10 modi per migliorare la comunicazione del personale nelle grandi organizzazioni

Sappiamo che una comunicazione efficace con il personale è qualcosa che la maggior parte dei manager e degli imprenditori considera una parte banale della loro quotidianità. Dopotutto, ci sono altri compiti molto più importanti di cui preoccuparsi.

Tuttavia, la ricerca del settore ha dimostrato che "la scarsa comunicazione sul posto di lavoro ora costa ai leader aziendali l'incredibile cifra di 37 miliardi di dollari di perdita di produttività, con perdite medie che superano i 62 milioni di dollari all'anno".

Considerando che, un rapporto di Willis Tower Watson ha rilevato che le aziende con una comunicazione efficace del personale portano effettivamente arendimenti totali superiori del 47% per gli azionisti rispetto alle aziende con problemi di comunicazione.

Non si può sottolineare abbastanza quanto sia davvero vitale una comunicazione efficace del personale. Ma con i metodi e le strategie giuste, puoi cambiare le cose per mantenere alta la produttività senza gravi danni monetari.

Di seguito esaminiamo 10 modi in cui è possibile migliorare la comunicazione del personale nelle grandi organizzazioni. Come accennato, questi suggerimenti sono focalizzati sull'uso di un'app di comunicazione, come Connecteam, ma puoi applicare i suggerimenti al tuo attuale metodo di consegna con piccole modifiche.

Per rendere davvero efficace il tuo metodo di comunicazione con il personale, devi considerare i tuoi dipendenti come una taglia unica che non va bene per tutti!

Considera quanto segue per migliorare la comunicazione con il personale:

• Qual è il momento migliore per inviare comunicazioni al personale?
• Cosa li eccita? Di cosa si preoccupano?
• Qual è il momento migliore per inviare la comunicazione? Prima cosa al mattino o dopo pranzo?

È anche importante ricordare che i tuoi dipendenti non hanno modo di interagire o inviarti feedback.

Inoltre, assicurati che la comunicazione del personale sia segmentata in diversi gruppi, ad esempio posizione, ruolo lavorativo, dipartimento, ecc. Questo è fondamentale perché se il tuo messaggio non è rilevante per ogni singolo dipendente, stai solo creando rumore.

Assicurati di inviare la comunicazione del personale a coloro per cui è rilevante, ad esempio, il personale di Brooklyn ha nuovi orari ma quelli di Manhattan non sono interessati, quindi non dovrebbero ricevere messaggi.

I dipendenti si impegneranno di più quando i contenuti condivisi sono rilevanti per loro.

“Per garantire la risonanza e incoraggiare l'adozione continua del canale, personalizzare i messaggi in base alle motivazioni, agli interessi e all'esperienza dei dipendenti e assicurarsi che la tempistica sia pertinente.

Gartner

Costruire le giuste abitudini è fondamentale, soprattutto per quanto riguarda la comunicazione con il personale.

Devi assicurarti di avere una comunicazione frequente e strutturata. Ad esempio, newsletter mensili, un aggiornamento trimestrale del CEO o un brief operativo settimanale.

Rendi queste abitudini di comunicazione ancora più facili da eseguire creando un modello che sia facile da usare per tutti e che richieda meno energia per essere assemblato. E il rovescio della medaglia, attenendosi a un modello, i tuoi dipendenti si abituano a consumare la comunicazione in un modo specifico che è digeribile a colpo d'occhio.

Le abitudini di comunicazione del tuo personale dovrebbero funzionare come un orologio.

La comunicazione non è una strada a senso unico.

I tuoi dipendenti vogliono sentirsi ascoltati e apprezzati, altrimenti il ​​morale e la produttività vengono colpiti con tassi di turnover in aumento.

Soprattutto quando Gallup ha condotto un sondaggio che ha riportato che i dipendenti non ricevono abbastanza feedback o non forniscono abbastanza feedback.

Con un'app di comunicazione con i dipendenti, ci sono innumerevoli funzionalità da utilizzare per ottenere feedback, come:

• Sondaggi
• Sondaggi in diretta
• Scatola dei suggerimenti
• Chat privata

Tuttavia, non limitare te stesso o i tuoi dipendenti alla semplice condivisione di feedback. Assicurati che siano autorizzati e a loro agio nell'avvicinarti a te con tutte le idee, i problemi, i successi e qualsiasi altra cosa sia necessaria.

È importante costruire un rapporto sano con i tuoi dipendenti, soprattutto quando il 12% dei dipendenti lascia il lavoro per salari più alti, mentre il 75% lascerà l'azienda direttamente a causa di un cattivo rapporto con il proprio manager.

Pertanto, l'atto di raccogliere feedback su base regolare, agire in base al feedback e costruire un sano rapporto di lavoro con il tuo team porta a una migliore comunicazione con il personale.

Potresti pensare che la comunicazione con il personale riguardi solo il lavoro, tutto il tempo. Tuttavia, questo è un malinteso.

Per rendere il lavoro veramente coinvolgente, devi fornire strade per un ambiente di lavoro sano e divertente. È questa cultura aziendale che porta a un morale e una produttività più elevati.

Come puoi essere creativo con la comunicazione del personale? Usa la tua app di comunicazione con i dipendenti per inviare quanto segue:

• Inizia la competizione per animali domestici dell'animale dipendente più carino / più sciocco
• Condividi un'interazione positiva con un cliente
• Condividi una GIF divertente per iniziare la giornata
• Vota chi ha il miglior costume di Halloween

Esistono molti modi creativi per migliorare la comunicazione con il personale, quindi pensa un po' fuori dagli schemi e aggiungi quella connessione umana per portare a casa la comunicazione interna del personale.

Potresti prendere in considerazione l'assunzione di un responsabile del coinvolgimento dei dipendenti per portarlo davvero a un altro livello.

Non dovresti chiederti come far comunicare meglio i dipendenti perché se misuri i tuoi metodi e canali di comunicazione, allora sai immediatamente cosa funziona e cosa no.

Sembra un po' intimidatorio, ma con un'app di comunicazione con i dipendenti hai accesso diretto ai risultati in tempo reale. Ad esempio quanti dipendenti hanno aperto il tuo messaggio, si sono impegnati con esso, non hanno aperto o non hanno agito, ecc. Va tutto bene davanti ai tuoi occhi.

Altrimenti, quello che puoi fare è impostare una linea di base per capire cosa stai misurando e come sta andando per determinare al meglio l'efficacia dei tuoi sforzi.

Attraverso un approccio mirato e misurabile alla comunicazione con il personale, hai un percorso più agevole per migliorare la comunicazione con il personale. Inizia inviando aggiornamenti in tempo reale al tuo staff o solo ai membri del team designati. E assicurati che i messaggi più importanti raggiungano tutti i dipendenti, da un annuncio dell'ultima ora o notizie dal CEO, aggiornamenti operativi e così via.

Non esiste un modo per padroneggiare la comunicazione del personale, ma dovresti esaminare tutti i metodi. L'incontro 1:1 crea e stabilisce un metodo diretto di conversazione con i tuoi dipendenti.

Se lavori in un ufficio, le riunioni individuali possono svolgersi ovunque: all'esterno dell'edificio per una boccata d'aria fresca o in una sala conferenze. Se hai dipendenti remoti o senza scrivania, una chat video è il modo migliore per interagire con loro.

Gli incontri individuali possono essere veloci, chat informative come idee, progetti, scadenze e così via. Oppure puoi programmare incontri individuali più formali. Sta a te e al tuo dipendente scegliere il metodo migliore.

Ricorda che gli incontri individuali non sono obbligatori, “Se non c'è niente da discutere, va bene annullare. Le persone, troppo spesso, vedono le relazioni 1:1 come obbligatorie, ma è piacevole quando entrambi riconoscete che le cose per ora vanno bene, o che il tempo potrebbe essere speso meglio in altri modi... e potete farlo fintanto che entrambi accettate di non prendere una richiesta di cancellazione personale", afferma Ben Saitz, Chief Customer Officer di RocketFuel.

Abbiamo tutti sentito che un'immagine vale più di mille parole e c'è una ragione per questo!

La comunicazione visiva funziona. Ciò può includere infografiche, mappe, diagrammi di flusso, report visivi, presentazioni, poster, brochure, ecc.

Oppure puoi scegliere una comunicazione visiva divertente come meme, GIF, immagini o video.

Assicurati che il tuo messaggio visivo sia coinvolgente e motivante mentre il design è accattivante.

Le immagini aiutano a creare una migliore comprensione laddove le parole da sole non possono portare a termine il lavoro.

In effetti, la comunicazione visiva è davvero importante perché aiuta a coinvolgere il tuo team, comunica facilmente informazioni complesse, racconta una storia e semplifica le informazioni.

Abbiamo menzionato il valore degli incontri individuali ma, quando possibile, organizza anche riunioni di gruppo.

Questo aiuta a creare un ambiente professionale in cui tutti i membri del tuo team si sentano a proprio agio nel comunicare tra loro. Ma mantienilo coerente. È una volta alla settimana? Bisettimanale o mensile?

La frequenza di questi incontri può aiutare a eliminare le barriere comunicative o le incomprensioni tra manager e dipendenti poiché siete tutti in un ambiente per parlare apertamente dei progetti su cui state lavorando, delle sfide che dovete affrontare o delle domande che potreste avere.

Che si tratti di un'e-mail, di un post sui social, di un aggiornamento sull'app di chat di comunicazione o di qualsiasi metodo di comunicazione tu stia utilizzando, è importante sviluppare il messaggio prima di premere Invia.

Dovresti essere specifico in modo che tutti capiscano lo scopo.

Considera quanto segue:

• Cosa: cosa significa?Cosa ha portato a questo messaggio?
• Perché: perché è importante?
• Dove: Dove/quali luoghi sono interessati da questo?Dove è possibile ottenere ulteriori informazioni?
• Quando: quando avverrà?
• Come : come verrà implementato?
• Chi: chi ha preso la decisione?A chi ti rivolgi per maggiori informazioni?

Se mettiamo questo nel contesto, potresti aver recentemente cambiato i tuoi protocolli di salute e sicurezza a causa della pandemia globale. Quindi, invece di inviare solo messaggi per dire "questo è a causa di COVID", rendilo più chiaro e specifico. "Per garantire la salute e la sicurezza del nostro personale e dei nostri clienti e per rispettare le linee guida del CDC, implementeremo nuovi protocolli ..." Ormai hai capito.

Essere specifici può aiutare a evitare confusione lungo la strada.

La scelta del mezzo di comunicazione appropriato è fondamentale qui, soprattutto quando si tiene conto di quale strumento è il migliore per ottimizzare il messaggio. E devi anche considerare come il tuo pubblico preferirebbe ricevere tali informazioni.

Esistono numerosi mezzi come una newsletter stampata o digitale, gruppi Facebook e WhatsApp, schermi TV, bacheche, incontri faccia a faccia, incontri come una riunione quotidiana o comunale, intranet (che nessuno usa), e-mail e di ovviamente, l'app per la comunicazione con i dipendenti.

Suddividiamo questi mezzi in basso:

• La comunicazione faccia a faccia ti consente di creare una connessione personale in modo da poter migliorare il coinvolgimento e ottenere un feedback grezzo.
• L'e-mail ti consente di allegare facilmente file e allegati in modo logico e affidabile.
• Le riunioni di gruppo creano cameratismo assicurando che il tuo messaggio raggiunga più dipendenti in una volta sola.Prendi in considerazione l'idea di partecipare a giochi ed esercizi di team building per migliorare il coinvolgimento in modo divertente.
• Il video ti aiuta a raccontare visivamente una storia e a condividere presentazioni visive che possono portare il messaggio a casa.
• Una bacheca è più efficace quando non ti affidi alla tecnologia per condividere informazioni come aggiornamenti delle politiche, offerte di lavoro, modifiche agli orari, auguri di compleanno e altro ancora.
• Gli SMS o WhatsApp sono comuni in quanto sono gratuiti e facili da usare quando è necessario condividere aggiornamenti rapidi, allegare file e altro.
• Un'app per la comunicazione con i dipendenti è il mezzo e lo strumento più moderno che garantisce che nulla cada tra le fessure.Inoltre, consente un canale di comunicazione bidirezionale.
  • La comunicazione viene gestita in tempo reale, mentre sei in movimento, per guidare al meglio il coinvolgimento, il morale e la produttività
  • Crea canali per posizione, titolo professionale, reparto o qualsiasi altra cosa, per comunicare rapidamente con il team giusto al momento giusto
  • Tutte le comunicazioni di lavoro sono archiviate in un unico posto ed è separato dallo spazio di archiviazione personale di un lavoratore

Trovare il mezzo giusto è fondamentale per stabilire una comunicazione interna efficace e aumentare il coinvolgimento.

Ascolta come un'azienda di servizi sul campo con oltre 200 dipendenti utilizza Connecteam per la comunicazione interna e il coinvolgimento quotidiani!

Andare avanti con la comunicazione del personale

Il successo aziendale a lungo termine è direttamente correlato all'efficacia della comunicazione con il personale.

Sopra ti abbiamo guidato attraverso strategie attuabili per migliorare la comunicazione del personale in modo da poter mantenere i dipendenti felici e far prosperare l'azienda.

Inoltre, assicurati di rimanere aggiornato sulle ultime tendenze della comunicazione sul posto di lavoro per assicurarti di non perdere nulla che possa aiutare a migliorare la comunicazione del personale.