destinata la fattura e si assicura anche che la fattura venga consegnata alla persona corretta.

3. Includere il numero della fattura, la data della fattura e la data di scadenza della fattura

Il numero della fattura è una parte fondamentale della fattura complessiva. Quando generi una fattura, assicurati che abbia un numero univoco in modo da poter tenere facilmente traccia del suo stato di pagamento. Non ripetere un numero di fattura, poiché potrebbe confonderti in futuro, soprattutto durante la stagione fiscale. La maggior parte delle aziende mantiene una sequenza di numerazione delle fatture coerente (ad es. INV-001, INV-002, INV-003, . . . ). In alcune giurisdizioni, questo è un requisito legale.

La data della fattura è il giorno di emissione della fattura. La data di scadenza è l'ultimo giorno in cui il cliente deve pagarti. L'inclusione sia della data della fattura che della data di scadenza è un'indicazione di quanto tempo il cliente ha a disposizione per effettuare il pagamento e aiuta a prevenire le fatture scadute.

4. Assicurati di avere elementi pubblicitari con le informazioni corrette

Gli elementi pubblicitari sono dove descrivi i prodotti o i servizi che hai fornito al cliente. Sebbene non sia necessario essere troppo dettagliati nelle descrizioni dei servizi, dovresti aggiungere spiegazioni sufficienti agli elementi pubblicitari in modo che i tuoi clienti sappiano per cosa stanno pagando.

Accanto a ciascun servizio, assicurati di mostrare quanto costa. La visualizzazione della quantità, del prezzo unitario e del costo totale per i particolari beni o servizi consente al cliente di avere un'idea chiara dei propri obblighi di pagamento.

5. Somma il totale

Dopo aver completato le informazioni sull'elemento pubblicitario, somma l'importo totale. Aggiungi i subtotali per ciascun servizio e, su una riga separata, evidenzia l'importo totale del pagamento (ad es. in grassetto). Assicurati di includere eventuali tasse e sconti applicabili prima di indicare questo saldo finale.

6. Spiegare i Termini di pagamento e i metodi di pagamento

Discutere i termini di pagamento prima di svolgere il servizio è fondamentale, ma puoi includerlo anche quando scrivi una fattura. Questo può prevenire controversie e chiarire quando è dovuto il pagamento e come i tuoi clienti possono effettuare il pagamento.

Quando si spiegano i termini e le informazioni di pagamento, includere:

1. Scadenza della fattura
2. Politiche di reso o garanzie di rimborso
3. Sanzioni per ritardato pagamento
4. Come effettuare i pagamenti (contanti, assegni, online, ecc.)

L'aggiunta dei termini di pagamento alla fattura non è essenziale, ma può certamente migliorare l'esperienza del cliente e semplificare il processo di pagamento.

In sintesi: informazioni cruciali da aggiungere quando si scrive una fattura ↩

Ora che sai come scrivere una fattura che sia informativa, professionale e diretta, ecco una ripartizione di tutto ciò che devi includere:

1. Nome, indirizzo e numero di telefono della tua azienda
2. Nome e indirizzo del cliente
3. Numero fattura, data di emissione e data di scadenza
4. Descrizione dei servizi
5. Quantità e subtotale di ciascun servizio, sotto forma di elenco dettagliato
6. Importo totale dovuto e saldo dovuto

Questi sono gli elementi che devi avere su tutte le fatture. La mancanza di una delle precedenti può portare a confusione, polemiche e, in casi estremi, alla perdita di clienti.

Informazioni facoltative da aggiungere quando si scrive una fattura ↩

Ci sono informazioni che non sono essenziali per la transazione, ma possono migliorare l'esperienza del cliente per determinati tipi di fatture. Ecco alcune cose che possono migliorare il tuo modello di fattura:

1. Descrizione dei termini di pagamento, come garanzie di soddisfazione
2. Come completare la transazione
3. Nota personale

Come accennato in precedenza, le garanzie di soddisfazione e altre informazioni simili non sono necessarie per la fattura perché molto probabilmente le hai spiegate prima di eseguire il servizio. In caso contrario, è una buona idea includere tali informazioni.

Se anche tu non l'hai menzionato in anticipo al tuo cliente, dovresti spiegare come completare la transazione. Che sia online, tramite assegno o per posta in contanti, puoi facoltativamente far sapere come vuoi che il cliente paghi.

Infine, una nota personale può essere un bel tocco alla fine della stesura di una fattura. Ecco alcune cose che puoi dire:

1. Salutali per nome
2. Ringraziali per fare affari con te
3. Fai sapere loro che non vedi l'ora di fare di nuovo affari con loro presto
4. Menziona alcuni dettagli sulla loro esperienza
5. Spiega tutti gli aspetti della fattura, come sconti e opportunità promozionali
6. Nel complesso, mantieni un tono amichevole

Come inviare una fattura ↩

Ora che sai come scrivere una fattura, devi sapere come inviarne una. Ci sono diversi modi per farlo. A volte, il modo in cui scrivi una fattura dipende da come scegli di inviarne una.

Ecco alcuni modi possibili per inviare le fatture:

1. E-mail
2. Posta
3. Software di fatturazione online

L'e-mail è un modo comune per le aziende di inviare una fattura. La fattura stessa, tuttavia, è solitamente un documento allegato. Tutto sommato, l'e-mail è un modo efficiente per inviare la fatturazione poiché la maggior parte delle aziende utilizza questa come principale forma di comunicazione.

Alcuni imprenditori vanno anche alla vecchia maniera. L'invio della fattura non è il modulo più popolare poiché al giorno d'oggi tutto è semplificato con l'e-mail. Se pensi che questo sia il modo migliore per condurre la tua attività, allora fallo!

Un software di fatturazione come Hiveage elimina lo stress di creare fatture online e inviarle. Anche se dovresti ancora capire le basi di come scrivere una fattura, un servizio di fatturazione può renderti le cose molto più facili. Potrebbero offrirti la possibilità di inviare la fattura direttamente dalla piattaforma tramite e-mail, scaricare la fattura da inviare o stamparla per l'invio tramite posta.

Come scrivere una fattura e-mail ↩

Scrivere un'e-mail di fattura è abbastanza semplice. Ecco gli elementi importanti che l'e-mail dovrebbe includere:

1. Una linea tematica chiara e accattivante
2. Un messaggio di posta elettronica semplice e breve
3. Documento di fattura allegato

La riga dell'oggetto non dovrebbe essere troppo lunga. Puoi includere il numero della fattura o il nome della tua azienda, ma soprattutto assicurati di includere la parola "fattura".

Il messaggio di posta elettronica non deve essere molto lungo. Poiché la fattura contiene la maggior parte delle informazioni, puoi inserire un messaggio breve e dolce. Per la maggior parte, lascia che la fattura faccia la maggior parte del discorso.

Assicurati di allegare la fattura all'e-mail. Questa è la parte più essenziale dell'e-mail poiché contiene tutte le informazioni per guadagnare soldi.

Come fare una fattura in Microsoft Word ↩

Word ha un proprio modello per le fatture, che può essere utile per i proprietari di piccole imprese. Ecco come fare una fattura usando Word:

1. Apri un nuovo documento di Word
2. Crea un'intestazione
3. Seleziona l'intestazione della fattura
4. Segui i passaggi precedenti per scrivere una fattura completa, assicurandoti che sia presente un numero di fattura chiaro

Se stai utilizzando altri strumenti nella suite MS Office: Excel include anche modelli di fattura pronti all'uso.

Come scrivere una fattura utilizzando il software di fatturazione ↩

La fatturazione è una di quelle inevitabili seccature legate alla gestione di una piccola impresa, motivo per cui abbiamo cercato di risolvere questo problema noi stessi con Hiveage. Ovviamente siamo orientati verso la nostra soluzione, ma ci sono diversi software di fatturazione che possono aiutarti a scrivere e inviare fatture.

L'utilizzo di un servizio di fatturazione è uno dei modi più semplici e veloci per creare le fatture online. Potrebbe non essere nemmeno necessario sapere come creare una fattura, poiché avrebbe tutti i campi richiesti da compilare. Alcuni software di fatturazione aiutano anche a gestire le transazioni, abilitando i pagamenti online sulla fattura stessa.

Tra gli utenti delle piccole imprese, Hiveage è apprezzato per la sua facilità d'uso nella gestione dell'intero processo di fatturazione. Con Hiveage puoi preparare preventivi, ottenere l'approvazione dei clienti, creare e inviare fatture regolari e ricorrenti, accettare pagamenti online, generare report finanziari dettagliati e molto altro. Iscriviti gratuitamente e scopri come puoi iniziare a creare fatture in pochi minuti!

Domande frequenti sulla fatturazione

Come faccio a scrivere una fattura?

Contrassegna chiaramente il documento come fattura. Aggiungi i tuoi dati di contatto, quindi il Cliente e il suo indirizzo commerciale. Scrivi una descrizione dei beni/servizi per i quali stai fatturando, le tariffe e l'importo totale (preferibilmente sotto forma di tabella). Aggiungi la data della fattura e la data di scadenza del pagamento. Includi i termini di pagamento e come accetterai il pagamento (contanti, bonifico bancario, online ecc.).

Che cos'è un esempio di fattura?

Dai un'occhiata a un modello di fattura gratuito adatto alla tua attività (vedi articolo sopra) o al generatore di fatture gratuito.

Puoi scrivere una fattura manoscritta?

Le fatture scritte a mano sono accettabili, ma non è consigliabile. Saranno sufficienti per le aziende molto piccole, ma la maggior parte dei clienti richiederà qualcosa di più professionale.

Metti le coordinate bancarie su una fattura?

Quando viene utilizzato come metodo di pagamento preferito, fornire le coordinate bancarie sulla fattura facilita l'elaborazione dei pagamenti da parte dei clienti. Evita la comunicazione avanti e indietro per confermare le informazioni essenziali e rende l'intero processo più veloce.