App di comunicazione interna: uno strumento di cambiamento e innovazione

Cambiamento, crescita, scala: queste parole sono diventate caratteristiche distintive di un'economia moderna ossessionata dal cambiamento. La tecnologia ha cambiato il modo in cui lavoriamo e il modo in cui pensiamo al lavoro. Ha spinto le aziende a crescere più velocemente che mai. Tuttavia, il rapido ritmo del progresso tecnologico ha lasciato dietro di sé anche un cimitero di aziende che non riuscivano a tenere il passo.

Non sorprende che, per paura di essere lasciati indietro, la maggior parte delle imprese moderne sia ossessionata dal cambiamento e dal progresso. Senza dubbio, nel 2018, i dirigenti sono consapevoli che il cambiamento costante è fondamentale per il successo, quindi la "gestione del cambiamento" non è più un concetto così estraneo. Ma ci possono essere diversi ostacoli nel modo in cui i cambiamenti che vorresti implementare.

Il sondaggio di IBM ha rilevato che i dirigenti della gestione del cambiamento hanno elencato i "fattori legati alle persone" come i principali ostacoli al successo . In cima alla loro lista c'era il cambiamento di mentalità e atteggiamenti - 58% , seguito dalla cultura aziendale - 49%. Anche la mancanza di supporto da parte dell'alta dirigenza è stata addotta come motivo dal 32% degli intervistati. Questi risultati potrebbero facilmente spiegare perché il 48% delle iniziative strategiche fallisce.

Nessun cambiamento = nessuna concorrenza

Ma la gestione del cambiamento può anche aiutare la tua azienda a garantire che rimanga competitiva e sopravviva nel suo settore. Tuttavia, l'implementazione del cambiamento in una grande organizzazione può essere estremamente impegnativa. Non tutti possono essere d'accordo con le tue idee e la tua visione ed è per questo che è importante definire quali cambiamenti stai introducendo e comunicarli in modo efficace. Tuttavia, nell'economia moderna di oggi la tua attività è come uno squalo: morirà se rimane ferma .

Che cos'è la gestione del cambiamento e perché è diventata così importante?

Esistono varie definizioni di gestione del cambiamento, ma è spesso descritto come un "approccio strutturato alla transizione di individui, team e organizzazioni da uno stato attuale a uno stato futuro desiderato". Esempi di ciò includono il ridimensionamento, l'espansione dell'attività o l'adozione di nuove tecnologie.

Qualunque cosa tu scelga di fare, il processo prevede di far capire ai dipendenti perché è necessario questo cambiamento e perché andrà a vantaggio dell'organizzazione (e loro) ora e in futuro. Può significare dover fare assicurazioni, promesse e informare tutto il personale dei cambiamenti.

I cambiamenti possono essere strategici, tattici o potrebbero comportare l'introduzione di nuova leadership o tecnologia. È importante valutare e monitorare l'impatto che ciò avrà sulle persone, sui processi e sulle prestazioni. Assicurati che i dipendenti non subiscano un impatto troppo negativo perché ciò potrebbe comportare che non se la cavino sul posto di lavoro o che abbiano una percezione negativa della gestione del cambiamento che sta per essere introdotta. Peggio ancora, potrebbero lasciare l'attività e rallentare ulteriormente i tuoi piani.

Questo è il motivo per cui è essenziale disporre di metodologie di gestione del cambiamento. Questo non vuol dire che la metodologia utilizzata per un'azienda funzionerebbe in un'altra. Tu o le persone che gestiscono l'attività, dovete adottare un approccio che soddisfi le esigenze della vostra azienda e dei dipendenti . Trova la tua strada e seguila.

Quali organizzazioni necessitano di gestione del cambiamento?

La maggior parte delle organizzazioni trarrebbe vantaggio dalla gestione del cambiamento, ma sono soprattutto le organizzazioni all'interno di settori tradizionali che hanno culture già ben consolidate che ne trarrebbero vantaggio. Se parli di gestione del cambiamento, potrebbero esserci alcune connotazioni negative associate al termine. Forse la dipendente Joan ha sentito questo termine nella sua precedente azienda e questo ha comportato l'eliminazione dei posti di lavoro.

Anche se i dipendenti non perderanno il lavoro a causa del tuo processo di gestione del cambiamento, potresti trovarti a dover affrontare una certa resistenza da parte loro. Questo è il motivo per cui è importante comunicare come verranno condotti tutti i cambiamenti .

Quando non comunichi correttamente, devi affrontare le sfide come mostrato nel grafico sopra. Tuttavia, con una comunicazione adeguata, migliorerai notevolmente l'efficienza, la conformità e la soddisfazione del cliente, inoltre sperimenterai un fatturato inferiore, e tutto questo perché hai comunicato correttamente con i tuoi dipendenti. La comunicazione non è un'attività una tantum che controlli alla fine della giornata, è un'attività continua che devi svolgere regolarmente, altrimenti le conseguenze supereranno i benefici ad ogni turno.

Se eseguita correttamente, la gestione del cambiamento andrebbe a vantaggio sia del datore di lavoro che del dipendente. I dipendenti potrebbero beneficiare di un maggiore coinvolgimento da parte della direzione e di altri dipendenti. Potrebbe aumentare il morale, ridurre lo stress (forse anche il carico di lavoro se le cose diventano più automatizzate) e un maggiore controllo. Ma se non sanno che questa sarà una possibilità, cosa li motiverebbe ad aiutarti ad apportare quei cambiamenti?

Ci sono anche molti vantaggi per l'azienda se la gestione del cambiamento è implementata correttamente. Potrebbe esserci un miglioramento della produttività e della qualità del lavoro, una migliore collaborazione e comunicazione.

Tuttavia, puoi raccogliere tali benefici solo se disponi di leader adeguati. Non è sufficiente che seguano i movimenti o deleghino la gestione del cambiamento ad alcune persone nell'organizzazione e comunichino solo a pochi.

Comunicare i cambiamenti

Uno dei modi per implementare efficacemente i cambiamenti all'interno di un'azienda è comunicare correttamente con tutti i soggetti coinvolti. Tenere tutti informati, in particolare se il processo di gestione del cambiamento è complesso, può essere molto impegnativo ma potrebbe fare la differenza tra successo e fallimento. Esistono molti modi per tenere informati i dipendenti del processo, ma alcune forme di comunicazione, come le newsletter, comportano solo la trasmissione dei messaggi in una direzione. Idealmente ciò che desideri è che i tuoi dipendenti rispondano e condividano le loro idee e preoccupazioni con te.

Un modo per farlo è attraverso l'uso di un'app di comunicazione interna. La scelta dell'app di comunicazione interna giusta è una decisione che può avere esiti positivi per l'intera azienda. Un'app di comunicazione interna, nota anche come app intranet, è una piattaforma che i tuoi dipendenti e collaboratori possono utilizzare per parlare, condividere e comunicare tra loro . Sostituirebbe efficacemente i canali tradizionali come e-mail, telefonate e messaggi di testo. Prima delle app di comunicazione interna, i dipendenti e gli appaltatori si mettevano in contatto via e-mail o per telefono. Ma questo non era sostenibile perché il lavoratore medio riceve circa 121 e-mail relative al lavoro.

Il costo di una comunicazione interna inefficace: un'infografica del team di SnapComms

Le e-mail possono essere facilmente dimenticate e possono causare distrazioni. Di conseguenza, le tue istruzioni e comunicazioni sulle modifiche possono perdersi tra tutti gli altri messaggi. Ma il bello delle app di comunicazione è che ti consentono di semplificare e centralizzare le comunicazioni interne della tua azienda. Ciò significa che darà a tutti i dipendenti coinvolti l'accesso alle informazioni richieste e ai prossimi passi che verranno intrapresi. Un'app di comunicazione interna ti aiuta a semplificare e centralizzare le comunicazioni interne della tua azienda in modo da evitare tutto il disordine di e-mail o telefonate.

L'app può essere utilizzata come strumento nel processo di gestione del cambiamento. Quando i tuoi dipendenti e appaltatori utilizzano l'app, puoi essere certo che sono pienamente coinvolti nel processo di gestione del cambiamento. Inoltre, se abbracciare la tecnologia fa parte della tua metodologia, allora può far parte del tuo processo.

Attuare il cambiamento significa anche fornire ai dipendenti strumenti che possono utilizzare con piacere e dare loro la possibilità di concentrare la loro attenzione su questo momento vitale all'interno della vostra azienda . L'uso di un'app per concentrare la conversazione è uno dei tanti modi in cui puoi semplificare il processo e assicurarti che tutti siano d'accordo con le modifiche che stai apportando.