Centinaia di aziende HVAC scelgono Connecteam per affrontare sfide comuni

Essere a capo di un'azienda HVAC richiede la gestione di molte parti mobili, sia in senso letterale che figurato! Su base regolare, i tecnici si recano in vari luoghi di lavoro, le parti e l'inventario entrano ed escono, le fatture vengono archiviate, il libro paga e gli orari devono essere completati, i veicoli della flotta necessitano di manutenzione, il coinvolgimento dei dipendenti richiede attenzione e molto altro ancora. Ma non ci sono abbastanza ore al giorno.

Con tutte queste sfide, abbiamo deciso di dare un'occhiata più da vicino al motivo per cui centinaia di aziende HVAC hanno scelto Connecteam come soluzione a tutti i loro problemi. Ed esattamente come utilizzano la nostra app per i dipendenti per rimanere al passo con tutto.

Sfide che le aziende HVAC hanno dovuto affrontare prima di Connecteam:

• Devono essere seguiti i protocolli di sicurezza

“Aggiornare tutto il nostro team su pericoli o incidenti richiede molto tempo, questo può costarci molto tempo e può persino mettere in pericolo il nostro personale. Perdiamo un sacco di tempo a chiamare i dipendenti per assicurarci che siano a conoscenza dei protocolli di sicurezza quando necessario. E il fatto che dobbiamo programmare riunioni che funzionino per ogni singolo dipendente per discutere i protocolli di sicurezza è una seccatura che non sono più disposto ad affrontare.

“L'aggiornamento dei protocolli di sicurezza fa solo sprecare carta per stampare tutto e aggiungerlo ai raccoglitori. La distribuzione di questi aggiornamenti a più siti di lavoro richiede molto tempo e non possiamo essere sicuri che tutto il nostro team sia a conoscenza dei cambiamenti".

• I rapporti sono infiniti

"Ogni volta che arriva un rapporto, possiamo perdere un sacco di tempo giocando a ping-pong se è stato commesso un errore, e questo anche se riceviamo il rapporto in tempo."

“Tutte le pratiche burocratiche vengono completate con metodi tradizionali, ovvero carta e fogli Excel. Questo è un processo totalmente inefficiente in quanto i moduli devono essere visti e applicati immediatamente dalla direzione, ma non sempre otteniamo questi moduli. Inoltre, inviamo molte informazioni e allegati via e-mail e ciò richiede molto tempo e non possiamo monitorare se tutti hanno aperto l'e-mail e l'hanno letta".

• Il monitoraggio del tempo è un processo complicato

“Posso dedicare un'intera giornata solo al monitoraggio del tempo e al libro paga e non è efficiente perché sono bloccato a passare attraverso pile infinite di fogli di calcolo Excel e scarabocchi di carta illeggibili. Questo rende troppo facile che si verifichino errori”.

"Sono sempre impegnato in una partita di ping pong con la mia squadra a causa degli errori che vedo o semplicemente cerco di trovare qualcuno che copra un turno."

Vale anche la pena ricordare che l'integrazione di Connecteam con QuickBooks Online e Gusto aiuta a rendere l'esportazione delle schede attività per le buste paga semplice e accurata al 100%.

• La comunicazione interna è un compito difficile

“Comunicare qualsiasi cosa a tutto il mio staff non è facile: devo usare Whatsapp e le e-mail e non posso mai essere sicuro che il messaggio sia arrivato. Che si tratti di un messaggio incoraggiante, una recensione positiva, un nuovo protocollo, condizioni meteorologiche avverse, un annuncio delle risorse umane o altro. Non ho un modo per tenere traccia di chi ha ricevuto e letto i miei messaggi e, di solito, è essenziale per me sapere chi ha letto e chi non ha letto ciò che ho inviato. E coordinare le riunioni per consegnare questo tipo di messaggi è un tempo che non possiamo permetterci".

"Il mio team non riesce sempre a raggiungermi perché mi sto destreggiando tra una dozzina di compiti e quando ci arrivo, di solito a quel punto è irrilevante."

Come Connecteam ti aiuta ad affrontare le sfide comuni

Rendere la sicurezza e la consapevolezza una priorità

Lavorando in altezza e in un ambiente ad alto rischio, la sicurezza è un aspetto cruciale delle aziende HVAC, pertanto aumentare la consapevolezza e gli standard è un obiettivo comune per le aziende HVAC che utilizzano Connecteam.

• Reporting rapido e semplice : i dipendenti possono inviare report direttamente in ufficio mentre sono in movimento, in modo che l'ufficio o il supervisore interessato possano valutare e rispondere in tempo reale.Ad esempio, rapporti sulle apparecchiature di servizio e rapporti su paranchi e umidità.
• Risorse digitali sulla sicurezza : assicurati che tutti i protocolli di sicurezza, i suggerimenti e le risorse siano disponibili con il semplice tocco di un pulsante, inoltre materiali chiave come "lezioni apprese", risultati sugli incidenti e suggerimenti periodici sulla sicurezza sono disponibili in qualsiasi momento.
• Formazione continua sulla sicurezza : i manager e gli addetti alla sicurezza sono in grado di tenere d'occhio i progressi di ciascun dipendente in modo da sapere chi ha completato un corso o un quiz e possono persino inviare promemoria a coloro che non hanno terminato.
• Safety first communication: è facile distribuire e comunicare aggiornamenti e protocolli relativi alla sicurezza, come rapporti sulla ricerca di incidenti, aggiornamenti procedurali in tempo reale o fattori di rischio come condizioni meteorologiche avverse o percorsi chiusi.

Liste di controllo e report giornalieri

Al fine di mantenere le operazioni quotidiane, elenchi di controllo e report vengono in genere utilizzati per ridurre l'attrito dalle attività quotidiane, automatizzare il flusso di informazioni e ottenere una migliore supervisione su questioni aziendali e affari dei dipendenti. Liste di controllo e report comuni che le aziende HVAC creano su Connecteam includono:

• Osservazione dei rischi per la sicurezza
• Verbale di incidente
• Denuncia incidente stradale
• Modulo di ispezione di sicurezza (per i supervisori)
• Biglietto dell'ordine di riparazione
• Lista di controllo per l'ispezione di sicurezza
• Rimborso spese
• Rapporto sull'incidente del cliente
• Revisione delle prestazioni dei dipendenti

Inoltre, tutte le voci inviate dai dipendenti vengono registrate digitalmente, possono essere inviate automaticamente a un indirizzo e-mail predefinito come copia PDF ed esportate in un foglio Excel.

Razionalizzazione della comunicazione

Comunicare con ogni singolo dipendente è fondamentale ma non è facile da raggiungere. Con gli strumenti di comunicazione di Connecteam è molto più facile raggiungere e comunicare con i dipendenti sul campo:

• Gruppi e canali di chat: per semplificare la comunicazione quotidiana in modo semplice ed efficiente, chattare sull'impiegato del mese, condizioni meteorologiche avverse, il percorso migliore per raggiungere il luogo di lavoro, ottime recensioni dei clienti e altro ancora.Avvia una chat one-to-one o crea gruppi specifici diversificati per sede, reparto o altro.
• Notifiche push e aggiornamenti in tempo reale: invia annunci formali e informali, inclusi aggiornamenti delle risorse umane, annunci, distribuzione di informazioni, rapporti sulla sicurezza e altro ancora.
• Directory dei dipendenti: trova i dettagli di contatto corretti di colleghi, manager e altro ancora.Cerca per nome, ruolo professionale, dipartimento e così via.

I protocolli aziendali sono immediatamente disponibili

Le aziende HVAC devono disporre di materiale di risorse comuni disponibile in un clic per tutti i loro dipendenti per garantire la conformità:

• Procedure operative standard (SOP)
• Protocolli di sicurezza e di emergenza
• Il manuale dell'impiegato
• Codice etico
• Politica di prevenzione delle molestie sessuali
• Politica uniforme

Fabbisogno di risorse umane

Il dipartimento delle risorse umane di un'azienda HVAC utilizza Connecteam per la comunicazione, il coinvolgimento dei dipendenti e per automatizzare i processi.

• Raccomandazioni: consiglia facilmente amici o familiari per una posizione in azienda per aumentare la portata delle assunzioni.
• Richiesta di ferie e assenze per malattia: i dipendenti ricevono un aggiornamento istantaneo se le richieste sono state approvate o rifiutate.
• Modulo informazioni personali: l'assunzione di nuovi dipendenti richiede determinate informazioni come informazioni personali, informazioni di contatto, contatto di emergenza, documenti come moduli fiscali/carta d'identità con foto, ecc.
• Aggiornamento delle informazioni di contatto: i dipendenti possono aggiornare facilmente le proprie informazioni di contatto direttamente sull'app e il dipartimento delle risorse umane lo sa in tempo reale, dalle modifiche all'indirizzo, al nome, al numero di cellulare, all'e-mail, alle informazioni sul conto bancario e altro ancora.
• Sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti o revisioni delle prestazioni: le risorse umane possono utilizzare i modelli predefiniti o persino crearne di propri per inviare sondaggi e tenere traccia delle risposte in tempo reale.Inoltre, è facile mantenere le revisioni delle prestazioni su base regolare per un feedback più accurato.

Finalità di conformità

I dipendenti HVAC devono essere conformi e ciò viene ottenuto attraverso moduli "Leggi e firma" e corsi di aggiornamento periodici. Con Connecteam, tutti i documenti vengono registrati e inviati automaticamente come copia PDF a e-mail predefinite che possono essere personalizzate per modulo. Inoltre, gli utenti possono esportare un report di riepilogo quando necessario.

Leggere e firmare i documenti includono:

• Riconoscimento del manuale del dipendente
• Accordo uniforme
• Politica di prevenzione delle molestie sessuali
• Rapporto sui risultati dell'incidente
• Altri leggono e firmano documenti.

I corsi di aggiornamento periodici includono:

• Guida invernale
• Formazione sulle molestie sessuali
• Allenamento di ventilazione
• Sicurezza impianti di riscaldamento e raffrescamento
• Corso di aggiornamento del protocollo.

Formazione di tutti i dipendenti

Con Connecteam, le aziende HVAC possono offrire formazione attraverso l'app in modo che tutti i dipendenti siano raggiunti regolarmente. Inoltre, puoi tenere traccia dei progressi ed eseguire la formazione in qualsiasi momento e i dipendenti possono completare il materiale nel loro tempo libero.

• Formazione in materia di salute e sicurezza
• Formazione sulla prevenzione delle molestie sessuali
• Uso e manutenzione delle attrezzature
• Test e quiz.

Tuttavia, non si tratta solo di assumere nuove assunzioni, ma anche di migliorare costantemente le competenze professionali dei dipendenti "senior" per evitare lacune di conoscenza.

Programmazione del lavoro

Le aziende HVAC si occupano di gestire esigenze di programmazione complesse, ma Connecteam rende tutto molto più facile da gestire:

• Servizio di dispacciamento chiama in tempo reale i dipendenti con tutte le informazioni di cui hanno bisogno. Registra l'ora e il luogo di check-in e check-out con timbri GPS.
• Consenti ai dipendenti di aggiungere note e commenti sui turni per ulteriori spiegazioni quando necessario.
• Consenti ai dipendenti di accettare e rifiutare i turni (facoltativo: può essere disabilitato).

Connecteam è una soluzione all-in-one per la gestione dei dipendenti con numerose funzionalità per scalare la tua attività. E considerando il suo incredibile prezzo, è una scelta facile da fare. Inizia subito la prova gratuita e sentiti libero di inviarci un messaggio a [email protected] .

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