Come scrivere un'e-mail di fattura: modello di e-mail di fattura

Payday è una delle parti migliori del completamento di un progetto. Se di recente hai svolto un lavoro con un cliente e hai concluso il progetto, probabilmente dovrai fatturare al tuo cliente per essere pagato.

Tuttavia, molti liberi professionisti e piccole imprese temono di non ricevere il pagamento per il loro lavoro e di finire per non essere pagati. Anche i pagamenti in ritardo possono essere un grosso problema quando si gestisce il flusso di cassa.

Il modo migliore per evitarlo è seguire alcuni semplici ma importanti passaggi quando comunichi con il tuo cliente in merito a questioni relative alla fatturazione. Pertanto, è consigliabile disporre di un modello di e-mail di fattura per le fatture che sia semplice e di facile comprensione.

In questo articolo condividiamo con te suggerimenti e consigli che puoi utilizzare quando invii un'e-mail di fattura. Condivideremo anche un modello di e-mail di fattura facilmente utilizzabile che ti renderà più facile ricevere i pagamenti!

In questo articolo . . .

• Perché utilizzare un modello di email di fattura?
• Come faccio a creare un modello di email di fattura?
• Cosa scrivi nelle email delle fatture?
• Esempio di modello di email di fattura
• Come scrivere una lettera di presentazione per una fattura
• Come faccio a inviare una fattura tramite e-mail?
• Come si scrive una fattura formale?
• Automatizzare le e-mail di fatturazione con il software di fatturazione

Perché utilizzare un modello di email di fattura?

La risposta rapida è che i modelli di e-mail ti fanno risparmiare tempo: con un modello, non dovresti digitare il messaggio ogni volta che devi scrivere un'e-mail di fattura a un cliente.

Ciò è particolarmente utile per le aziende con vari prodotti o servizi, in modo che sappiano quali informazioni sono necessarie nel messaggio e come dovrebbero essere formattate.

Un modello è anche uno strumento utile se invii una fattura a più clienti, poiché garantisce che i messaggi siano coerenti.

Un altro vantaggio dell'utilizzo dei modelli per le fatture è che possono essere personalizzati per ciascun cliente inserendo in anticipo il nome e altre informazioni rilevanti nei segnaposto.

Come faccio a creare un modello di email di fattura?

Una delle cose più importanti da considerare quando si crea un modello di email è che sia pertinente e personalizzato per la tua attività o lavoro. Dovrebbe riflettere non solo il tipo di lavoro che svolgi, ma anche il tipo di relazione che hai con i tuoi clienti.

Tuttavia, il tuo modello di email dovrebbe anche essere sufficientemente generico da poter essere applicato alla maggior parte o a tutti i tuoi clienti, consentendoti di apportare semplicemente modifiche rapide quando necessario prima di inviarlo.

Una volta che sei pronto per redigere la tua email, puoi seguire i passaggi seguenti per creare il modello perfetto da inviare ai tuoi clienti. Può essere una seccatura creare fatture da zero, quindi avere un esempio generico può rendere il processo molto più veloce.

Mantieni la tua e-mail di fatturazione professionale e semplice

Gli imprenditori hanno spesso problemi con la scrittura delle e-mail di fatturazione. Si preoccupano di quanto dovrebbero essere formali o di cosa dovrebbe contenere la lettera.

L'obiettivo di un'e-mail di fatturazione è di essere pagato, ma vuoi che il tuo cliente sia più disposto a ricevere i suoi soldi. Vuoi anche che si sentano rispettati per la transazione commerciale che hanno fatto con te.

Se vuoi assicurarti che il tuo messaggio di posta elettronica non venga ignorato, è importante che tale posta sia professionale. Mantieni il linguaggio semplice ma preciso: evita di usare troppe abbreviazioni, parole complesse o gerghi che solo un insider dell'azienda capirebbe.

Lo scopo di un'e-mail di fattura è semplicemente inviare la fattura al tuo cliente: non è necessario che contenga molte altre informazioni. Per il bene del tuo tempo e di quello del tuo cliente, tutto ciò che devi includere è un breve messaggio di ringraziamento per i loro affari e in cui specifichi che hai allegato una fattura per il tuo lavoro. Se vuoi essere pagato in tempo, è utile utilizzare un'e-mail breve e al punto.

Avere un oggetto descrittivo

Ti consigliamo di includere le informazioni più importanti nella stessa riga dell'oggetto dell'email. La riga dell'oggetto dovrebbe essere inequivocabile: il cliente dovrebbe sapere che gli stai fatturando, quando vede la riga dell'oggetto del tuo messaggio nell'elenco delle e-mail nella sua casella di posta. In caso contrario, potrebbero non rendersi nemmeno conto che hai inviato una fattura, ritardando così inavvertitamente il pagamento.

Ti consigliamo di includere il numero della fattura e la data di scadenza nella riga dell'oggetto quando scrivi la tua email. Per esempio:

Fattura [Numero] per [Prodotto/Servizio] Scadenza il [Data]

In questo modo puoi assicurarti che il tuo cliente sappia esattamente perché lo stai contattando e che sia ora che ti paghino per i tuoi servizi.

Cosa scrivi nelle e-mail di fatturazione?

Il tuo messaggio dovrebbe includere una breve descrizione del lavoro che hai completato per il cliente. Dovresti indicare se il tuo addebito è per progetto o tempo lavorato.

Inoltre, dovresti includere la tua tariffa, in modo che il cliente sia chiaro su quanto stai addebitando. E' opportuno aggiungere anche eventuali altre spese che potrebbero non essere coperte dal pagamento del cliente (come la spedizione) in modo che non ci siano sorprese.

Come al solito, la tua lettera di fatturazione o e-mail dovrebbe iniziare con un saluto. Se non comunichi con il destinatario da un po', è consuetudine includere un breve messaggio.

Quindi, dovresti informare il tuo cliente che ti stai contattando per fatturargli il lavoro che hai completato e che hai allegato la fattura a questa e-mail.

Allega la fattura

Ti consigliamo di allegare la fattura come file/documento invece di includerla nel corpo dell'e-mail. Il PDF è generalmente il migliore, poiché funziona su tutti i diversi tipi di dispositivi e sistemi operativi ed è possibile evitare problemi di compatibilità. Se invii la fattura come allegato, il tuo cliente può anche stamparla facilmente e salvarla per i suoi archivi.

Usa questo modello di email di fattura

Se ti stai chiedendo come scrivere un'e-mail di fattura, puoi provare a utilizzare il seguente esempio di messaggio di fattura:

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

Tieni presente che questo esempio di messaggio e-mail di fattura è breve e chiaro. Non è necessario includere dettagli o conversazioni non necessari a meno che tu non abbia una relazione molto stretta con il cliente e pensi che sarebbe appropriato. Questo è, ovviamente, a tua discrezione.

Come personalizzare la tua e-mail di fattura

Si consiglia di personalizzare la tua email in modo che il cliente non si senta come se avesse ricevuto una lettera di fattura generica.

Quando invii le fatture via e-mail, dovresti includere un saluto personalizzato, in modo che il tuo cliente sappia che hai dedicato un po' di tempo e sforzi per contattarlo. Se ritieni che sia appropriato, potresti anche voler includere un messaggio personalizzato nel corpo dell'e-mail.

Questo aiuta a distinguere la tua attività dagli altri che utilizzano lo stesso modello e farà sentire i tuoi clienti come se avessero un'esperienza più coinvolta con te.

Come scrivere una lettera di presentazione per una fattura

Se hai lavorato a un progetto più grande o più complesso per un cliente, potrebbe essere opportuno includere una lettera di accompagnamento con le fatture. Questa lettera di fattura è un'opportunità per te di delineare le tue tariffe, il lavoro che hai svolto, oltre a suddividere la tua tariffa e spiegare perché hai addebitato l'importo che hai addebitato.

La tua lettera di presentazione dovrebbe includere alcuni dettagli di base su chi sei e cosa fornisci. Assicurati di includere il nome della tua attività o il nome della tua azienda nella lettera di fatturazione. Dovresti anche includere una scala temporale del progetto su cui hai lavorato, comprese le date di inizio e di fine.

Quindi, dovresti analizzare ogni attività che hai completato come parte del progetto e quanto stai addebitando per questo. Se addebiti all'ora o al giorno, includi anche questo come parte del guasto.

Come scrivere un'e-mail di fattura scaduta

Se il tuo cliente non ha mancato la data di scadenza di una fattura, potrebbe essere necessario contattarlo di nuovo per dare seguito al pagamento. Può sembrare imbarazzante contattare ripetutamente un cliente per lo stesso problema, ma devi essere pagato per il lavoro che hai svolto per loro.

Sii gentile ma fermo nel messaggio della fattura

Inseguire i pagamenti è purtroppo una lamentela comune quando si lavora come freelance. Il tuo cliente potrebbe avere una spiegazione del motivo per cui non è stato in grado di pagarti prima della data di scadenza.

Tuttavia, non dovresti permettere loro di evitare di pagare per il tuo lavoro. Assicurati che la tua email sia gentile ma ferma. Se questa è la prima volta che stai contattando il tuo cliente per seguirlo, non è necessario essere eccessivamente personale.

È possibile utilizzare il seguente esempio di posta elettronica per dare seguito a un pagamento in ritardo:

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


Come puoi vedere sopra, quando si fa seguito a un pagamento in ritardo, è importante fornire il numero della fattura e la data entro la quale è dovuta.

Come faccio a inviare una fattura tramite e-mail?

Se intendi inviare una fattura via e-mail, è meglio includerla come allegato. Puoi anche utilizzare un software di fatturazione per generare fatture, in quanto ciò semplifica il processo (suggerimento: ne facciamo uno eccellente).

Inoltre, puoi utilizzare un'e-mail per inviare un collegamento a una fattura che hai generato tramite servizi come PayPal. Molti di questi gateway di pagamento supportano la generazione di fatture di base.

Quando invii l'e-mail con la fattura allegata, assicurati di includere le informazioni pertinenti nel documento, come il nome della tua attività, l'importo che stai addebitando e il numero di fattura.

È una buona idea includere il nome e l'indirizzo della tua attività nell'intestazione dell'e-mail o nel blocco della firma, per assicurarti che sia chiaro che stai inviando una fattura rispetto ad altri tipi di e-mail.

Come faccio a scrivere una fattura formale?

Come abbiamo spiegato nel nostro articolo dettagliato su come scrivere una fattura, è importante che la fattura includa tutte le informazioni necessarie al cliente per elaborare il pagamento. quindi, buoni modelli di fattura contengono i seguenti dettagli.

Elementi chiave di un modello di fattura

1. I dettagli della tua attività (nome, logo, informazioni di contatto)
2. Numero di fattura
3. Nome completo e dati di contatto del cliente
4. Data fattura
5. Scadenza
6. Importo dovuto
7. Elenco dettagliato di servizi/prodotti insieme alla ripartizione di tariffe e prezzi
8. Ulteriori dettagli come termini e condizioni e metodi di pagamento

Un buon modello di fattura dovrebbe consentirti di scomporre ogni prodotto o servizio in un articolo e quindi delineare l'importo che addebiti per ciascun articolo. Questo è il modo più chiaro per il tuo cliente di vedere quanto addebiti e perché.

Quando è il momento di pagarti, dettagliare i tuoi servizi rende anche molto più facile per il cliente sapere quanto deve. In caso contrario, potresti scoprire che alcuni clienti tentano di contestare l'importo che hai addebitato e ciò causa ritardi inutili.

Sfortunatamente, i ritardi di pagamento fanno spesso parte del freelance, ma se si analizzano le informazioni nel modo più chiaro possibile, si limitano le possibilità che ciò accada il più ragionevolmente possibile.

Automatizzare le e-mail di fatturazione con Hiveage

Strumenti come Hiveage ti aiutano ad automatizzare il processo di creazione delle fatture e di invio tramite e-mail ai tuoi clienti. Questo rende il processo molto semplice e riduce significativamente il fastidio per te.

Utilizzando il software per automatizzare la fatturazione, puoi limitare la quantità di energia necessaria per il lavoro amministrativo e la creazione di documenti e concentrarti invece sul lavoro effettivo.

Automatizzando il processo di e-mail della fattura, puoi anche assicurarti che soddisfino tutti lo stesso standard e includano sempre informazioni pertinenti. Non devi preoccuparti di tralasciare accidentalmente dettagli vitali, come un numero univoco per la fattura o le istruzioni di pagamento.

Con Hiveage, hai anche la possibilità di avere una copia PDF della tua fattura allegata al messaggio di posta elettronica. Un processo di fatturazione affidabile impostato in questo modo con gli strumenti giusti garantirà che le finanze della tua piccola impresa rimangano sane.

Per ricapitolare, i principali vantaggi dell'automazione della fatturazione sono che puoi:

• Risparmia tempo
• Riduci il numero di errori e refusi nelle tue fatture
• Aggiungi nuove funzionalità alle e-mail di fatturazione, come metodi di pagamento aggiuntivi o persino un sistema di riordino automatico.

A seconda del tipo di modello di business che hai, è importante scegliere un software che soddisfi le tue esigenze specifiche. Nel caso di Hiveage, i nostri clienti principali sono liberi professionisti e piccole imprese e il servizio è ottimizzato per semplificare loro la vita.

In conclusione: elementi di una buona fattura e-mail

L'e-mail di fatturazione è uno dei componenti più importanti per la tua attività. Se non viene eseguito correttamente, può confondere e frustrare i clienti che potrebbero avere difficoltà a capire cosa stai chiedendo o come dovrebbero rispondere a una richiesta di pagamento. Una buona e-mail di fattura include una serie di elementi, tra cui:

• Il numero di fattura
• Scadenza
• Importo dovuto
• Istruzioni di pagamento chiare e facili da seguire
• Una breve panoramica dei risultati finali o dei prodotti venduti
• Nota quando i pagamenti sono scaduti con un'offerta per come gestirai i saldi scaduti.

Un'e-mail ben scritta è il primo passo per stabilire un buon rapporto con il tuo cliente e per essere pagato in tempo. Utilizza i nostri modelli di email di fatturazione o, meglio ancora, usa il nostro semplice e potente software di fatturazione online, per assicurarti di non perdere i pagamenti!